物业公司办公管理制度样本.doc

深圳市华侨城物业管理文件

侨物业字〔〕23号

相关修订《华侨城物业企业办公管理制度》通知

各部门、管理服务中心：
为规范办公行为，提升工作效率，降低办公成本。行政综合部对《华侨城物业企业办公管理制度》作了修订，现予印发，请遵照实施。
特此通知。

附件：《华侨城物业企业办公管理制度》

(此页无正文)

二○○八年七月三十一日

专题词：办公管理 制度 通知
　抄送：

深圳市华侨城物业管理
7月31日印发

华侨城物业企业办公管理制度

第一章 办公管理制度
为加强企业办公管理，规范办公行为，提升办公效率，降低办公成本，特制订以下要求：
第一条 办公纪律
（一）自觉遵守企业办公时间（本部8：30——12：00； 14：00——17：30；各小区可依据实际情况报相关领导同意后灵活安排）。不迟到早退，有特殊事情须提前请假，不得无故缺勤；
（二）外出办事，须经部门经理、主任或责任人同意；
（三）工作时间不得无故离岗、串岗，严禁网络聊天、玩游戏、听音乐等，严禁浏览黄、赌、毒网页，不做和工作无关事；
（四）同事之间要以礼相待，碰面时要主动打招呼，不给同事取绰号。三人以上交谈要使用一般话，接待访客时，可灵活配合使用其它语言；
（五）进入领导办公室前应轻声敲门，经许可后方可进入，不得自行开门进入；未经许可，严禁擅入机房、档案室或其它机要场所；
（六）待人接物讲究文明礼貌，对待客人应保持谦和礼貌、诚信友善态度，对委办事宜要努力争取高效优质，不得推诿、草率敷衍或搁置不理；
（七）拒绝全部上门推销人员；
（八）参与会议时，和会人员须提前到会，做到精神饱满，准备充足。会议时间内不得无故早退，应将手机关闭或调至震动状态，以免影响会议秩序。
第二条 仪容仪表
（一）工作时间统一着工装，并保持衣服洁净、整齐，左胸合适位置佩戴企业工牌；临时无工装者，必需着和工作环境或企业工装要求相符装束。
（二）在办公室要保持衬衣领口和袖口洁净，不挽袖子并扣好袖口；在作业现场可挽袖子工作。
（三）仪表仪容整齐，保持精神饱满。不做奇异发型发色，男性不蓄长发，两边不超出耳朵，后面不超出衣领；女性头发洁净整齐，过肩必需束起，不着艳丽头饰。
（四）工作时间在办公区严禁佩戴有色眼镜及夸张、奇异首饰。
（五）手指甲整齐，不留长指甲，不涂指甲油；女性口红颜色不宜过深过艳。
（六）办公时间男士着皮鞋，并应将衬衣下摆系在西裤内；女士皮鞋穿着要求为“前不露趾，后不露跟”，衬衣下摆应放在西裤或西裙外。办公时间均不得穿拖鞋、凉鞋、运动鞋等。
（七）领带下端在皮带之下1-1.5公分。领带夹只起固定作用不起装饰作用，佩带位置在衬衣从下往上数第4个钮扣处。
（八）着工装在外行走时不要钩肩搭背、不并排走或边走边吸烟、吃食物。
第三条 环境和卫生规范
（一）办公区域等公共场所严禁吸烟、严禁随地吐痰，乱扔纸屑、杂物及多种不文明行为。
（二）办公区域不得大声谈笑、喧哗。
（三）办公区域除了定置摆放文件柜、桌椅等外，不能随意摆放其它文件柜或物品，不乱贴乱挂。
（四）文件柜内物品须排放整齐有序，文件（夹）要标识清楚，柜顶、旁不堆放其它杂物；不能占用公用区域随意堆放。
（五）办公桌面要保持整齐洁净，除了摆放显示器、电话机、文件盘、笔筒等常见办公用具外，其它非办公物品及文件一律放在抽屉里。
（六）下班时，须要收好文件，锁好抽屉柜子，将桌面收拾洁净、桌椅摆放整齐。
（七）电话铃响三声须立即接听，桌面电话铃声音量须调至中低级，避免电话铃声干扰她人工作。
第四条 安全和节流
（一）加强安全防范意识
1、外来人员到访，须经行政综合部先和各部门或企业领导联络，经同意后到指定地点接待；
2、对来访客人要礼貌大方，热情周到，但要注意内外有别，不随意向外人透露企业内部事务；
3、严禁随意使用其它部门电脑，外来访客不经领导许可严禁使用企业电脑；
4、保管好企业文件，个人现金、证件等随身携带，珍贵物品一律不要存放办公区；
5、职员统一由正门出入；
6、和企业业务无关人员不得在办公区域逗留；
7、节假、公休日需到企业处理业务职员，要负责办公区文件、财物安全；
8、严禁泄漏企业商业机密，关键文件或资料要专员保管，包含到机密文稿要立即销毁；
9、离创办公区或下班时务必检验并关好自己及部门负责范围门、窗。
（二）节流控制
1、日常见水：
（1）公共办公区域内设饮水机，内部职员需饮水时应自带水杯取水，外单位及其它办公区域来人可使用一次性水杯；
（2）除企业关键对外接待可用小支瓶装饮用水外，通常接待及内部会议一律使用饮水机桶装水；
（3）职员须注意节省用水，使用自来水洗漱时应合理控制水量。
2、办公用电：
（1）办公区域和会议室在使用灯光照明时要遵照“人走灯灭”标准；
（2）班后或节假日加班，须依据实际使用需要分区域开启照明灯光，严禁大面积开启照明灯；
（3）职员个人在离创办公室超出1小时情况下，必需关闭个人办公电脑电源；
（4）离创办公区或下班时务必关闭电脑、空调及其它设备电源。
3、其它方面：
（1）珍惜公物，节省使用办公用具；
（2）传真机、打印机集中管理，推行无纸化办公，通常情况不出文件，如需出文须双面打印；
（3）各单位间联络沟通，尽可能使用企业办公自动化系统或手机短号，降低直线电话联络，控制电话费用；
（4）文明使用洗手间，不得乱写乱画，保持清洁，并养成随手关闭电灯和水龙头好习惯。

第二章 办公用具类管理要求
第五条 工卡管理
（一）行政综合部对全企业工卡进行统一制作、管理。工卡实际分配由行政综合部负责。
（二）工卡编号实施分类编号，共分为管理系列、维修系列、护管系列和实习系列四大类。
（三）新职员入职后，由所在部门到行政综合部领取实习工卡，转正后还在原部门就职，在行政综合部换领该部门正式工卡。
（四）职员岗位调动（包含本部门各系列内部岗位变动）须在行政综合部用旧工卡换取新工卡。
（五）职员工卡遗失、污损等原因，需要重新补办，由所在部门报行政综合部办理补做，但必需收取使用人工卡制作工本费（具体金额视市场行情而定），并开具收据，费用交和企业财务。
（六）工卡是职员在企业工作证实，不做她用，每位职员须按要求佩带工卡，并有责任对工卡进行妥善保管。
（七）任何职员不得将工卡借和其它人使用。
（八）职员离职，须把工卡交还所在部门。
第六条 钥匙管理
（一）各中心钥匙要指定专员保管。
（二）企业本部除个人抽屉钥匙及各部门资料柜钥匙外，均由行政综合部留存备用钥匙。
（三）办公钥匙须按工作职责需要发放，各部门须建立和保管好《钥匙领用记录表》，领用和归还必需如实登记，如有遗失，立即告之行政综合部。
第七条 办公用具、设施设备管理
（一）办公用具采购按《物资申购步骤》办理，电脑、复印机、打印机、摄象机等类纳入固定资产。
（二）空调使用管理
1、使用空调时，须根据正确操作方法进行操作，使用完成，应按要求立即关机、断电；
2、必需节省用电，安全用电。任何人不得随意启开空调外壳，私自拆装空调及空调开关，也不得在空调线路上乱接线；
3、为做到节能降耗，要求夏季室温在25摄氏度以上，方可开机使用空调制冷，其它时间（晚间、阴雨天等）不得开启空调或只可开启通风。天天下班后要立即关闭空调和电源，果断杜绝开窗使用空调现象；
4、假期、双休日在办公室办公、学习时，不得随意开启空调；
5、各办公区域责任人要负责掌握空调使用时间，管理所属空调正确使用，避免人为损坏，以确保空调能发挥其应有作用；
6、行政综合部要组织相关人员常常对空调线路、开关、接线盒等设施进行检验，发觉故障立即汇报修理。
（三）复印机、速印机使用管理：
1、复印数量在40张以下使用复印机；数量大于40张为节省资源，务必使用速印机；
2、使用机器时，须根据正确操作方法进行操作，使用完成，应按要求立即关机、断电；
3、遇有故障时，切勿盲目操作，立即通知行政综合部排除故障，遇有重大故障，行政综合部应立即联络维修商前来修理。
4、其它单位复印机应设专员管理，并签署维保商。
（四）电脑及周围设施设备使用管理
1、电脑维修标准上由网络信息组负责；
2、其它周围设施设备也应文明使用，在保修期内，部门可由自行联络维修；若已过保修期，须上报给网络信息组给出处理意见，方可维修；
（五）任何仪器、设施、设备，非专业人员，任何个人不得私自拆装、维修，一经发觉后果自负并严厉处理。

第三章 附则
第八条 本措施自发文之日起实施。修订、解释权归属企业行政综合部。