行政人事部门组织架构及岗位职能职责.doc

图1-1 中小型公司行政人事部组织构造图

前台文员
档案管理员
人事专人
行政专人

文员/助理
行政人事主管/办公室主任
行政人事经理

图1-2 大中型公司行政人事部组织构造图

内勤
前台
车辆管理
档安管量
综合治理
文秘
行政管理
法务员工
绩效考核
薪酬管理
培训与开发
招聘、退工
劳动关系管理
人力资源管理
法务主管
行政副经理
人事副经理
行政人事部经理

按（图1-1）架构，中小型公司所需岗位及岗位职责：

　<行政人事经理职责>
一、行政方面职责
　　1.协助总经理做好综合、协调各部门工作和解决寻常事务；
　　2.协助参加并起草公司发展规划拟定年度经营筹划编制和各阶段工作目的分解；
　　3.负责汇总公司年度综合性资料，组织起草公司综合性工作筹划、总结、报告、批示等文献；
　　4.负责组织公司通用规章制度拟定、修改和编写工作，协助参加专用原则及管理制度拟定、讨论、修改工作;对文献中涉及重要事项进行跟踪检查和督导，推动公司管理;
　　5.收集和理解各部门工作状态，掌握全公司重要活动状况，编写公司年度大事记；
　　6. 负责宿舍、食堂、保卫工作管理制度拟定、检查、监督、控制和执行;负责对后勤、保洁工及保安管理；
　　7. 监督执行规章制度和劳动纪律，解决员工奖罚事宜。对各岗位及其场合劳动、卫生、安全状况进行定期及不定期检查；
　　8.负责做好公司宾客接待安排，组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动，开展年度总结评比和表扬活动；
9.加强部门之间协调，为增进互相团结做好工作；
　　10.负责与有关上级政府部门联系，获取有关法律、政策信息，争取政策支持等工作。

二、人事方面职责
　　1. 负责公司人力资源工作策划，建立、执行招聘、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度；
　　2. 负责制定和完善公司岗位编制，协助公司各部门有效开发和运用人力，满足公司经营管理需要；
　　3. 依照既有编制及业务发展需求，协调、记录各部门招聘需求，编制年度/月度人员招聘筹划，经批准后实行；
　　4. 做好各岗位职位阐明书，并依照公司职位调节需要进行相应变更，保证职位阐明书与实际相符；
　　5. 负责办理入职手续，负责人事档案管理、保管、用工合同订立；
　　6. 建立并及时更新员工档案，做好年度及月度人员异动记录(涉及离职、入职、晋升、调动、降职等)；
　　7. 制定公司及各个部门培训筹划和培训大纲，经批准后实行；
8. 对试用期员工进行培训及考核，并依照培训考核成果建议部门录取；
9. 负责拟制公司薪酬制度和方案，简历行之有效勉励和约束机制；
10.制定绩效评价政策，组织实行绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督控制，及时解决其中浮现问题，使绩效评价体系更够落到实处，并不断完善绩效管理体系；
　　11.负责审核并按职责报批员工定级、升值、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调出、辞职、辞退等手续；
　 14.配合其她部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜；
15.定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工业务学习，提高管理水平和业务技能，保证各项工作任务能及时完毕；
16.其她突发事件解决和领导交办工作。

<行政人事主管/办公室主任岗位职责>
1.统筹管理公司行政后勤服务工作：监督后勤工作执行，并提出改进意见；负责公司行政事务上传下达；负责公司印章管理；负责通讯、交通、招待、办公费用审核和原则管理；负责各部门之间和领导之间协调；负责公司总部车辆调度；
2.统筹负责档案文书管理：负责制定、完善档案文书管理各项规章制度，并监督执行，做好保密工作；
3.负责有关会议组织，以及会议决策督办事项：负责会议场合安排与布置；负责会议有关活动安排；负责会议决策督办事项；
4.负责公司接待工作及政府关系、公共关系建立、维护及保持、负责公司有关公共关系建立、维护、保持；
5.负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，监督各部门有筹划安排用车，满足公司业务用车合理规定；
6.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做记录及餐费收纳、保管；
7.完毕上级交办其他各项工作。

<办公室文员岗位职责>
1. 接听、转接电话；接待来访人员；
2. 负责办公室文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整顿工作；
3. 负责总经理办公室清洁卫生；
4. 做好会议纪要；
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志分送；
6. 负责传真件收发工作；
7. 负责办公室仓库保管工作，做好物品出入库登记；
8. 做好公司宣传专栏组稿；
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责；
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做记录及餐费收纳、保管；
11. 每月环保报表邮寄及社保打表；
12. 管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案管理，严格借档手续。

<人事专人岗位职责>
1.负责全体员工人事档案管理工作；
2.负责新进员工试用期跟踪考核，晋升提薪及转正合同订立并形成相应档案资料；
3.负责员工调查问卷发放和收集，分析汇总调查成果，形成结论上报；
4.负责记录汇总，上报员工考勤月报表，解决考勤异常状况；
5.负责员工绩效考核资料定期记录汇总，上报，并对绩效考核方式办法提出意见和建议；
6.负责员工薪酬发放异常解决和薪酬政策跟踪调查，提供相应报表和资料；
7.负责员工技能培训方案，技能测评督导与跟进；
8.负责完毕公司人事工作任务，并提出改进意见；
9.负责公司人事文献呈转及发放；
　10.负责草拟，解释公司福利保险制度，组织办理入保手续，联系退保，理赔事务；
11.协助人事行政经理解决人事方面其她工作；
12.协助招聘主管进行员工招聘面试，负责报到及辞退手续办理，接待引领新进员工；
13.工作对人力资源部经理负责。

<行政专人岗位职责>
1.负责固定资产、办公用品、办公设备及日用品申购、入库和发放，并定期做好数据录入工作，及时更新数据；
2.负责定期对公司各类寻常办公资产进行盘点、管理及维护；
3.负责公司部门间各类会议安排及告知工作，并进行重要会议记录及归档；
4.负责配合上级组织、协调公司各类活动；员工福利记录申报及发放；
5.负责起草、修改公司各类报告，告知告示拟发，各类证件办理；
6.负责公司环境卫生、后勤工作检查跟踪；
7.负责各类行政费用请款及核销申报；
8.负责酒店、机票预订申报及办理；
9.负责门禁卡管理及通讯录更新备份；
10.公司车辆管理（保险、油卡、ETC、保养等）；
11.其他突发事件解决和领导交办工作。

<前台文员岗位职责>

1. 负责外来人员接待和衔接工作；
2. 负责公司快递、信件、包裹收发工作；
3. 负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作；
4. 负责公司文献、资料下发、张贴及登记归档；
5. 维护和监督公司办公设施正常运作和维护；
6.行政费用申报及结算（快递费、饮用水等）；
7.负责公司和公共区域卫生监督；
8.负责公司花草养护和保养；
9.负责监管员工每日考勤状况，月考勤记录；
10.负责各类假单填写核对登记；
11.其他突发事件解决和领导交办工作。

<档案管理员岗位职责>

1.档案工作人员必要具备一定档案专业知识，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，做好档案管理、收集、整顿及提供运用等工作，并对本学校档案工作进行监督、指引和检查，不得玩忽职守；
2.负责文书解决工作，做好文献材料登记、传递、收集、整顿、组卷工作，做到及时、精确、安全。
3.负责管理本单位所有档案，积极积极提供运用，编制科学、实用检索工具和档案参照资料，提高检全率、检准率，为机关各项工作服务，并努力做好运用效果反馈工作；
4.档案管理做到科学化、规范化、贯彻防潮、防蛀、防火、防盗、防光等办法，保证档案完整与安全；
5.定期做好档案检查、核对、清理、记录、汇编工作，做到“帐物相符”；
6.承办领导交办其他关于档案工作任务。