印章证照管理核心制度.docx

印章、证照管理制度第一章 总 则第一条：为使企业各类印章、证照管理规范化、制度化，维护印章、证照权威性和严厉性，划清印章、证照使用权限范围，严格业务、事务审批程序，规范使用印章、证照行为，提升工作效率，结合工作实际，特制订本制度。 第二条：印章是在本企业公布或管理文件、凭证文书等和本企业权利义务相关文件上，以本企业名义证实或确定其权威性和真实性图章。 本企业印章关键分为以下几类：（一）公章：企业向主管机关登记印鉴或指定业务专用企业印章。（二）专用章：企业依据相关要求专门针对一些特定事务而刻制和使用印鉴，如协议专用章、财务专用章、发票专用章等。（三）部门章：刻有下属企业及部门名称印鉴。（四）签字章：刻有法定代表人、董事长、总经理等高级管理人员署名印鉴。第三条：证照是指企业各类证件及执照总称；企业证照包含基础证照和专业证照两类：（一）基础证照是指各企业营业执照、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证、土地使用权证、房屋产权证、银行开户许可证等企业开业运行必需含有证照。（二）专业证照是指各企业经营中取得专业类证照，如特种行业许可证、资质证书、安全生产许可证、质量体系认证证书、环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书和各类专业管理人员学历证、职称证、专业资格证等。第四条：企业公务印章制订、改刻和废止方案由总经理办公会提出，由行政事务部负责实施、管理、监督。 证照申领、管理工作由各企业行政事务部统一负责，总部行政事务部对各分子企业证照申领及管理进行监督、检验、帮助，本措施分则中另有要求按该要求实施。第二章 印章管理第五条：印章刻制（一）刻制印章应向行政事务部提出书面申请，经逐层审批后由行政事务部统一办理相关刻制印章事宜。（二）印章形体和规格，按国家相关要求实施。第六条：印章启用（一）新印章应做好戳记，并留样保留，方便备查，并由保管人填写印模立案表（详见附件：2）。（二）印章启用须事先发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。（三）各部门印章正式启用时，必需先到行政事务部留存印鉴立案。未经留样立案，一律不准自行使用。第七条：印章保管、交接和停用（一）企业各类印章必需有专员保管。1、企业公章、专用印章、钢印、手章应指定行政事务部负责保管。2、各部门印章由各部门责任人指定专员保管。3、印章保管须有统计，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、同意人、图样等信息。（二）印章保管必需安全可靠，须加锁保留。特制印章要放在保险柜。印章不准她人代管。（三）印章保管有异常现象或遗失、损毁，应保护现场，并立即向主管领导汇报。（四）印章移交须办理手续，签署移交证实，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。（五）有下列情况，印章须停用。1、机构变动或机构名称改变；2、印章使用损坏；3、印章遗失或被窃，申明作废。（六）印章停用要提出处理措施，并报经领导同意，立即将停用印章交行政事务部封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁登记档案。第八条：印章使用(一)使用范围1、凡属以企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表、出具委托书、签署劳动合相同一律加盖企业公章。2、凡属企业内部行文、通知，使用内部印章。3、凡属部门业务范围内加盖部门印章。4、凡属协议类使用协议专用章。5、凡属财务会计业务用财务专用章。（二）使用印章，一律实施审批制度。用印前先填写用印申请单（详见附件：），经主管领导核准后，连同经审核文件等交监印人用印。用印权限分级掌握，使用哪级印章，有哪级领导同意，并由其负责。凡不符适用印要求，均应拒绝盖印。（三）使用印章，一律实施登记制度，注明用印事由、数量、申请人、同意人、用印日期。（四）全部经领导签批用印原稿，印章管理部门须留存一份，连同“用印申请单”一并存档。（五）和企业经营有重大关联、包含政策性问题或以企业名义对政府行政、税务、金融等机构行文，盖企业印章。（六）以企业名义对所属部门文件及各类规章制度、任免职书等由法定代表人或总经理署名，盖企业印章。（七）凡以企业名义发出对外行文，经总经理签批后，监印人员方可盖章。（八）严禁在空白信笺、介绍信、协议上用印，监印人员长久外出时需将印章妥善移交，以免贻误工作。第九条：使用企业印章或高级管理人员名章时应先填写“用印申请单”，写明用章理由和事项，经部门责任人签字并报请主管领导及总经理同意后，连同需盖章文件一并交给印章管理人。 使用部门印章需经部门责任人同意，内部传输信息材料必需加盖部门印章，部门印章仅作内部传输信息材料使用，不得对外使用。第十条：企业印章标准上不准带出本企业，如因工作需要确需带出，须经总经理同意，并由行政事务部印章管理人随同携带外出。第十一条：用印方法1本企业印章应盖在文件正面。2盖印文件必需时应盖骑缝印。3盖本企业公章除特殊要求外，一律用朱红印泥。 第三章 证照管理第十二条：证照办理及管理责任部门（一）企业总部营业执照、组织机构代码证由企业总部行政事务部统筹备理；（二）企业总部国税登记证、地税登记证、银行开户许可证由企业总部行政事务部安排企业财务部具体负责办理；分、子企业该类证照由各分、子企业行政事务部安排该企业财务部具体负责办理；（三）各企业专业证照由各企业行政事务部帮助各专业职能部门进行办理，企业总部行政事务部给予支持和帮助。第十三条：证照除正常年审和换证外，凡包含变更或注销，必需由总部总经理同意后方可办理。第十四条：证照办理必需在要求期限内完成，如因超出要求期限未办理以致证照过期，由经办人员负关键责任，经办人员直接领导负领导责任。第十五条：全部证照办理完成后，必需将复印件立案至企业总部行政事务部。第十六条：各企业全部证照原件由各企业行政事务部专员专柜负责保管，并在各企业行政事务部登记、立案并保留复印件。第十七条：各企业行政事务部统一管理证照复印件，如因业务需要使用证照复印件，由各企业行政事务部统一提供，并做好登记，注明用途及使用期。第十八条：如因业务需要借用证照原件，需填写证照借用申请表（详见附件：3），经行政事务部责任人、借用部门主管领导同意后，借用人在保管员处借出，并在证照借用记录表（详见附件：4）上做好登记。第十九条：证照使用完成后，必需立即归还，并在记录表上注销。第二十条：借用证照通常应于当日归还,借用时由借用人和证照保管人同时签字,标注归还时间，如遇特殊情况需要延长借用时间，应经行政事务部责任人同意。第二十一条：证照遗失必需立即通知行政事务部，由行政事务部登报申明证照作废，并按主管部门要求重新补办新证照。 第四章 附 则第二十二条：未按本措施要求使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。第二十三条：本制度适适用于企业总部及各分、子企业。本制度由总部行政事务部解释、补充，由总经理审阅、签发后生效。