采购业务内控手册模板.docx

第三章 采购业务 3.1物资需求申请 一、业务目标目标1标1加强计划正确率和供货立即率，规避计划正确率带来风险和损失目标2经过内部控制规范采购管理步骤，降低采购管理风险 二、业务风险1需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至和企业生产经营计划不协调。内容内容内容请购未经合适审批或超越授权审批，可能造成采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。内容内容内容2三、岗位职责主管、副总裁：负责对物资需求申请合理性及正确性进行审批采购部责任人：负责对物资需求申请中物资进行分配采购员：负责对物资需求申请中物资进行采购四、步骤描述1.1使用部门就物资实际需求数量提议物资需求申请1.1 使用部门依据本项目实际需求数量、生产部门依据本月生产需求提议物资需求申请；1.2资产管理部对物资需求申请中物资进行库存核实 1.2 资产管理部对物资需求申请单中物资进行库存核实，合理调拨分企业库存; 1.3供给部对所需物资规格型号及数量进行核实，并分配至各类采购员 1.3 供给部对所需物资规格型号及数量再次进行核实，各类采购员优先采购急需物资五、物资需求申请步骤图六、相关制度及具体内容1、物资请购审批步骤按采购申请业务OA系统审批步骤进行审批七、相关表单1、物资采购申请单物资采购申请单申请时间流水号物资采购类别申请采购部门经办人物资名称规格型号申请采购数量单位估计单价估计金额备注物资采购用途估计金额累计￥：申请部门主管意见：部门主管：申请部门责任人意见：部门责任人：资产管理部主管意见：主管副总裁：资产管理部意见：资产管理部：集团企业总裁意见：总裁：监察室主任意见：监察室主任：集团企业董事长意见：董事长：八、业务实施中碰到问题1、没有审批完成物资需求申请单供给部将不予采购，不过部分工程材料及生产零配件因突发性强，为确保工程或生产顺利进行不得不提前采购，需求申请单后补。九、优化步骤提议1、提议明确急需物资申请采购步骤3.2供给商管理 一、业务目标深入健全合格供给商名目，确保采购到符合需求“最优性价比”物资目标1标1二、业务风险 1供给商选择不妥，可能造成采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁：对供给商资质信誉情况真实性及正当性进行审查采购部责任人：对供给商所提供物资或劳务质量、价格、交货立即性、供货条件等进行实时管理和考评评价采购员： 对供给商资质信誉等信息进行整理、归档四、步骤描述1.1使用部门就所需特殊物资提供生产厂家或可替换生产厂家1.1 使用部门依据实际需求提议物资需求申请时对于部分特殊物资需向供给部提供生产厂家或可替换生产厂家，确保采购物资正确性 1.2采购员对所需物资进行询比价 1.2 采购员对所需物资市场进行调查，对所需物资 进行询价比价1.3采购员完成询比价将询比价材料上交部门责任人审核1.3 采购员完成询比价后将提议供给商资质及询比价资料交由部门责任人审核五、供给商管理步骤图六、相关制度及具体内容1、供给商必需在合格供给商名目进行选择，坚持先厂家后代理、先周围后周围、先星高级后星低级标准2、大宗原材料及成品件供给商本着先厂家后经销商标准3、对属于生产厂家供给商，参考外委供给商选择程序进行甄选4、采购供给部依据评定结果建立合格供给商名册，相关业务部门按此名册实施采购作业5、未列入合格供给商名册，标准上不许可采购其产品6、临时授权供给商。因交货迫切或采购困难，和其它特殊原因，由相关业务部门提交临时供给商授权申请书，经副总裁以上领导审批授权核准，方可成为临时供给商，但不登入合格供给商名册七、相关表单1、询价单2、供方评定统计表 此报价将作为最终报价，参与本批次物资或设备协议评审，请慎重考虑!(甘肃大禹节水集团股份供给部)询 价 函 您好： 我企业拟订购贵企业配件一批，期望贵企业本着合作、共赢、互利互惠标准，对下列物资报出最终价格，望合作成功，顺祝商祺!项次物料名称规格/型号性能指标及技术参数单位数量单价（元）总价（元）备注1 2 34供给商名称: 业务联络人:需方联络人： 供给商电话: 手机供给商传真:需方电话：供给商地址:是否含运费 含 不含需方传真 ：报价使用期 是否含税含 不含税率发票类型付款方法： 月结 天结 货到付款交货方法送货上门 自提 托运交货周期注：以上供给商信息，请务必全填，并切记签字、盖章后回传我企业。 报价单位盖章： 法 人(签字)： 供方评定统计表编号： No.质量能力评价供方名称地 址电 话联络人本企业关键采购产品： 供给部署名： 日期：（1）对其质量管理能力调查汇报或体系认证证书及供方或其用户提供其它证实材料（共 页）：（2）新供方（ ）老供方（ ）（3）结论技术质量部署名： 日期：使用情况：销售企业署名： 日期：评定结论（是否列入合格供方名目）管理者代表署名： 日期：年度复评统计年度是否继续列入合格供方名目批 准时 间年度批 准时 间年度批 准时 间3.3采购协议签署一、业务目标目标1标1明确双方权利、义务和违约责任等情况（包含支付金额、结算方法，供给商根据约定时间、期限、数量和质量、规格交付物资给采购方）目标2正确描述协议条款，明确双方权利、义务和违约责任，根据要求权限签署采购协议二、业务风险1采购协议签署不妥，可能造成物资采购不顺畅内容内容内容未经授权对外签署采购协议，协议对方主体资格、履约能力等未达要求、协议内容存在重大疏漏和欺诈，可能造成企业正当权益受到侵害内容内容内容2三、岗位职责主管、副总裁：确定正确采购方法，并核查该供给商资质信誉是否达成要求采购部责任人：负责审核协议内容中是否存在疏漏、欺诈，协议中所表示物资相关技术要求是否正确，交换及付款方法及周期是否合理采购员：起草协议，明确协议中物资验收标准，交由法务部核查四、步骤描述1.1采购部主管确定采购方法1.1 使用部门依据实际需求提议物资需求申请时对于部分特殊物资需向供给部提供生产厂家或可替换生产厂家，确保采购物资正确性1.2采购员对所需物资市场进行调查 1.2 采购员对所需物资市场进行调查，对所需物资进行询价比价 1.3采购员完成询比价将询比价材料上交部门责任人审核 1.3 采购员完成询比价后将询比价材料上交部门 责任人审核，审核经过后采购员选择最优性价比 厂家签署采购协议 1.4协议签署完成后交由部门责任人及法务部审核 1.4 采购员将起草好协议交由部门责任人及法务部对对应条款进行审核，审核完成后将供方盖章协议提议OA协议评审五、协议签署步骤图六、相关制度及具体内容1、协议编号由（子）分企业名称+协议类型+物资类别+协议流水号组成。2、通常签署原辅料，工程外购材料，生产设备配品、配件，包装物及劳保办公用具，设备等采购协议时，集团企业及各子（分)企业供给部必需要求合格供给商提供以下材料：（1）营业执照、组织结构代码证、税（国、地）务登记证及企业其它资质证件等基础信息资料。（2）采购国家要求必需有生产许可制度物资时，需方要求合格供给商必需提供管物资生产厂商生产许可证或经销商经营许可证。（3）对于大宗物资采购必需要求合格供给商提供生产厂商产品检验汇报（企业自检、省级检验、行业/国家检验）检测质量检验汇报一份。七、相关表单1、产品采购协议2、招标采购公告3、招投标记录表 产 品 采 购 合 同甲方：（需方） 协议编号：DY -AA-B- - - 乙方：（供方） 签署地点：甲、乙双方依据国家相关法律法规，经过平等协商，就乙方在合约期内为甲方供给产品，达成以下协议：一、产品名称、规格/型号、等级/牌号、单位、数量、金额 签署时间： 年 月 日产品名称规格/型号 承压单位数量单价(元）总金额（元）备 注累计人民币金额（大写）： (小写）： （乙方开具 发票） 二 、质量标准及验收方法：依据国家标准_标准进行验收！随货带本批次管件检验汇报，每批次成交产品在签署采购协议后供给到甲方后甲方随机抽样检验确定。不符合对应标准产品，损失全部由乙方负担。乙方每批次产品必需随车附带（企业、省级或行业出具检验汇报）产品检验汇报一份交由甲方（提供检验汇报应和提供标准相符合）。若产品出现质量纠纷，双方协商不成时交由甲方所在地质量监督部门进行判定。三、交付方法及运费负担：乙方负责配送至甲方单位，运费由乙方负担。四、包装标准及包装物处理：1、包装要求：纸箱包装、包装完好无损。2、包装物处理：（1）回收（ ） （2）不回收（）。五、结算方法及期限： 甲乙双方签署协议后，乙方组织发货并将货物送至甲方企业（甘肃省肃州区解放路290号），同时在7个工作日内将发票寄至甲方企业挂账，甲方在收到货物验收合格并收到发票后三个月（节假日顺延）内一次性支付乙方全部货款。六、如需提供担保，另立协议担保书，作为本协议附件。七、违约责任 ：1、甲、乙双方未能推行协议约定义务，违约方应负担对应违约责任。守约方有权要求违约方支付协议违约金，违约金为协议总金额1%；2、乙方不按时发货，每迟交货一天负担协议总金额百分之一违约金 。若发生质量问题，乙方负责退货并负担全部损失。八、协议纠纷处理方法：因协议产生争议，甲、乙双方应本着合作精神友好协商处理，若协商不成提交由协议签署所在地法院裁决。九、协议其它事宜：1、本协议自甲、乙双方授权代表人签字或加盖公章之日起生效，至双方全部推行完各自责任后终止；2、本协议未尽事宜，甲、乙双方友好协商处理，并可另行签署补充协议，本协议补充协议及协议附件是本协议不可分割组成部分，和本协议含有相同法律效力。甲方（盖章）乙方(盖章）法定代表人签字法定代表人签字委托代理人签字委托代理人签字地 址地 址电 话电 话传 真传 真邮 编邮 编开户银行及账号开户银行及账号 甘肃大禹节水集团股份 年度物资招标采购公告甘肃大禹节水集团股份 年度物资招标采购以公开招标、竞争性谈判进行，真诚欢迎符合条件厂商前来参与此次招投标。此次公开招标采购物资关键分为三大类： B类（紧固件（螺丝、丝杆）、工程PVC、PE管配件（人饮、浇灌）、温室节水器材及配件、阀门（闸阀、蝶阀、球阀、电磁阀、排气阀、逆止阀）、铁件（钢弯、法兰、伸缩节/柔性接头）、水表（智能水表、法兰水表、丝扣水表）、PVC胶水、PVC球阀、电机及水泵等）；C类（生产设备配品（滴管设备、注塑设备、PVC设备）、过滤器设备（2寸/3寸/4寸）、电器、工具、皮带（三角带、同时带、传送带）、轴承及密封件、油漆、钢材、封头及压盖等）；D类（包装物资（收缩膜/缠绕膜、瓦楞纸/收卷盘、合格证、统计本、纸筒、纸箱）、托盘、劳保、办公耗材、办公用具）共31个标段。具体物资类别及标段情况详情以下：一、B类（工程PVC、PE管配件、铁件、水泵、电机及水泵等1. 招标编号：DYCG- - B-01132. 项目名称：工程PVC、PE管配件、铁件、阀门。（具体内容见招标文件）3. 投标厂商基础要求：（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必需是依法注册登记，含有独立法人资格，取得生产资格且经过国家ISO质量管理体系认证生产企业或代理商；（2）财务情况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，流动资金充裕；（3）供货能力：有充裕库存和齐全产品规格型号；（4）信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，无违纪行为；（5）其它要求：参与投标企业或代理商，请携带有效法人授权委托书、代理授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件加盖红色公章。4. 报名时间： 5. 报名方法：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方法，分别为：（1）现场报名地 址：甘肃大禹节水集团股份四楼供给部办公室联络人：杨林文、乔源电 话： 传 真：邮 箱：（2） 网络报名：网 址：甘肃大禹节水集团股份： 必联网： 中国国际招标网： 中国采购和招标网：6. 投标使用期：此招标公告长久有效三、C类（生产设备配品、过滤设备、电器、工具、油漆及钢材等）1. 招标编号：DYCG- -C-01112. 项目名称：生产设备配品、过滤设备、电器、工具、油漆及钢材。（具体内容见招标文件）3. 投标厂商基础要求：（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必需是依法注册登记，含有独立法人资格，取得生产资格且经过国家ISO质量管理体系认证生产企业；（2）财务情况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，流动资金充裕；（3）供货能力：有充裕库存和齐全规格型号；（4）信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，无违纪行为；（5）其它要求：参与投标企业或代理商，请携带法人授权委托书、代理授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件加盖红色公章。4. 报名时间：5. 报名方法：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方法，分别为：（1）现场报名地 址：甘肃大禹节水集团股份四楼供给部办公室联络人：杨林文、王立电 话： 传 真：邮 箱：（2）网络报名：网 址：甘肃大禹节水集团股份： 必联网： 中国国际招标网： 中国采购和招标网：6. 投标使用期：此招标公告长久有效四、D类（包装物资、托盘、劳保、办公耗材、办公用具等）1. 招标编号：DYCG- -D-01092. 项目名称：包装物资、托盘、劳保、办公耗材、办公用具。（具体内容见招标文件）3. 投标厂商基础要求：（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必需是依法注册登记，含有独立法人资格，取得生产资格且经过国家ISO质量管理体系认证生产企业；（2）财务情况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，流动资金充裕；（3）供货能力：有充裕库存和齐全规格型号；（4）信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，无违纪行为；（5）其它要求：参与投标企业或代理商，请携带法人授权委托书、代理授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件加盖红色公章。4. 报名时间：5. 报名方法：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方法，分别为：（1）现场报名地 址：甘肃大禹节水集团股份四楼供给部办公室联络人：杨林文、刘勐玮电 话： 传 真：邮 箱：（2）网络报名：网 址：甘肃大禹节水集团股份： 中国国际招标网： 必联网： 中国采购和招标网：6. 投标使用期：此招标公告长久有效五、中标通知及确保金缴纳 报价最低不是中标唯一条件。经评标审查，投标人资格审查合格，推行能力强，报价对买方最有利，能提供最好服务，产品质量好、信誉好，招标人将把中标通知书授予最好投标人。评定结果经公告7个工作日无异议后，招标人将以书面形式发出中标通知书，中标通知书一经发出即发生法律效力。此次投标确保金至：单 位：甘肃大禹节水集团股份账 户：建行酒泉分行营业室 账 号：8888 注：往年中标厂商可将保质金结转过来，若本年度投标厂商名称有所变更，请前来甘肃大禹节水集团股份财务部确定。此次招标本着公开、公正、公平竞争标准，经过招标选择信誉度较高、性价比较高、服务很好合作伙伴为目标。招标报名整个过程设有监督电话，若有徇私舞弊能够立即电话举报。监督电话：副总裁： 仇总采购主管：赵总采购部长：杨林文甘肃大禹节水集团股份 年 月 日 年招标投记录表序号类别招标编号及标段关键内容拟投标厂商名称联络方法厂商所在地投标确保金标书款结转财务确定备注A类小计1A类DYCG- A-01CPE-135A2A类DYCG- A02ACR3A类DYCG- A03低铅、钙锌稳定剂4A类DYCG- A04炭黑5A类DYCG- A05色母6A类DYCG- A06PPAB类小计1B类DYCG- -B-01螺栓2B类DYCG- -B-02PVC农用管件3B类DYCG- -B-03PVC给水管件4B类DYCG- -B-04PE农用管件5B类DYCG- -B-05PE给水用管件6B类DYCG- -B-06温室器材及配件7B类DYCG- -B-07阀门8B类DYCG- -B-08铁件9B类DYCG- -B-09水表10B类DYCG- -B-10PVC球阀11B类DYCG- -B-11电机及水泵C类小计1C类DYCG- -C-01PVC/PE设备配件2C类DYCG- -C-02过滤材料3C类DYCG- -C-03电器材料4C类DYCG- -C-04工具软管5C类DYCG- -C-05滴灌线配件6C类DYCG- -C-06钢材7C类DYCG- -C-07封头压盖8C类DYCG- -C-08轴承D类小计1D类DYCG- -D-01收缩膜、缠绕膜2D类DYCG- -D-02收卷盘/瓦楞纸/纸箱3D类DYCG- -D-03合格证4D类DYCG- -D-04统计本5D类DYCG- -D-05纸筒6D类DYCG- -D-06劳保7D类DYCG- -D-07办公耗材8D类DYCG- -D-08办公用具八、业务实施中碰到问题1、协议评审步骤较长，有些急需物资因为步骤较长问题造成不能按时到货，部分节点对采购内容及情况并不了解，不需要进行协议评审。2、管材、管件类招标供给商应提供第三方检验汇报及合格证，包含人饮管材、管件应含有对应卫生许可批件九、优化步骤提议1、提议简化协议评审步骤，增加采购效率 3.4采购实施阶段3.4.1货款支付审批一、业务目标目标1标1根据采购协议要求付款方法付款目标2对于赊欠物资欠款应立即支付，避免企业信誉受损1二、业务风险付款方法审核不严格、付款方法不合适、付款金额控制不严，可能造成企业资金损失或信用受损内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁：负责审核资金审批单，对付款方法进行严格把关采购部责任人：负责对付款方法及金额进行严格控制采购员：严格根据协议要求提议资金审批，并定时上报资金计划四、步骤描述1.1采购员提议货款资金审批1.1 采购员依据协议中要求付款方法提议资金审批1.2部门责任人及相关部门审核资金审批 1.2部门责任人依据协议中要求付款方法对资金进行审核 1.3财务依据资金计划及是否 有急需物资按时付款1.3财务部依据供给商每七天上报资金计划进行资金支付，优先支付急需物资货款，确保生产及工程顺利进行。五、采购实施阶段步骤图六、相关制度及具体内容1、产品购销资金审批单根据OA系统中要求模板提议审核七、相关表单1、资金审批单 （酒泉）资金支付计划 编制部门： 供给部 编制日期： 序号供方企业名称货物名称支付金额（元）经办人备 注123累计部门主管： 部门领导： 报表人：八、业务实施中碰到问题1、每七天上报资金计划财务部不能按时支付，部分供给商赊欠时间长达六个月甚至十二个月，影响企业信誉，造成在价格谈判中处于被动九、优化步骤提议3.4.2材料验收入库一、业务目标目标1标1明确采购物资验收标准目标2对于验收中存在异常情况，相关机构应该查明原因并立即处理二、业务风险1验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在异常情况不做处理，可能造成账实不符、采购物资损失内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁：负责对验收中存在问题进行协调处理采购部责任人：负责明确采购物资验收标准采购员：根据实发数量配合资产、质量或使用部门做好物资验收并录入NC。四、步骤描述1.3采购员跟踪到货，由使用部门、质量部进行验收 1.3 采购员对采购物资进行跟踪到货，到货后由质量部、使用部门、资产管理部进行质量数量验收，验收合格后NC录入单据 1.4对于不合格产品，质量部或使用部门出具不合格检验汇报，供给部协调退换货 1.4对于不合格产品，质量部或使用部门出具不合 格检验汇报，采购员和供给商协调退换货五、采购实施阶段步骤图5.1大宗原辅料、零星物资材料验收5.2直发工地材料验收5.4质量异议及退换货处理六、相关制度及具体内容1、依据企业质量管理体系文件中采购控制程序、监视和测量装置控制程序、不合格品控制程序要求，为深入规范企业外购、外协产品质量符合标准要求，方便维护企业整体品牌形象，特制订外购、外协产品质量控制管理措施七、相关表单1、材料确定单2、退换货记录表材料确定单供货单位： 年 月 日材料名称规格型号单位数量单价金额备注累计（大写）： （小写） 质量及数量意见反馈： 收货人签字： 收货日期：退换货记录表单位名称： 年 月 日退换货日期品名规格牌号等级数量提货库房名称提货人姓名： 提货单位联络人：提货人电话： 提货单位联络电话：提货人身份证号： 其它须说明事项： 经办人（签字）：八、业务实施中碰到问题1、原辅料部分性能指标无法检测，出现质量问题无法区分到底是原辅料性能问题还是加工工艺问题九、优化步骤提议3.4.3发票核销、报账一、业务目标目标1标1规范发票报销步骤，确保发票真实性、正当性和有效性二、业务风险1发票审核控制不严格，可能造成账实不符，企业资金信誉受损内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁：负责审核发票报销中附件是否完整，发票是否真实有效采购部责任人：负责审核发票报销中附件是否完整，发票是否真实有效采购员：依据发票清单提供相对应入库单、协议、设备验收单等附件，交由财务部审核四、步骤描述1.1采购员整剪发票相对应附件 1.1 采购员和供给商查对账务后，将整理好发票及相关附件交由财务部审核 1.2财务部审核发票及附件 1.2财务部负责对发票真实性、正当性、有效性及 相关附件是否正确齐全进行审核，审核完成后交由 供给部责任人进行审核1.3采购部责任人对发票附件是否齐全，价格是否合理，报账金额是否真实、正确进行审核 1.3 采购部责任人对发票附件是否齐全，价格是否合理，报账金额是否真实、正确进行审核，审核完成后交还财务部进行账务处理。五、采购实施阶段步骤图六、相关制度及具体内容1、物资采购发票报销时必需附有入库单，且入库单内容要和发票内容完全一致，不然不予报销2、采购物资直接发往工地，在报销发票时必需附有工地收货确定函，工地收到货物名称数量要和发票上货物名称数量完全一致，不然不予报销3、采购发票统一由财务部材料会计登记接收，负责发票审核报销并查对往来账务，集团采购物资发票由集团材料会计负责报销，各子分企业采购物资发票交由各子分企业财务部材料会计负责报销4、经办人离职时要报请经办全部经济业务，并对未了事项全方面移交，由移交后经办人继续办理未了事项，经办人未报清账务而离职有接交人负责报销，未交接由部门责任人负责报销七、相关表单1、发票签收记录表_年发票签收记录表序号开票单位票号物资名称增（普）票金额供给部签收人及日期财务部签收人及日期八、业务实施中碰到问题1、水电工程企业采购发票报销审核步骤需项目经理签字，但因为项目经理常常不在企业，造成发票上账工作严重滞后九、优化步骤提议1、提议水电工程企业发票步骤去除项目经理签字，和其它各分企业步骤保持一致3.5采购协议管理3.5.1采购协议追踪一、业务目标目标1依据协议中确实定关键条款跟踪协议推行情况，对有可能影响生产或工程进度异常情况，应出具书面汇报并立即提出处理方案，采取必需方法，确保需求物资立即供给1二、业务风险缺乏对采购协议推行情况有效跟踪，运输