核心技术档案管理核心制度.doc

文件编号:XXXXXXXXX-V1.0技 术 档 案 管 理 制 度 编 制： 审 核： 批 准： XXXXXXXXXXXXXXX企业8月编制（修改）审批统计文件名称技术档案管理制度签 署编制年 月 日审核年 月 日同意年 月 日修改统计序号版本描述修改审核日期1V1.01总则11 为建立、健全企业技术档案工作，完整地保留和科学地管理企业技术档案，充足发挥技术档案在企业建设和发展中作用，愈加好地为企业各技术部门服务，特制订本管理制度。12 本企业技术档案是指各技术部门（包含车间）在生产技术、科研结果、质量、设备、基建等技术活动中形成应该归档保留图纸、图表、文字材料、照片等技术资料和外来、外购图纸、资料、图书等。13 企业技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位技术业务管理工作中，确保其技术文件材料积累，达成搜集齐全、整理系统，并按制度立即归档。以确保全企业技术档案工作顺利开展。14 根据集中统一管理技术档案基础标准，企业设置综合档案室，并配置专职人员管理。综合档案室在产品事业部直接领导下，集中统一管理全企业生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达成全企业技术档案完整、正确、系统、安全和有效利用。2 技术文件资料归档21 每一个技术项目完成或告一段落后，全部要有完整、正确、系统技术文件资料，并按企业形成技术文件资料归档范围和要求，将所形成技术文件资料加以系统整理，组装成套，由产品事业部经理审查后立即向企业综合档案室移交归档。22 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按要求办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全，管理人员有权拒绝接收。23 凡需归档技术文件资料，应尽可能符合国家标准、行标和企业标准要求。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清楚。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。24 凡各部门形成图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任人签字后，向档案室移交归档。25 凡外来、外购回企业图纸资料，随仪器、设备入厂图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，相关单位必需通知资料管理人员参与清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。3 综合档案室任务和管理人员职责31 综合档案室任务：311 集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案完整、系统、正确和安全，并立即、正确地提供利用。因工作严重渎职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负关键责任，严重者调离岗位。312 帮助各部门和相关技术人员做好技术文件资料形成积累和正确地整理、立卷归档工作。313 负担技术文件资料接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全企业相关部门和技术人员服务。32 技术档案管理人员职责：321 认真落实企业技术档案工作方针政策。钻研业务，提升管理水平，确保技术档案工作任务完成。主动主动地为生产、开发提供技术资料。322 科学地管理全企业技术档案，承接技术资料和技术档案接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、判定、统计和绘制检索工具等工作。323 遵守企业保密制度，做好安全保卫工作。324 严格实施技术档案保管、借阅、发放制度。325 保持档案室内整齐、卫生，对破损或变质档案，要立即修补和提出复制。4 技术档案判定和销毁41 认真做好技术档案内容、保管期限判定工作。因破损或变质档案，复制后，原档案保管期限为六个月。因修改内容而更换档案，原档案报废，保管期限为十二个月。42 凡要销毁技术档案，必需造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，预防失密。相关判定汇报和销毁清册必需立即归档。5 技术档案保管和借阅51 对接收来技术档案进行分类、编目、登记、统计和必需加工管理，编制档案查阅目录，做到定位存放，妥善保管，方便利用。52 认真实施技术档案保管检验制度，每十二个月年底全方面检验、清理一次，做到帐档一致。并于12月25日以前整理出检验汇报，交产品事业部经理审查。依据检验汇报结果，对出现问题勒令档案管理员进行整改，并对检验汇报真实性进行复查。53 做好技术档案安全、保密工作，并推行同意和借阅手续。常常保持室内清洁，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。预防档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质档案，管理人员要立即修补和提出复制。54 技术档案保密制度：541 全企业职员必需严守机密，维护技术档案安全。凡借阅关键档案（包含外来、外购资料，随仪器、设备回企业文件资料，原始底图等），要由产品事业部经理同意后方可借阅。借阅者必需妥善保管，不得遗失。542 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取方法作妥善处理。543 非工作人员未经许可，不得随意翻阅技术档案。55 技术档案借阅：551 凡本企业技术人员、工作人员，因生产需要全部可借阅技术档案。由管理人员填写文件借阅记录表，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检验后，方可办理注销手续。552 技术档案和多种设备说明书等，均在企业内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经产品事业部经理同意方能借出。553 经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用，应办理续借手续。如遇假期，必需将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员依据所借资料实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报产品事业部经理审查，总经理同意后，送企业财务部，对档案借阅人进行处罚。554 借阅者应保持档案完整、安全、整齐，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检验完整情况，做到认真负责。如发觉问题或有损坏者，立即向主管领导汇报。并依据其完整或损坏程度及档案关键性进行处罚，由档案管理员报产品事业部审查，总经理同意后，送企业财务部，对档案借阅人进行处罚。6 技术档案复制和技术资料发放61 凡归档技术文件资料，通常应存档一份。关键和使用频繁应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应立即复制补充完整。62 需加工制作工装类图纸文件，应晒制三套。一套用于技术员作工艺后发放采购部备料，和转交质量部进行原材料检验；一套发放生产 或采购部，用于加工订货；一套用于档案室存档，供日常借阅使用。63 用于指导生产及作为验收依据原理图、加工步骤图等应晒制四份，发放生产车间、质量部、分管技术员及档案室存档。经会签后成型样图还应最少发放一份至用户处。 64 用于指导生产及作为验收依据结构原理图，应晒制四份，发放帮助部、生产车间、质量部、及档案室存档。65 用作指导生产工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应晒制三份，发放生产车间、分管技术员及档案室存档。66 作为验收依据检验卡片，应晒制三份，发放质量部、分管技术员及档案室存档。67 因工作原因，需要发放各使用场所技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未要求发放场所文件应编制文件发放清单，发放清单由文件编制部门填写，部门主管同意后交档案室。档案室按清单要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件单位或个人，应提出申请，填写文件领用申请单，经主管领导审查、文件编制部门主管同意后，可署名领取。68 发放各使用场所文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应负担反复发放文件资料费用，其金额按复制资料实际价格核实，由档案管理员报产品事业部经理审查，总经理同意后，送交企业财务部。7 技术档案和受控技术文件更改71 当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供文件资料进行更改时，还应有用户同意更改书面证实，并存档备查。更改人员依据通知单内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标识，坚持技术责任人签字，标明日期。同时修改清单中更改等级，并将修改通知保留备查。72 技术档案更改后，资料管理人员应立即将更改通知单发放各对应文件受控场所， 以确保文件使用得到有效控制。73 为预防各使用场所受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，其使用期限为十二个月，过期自动作废。需反复使用时，经文件归口管理部门审查后，盖上“确定”印章，审查人员签字认可后方可再次使用。