公司印章使用管理核心制度.doc

浙江清大科技清大 第001号 印章使用管理制度一、总则企业印章是企业正当存在标志，是企业权力象征。为了确保企业印章正当性、可靠性和严厉性，有效地维护企业利益，杜绝违法违规行为发生，特制订本管理制度。二、企业印章刻制（一）企业印章刻制均须报企业总经理审批。（见附件：表1印章刻制申请表）（二）法人个人名章、财务章、公章、协议章等，企业各部门专用章（部门章、劳感人事章等），由各部门依据工作需要提出申请，经总经理审批同意，开具企业介绍信到市公安指定地方办理雕刻手续，印章形体、规格按国家相关要求实施，并经市公安局立案。（三）未经企业领导同意，任何单位和个人不得私自刻制本企业或部门印章。 三、企业印章启用新印章要做好登记，并统一在财务部留样保留，方便备查。（见附件：表2印章保管记录表）四、企业印章管理责任者及使用范围企业全部印章必需按要求范围使用，不得超出范围使用，特殊紧急情况可在移动办公群先审批同意后补签。（一）企业公章公章由指定专员保管。各部门需要盖公章文件、通知等，须到领取并填写印章使用申请表（附表3），由总经理审批签字后，去印章保管人处填写印章使用记录表（附表5）登记后方可盖章。 企业公章使用范围关键为：1 、企业对外签发文件。2 、企业和相关单位联合签发文件。3 、由企业出具证实及相关材料。4 、企业对外提供财务汇报。5 、企业章程、协议。6 、职员任免聘用。7 、协议（协议）资金担保承诺书。（二）企业协议专用章：协议章由指定专员保管。关键用于企业签署各类对外协议，盖章前须先到领取并填写印章使用申请表，由部门总经理审批签字后，去印章保管人处填写印章使用记录表（附表5）登记后方可盖章。企业协议专用章使用范围关键为：1 、对外投资、合资、合作协议。2 、各类经济合相同。（三）企业（法人）个人名章：法人私章由法人授权指定专员保管，关键用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批支付申请或取汇款凭证方可盖章。法人私章使用范围关键为：关键用于需加盖私章协议、财务及报表等文件。（四）财务专用章：财务章由财务部保管，关键用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章关键用于发票盖章，发票专用章由财务部专员保管。（五）企业各职能部门专用章：职能部门章由本部门责任人保管。关键适适用于企业内部工作联络使用，盖章前须先到指定专员领取并填写印章使用申请表，由部门责任人同意签字后，去印章保管人处填写印章使用记录表（附表5）登记后方可盖章。五、企业印章保管人职责：1、负责印章保管。 2、负责设置印章使用登记台帐。 3、负责印章使用审核工作。 4、印章管理员必需切实负责，不得将印章随意放置或转交她人。如因事离开岗位需移交她人，可由部门责任人指定专员替换，但必需办理移交手续，并填写印章移交记录表。（见附件：表4印章移交记录表）5、为确保资金绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。六、企业印章管理、使用（一）印章使用1、印章使用必需严格遵照印章使用审批程序，根据印章使用范围，经审批后方可用章（见附件：表3印章使用申请表）。总经理签字文件能够直接用印，无须留底，不然将总经理未签字原文件留底备查。2、印章使用由管理员设置使用登记台帐，严格审批和登记制度。（见附件：表5印章使用记录表）3、企业法人个人名章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用。4、财务章、发票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。5、严禁职员私自将企业印章带出企业使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出记录表后，由相关领导签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章使用后果负担一切责任。（见附件：表6携带印章外出记录表）6、以企业名义签定协议、协议、订购单等，由专业人员审核，相关领导同意后方可盖章。对加盖印章材料，应注意落款单位必需和印章一致，用印位置合适，要齐年盖月，字迹端正，图形清楚。7、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必需已经填写完成，字迹须清楚、正确。（二）有下列情况之一，印章管理人员不得用印：1、包含个人财产、经济、法律纠纷等方面文件、材料；2、未同意文件、材料；3、非企业职员或和企业工作、业务无关文件、材料；4、空白介绍信、空白证件、空白纸张等。（三）印章保管1、印章保管须有统计，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、同意人、图样等信息。2、印章保管必需安全可靠，须加锁保留，印章不可私自委托她人代管。3、印章管理员如因工作变动，应立即上缴印章，并和新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。4、非印章保管人使用印章盖章和印章保管人负担对应责任。5、印章应立即维护、确保其清楚、端正。6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应立即向总经理和上级领导汇报，并立案，配合查处。7、企业领导因异地实施重大项目或完成关键业务，需要携带企业印章出差，须办理携带印章外出登记手续（见附件：表6携带印章外出记录表）。8、企业印章只适适用于和企业相关业务，不得从事有损企业利益之行为。9、全部印章使用，必需严格实施企业印章使用要求，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，后果自负，给企业造成损失，企业将依法追究其法律责任。七、企业印章停用（一）有下列情况，印章须停用：1、企业名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，申明作废；如遗失企业基础印章时必需按要求登报申明。（二）印章停用时须经总经理或实施董事同意，立即将停用印章封存或销毁，建立印章存档、销毁登记档案。（见附件：表7印章停用申请表）（三） 印章更换更换印章时应由印章保管人员依据相关文件填写印章停用申请表，经总经理或实施董事核准后，交由按指示处理，并填写印章刻制申请表申请新印章。八、附则1、本制度由行政人事部起草、总经理同意后从1月1日起实施。2、本制度解释权归董事办。3、附件：附表1印章刻制申请表附表2印章保管记录表附表3印章使用申请表附表4印章移交记录表附表5印章使用记录表附表6携带印章外出记录表附表7印章停用申请表浙江清大科技 行政人事部 二0一八年一月一日起草： 审核： 审批：附表1印章刻制申请表申请部门申请时间申请原因及用途印章类别 公 章 财务专用章 部门专用章 协议专用章 其它 印章名称申请人启用时间总经理审核附表2印章保管记录表印章刻制 时间印章名称印 模管理责任人保管责任人备注附表3印章使用申请表申请企业(部门)用印经办人印章类别用印数量使用印章时间留底及份数无有 份用印材料名称及用途标题：摘要：用途：部门责任人审核总经理 审批注：1、盖章前审核领导需对用印文件内容或出示证实用途等进行把关检验，对不宜用印应说明情况。2、印章保管者对不符适用印手续要给予拒绝；凡申请使用了印章应在印章使用记录表上进行具体登记，注明用印文件和内容、份数、经办人和审批人等。附表4印章移交记录表移交时间印章名称印模移交人接交人监交人注：1、接收人严格根据企业印章管理制度要求管理印章，确保印章安全； 2、接收人严格审核需盖章资料盖章审批程序，并按台帐要求标准做好用章统计； 3、接收人绝不利用保管印章方便为自己或她人谋取私利，侵害企业正当权益，不然自愿负担一切责任； 4、接收人确保在移交人回企业后立即将印章交回。附表5印章使用记录表日期用印材料名称及事由印章类别用印份数经办人备注附表6携带印章外出记录表申请企业（部门）申请人使用时间保管人借用事由印章类别 企业公章 财务专用章 部门专用章 协议专用章 其它 总经理审批 注：1、印章限定在办公室内使用，如需携带外出使用，必需经领导同意，说明领用印章借用事由、保管者和使用时间等；2、保管者妥善保管所借用印章，确保印章绝对安全；3、保管者严格根据所申请用途使用印章，不将印章用于其它用途，绝不利用借用印章方便为 自己或她人谋取私利，不然自愿负担由此造成一切法律责任。印 模印章交付时间： 年 月 日 时借用人： 监管人：印章归还时间： 年 月 日 时确定：印章外观验收无误。借用人： 监管人：附表7印章停用申请表印章种类报备机关事由印章文字停用日期印章印模印章管理部门销毁日期印章部门申请人总经理审核