印章管理核心制度.docx

集团印章管理制度一、目标为了加强对印章内部控制和管理，确保印章使用正当性、严厉性和安全性，维护企业利益，杜绝不法行为发生，在遵照集团印章管理制度前提下，结合情况，特制订本制度。二、适用范围本制度适适用于集团内各职能部门、各项目标印章管理。三、定义本制度所称印章关键指：公章、法定代表人私章、业务专用印章、其它授权人印章、部门名称章等。为方便日常工作需要而刻制，纯属部门内部使用通常戳记章，如编号章、赠票章、付讫章等，不在本措施使用范围之内。1、公章：企业及含有独立法人资格各组员企业向政府机关或相关机构登记使用刻有本企业名称印章。 2、法定代表人私章：企业向政府机关或相关机构登记使用刻有本企业法定代表人印章。3、业务专用印章：由企业向政府机关或相关机构登记使用后授权下属相关部门推行特定职责和权力印章（如：协议专用章、财务专用章、发票专用章，人力资源部劳动协议专用章等）。 4、其它授权人印章：指依据企业授权，委托指定专门人员办理尤其业务时所使用个人印章，如出纳私章，审批人私章等。5、部门名称章：指刻有企业内部职能部门字样印章。6、印章管理员：授权持有印章，并对印章日常使用负责，负担管理责任人员。四、使用范围（1）公章：通常以企业名义发出信函、公文、协议（协议）、通知、介绍信、证实、各类报送报表或其它企业材料等；（2）协议专用章： 协议专用章（不含工程、销售及劳动协议专用章）：用于除工程类协议、商品房买卖协议及其相关协议、劳动协议外通常采取协议书形式签订协议（协议）；销售协议专用章：仅用于商品房买卖协议及其相关协议使用，不能超权使用此印章；（注：部分地方商品房销售协议及其相关协议不能使用有“销售”两字协议专用章，该印章也只能遵守这一使用标准，请项目销售中心责任人严格把关。）工程协议专用章：仅用于工程类协议；劳动协议专用章：仅用于劳动协议；（3）财务专用章：企业对外现金、银行收付业务（预留银行印鉴、支票、汇票、业务委托书等）、和其它外部业务（如工商部门立案等用途）等；（4）发票专用章：仅用于领购或开具发票；（5）法定代表人私章：通常注明可加盖法定代表人私章文件； （6）部门名称章：该章是非经济类用章，仅用于该部门和集团内部各单位业务部门文书来往，不得用于对外签署协议或补充协议、借贷款项和采购材料设备等，不得作为我方变更协议依据。五、印章刻制和领用严禁未经许可自行刻制印章；本制度规范印章必需在集团办公室行政管理部印章室完成立案后，才可正式启用。线上审批路径：登录集团门户步骤管理按类别职能中心集团办公室行政后勤类公文档案刻章审批需上传：印章刻制申请表（附件一）印章分类申请部门新成立企业公章、协议专用章（办理企业设置手续过程向当地公安部门申请，并到其指定处刻制）综合管理部财务专用章、发票专用章综合管理部其它业务专用章及部门名称章，如销售协议专用章、劳动协议专用章、项目管理部章等印章，由有业务需要各企业职能部门提出申请，部门责任人审核，集团办公室行政管理部印章室立案，报总裁同意后，由申请部门印章管理员按要求刻制。其它：1、印章刻制包含新企业成立或因业务需要印章刻制及因原印章不适用、磨损等而需要更换印章刻制。2、印章刻制须经授权审批。公章、专用印章、法定代表人私章应在公安机关指定刻章单位刻制并立案，部门名称章如所在地公安机关许可立案，也需立案。（公安部对办理刻制印章手续未作统一要求，实际请依据所在地公安机关相关要求）3、各部门应依据实际需求申请刻制印章，每名印章均明确授权使用范围并按要求使用，闲置印章应交回办公室统一保管或销毁。4、确保多种关键印章（如企业公章、财务专用章、协议专用章等）唯一性，不许可就同一授权范围刻制多套印章。5、新印章刻制完成后，应在二个工作日内将印章及公安部门出具立案资料移交到相关授权印章管理员，填写印章签收领用立案表（附件二），经总裁审批。印章签收领用立案表原件交集团办公室行政管理部印章室存档，同时存档至办公室。六、印章管理1、印章管理员界定：公章、法定代表人私章、（工程）协议专用章、财务专用章、发票专用章和内各部门章由总裁制订专员管理。2、各部门、各项目责任人为该部门、该项目印章管理员第一责任人。3、印章管理员职责：办公室负责统筹印章管理、指导、监督工作。印章管理员职责包含：印章保管、使用和负担相关责任。印章管理员印章清单及其联络方法必需报办公室立案。 印章管理员务必在合理正当前提下使用印章，用印时需校对审批表是否已经各审批人审核且签署，是否已在需盖章资料上修订完成。若因不正当使用印章给企业造成经济损失或损害企业声誉，实施“谁同意，谁负责”、“谁用印，谁负责”、“谁授权，谁负责”等为标准追究相关责任人。 其它：1、印章必需专柜存放。尤其注意：公章、财务专用章、发票专用章等关键印章不得和空白票据同柜存放。2、印章必需存放在保险柜内保管，每次用印完成应随时锁入保险柜，预防被盗用，严禁将印章置于办公桌上或未上锁柜子等随意可拿取地方。3、 如发生印章丢失，立即汇报领导，立即到当地公安部门办理注销登记，并申明作废。如丢失印章以后不再使用，将公安部门出具注销印章证实及有部门责任人签字遗失印章汇报交集团办公室行政管理部印章室立案；如丢失印章以后需要继续使用，重刻印章并将公安部门出具注销印章证实、重刻印章立案证实及有部门责任人签字遗失印章汇报交集团办公室行政管理部印章室立案。4、办公室每六个月（6月、12月）将对项目各类印章进行盘点检验，同时检验印章管理及使用是否符合本措施要求。对印章管理混乱，使用不妥，视情节严重程度给予一定处罚或追究法律责任。七、印章使用印章不得随意使用，经办人员应提供审批依据，连同需盖章文件一并交印章管理员用印。1、使用标准协议类（已录入ERP系统）：经办人员需打印完整ERP协议审批步骤；注意：除强制要求加盖公章协议，通常协议（协议类）宜使用协议专用章（不含工程、销售及劳动协议专用章）：用于除工程类协议、商品房买卖协议及其相关协议、劳动协议外通常采取协议书形式签订协议。报建资料、申请表格或企业证实、函件等：经办人员需填写文件签章审批表（附件六），由项目责任人审批；包含关键函件(如对政府承诺函）由项目责任人依据实际情况自行决定，是否需增加法务部意见或总裁意见。除上述要求外，其它文件签章审批表，均由部门第一责任人审批；凡文件中注明需加盖企业公章，不许可业务部门以其它私刻专用章替换。财务资金部使用其保管印章，按以下标准使用：A、开具银行结算业务：必需取得付款最终授权人审批文书；B、证实企业收款业务：财务人员或收银员等在收到用户缴纳款项后,填开发票/收据同时加盖对应专用章；2、盖章要求（1） 用印盖章位置要正确、合适，印迹要端正清楚，印章名称和用印件落款要一致。（2）不得在空白纸张、证件、表格等材料和未填好内容介绍信、证实、协议上面加盖印章，也不得在有涂改痕迹，或使用易于涂改字迹填写各类材料上面加盖印章。（3）当因文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距方法加以处理，使印章和正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”方法处理。印章管理员不得在无正文页面上加盖印章。（4）介绍信、便函、授权委托书要求有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。（5）对外签署协议或协议及其它需用企业印章文本等，须签署日期并在骑缝处加盖印章或由授权人每页简签，对于协议或协议签约代表（除要求法定代表人签署外）须由职能部门责任人或企业第一责任人签署。（6）需要加盖公章证照复印件，在加盖公章前必需加盖或书写“本复印件仅限于 XXXXX 业务，只限使用一次，再复印无效。”（7）对于用于证实职员是否不包含违法犯罪行为、生育证实、政审证实等文件，申请用印者需要就文件内容提供相关政府部门（公安局、居委会）出具证实文件。印章管理员应查对需用印资料和证实文件无误后方可加盖印章。相关证实文件由印章管理员留底和用印申请表归档存放。3、盖章登记“凡盖章，必登记”。经办人员需填写盖章记录表（附件五）后，印章管理员查对无误后，再进行盖章。其它：（1）对于需要由我方企业先盖章协议，还需在签章审批表备注栏填写估计归还时间。印章管理员在盖章记录表（附件五）备注栏进行加注。经办人员在协议签署完成以后须将原件一份交给对应企业财务资金部。（2）对协议类或其它关键文件盖章后，印章管理员必需将协议原件一份存档，如不能即时收取存档则需经办人在签章审批表备注栏注明估计移交日期，并在估计移交日期前移交。不然印章管理员对该经办人所在职能部门以后提供文件拒绝用印。（3）已加盖公章任何经济类或交易类协议、协议原件（含先由我方盖章协议或经办人外借公章加盖印章协议），经办人员必需在五个工作日内将协议原件（预盖协议可提供复印件）移交对应企业财务资金部，未经网上审批协议，还需同时抄送复印件给法务部对应法务专员留存。（4）已盖章文件若不能使用，必需立即交回印章管理员处销毁，印章管理员应将销毁情况在盖章记录表中进行备注。八、印章外借标准上，印章不许可外借带出。若因工作需要确需将印章带出，应由使用部门提交申请，由经办人员填写借用/延期印章审批表（附件四），经有效终审人审批。注意：1.凡印章外借带出，有效终审人均为总裁；2.如企业公章外借带出，经办人员需一并填写借用公章确保书（附件九）。其它：1、每一审批只可外借一次，印章借出期间，印章临时保管人只可将印章用于申请事由，并对印章使用负担一切责任。印章外借必需提前7个工作日通知印章管理员，方便印章管理员依据情况再通知各相关部门做好紧急用印需要。2、申请外借印章用印事宜完成或已到计划归还印章日期应立即归还印章。3、印章借用应依据实际用印需要确定借用印章时间，最长不得超出五个工作日。如借用印章时间长于五个工作日应具体列明原因。4、印章管理员取得借用/延期印章审批表后，应检验审批表中主管领导及最终审批人署名和预留署名样式是否一致，并和经办人就借用印章名称、事由、归还时间进行核实。5、核实领取印章经办人和申请审批表中借用印章保管人是否一致，查对领取印章人员职员卡等身份证实文件。6、印章管理员和借章人应对借用印章当面检验确定，在借用/延期印章审批表上印章式样栏处“借用时印章印模”加盖借用时印章印模，并进行签收手续。7、印章管理员应对借用/延期印章审批表进行编号，和借用公章确保书一并归档保管。8、因为用印事宜未完成而未能在计划归还日期前归还印章，应在经同意归还日期前办理延期手续，填写借用/延期印章审批表，写明需要延期原因及计划归还日期。经原各审批人审批，交印章管理员立案。9、对于到计划归还日期未办理延期归还手续而还未归还印章，印章管理员应责令借章人归还，如不归还，应逐层向集团办公室行政管理部责任人汇报，呈报集团总裁。10、印章归还时，印章管理员应认真检验归还印章真伪性及完好性，并在借出时借用/延期印章审批表“归还时印章印模”处加盖归还时印章印模，同时和借出时印章印模进行验印，正确无误后，双方署名确定，并填写归还日期；经办人需在归还印章时提交已署名确定借用公章确保书到印章管理员处存档，如不能提交，印章管理员上报给经办人部门第一责任人。11、若外借印章是用于加盖经济类或交易类协议，在借用人归还印章同时，将一份协议原件交给对应企业财务资金部。12、外借印章有损坏或遗失情况，借章人应在发觉上述情况第一时间向印章管理员汇报，配合查处，并由外借部门派专员跟办印章重刻后续事宜。九、印章交接1、印章管理员因事、病、休假等原因临时离岗，应提前做好工作安排或是将其持有印章移交由印章临时代管人代管，并办理临时交接，印章代管人不得保管同一间企业银行预留印鉴全部印章。2、印章管理员要向代管人交代用印时注意事项，并办理好交接手续。交接工作中，应严格实施管印人员登记立案制。移交人应填写印章管理员临时交接登记簿（附件七），登记交接印章起止日期、印章类别及数量，由双方署名确定。代管人应对代管期间用印情况进行具体登记，对关键文件应该复印留底。印章管理员正常上班后，代管人员应和印章管理员办理交接手续，以明确双方责任。 3、印章管理员调职、辞职或因其它原因临时离岗30天以上时，由印章管理员直属上级领导提出接任人选，报集团办公室行政管理部印章室立案。印章移交应立即办理交接手续，具体填列印章管理员移交清册（附件八），由移交人、接收人、监交人三方署名确定并在二个工作日内将印章管理员移交清册交集团办公室行政管理部印章室立案（同时至办公室）。印章移交工作由印章管理员直属上级领导或其指定专员负责监督，如发觉移交资料、物品不符，应责成原印章管理员限期查明，待查明相符后，方可办理移交手续。未按要求办理移交手续印章管理员，不得办理调动、离职手续。4、印章持有情况应纳入职员离职时移交工作一部分，如职员持有企业印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。十、印章更换、销毁印章更换、销毁包含因印章不适用而更换、因磨损而更换和后续报废处理工作，由印章保管员填写印章收缴/销毁申请（立案）表（附件三），经总裁审批后，提交至集团办图章及档案管理分部（同时至办公室）存档。十一、处罚标准项目责任人为项目自行保管印章第一责任人；对未按本制度要求使用、保管印章，造成印章滥用、丢失或被盗用、仿制等，给企业造成经济损失或损害企业声誉，首先当追究项目责任人责任。情节严重，将移交司法机关依法追究其法律责任。十二、附则线上审批步骤申请路径：登录集团门户步骤管理按类别职能中心集团办公室行政后勤类公文档案刻章审批、借用/延期印章审批、印章领用审批、印章收缴/销毁审批。本规范自公布之日起施行，其它未列事项参考集团字集团印章管理制度要求实施。附件：1. 印章刻制申请表2. 印章签收领用立案表3印章收缴/销毁申请（立案）表4借用/延期印章审批表5. 盖章记录表6文件签章审批表7印章管理员临时交接登记簿8. 印章管理员移交清册9. 借用公章确保书