印章管理核心制度.doc

印章管理制度
目 录
第一章 总 则 1
第二章 印章分类和管理分工 1
第三章 印章刻制、颁发和启用 2
第四章 印章使用 3
第一节 印章使用通常要求 3
第二节 印章使用范围 4
第三节 用印权限和程序 6
第四节 印章异地使用管理 8
第五章 印章保管 8
第六章 印章停用、回收和销毁 9
第七章 附 则 10

第一章 总 则
第一条 为规范集团及下属子企业、医院（以下简称“集团及下属单位”或“企业”）印章管理工作，有效防范风险，保障经营管理活动有序开展，制订本制度。
第二条 本制度所称印章，是指集团及下属单位公章、领导人员印鉴章及用于业务管理活动各类专用章等行使职权印章。
第三条 本制度所称印章管理，是指集团及下属单位各类印章刻制、颁发、启用、使用、保管、停用、回收和销毁等和印章相关全过程管理活动。
第四条 本制度适适用于集团及下属各子企业、医院印章管理工作。
第二章 印章分类和管理分工
第五条 集团及下属单位印章依据性质和用途通常能够分为以下四类：
Ø 行政公章类，指能够集团、单位、机构或部门等名义行使企业职权法定名称章；
Ø 领导人员印鉴章类，是指能够集团及下属单位领导人员名义，代表企业实施职务行为印章。通常包含法定代表人、下属子企业及医院责任人和其它经由法定代表人授权代理人个人名章、签字章等；
Ø 业务专用章类，是指冠以集团及下属单位法定名称，用于业务管理活动并明确专门用途印章。通常包含协议专用章（包含编号协议章）、财务专用章、发票专用章等；
Ø 特定工作机构章类，是指集团及下属单位为实施某项特定管理活动或完成某项任务而设置特定工作机构名称章。通常包含跨部门设置很设委员会、领导小组、工作小组印章、工会公章、医技科公章等。
集团及下属单位印章现在关键有公章、法人章、财务专用章、协议专用章、发票专用章、工会公章和医技科公章。
第六条 集团实施印章分类分工管理。行政办公部门通常为本单位印章管理工作主管部门，负责相关印章管理制度制订、修改并对其实施情况进行检验、监督；负责各类印章刻制、颁发、启用、回收、停用和销毁等工作。
第七条 各职能部门除负责本部门公章保管、使用外，通常应依据部门职能确定相关印章管理分工，常见印章通常根据以下分工：
Ø 行政办公部门主任保管本单位行政公章、工会公章；
Ø 财务部门会计保管财务专用章、协议专用章、发票专用章；财务部门出纳保管法人章；
Ø 医技部门主任保管医技科公章。
各级单位可依据本单位部门设置及职能分工实际情况，确定其它各类印章管理分工。
第八条 集团可结合本单位业务特点和发展需要，刻制一枚以上编号协议章（指带有编号协议专用章），明确不一样编号协议章用途及其授权范围，并可依据协议管理职责或业务分工确定编号协议章管理分工。
第九条 各子企业、医院、分支机构及其职能部门负责本单位行政公章、领导人员印鉴章、部门公章和各类业务专用章保管和使用。
第三章 印章刻制、颁发和启用
第十条 印章刻制和颁发实施统一管理。各类印章标准上一律由集团行政办公部门统一刻制和颁发。任何单位和个人未经同意不得私自或越权刻制印章。
第十一条 刻制印章应该由申请单位或部门向集团行政办公部门提交《印章刻制申请表》（附件一），经集团总经理或其代理人（被授权人）同意后，由行政办公部门统一刻制。印章应该在公安机关指定承制点刻制，印章规格、式样、印文和质料等应该符合国家要求，其它印章规格、式样、印文等应和行政公章有所区分。包含异地单位印章刻制时，应由行政办公部门人员按当地程序刻制。
第十二条 新成立或更名企业法人、分支机构（经工商注册）应该由印章主管部门派员携带医院营业执照正、副本原件及复印件、单位介绍信、法人授权委托书及身份证复印件、代理人身份证原件及复印件等，到企业注册地公安机关办理刻制行政公章《准许证》，并依据《准许证》到公安机关指定承制点刻制。
第十三条 新成立或更名分支机构（未经工商注册）行政公章、职能部门章、特定工作机构章等，由行政办公部门依据成立或更名批文，经集团总经理或其代理人（被授权人）同意后统一刻制。
第十四条 各类业务专用章和其它印章，由负责相关业务主管部门或单位提交《印章刻制申请表》，经集团总经理或其代理人（被授权人）同意后统一刻制。
第十五条 企业行政公章和协议专用章、财务专用章等和经济事务亲密相关印章应该在公安机关办理立案。新成立医院应该在《营业执照》签发日期起30天之内办理行政公章立案，办理其它印章公安立案，应该先办理行政公章立案。
第十六条 印章完成刻制后，印章管理单位或部门应指定专员到行政办公部门领取印章，办理领用登记、预留印模并明确为印章专管员；印章专管员是指领取印章、办理领用登记并对印章负保管责任兼职人员，关键职责包含印章保管和使用、印章使用登记、审核印章使用审批手续、监督印章使用过程等。行政办公部门应建立《印章刻制、颁发台账》并立即进行登记。
第十七条 颁发印章同时，集团行政办公部门应经过发文、业务通知、抄告单等形式正式启用该印章，注明启用时间、使用单位（部门）、使用范围和印模。未经正式启用印章不含有法律效力，不得对内、对外使用。各单位应合理计划本单位印章体系，控制印章数量，凡非必需刻制印章标准上不刻；不含有法人资格医院分支机构内设职能部门、临时性机构等，除非政府部门有特殊要求或医院管理必需，标准上不刻制印章。
第四章 印章使用
第一节 印章使用通常要求
第十八条 印章使用应该遵照“确有必需、方便工作；权限审批、专员监管”标准，严禁非本医院职员经手和使用印章；应严格实施“随用随盖、人在章在、人离章收”操作要求。
第十九条 印章使用必需严格实施审批程序，根据印章使用范围、权限和程序，经同意后方可用印。未经审批或审批手续不全，不予用印，印章专管员有权拒绝超越授权范围及职责权限用印要求。
第二十条 印章专管员应对用印件内容和《用印申请单》（附件二）上载明用印事项进行查对，经查对无误方可盖章。印章专管员在印章使用过程中碰到难以判定情况时，应该立即向本单位或本部门责任人汇报。
第二十一条 用印盖章位置要正确、合适，印迹要端正清楚，印章名称和用印件落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、授权委托书等应留有存根或复印件，并在落款和骑缝处一并加盖印章。
第二十二条 使用印章时，印章专管员和用印人员应该做好用印登记并保留《印章使用登记台账》（附件三）。印章保管部门（保管人）应留存好《印章使用登记台账》和《用印申请单》，定时整理归档。
第二十三条 使用印章通常应在要求工作时间内，如因工作需要，必需在非工作时间用印，应由用印单位或部门提前提出申请，经印章保管部门责任人同意，方可用印。
第二十四条 不得在空白介绍信、空白证件、空白授权委托书、空白表格、空白协议文件或其它空白纸张上盖印。因工作特殊需要时，必需经单位领导同意并采取有效风险控制方法方可；待工作结束后，经办人应立即向印章保管部门责任人汇报盖印空白文件使用情况，未使用必需立即回收作废，已使用文件应保留复印件并交印章保管部门立案。
第二十五条 在营业执照、资质证书、组织机构代码证、安全生产许可证等证书复印件上加盖行政公章等印章，应该在复印件上注明用途，并申明“再次复印无效”。
第二十六条 企业应主动利用信息化手段和其它专业管理工具，探索电子印章等新型印章使用和风险管控模式，提升印章使用效率，防范用印风险。
第二节 印章使用范围
第二十七条 各单位应该依据本单位业务特点和发展需要，合理设计印章体系，规范印章名称、种类和用途，不得超范围使用印章。
第二十八条 企业行政公章使用范围关键为：
Ø 企业章程；
Ø 各类内外行文；
Ø 以企业名义定时报送财务、管理等各类计划、统计、核实等业务报表和汇报；
Ø 关键申报材料；
Ø 招投标文件、各类保函申请、法定代表人授权委托书、企业和政府相关部门、金融机构等相关关键事项往来书函、证实文件、立案文件等；
Ø 包含资金运作和医院正当权益等重大事项各类书证材料；
Ø 企业对外联络工作介绍信；
Ø 对外投资、合资、合作协议；
Ø 其它需以企业名义发出书面材料。
第二十九条 协议专用章（包含编号协议章）使用范围关键为：
Ø 签署各类协议；
Ø 办理各类协议变更或解除；
Ø 签署各类协议结算文件。
通常情况下，不得以行政公章替换协议专用章。
第三十条 财务专用章用于企业转账支票、现金支票和承兑汇票等各类银行票据和货币结算业务。
第三十一条 领导人员印鉴章使用范围关键为：
Ø 各类银行票据；
Ø 招投标文件；
Ø 授权委托书；
Ø 其它依据要求需要使用领导人员印鉴章文件、报表等书面材料。
第三十二条 特定工作机构印章仅用于以该机构名义发出各类特定工作文件、书函、书证等书面材料。
第三十三条 职能部门章通常不得对外使用，只能用于：
Ø 内部单位、部门之间工作联络；
Ø 本业务条线上下沟通、情况通报、工作布署、业务指导和通知等各类书面材料；
Ø 授权范围内本部门和外单位通例性业务工作往来书函。
第三十四条 集团分支机构行政公章只能用于以下事项：
Ø 本单位内部文件、通知、通报及向上级单位报送各类文件和其它书面材料；
Ø 向上级单位报送经营、财务、管理等各类计划、统计、核实等业务报表和汇报；
Ø 和集团内部各单位之间相关业务往来书函；
Ø 和集团外单位通常业务联络。
第三十五条 职能部门章、分支机构章、项目章等非法人机构印章，未经尤其授权，不得用于签订经济协议、担保、承诺或确定其它和经济相关事项。
第三节 用印权限和程序
第三十六条 集团及下属单位应该依据本单位业务特点和发展需要，合理确定使用不一样类别印章权限和程序，合理设计用印审批步骤，规范用印管理。
第三十七条 企业行政公章（企业名章）通常应遵照以下用印权限和程序：
Ø 使用企业行政公章必需填写《用印申请单》，办理用印审批手续，由用印单位或部门关键责任人审核，并依据授权权限报单位领导同意后用印。用印事项包含具体业务，应该由相关业务主管部门对用印事项进行审核，审核经过后报单位领导审批。用印审批应该由审批人亲笔签字，不得使用印鉴章、签字章等替换。
Ø 企业规章制度颁布或废止、关键文件、重大资金运作事项、包含企业重大权益法律文书、法定代表人授权委托事项和向上级单位请示、汇报重大事项等文件或书面材料用印事项，必需经企业法定代表人或关键责任人同意确定。
Ø 企业各类常规性业务文件、企业和政府相关部门、金融机构相关关键事项文件资料、关键事项申报材料及其它以企业名义发出公函用印事项，必需由相关业务分管领导同意，其中包含费用，分管领导应按授权权限审批，超越授权范围应由企业法定代表人或关键责任人同意确定。
Ø 以企业名义定时报送经营、财务、管理等各类统计、计划、核实等业务报表和汇报通常应由相关业务分管领导或其授权业务部门责任人同意。
Ø 开具企业介绍信，须经用印单位或部门关键责任人同意。
Ø 下级单位申请使用上级单位行政公章，应由用印单位关键责任人审核，用印事项包含具体业务，应该由上级单位相关业务主管部门对用印事项进行审核同意，并按授权权限报医院分管领导或法定代表人或关键责任人同意。
Ø 经有权限企业领导签署授权委托书、担保函、汇报、报表或其它文件，不需要填写《用印申请单》，可直接用印，但印章专管员应该做好用印登记。
Ø 企业开具授权委托书、介绍信和其它书证、协议等，不得介绍或授权非本企业人员以本企业名义对外开展经营业务、签署协议或提供担保、承诺等。
Ø 包含法律问题关键用印事项，应该经法律专业人员审核同意。
Ø 集团分支机构行政公章用印申请、审批等要求，参考集团行政公章用印程序实施。
第三十八条 集团下属子企业、医院申请使用集团行政公章、法定代表人或关键责任人印鉴章，应该填写《用印申请单》，由下属子企业、医院关键责任人审核同意后到集团行政办公部门盖章；用印事项包含具体业务，应该报集团相关业务主管部门对用印事项进行审核，经同意后用印；包含重大事项，应报集团领导或法定代表人或关键责任人同意。
第三十九条 集团协议专用章（包含编号协议章）通常应遵照以下用印权限和程序：
Ø 申请使用协议专用章，应该根据要求程序进行协议审批，协议文本按要求步骤审批经过后，报法定代表人或取得对应授权人员同意，方可加盖协议专用章。协议审批表由协议事务归口管理部门负责留存，定时归档。
Ø 协议文本盖章前，应由协议主办部门或协议事务归口管理部门校核无误后方可用印。
Ø 各单位可结合本单位业务特点和发展需要，授权相关单位或部门按要求程序和权限使用编号协议章，使用编号协议章应该按要求步骤推行审批手续，严禁超越授权范围使用编号协议章。
第四十条 使用特定工作机构印章，通常应由用印部门或单位填写《用印申请单》，经用印部门或单位责任人审核、分管领导审批，必需时报经集团关键领导同意。
第四十一条 各级职能部门使用本部门公章必需严格根据部门职责权限，经部门责任人同意后用印，并做好用印登记。
第四十二条 使用财务专用章，应该按财务管理制度严格审核审批手续有效性和完备性，手续不齐全应拒绝用印。
第四十三条 各类书证材料在使用行政公章、业务专用章时，如需同时加盖领导人员印鉴章，应在《用印申请单》上注明，一并审批。在银行票据上加盖领导人员印鉴章，按财务制度实施。
第四十四条 特殊情况下，用印事项未经同意，但必需紧急用印，经办人应经过电话、传真、网络等方法立即通知有权审批人，由审批人通知印章保管部门（保管人）用印。经办人应在《印章使用登记台账》上具体统计用印时间、事由、经办人、同意人等信息，并在事后立即补办用印审批手续。
第四节 印章异地使用管理
第四十五条 印章应在固定办公场所保管和使用，严禁任何人未经同意携带印章外出。确因工作需要，必需异地使用印章，用印单位或部门应填写《印章异地使用申请表》（附件四），明确用印事由、用印时间和用印地点等，经同意后方可携带外出。
第四十六条 集团下属子企业、医院申请异地使用集团行政公章、法定代表人或关键责任人印鉴章等印章，应该填写《印章异地使用申请表》，由下属子企业、医院关键责任人审核，并报集团行政办公部门责任人同意。
第四十七条 异地使用印章通常应由印章专管员携带，并全程保管和监督用印，做好用印统计。如印章专管员不便携章外出，用印单位或部门应安排专门领（送）印人，全程负责保管和使用。用印单位、部门和领（送）印人只能将印章用于申请事项，并对印章外出期间使用后果负担一切责任。
第五章 印章保管
第四十八条 印章保管职责根据本制度第二章管理分工实施。
第四十九条 印章保管由印章专管员负责，严禁私自委托她人代管或两人以上共管。
第五十条 印章应放置牢靠可靠带锁橱柜、抽屉或保险箱内，用完随时锁好。保管人休息或临时离开座位时必需上锁，不得随意摆放。印章专管员应该在天天上班后和下班前检验印章是否齐全，并做好对应防盗方法，妥善保管。
第五十一条 印章专管员外出或因事、病、休假等原因临时离开岗位期间，应该指定专员代为保管印章，印章专管员应该向代管人交代注意事项并办理印章移交手续，填写《印章交接单》（附件五）。
第五十二条 财务部门应该指定专员保管相关印章，财务专用章和法人章标准上应分开保管和使用，不得随意委托她人保管和代为用印。
第五十三条 印章专管员离职时，其管理用印统计和档案作为职员离职移交工作一部分，须办理相关印章移交手续并填写《印章交接单》后方可办理离职手续。
第五十四条 发生印章遗失、被盗等意外情况时，印章专管员应保护好现场，并立即汇报本单位或本部门责任人，采取相关补救方法，包含但不限于追查印章下落、汇报公安机关、公告印章作废、对责任人进行处罚等。
第六章 印章停用、回收和销毁
第五十五条 有下列情况之一，印章应停用：
Ø 相关单位、部门、项目部或机构被撤销；
Ø 相关单位、部门、项目部或机构名称发生变更；
Ø 印章发生损坏；
Ø 印章遗失或失窃，申明作废。
第五十六条 决定停用印章，行政办公部门应该下发《印章停用通知单》，将停用原因、时间等通知相关单位和部门。停用行政公章、业务专用章等关键印章，能够视情公布停用公告。
第五十七条 印章停用后应立即上缴原颁发部门，进行统一回收、封存和销毁，任何单位和个人不得存留和私自使用已经停用印章。
第五十八条 当发生机构、部门名称变更或撤消时，为利于工作，可由印章管理主管部门将相关回收印章继续保管一段时间，确定不再使用时将印章作封存或销毁。因特殊情况需继续使用回收印章，应办理借用手续，注明用途和归还日期，并经行政办公部门责任人和集团领导同意。
第五十九条 印章封存应该由行政办公部门编制《印章封存清单》，交本单位档案管理部门封存，并办理交接手续。封存印章通常不得再行启用，因特殊情况需要使用封存印章，应该报行政办公部门和集团领导同意。
第六十条 回收和封存印章经确定不再使用，行政办公部门报请集团领导同意，能够进行销毁。销毁印章应在行政办公部门责任人、印章专管员见证下进行，并编制《印章销毁清单》。
第七章 附 则
第六十一条 本制度解释权、修订权归行政办公部，本制度未尽事宜由行政办公部负责说明。
第六十二条 本制度自X月X日起正式实施。

附件一

印章刻制申请表
申请单位/部门：
申请事由

申请刻制印章名称

印章式样规格

申请刻印附件

申请单位/部门
经办人

申请单位/部门责任人意见

签字： 日期：
印章管理主管部门责任人
意见

签字： 日期：
领导审批意见

签字： 日期：
注：本附件供参考使用，相关单位可结合实际作充实调整。

附件二
用印申请单
申请单位/部门： NO.
申请使用
印章名称

用印事由：
用印文件名称（不够另附清单）
份数

经办人

身份证号

申请单位/部门关键责任人
意 见

签字： 日期：
相关业务主管部门意见
签字： 日期：
领导
审批意见
签字： 日期：
注：
1、用印审批应该由审批人亲笔签字，不得使用印鉴章、签字章等替换。
2、本申请单由印章保管部门负责编号。
3、用印文件清单目录和申请单必需盖骑缝章。
附件三
印章使用登记台账
序号
用印日期
用印申请单编号
用印文件名称
份数
用印单位/部门
经办人

注：本附件供参考使用，相关单位可结合实际作充实调整。

附件四
印章异地使用申请表
申请单位/部门： （盖章）
申请使用印章名称

领（送）印人

异地使用保管人

用印时间
自20 年 月 日 时 分离开 企业 部门
估计至20 年 月 日 时 分送达 企业 部门
印章用途
用印事由

用印地点全称
□宾馆、招待所 市 区 路 号 室
□驻外机构 市 区 路 号
□其它 市 区 路 号
用印文件名称（不够另附清单）
份数

申请单位/部门关键责任人意见

签字： 日期：
相关业务主管部门意见

签字： 日期：
印章保管部门责任人意见

签字： 日期：
领导
审批意见

签字： 日期：
注：
1、用印审批应该由审批人亲笔签字，不得使用印鉴章、签字章等替换。
2、申请单位领（送）印人必需为同一人；异地使用保管人是监管第一责任人。
3、申请单位/部门应提前三个工作日提出异地用印申请。
4、申请单位/部门应认真填写表格相关内容，不能漏填。
5、本表格和《印章交接单》应配合使用，编号由印章保管部门填写。注：本附件供参考使用，相关单位可结合实际作充实调整。
附件五
印章交接单
印章保管
单位/部门

交接印章
名称

交接印章
印模

印章交接
事由

印章交接
时间
20 年 月 日 时 分
移交人
（签字）

接收人
（签字）

见证人
（签字）

以下适适用于临时性印章交接
印章交回
时间
承诺归还时间20 年 月 日 时 分
实际归还时间20 年 月 日 时 分
延误事由

交回人
（签字）

接收人
（签字）

见证人
（签字）

注：1、印章交接双方之行为应该严格遵守《印章管理制度》；
2、本印章自移交时起由接收人负担保管和监督用印责任；
3、代为保管、异地用印等临时性印章交接，应该立即将印章交回；
4、异地用印，接收人应全程负责印章保管和使用，且只能将印章用于申请事项，严禁超范围用印。
注：本附件供参考使用，相关单位可结合实际作充实调整。