印章使用与管理核心制度.docx

管 理 制 度
同意生效日期：10月23日
文件名称：印章使用和管理制度
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□新订 □修订 □复审
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第一条 目标
　　印章是企业经营管理活动中行使职权，明确企业多种权利义务关系关键凭证和工具，为明确使用人和管理人员责权，确保印章使用正当性、严厉性和可靠性，杜绝违法行为，维护企业利益，特制订本管理制度。

第二条 适用范围
本制度适适用于集团总部及下辖各分线、各子企业。

第三条 印章刻制
企业印章包含：公章、法人私章、协议章、财务章及各职能部门章、相关业务章（报关专用章、清关专用章等）。
1、企业印章刻制均须填写OA《印章证照申报制作申请单》，按步骤同意后，由集团总部行政部负责联络印章制作机构制作。所刻印章如需到公安机关办理立案手续，由集团总部行政部到公安部门办理立案手续，取得准予刻制介绍信后，到指定刻章机构刻制。
2、各子企业印章刻制，根据OA步骤申请审批后，如需在中国制作，由总部行政部负责联络制作；如在分企业当地制作，由分企业行政人员负责联络制作，并将印鉴图样发扫描件交总部行政部立案。
3、新分企业成立，基础印章（公章、协议章、法人私章、财务章）刻制，应由分企业指定印章管理人员负责刻制，并提交印章章模扫描件给总部行政部立案。
4、因业务发展需要，各职能部门申请专用章时，由需求部门填写OA《印章证照申报制作申请单》，按步骤审批核准后交行政部安排刻制，部门章通常为椭圆章。
5、印章形体和规格，按国家相关要求和分企业具体要求实施。

第四条 印章使用和保管
印章管理应做到分散管理、相互制约。
　 1、任何部门在启用印章前，均需到行政部办理领取手续，接收对应责权通知，推行《印章签收手续》并立案。
　 2、公章：由企业财务部经理或专员保管。各部门需要盖公章文件、通知等，须OA填写《印章证照使用申请单》，经审批核准后，到财务部盖章使用。分企业公章，由分企业财务经理保管，用章申请人须事先OA填写《印章证照使用申请单》，经部门责任人和分企业MD审批后，分企业财务经理凭审批后OA单办理盖章。
　 3、协议章：协议章由企业财务部经理保管。关键用于企业签署各类对外协议，盖章前须先OA填写《印章证照使用申请单》，经审批核准后，方可盖章。分企业协议章使用一样按此步骤操作。
　 4、法人私章：法人私章由企业银行出纳保管，关键用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批支付申请或取汇款凭证方可盖章。
　 5、财务章：由企业财务部经理保管，关键用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用；发票专用章关键用于发票盖章，发票专用章由财务部专员保管。
6、其它职能部门章，关键适适用于各部门内部使用，已经刻制职能部门章，由部门责任人进行保管并严格遵守印章使用和管理制度。
7、严禁职员私自将企业印章带出企业使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，由用印人OA填写《印章证照使用申请单》，并经企业关键责任人同意，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同，由借用人填写借据，经企业关键责任人同意，方可带离企业。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章使用后果负担一切责任。
8、 印章保管人因事离岗时，须由部门责任人指定人员临时代管，以免贻误工作。
9、 印章保管必需安全可靠，加锁保留，不可私自委托她人代管。
　　10、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，立即汇报，配合查处。
11、印章移交须办理手续，签署移交证实，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
12、严禁在空白协议、协议、证实及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经企业领导签字同意方可；待工作结束后，必需立即向企业签字用印领导汇报用印空白文件使用情况，未使用必需立即收回作废，已使用协议协议类文件须报印章管理部门立案。

第五条 银行印鉴章管理
　　1、 法人私章和财务印鉴章必需分开保管，不可一人同时保管使用，通常情况，财务责任人和会计各保管一枚印鉴章。
　　2、 上班时间，印鉴章必需放在带锁抽屉中，休息或离开位置时必需上锁；下班时印鉴章必需入柜，不得随意摆放。
　　3、印鉴章带离财务部门，必需进行登记注明用途，财务责任人审核，同时报企业关键责任人或分企业MD审批。
　　4、印鉴章加盖在非银行票据纸质文件，必需报财务责任人审核，企业关键责任人或分企业MD同意，并进行登记。
　　5、印鉴章加盖在非银行票据纸质单据（如收据、优惠券等）上，必需有本企业相关文件要求，财务责任人同意后给予盖章。
6、刻制印鉴章，须经财务责任人书面申请，企业关键责任人或分企业MD审核，报集团企业审批后，方可给予刻制。

第六条 印章停用
　　有下列情况，相关印章须停用：
　　1、企业名称变动；
　　2、印章使用损坏；
　　3、印章遗失或被窃，申明作废。
　　4、印章停用时须经企业关键责任人或分企业MD同意，立即将停用印章送集团总部行政部或子企业行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁登记档案。

第七条 印章废止、更换
　 1、废止或缴销印章应由保管人员填写《印章废止申请单》，由总经理核准后交由行政部统一废止或缴销。分企业印章废止或缴销由分企业MD核准后，由分企业行政部废止或缴销，并向总部行政部报备。
　 2、遗失印章时应由印章保管人员填写《印章废止申请单》，由总经理核准并签批遗失处理措施后，交由行政部按指示处理；分企业印章遗失由分企业MD核准并签批后，由分企业行政部按指示处理，并向总部行政部报备。如遗失企业基础印章时必需按要求登报申明。
3、更换印章时应由印章保管人员依据相关文件填写《印章废止申请单》，经总经理核准后，交由行政部按指示处理。同时更换印章部门须OA填写《印章证照申报制作申请单》，申请制作新印章。分企业更换印章时由分企业MD核准，印章如需在中国制作，由更换印章部门提议OA申请，向总部行政部申请制作；无需在中国制作，由更换印章部门提议OA申请，由分企业行政部负责制作，并向总部行政部报备。

第八条 印章保管人责权
　 企业印章管理，应遵照分散管理、相互监督标准。印章保管人含有使用、监督、保管等多重责任和权力，具体划分以下：
　 1、职能部门印章保管人对印章含有独立使用权力，同时负全部使用责任。
　 2、公章、财务章保管人无独立使用权力，但含有监督及许可使用权力，所以公章、财务章审批人对盖章事项真实性及使用结果负责，保管人依据审批单使用印章。如未经审批同意私自使用印章，保管人对使用结果负全部责任并按企业相关要求进行处分。
　 3、法人私章保管者是出纳，既是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部责任人审批支付申请或取汇款凭证方可使用，不然负全部责任。

第九条 企业高层领导因异地实施重大项目或完成关键业务，需要携带企业印章出差，须经企业董事长或总经理审批（分企业由MD审批）并立即归还。

第十条 开具个人相关证实需用到公章，需由分管副总经理以上签批后（分企业由MD签批）方能使用，如包含到个人经济担保和证实时，标准上一律不予证实，其不良结果由签批人和保管人共同负责。

第十一条 企业印章只适适用于和企业相关业务，不得从事有损企业利益之行为。

第十二条 全部印章使用，必需严格实施企业印章使用要求，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，企业将追究相关人员责任。若给企业造成经济损失或不良社会影响者，企业将追究其法律责任。

第十三条 本制度自颁布之日起实施。