印章、印信、证照管理制度.doc

京陇节能建材有限公司 编号：JL-GF -A-ZH-005印章、印信、证照管理制度（暂行）一、目的：印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及管理，维护印章与证照的严肃性。加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，保障公司的合法权益与经营活动的正常运行，特制定本制度。二、适用范围：公司及各部门所有的印章和证照三、管理部门：综合管理部四、职责：（一）负责建立健全公司印章、印信、证照管理制度和制度的修订工作。 （二）负责本制度的实施与监督工作。（三）负责证照的年检与年审工作。五、内容：（一）印章、证照分类：公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章等。证照包括公司法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本、IC卡）、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、法人代表身份证（复印件）等。（二）印章的刻制与注销：凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写刻制印章申请表向综合管理部提出申请，综合管理部经理确认同意并批准后方可刻制或更换。印章刻制或新证照办理或更换由综合管理部统一负责，刻制标准或证照办理应符合国家相关规定。（三）申请新办的印章或证照须在综合管理部进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由综合管理部进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由综合管理部办理印章登记手续，填写印章管理登记表，备案并留好印章样图。（四）印章、证照的管理：1、公司的所有印章、证照，均由综合管理部负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。2、由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由综合管理部登记、留样或办理年检年审手续。综合管理部应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。 3、所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向综合管理部报告。4、公司营业执照（正副本）、公司公章、税务登记证（正副本）、组织机构代码证（正副本、IC卡）由综合管理部负责管理及使用。5、公司证照的复印件的使用，需加盖公司公章后使用并由综合管理部负责登记管理。6、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购买凭证由财务室出纳员负责管理及使用。7、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。 8、综合管理部专人保管印章规范使用表，财务专用章、法人代表私章统一收归公司财务专管。9、印章或证照丢失、损毁、被盗，要及时向综合管理部书面报告，并与综合管理部商量补救措施。10、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承担，并一并追究所在部门经理的管理责任。11、印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报综合管理部备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制；若各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向综合管理部出具书面申请。（五）印章、印信、证照的使用：所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的使用均要填写印章、证照、介绍信使用审批表。按内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，签字确认后报综合管理部审批，否则将不予审批。1、公司公章使用： 因工作需要加盖公司公章的材料，需填写印章、证照、介绍信使用审批表，经综合管理部经理同意后方可加盖。（注：不得在空白纸页上加盖公章。）2、法人代表私章使用：如需使用法人私章需经总经理同意方可登记、加盖。3、合同专用章使用：合同章为专用章，只限定于在签订合同时使用，如需用章需填写印章、证照、介绍信使用审批表登记后，经本部门经理同意后使用。4、财务专用章使用：文件需加盖财务印章，申请人需填写印章、证照、介绍信使用审批表，由财务经理签字后方可用章。（六）介绍信管理：1、介绍信种类：存根介绍（法人授权书、法人证明书等）、信笺介绍、证明信。2、介绍信由综合管理部负责归档保存。3、开具介绍信要按照印章使用程序严格履行审批手续。一般事宜由部门经理签字后综合管理部审核；重要事宜需由各部门经理签署意见后，由综合管理部报总经理审批；使用存根介绍必须经总经理审批，如使用已由法人代表签字的空白授权书，须报总经理或法人代表本人同意。4、因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应及时退还。5、如若发现介绍信丢失，领用人应及时向综合管理部反映，及时采取相应措施。公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因（用途），并在审批表上注明为何需盖空白资料，必须经总经理书面批准，综合管理部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来，向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。六、本制度自总经理批准之日起执行。七、本制度由综合管理部负责解释。编写版次页数修订次数审核批准4 / 4