专项招标代理业务工作作业流程.doc

招标代理工作手册安徽省XX工程咨询二一二年元月目 录1.0招标代理业务协议管理步骤32.0招标代理业务项目准备及公告步骤53.0招标代理业务项目准备及投标邀请步骤74.0资格预审文件/招标文件编审步骤95.0资格预审管理步骤126.0投标答疑工作步骤147.0投标答疑工作步骤168.0招标代理业务类文件发放步骤（预审文件、招标文件、投标答疑、中标通知书）189.0招标代理业务开标、评标管理步骤2010.0招标代理业务结算步骤221.0 招标代理业务协议管理步骤招标代理业务协议管理步骤图说明步骤编号工作内容简明描述关键输出1当业务部门员工联络到意向业主时开启此步骤。2员工在和业主洽谈过程中需了解该项目现实状况，审查其是否含有招标条件：施工、监理招标应含有条件：1、根据国家相关要求需要推行项目审批手续，已经推行审批手续；2、有对应资金起源或资金起源已落实；3、有施工招标需要设计图纸及技术资料并已经审查；4、已经向建设行政主管部门办理了报建手续。勘察、设计招标应含有条件：1、根据国家相关要求需要推行项目审批手续，已经推行审批手续；2、有已经同意项目提议书或可行性研究汇报；3、有城市计划管理部门确定计划控制条件和用地红线图；4、有对应资金或资金起源已落实；5、所必需勘察设计基础资料已经搜集完成。3对符合施工招标条件项目，业务部门依据和业主协商结果，安排专员编写招标代理协议，招标代理协议应采取工程招标代理协议示范文本进行编制,并明确业关键求（如价格、时间、质量等）。招标代理协议应不少于一式五份。并填写招标代理协议评审表、用章记录表随同协议初稿送招标管理部评审。工程招标代理协议初稿用章记录表招标代理协议评审/审批表4招标管理部组织对招标代理协议内容进行评审，招标代理应有合理工作时间，不能确保合理工作时间或工作时间仓促而难以确保工作质量招标代理业务，业务部门不得承接，企业领导不予签署协议。评审经过后在招标代理协议评审表、用章记录表上签署意见并署名确定。招标代理协议评审/审批表用章记录表5将经评审合格招标代理协议报送总经理审批。用章记录表6招标管理部对审批后协议编号。协议编号7经总经理审批后招标代理协议送综合管理部办理签章手续，综合管理部认真查对无误后给予签章（需注意审查各级领导审批手续是否齐全）。盖章应按要求加盖骑缝章。工程招标代理协议8业务部门联络业主，完成业主签章等手续，业主盖章也应加盖骑缝章。9招标代理协议签署工作完成后，协议原件应送业主两份，送招标管理部、财务部和招投标活动行政监督部门各一份，业务部门留复印件一份。业务部门需保留协议发放统计。文件发放统计10招标管理部和财务部按档案管理要求保留协议文本原件。11进入招标代理业务项目准备及公告步骤。2.0 招标代理业务项目准备及公告步骤招标代理业务项目准备及公告步骤图说明步骤编号工作内容简明描述关键输出1招标代理协议签署后，开始此步骤。2业务部门任命项目责任人，组建项目小组，编制招标代理项目工作计划。工作计划需明确文件编制人、答疑人和审核人及项目招标各阶段工作计划实施时间。项目工作计划3招标管理部对项目工作计划进行审查，关键是责任人资格立即间安排合理性和各阶段工作接口是否明确。4业务部门项目责任人填写招标申请表，招标申请表关键内容包含：招标项目标概况、招标工程含有条件、拟采取招标方法和对投标人资质等级等。招标申请表5招标管理部对招标申请表进行审查。审查经过后在招标代理其它业务文件签署表上署名确定。招标代理其它业务文件签署表6业务部门将经过审查招标申请表送综合管理部盖章。7招投标活动行政监督部门办理招标立案手续，应该自受理之日起七日内完成。招标申请表应一式二份。8业务部门依据业关键求及相关法律法规要求编制招标公告和填制招标代理其它业务文件签署表。于招标公告计划公布日1个工作日前提交招标管理部审批。随同招标公告一并提交招标管理部还应有定额工期计算书、此次公告方法立即间安排等附加说明。招标公告、定额工期计算书9招标管理部对招标公告及其附加说明进行审批。审批经过后在招标代理其它业务文件签署表上署名确定。招标代理其它业务文件签署表10经审批招标公告由业务部门送交综合管理部盖章。11业务部门负责招标公告公布实施工作。招标公告在国家指定媒体和工程所在地建设工程交易中心公布。12业务部门负责接收外埠立案项目标报名，建立报名单位名册并应立即将报名单位名册复印送招标管理部；招标管理部负责接收本埠立案项目标报名，建立报名单位名册并应立即将报名单位名册复印送给业务部门、财务部。报名单位名册13招标管理部办理报名单位名册立案手续。14进入资格预审文件编审步骤。3.0 招标代理业务项目准备及投标邀请步骤招标代理业务项目准备及投标邀请步骤图说明步骤编号工作内容简明描述关键输出1招标代理协议签署后，开始此步骤。2业务部门任命项目责任人，组建项目小组，编制招标代理项目工作计划。工作计划需明确文件编制人、答疑人和审核人及项目招标各阶段工作计划实施时间。项目工作计划3招标管理部对项目工作计划进行审查，关键是责任人资格立即间安排合理性和各阶段工作接口是否明确。4业务部门帮助招标人审查拟邀请投标人资格，发出投标邀请书。投标邀请书5业务部门项目责任人填写招标申请表，招标申请表关键内容包含：招标项目标概况、招标工程含有条件、拟采取招标方法和对投标人资质等级等。招标申请表6招标管理部对招标申请表进行审查。审查经过后在招标代理其它业务文件签署表上署名确定。招标代理其它业务文件签署表7经审批招标申请表由业务部门送交综合管理部盖章。8招投标活动行政监督部门办理招标立案手续，应该自受理之日起七日内完成。招标申请表应一式二份。9进入招标文件编审步骤。4.0 资格预审文件/招标文件编审步骤资格预审文件/招标文件编审步骤图说明步骤编号工作内容简明描述关键输出1在招标项目立案后,开始运作此步骤。2由业务部门项目责任人组织相关人员编写资格预审文件/招标文件。资格预审文件内容：1、资格预审须知，包含总则，资格预审申请，评审标准，被拒绝情况，申请书提交，通知和确定；2、资格预审申请书格式；3、资格预审合格通知书格式；4、评审措施。施工招标文件内容：1、投标须知，包含工程概况，招标范围，资格审查条件，工程资金起源或落实情况（包含银行出具资金证实），标段划分，工期要求，质量标准，现场踏勘和答疑安排，投标文件编制、提交、修改、撤回要求，投标报价要求，投标使用期，开标时间和地点，评标方法和标准等；2、招标工程技术要求和设计文件；3、采取工程量清单招标，应该提供工程量清单；4、投标函格式及附录；5、拟签署协议关键条款；6、要求投标人提交其它材料。勘察、设计、监理招标文件内容：1、投标须知；2、投标文件格式及关键协议条款；3、项目说明书，包含资金起源情况；4、勘察或设计、监理范围，对勘察或设计进度、阶段和深度要求；5、勘察或设计基础资料；6、勘察或设计、监理费用支付方法，对参与设计项目投标未中标人是否给赔偿及赔偿标准；7、投标报价要求；8、对投标人资格审查标准；9、评标标准和方法；10、投标使用期。货物招标文件内容：1、投标邀请书；2、投标人须知；3、投标文件格式；4、技术规格、参数及其它要求；5、评标标准和方法；6、协议关键条款资格预审文件/招标文件（初稿）3业务部门文件审核人（包含造价人员）依据招标项目基础资料及相关法规审核文件，提出审核修订意见。经审核资格预审文件/招标文件应立即报招标管理部审查。资格预审文件/招标文件（送审稿）4招标管理部对业务部门编制并经审核资格预审文件/招标文件进行审查，并于收到资格预审文件1个工作日/招标文件2个工作日内提出审查意见、填写审查记录表。审查记录表5业务部门将经招标管理部审查合格资格预审文件/招标文件送业主初审。资格预审文件/招标文件6业务部门将业主初审意见送招标管理部立案，并据此修改资格预审文件/招标文件。资格预审文件/招标文件7招标管理部依据业主初审意见及相关法规再次审查修改后资格预审文件/招标文件，提出审查意见并反馈业务部门。审查经过后在资格预审文件签署表/招标文件签署表上署名确定。资格预审文件/招标文件签署表8总经理对资格预审文件/招标文件进行审批。资格预审文件/招标文件签署表9综合管理部查对资格预审文件签署表/招标文件签署表署名是否完全，符合要求后加盖企业公章。资格预审文件/招标文件10招投标活动行政监督部门依据相关要求办理资格预审文件/招标文件立案手续。资格预审文件/招标文件立案表11业务部门立即向业主传达企业审查修订意见，完成业主审定稿编制工作。12招标管理部审查业主审定稿，审查经过后在资格预审文件签署表/招标文件签署表上署名确定。资格预审文件/招标文件签署表13总经理对资格预审文件/招标文件进行审批。资格预审文件/招标文件签署表14综合管理部查对资格预审文件签署表/招标文件签署表署名是否符合要求，符合要求后加盖企业公章。资格预审文件/招标文件15招投标活动行政监督部门依据相关要求办理资格预审文件/招标文件立案手续。资格预审文件/招标文件立案表16进入招标代理业务文件发放步骤5.0 资格预审管理步骤资格预审管理步骤图说明步骤编号工作内容简明描述关键输出1业务部门项目责任人撰写预审准备工作联络函，明确预审时间、地点、参与人员、预审要求等。预审准备工作联络函2招标管理部对预审准备工作联络函内容进行审查，审查经过后交业务部门送招标人。3业务部门应请招标人对预审准备工作联络函内容确定给书面回复。4业务部门应该在资格预审2个工作日前向企业申请召开预审会议并提交以下资料：1.预审表格；2.预审文件；3.文件发放统计；4.法人授权书5招标管理部对业务部门提交资料进行审查，审查经过后呈总经理审批。招标代理项目预审开标申请表6总经理对业务部门提交资料进行审批。招标代理项目预审开标申请表7业务部门得到准许召开预审会议通知后，复印资格预审文件和预审表格。8业务部门组建资格预审评审委员会，评审教授由招标人随机抽取，招投标活动行政监督部门及监察、纪检等给监督。建设工程组建评标委员会立案申请表资格预审评审委员会名单9业务部门组织召开资格预审会，具体内容有：1.指导评委按预审文件要求进行评审；2.督促评委写明扣分理由；3.评审意见有修改提醒评委在修改处署名确定。招标人参与评审过程，招标管理部、招投标活动行政监督部门及监察、纪检等监督评审过程。10业务部门在评审会结束后负责撰写评审汇报和填写预审合格通知书。评审汇报预审合格通知书11招标管理部对评审汇报和预审合格通知书进行审查，审查合格后在招标代理其它业务文件签署表上署名确定。招标代理其它业务文件签署表12总经理审阅评审汇报和预审合格通知书。13综合管理部查对招标代理其它业务文件签署表署名是否完全符合要求后加盖企业公章。14盖章后评审汇报和预审合格通知书应由业务部门送一份至招标投标活动行政监督部门立案。15招标管理部向各预审合格投标人发出预审合格通知书，业务部门对预审未经过投标申请人也应立即通知。16业务部门在预审会后应整理全套预审资料，包含评委名单、评委签到、现场评审统计、评审汇报和预审合格通知书等，并按项目归档完整。17进入招标文件编审步骤。6.0 投标答疑工作步骤投标答疑工作步骤图说明步骤编号工作内容简明描述关键输出1在招标文件发放后,开始运作此步骤。2业务部门搜集、整理投标人书面投标疑问。3商请招标人、设计单位、预算控制价（标底）编制单位答疑。4由业务部门项目责任人组织相关人员依据招标人、设计单位、预算控制价（标底）编制单位回复编写投标答疑文件。投标答疑文件（送审稿）5造价管理部、招标管理部对业务部门编制投标答疑文件进行审查，审查经过后在招标代理其它业务文件签署表。招标代理其它业务文件签署表6综合管理部查对招标代理其它业务文件签署表署名是否完全，符合要求后加盖企业公章。7招标活动行政监督部门依据相关要求办理投标答疑文件立案手续。8业务部门依据造价管理部、招标管理部提出审查意见立即修改投标答疑文件。9造价管理部、招标管理部对业务部门修改投标答疑文件进行审查，审查经过后在招标代理其它业务文件签署表。招标代理其它业务文件签署表10综合管理部查对招标代理其它业务文件签署表署名是否完全，符合要求后加盖企业公章。投标答疑文件11招投标活动行政监督部门依据相关要求办理投标答疑文件立案手续。12进入招标代理业务文件发放步骤.7.0 投标答疑工作步骤投标答疑工作步骤图说明步骤编号工作内容简明描述关键输出1在招标文件发放后,开始运作此步骤。2业务部门搜集、整理投标人书面投标疑问。3商请招标人、设计单位、预算控制价（标底）编制单位答疑。4由业务部门项目责任人组织相关人员依据招标人、设计单位、预算控制价（标底）编制单位回复编写投标答疑文件。投标答疑文件（送审稿）5造价管理部、招标管理部对业务部门编制投标答疑文件进行审查，审查经过后在招标代理其它业务文件签署表。招标代理其它业务文件签署表6综合管理部查对招标代理其它业务文件签署表署名是否完全，符合要求后加盖企业公章。7招标活动行政监督部门依据相关要求办理投标答疑文件立案手续。8业务部门依据造价管理部、招标管理部提出审查意见立即修改投标答疑文件。9造价管理部、招标管理部对业务部门修改投标答疑文件进行审查，审查经过后在招标代理其它业务文件签署表。招标代理其它业务文件签署表10综合管理部查对招标代理其它业务文件签署表署名是否完全，符合要求后加盖企业公章。投标答疑文件11招投标活动行政监督部门依据相关要求办理投标答疑文件立案手续。12进入招标代理业务文件发放步骤.8.0 招标代理业务类文件发放步骤（预审文件、招标文件、投标答疑、中标通知书）招标代理业务类文件发放步骤图说明步骤编号工作内容简明描述关键输出1预审文件、招标文件、投标答疑、中标通知书等招标业务类文件编制、审查、立案完成后开始此步骤。2业务部门将需要发放文件按发放范围数量进行复印。3业务部门应依据企业招标代理业务文件发放相关要求，立即通知领取单位（报名单位、投标申请人、投标人、中标人，下同）法定代表人或其授权代理人凭法定代表人证件或单位介绍信或法人授权书及身份证领取文件。为便捷和备查应采取电话通知方法，并做好电话通知统计。同时还应填写文件发放通知、文件发放单位表和复印文件资料签收表，一并送招标管理部审查。文件发放通知文件发放单位表文件资料签收表4招标管理部对业务部门提交需发放文件及其它相关资料进行审查。5招标管理部发放文件时应查验领取人资格证件。如领取人为领取单位授权人，应核验其身份证；如文件领取单位另派人领取，应核验领取人单位介绍信或授权书，并留存备查。文件领取人不能出示有效证件证实其为领取单位人员，招标管理部应拒发文件。6需收取资料费，由财务部收取资料费，并出具收费凭据。7需要收取资料费招标管理部查验收费凭据后，进行文件发放，发放文件时，应让文件领取人填写文件资料签收表。8招标管理部在文件发放完成后1个工作日内，将文件发放情况汇总并打印汇总表。9招标管理部将汇总表、文件签收表（原件）按项目立案。同时复印一套返回业务部门存档。10此步骤结束。9.0 招标代理业务开标、评标管理步骤招标代理业务开标、评标管理步骤图说明步骤编号工作内容简明描述关键输出1业务部门项目责任人撰写开标准备工作联络函，需明确开标时间、地点、参与人员、开标及评标要求等。开标准备工作联络函2招标管理部对开标准备工作联络函内容进行审查，审查经过后由业务部门送交招标人确定。3业务部门应请招标人对开标准备工作联络函内容确定并给书面回复。4业务部门向企业申请开标并提交以下资料：1.开标、评标表格；2.招标文件；3.文件发放统计；4.法人授权书。5招标管理部对业务部门提交资料进行审查。审查经过后呈总经理审批。招标代理项目预审开标申请表6总经理对业务部门提交资料进行审批。7业务部门得到准许召开开标会议通知后，复印1.招标文件；2.开标、评标表格；3.图纸。8由业务部门组建评标委员会，评审教授由招标人随机抽取，招投标活动行政监督部门及监察、纪检等给监督。评标委员会名单9由业务部门组织开标会，开标会程序：1.致主持词；2.宣告会场纪律；3.介绍参与开标会各方人员；4.组织检验投标人资格证件及投标确保金交纳情况；5.投标人交叉检验投标文件密封情况；6.唱标；7.宣读标底或工程预审控制价；8.投标人、招标人、监督部门代表签字确定开标结果。招标人参与开标过程，招标管理部、招投标活动行政监督部门及监察、纪检等监督开标过程。开标签到表开标现场统计10开标结束后，由业务部门组织评标会，业务部门在评标会中工作有：1.指导评委按招标文件要求进行评审；2.督促评委写明扣分理由；3.评审意见有修改提醒评委在修改处署名确定。招标人参与评标，招投标活动行政监督部门及监察、纪检等监督评标过程。评委签到表评标统计11业务部门在评标会结束后代撰写评标汇报并经评委签认。评标汇报12招标管理部对评标汇报进行审查。审查完成后由业务部门送招标人定标。13总经理对评标汇报进行审阅。14招标人依据评标汇报确定中标人，并在中标通知书上加盖公章。中标通知书15盖章后评标汇报及中标通知书应由业务部门送一份至招投标活动行政监督部门立案。此步骤结束。10.0 招标代理业务结算步骤招标代理业务结算步骤图说明步骤编号工作内容简明描述关键输出1项目完成后，开始开启此步骤。2项目责任人在项目完成后两个工作日内完成对本项目资料整理分类工作,分类应符合本企业档案管理要求。 整理完成资料3资料整理完成后,应编制招标代理项目资料移交记录表列明资料名称、属性、份数、时间、责任人、包含子文件等。招标代理项目资料移交记录表4整理和编目完成资料及招标代理项目资料移交记录表应立即送交招标管理部资料管理员。招标代理项目资料移交记录表5资料管理员对资料进行数量、残缺、破损、编码等进行检验，不完整不接收。6查对无误后，资料管理员在招标代理项目资料移交记录表上署名确定。7项目资料移交完成，项目责任人填制招标代理业务结算审批单，提出领取业务费申请。送交申请时应附有资料管理员署名招标代理项目资料移交记录表。招标代理业务结算审批单8招标管理部经理对招标代理业务结算审批单及招标代理项目资料移交记录表进行审核。需检验其项目资料是否移交齐全。9总经理对招标代理业务结算审批单进行审批。10财务部接到经总经理同意招标代理业务结算审批单后，按招标代理业务酬劳管理措施支付业务费用。11此步骤结束。