档案管理新规制度新规制度发布.doc

浙江贝尼菲特药业有限公司文献
贝尼药办【】03号

档案管理制度
一、总则
公司各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少要素。为规范公司档案管理工作并保证档案完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、 凡公司各部门在工作活动中形成，具备查考运用价值文献材料，必要按规定定期递交原件（或备份）至档案室进行管理，而总经办作为公司档案管理最高部门负责审核档案资料完整性、延续性、真实性。
2、 综合管理部作为档案重要管理部门，负责公司档案管理、文书立卷工作，并对各部门档案管理工作进行监督、指引。各部门负责人应注重本单位文献资料管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范畴
1、凡是反映公司经营活动、具备查考运用价值文献材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范畴。
2、公司设立、变更申请、审批、登记以及终结、解散后清算等方面文献材料。
3、公司股东会、董事会、监事会形成文献材料；
4、资金借贷、业务往来方面文献材料（含合同、重要报表、函件等）
5、政府、项目批文、合同；
6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包括总经理批示后各项工作流程、公司决定等）；
7、 施工建筑设计施工图；技术部门专利研发资料、图纸、方案；质管部门中药配方资料、质检记录，生产部门工艺流程、生产过程记录等。
8、各部门及公司各部门年度工作筹划及资金筹划；
9、公司签定各类合同（含买卖合同）；
10、公司有效证照、证件、印章；
11、具备法律效力及保存价值文献；
12、公司重要会议材料，涉及会议告知、报告、决策、总结、领导人发言、典型发言、会议简报、会议记录等；
13、员工电脑中与公司关于电子版资料、文献等；
14、公司、各部门获得社会荣誉资料；
15、其她有必要归档管理资料。涉及声像形式记录下来对公司经营活动产生作用各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送题词、书画、文献资料、有纪念意义各种工艺制品等。
三、立卷归档规定
1、公司综合管理部应即时做好档案归档分类保管；原则上各部门应在每季度最后一天此前将上季度文档办理完毕、需归档文献材料整顿、立卷，各部门档案须进行电子档备份，密级档案电子档备份提交总经办。特殊文献可提前申请归档。公司各部门应及时向管理部移送发生档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必要严格遵守归档制度，不得无端延期或不交应归档备份文献材料。
2、 归档案卷总规定是：遵循文献材料形成规律和特点，保持文献之间有机联系，区别不同价值，便于保管和运用。详细应做到下述几点：
（1）归档文献材料种类、份数以及每份文献页数均应齐全完整。
（2）在归档文献材料中，应将每份文献正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文献与原件、各种文字形成同一文献立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
（3） 卷内文献材料应区别不同状况进行排列，密不可分文献材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（4） 卷内文献材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订案卷，应统一在有文字每页材料正面右上角、背面左上角填写页号；不装订案卷，应在卷内每份文献材料右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料背面编号。
（5） 按各类档案资料保密级别、保存期限，案卷必要以规定格式逐件填写卷内文献目录，对文献材料题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有虽有题名无实质内容也应重新拟写：没有责任者、年、月、日文献材料要考证清晰，填入关于项内；卷内文献目录放在卷目。
（6）声像材料应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四、档案保管期限
1、文书档案保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年如下，三年以上。
2、拟定公司档案保管期限原则
（1） 凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌，对我司有长远运用价值档案，列为永久保管。
（2） 凡是反映公司普通活动，在较长期时间内对公司工作有查考运用价值文献材料，列为长期保管。
（3）凡是在较短时间内对公司有参照价值文献材料，列为短期保管。
五、档案保密级别
1、档案分普通档案和有密级档案两类。有密档案密级分为绝密、机密、秘密三级。档案密级由档案提交人建议，由总经办核定密级。
2、档案级别及密级分类

部门
部门文档归类
级别类目
编号
密级
总经办
战略规划 、高层决策书等保密文献
一级类目
ZJB/A1--xxx
秘密
总经办人事任命文献
二级类目
ZJB/A2--xxx
无
其她文献档
三级类目
ZJB/A3--xxx
无
综合管理部
员工人事档案、劳动合同
一级类目
ZH/A1--xxx
无
员工体检单、会议纪要
二级类目
ZH/A2--xxx
无
其他文献
三级类目
ZH/A2--xxx
无
财务部
财务报表、银行账务往来凭证
一级类目
CW/A1--xxx
秘密
员工工资表、物料采购报销凭证
二级类目
CW/A2--xxx
无
其他财务凭证类
三级类目
CW/A3--xxx
无
研发部
中药配方颗粒工艺规程、质量原则、
一级类目
YF/A1--xxx
绝密
研发项目记录
二级类目
YF/A2--xxx
机密
其他文档
三级类目
YF/A3--xxx
无
质量部
工艺配方检查报告
一级类目
ZL/A1--xxx
机密
车间质量报告
来料检测报告
二级类目
ZL/A2--xxx
无
其他文档
三级类目
ZL/A3--xxx
无
生产部
生产工艺流程
一级类目
SC/A1--xxx
秘密
生产筹划、物料配备单、
二级类目
SC/A2--xxx
无
其他文档
三级类目
SC/A3--xxx
无
采购部
采购筹划、采购合同、
一级类目
CG/A1--xxx
无
采购申请单、物料清单
二级类目
CG/A2--xxx
无
其他文档
三级类目
CG/A3--xxx
无
六、档案借阅
1、公司建立档案室，根据部门在档案室设立档案柜，密级档案另设专柜；档案室门钥匙由综合管理部保管，档案柜钥匙由本部门保管，密级档案柜钥匙由副总或公司授权专人保管。
2、密级档案原则上只许在档案室翻阅，限归档人使用，借阅时除借阅人外，须有一人同步在场；借阅时需经副总以上领导批准，凭“档案借阅申请单”递交至综合管理部安排阅读；绝密级档案需外借或复制时，需经总经理以上领导批准方可。
3、对已到保密期限档案要请有关部门领导和总经办鉴定解密，对解密档案作普通档案管理，及时提供运用。
4、各部门因工作需要，借阅本部门普通档案只需经本部门领导批准即可借阅。
5、公司各部门借阅非本部门普通档案须经档案所属部门批准。
6、借阅档案必要履行登记手续，归还档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
7、借阅档案人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊状况需要转借或携带档案外出时，须经副总以上领导批准。
8、借阅档案用完后，应及时归还，借用时间普通不得超过10天。
9、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
七、档案鉴定与销毁
1、公司总经办定期对所保存档案进行鉴定，对于保存期限已满档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由公司总经理经理主持，关于部门参加，构成档案鉴定小组，对被鉴定档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，并经公司总经理批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
八、惩罚办法
1、公司各部门凡违背本制度，无端延期或不交应归档文献材料，一经发现，限期上交，经催交仍迟延不交,在公司内通报批评，并惩罚部门负责人100元～500元。
2、若擅自泄露普通档案，公司视情节严重，予以当事人通报批评、警告、或记过。
3、若擅自泄露密级档案，公司予以当事人惩罚如下：
（1） 泄露秘密档案，予以通报批评、警告或记过，并罚款100-1000元/
次。
（2）泄露机密档案，予以警告、记过或开除；并罚款-10000元/次；
（3）泄露绝密档案，开除当事人，报送司法机关，并追究10-100万元间经济损失。
2、 借阅人不按借阅期限及时归还，因告知档案管理部门，办理延期借阅手续，否则公司将责令当事人作出书面检查。
4、借阅人遗失档案，应及时报告，如因遗失档案，导致密级档案泄露，参照“惩罚办法第3条”解决。
5、若因部门负责人疏忽导致档案泄密或遗失，公司视情节予以相应纪律处分。
5、档案管理员人为因素丢失档案或不按流程办理借阅手续，未导致严重后果，公司视情节予以通报批评、警告处分；导致严重后果，视情节予以罚款或辞退或开除等解决
九、附则
1、本制度自 年 月 日生效。
2、本制度由综合管理部负责解释及修订。
3、各部门应依照本制度，制定详细实行细则。

主题词：档案 管理
发：各部门经理
呈：总/副总经理 董事长 签发人：
浙江贝尼菲特药业有限公司办公室 月 日印发
附件一： 档案管理流程图
各部门准时向管理部所属档案室
提交归档资料，密级档案电子版报
备总经办。
文献档案归档资料。

档案调阅、复制使用后，应规定期限内归档

各部门档案管理员做好本部门档
案柜资料整顿及维护。

普通档案借阅部门经理批准即可；
密级档案借阅须副总以上人员批。准。

秘密、机密级档案外借或复制使用，须副总级人员批准；绝密级须
总经理批准。

档案借阅、复制使用后，应在批准时
限内及时归还。

附件二： 档案借阅申请单
借阅部门

借 阅 人

借阅时间

归还时间

档案编号

借阅内容

借阅用途

部门意见

管理部意见

副总经理意见

总经理意见

备注：

附件三： 档案目录
部 门： 管理员：
序号
档案名
档案号
编制日期
保管期限
密 级
备 注