银行会计档案管理标准化操作流程模版.docx

会计档案管理标准化操作流程第一节 基本规定一、银行会计档案是银行各项业务活动的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成部分。银行会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计结算报表、财务会计报告及其他会计资料（以下简称“会计档案”）。二、各分、支行（部）应建立会计档案的归档、保管、查阅和销毁制度，做到会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，防止会计档案毁损、散失、泄密。三、会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件。四、会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。五、会计档案的保管期限分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但不能缩短。六、当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由营业网点保管一年，期满后移交到支行的档案管理部门统一保管，支行应指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。七、会计结算报表的保管分为两类：一种是纸质文档保管、一种是电子数据保管，由总行会计结算部和信息技术部确定，将各分、支行（部）和全行的报表数据通过光盘或硬盘的方式进行保管。八、已刻录的带有传票影像数据的光盘属于我行重要物品，由各分、支行（部）档案管理人员妥善保管。九、银行机构分立，原机构存续的，会计档案由原机构保管，原机构解散的，会计档案应由分立各方协商后由其中一方代管，或移交总行运营管理部凭证中心（以下简称“凭证中心）代管。银行机构合并，会计档案应由合并后的银行机构保管。银行分支机构关闭，会计档案由其上级行代管。十、各分、支行（部）应严格会计档案调阅管理，不得外借、不得随意拆封会计档案，防止会计档案丢失和泄密。查阅会计档案时，档案保管人员不得离岗。十一、保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。十二、支行（部）会计档案交接应编制移交清册，办理交接手续，由双方主管行长监交并签章确认。 第二节 操作流程一、会计档案资料的装订（一）地区辖内支行（部）传票凭证由总行凭证中心负责装订，异地分、支行（部）传票凭证由分行指定的部门或人员负责装订，具体要求按照银行会计凭证管理办法执行。（二）会计账簿中，总账应按月装订，各种分户账、登记簿等可根据数量按月、季或年装订（详见附件一），各种账簿的装订顺序按科目、账号排列。装订成册的账页，要填写“账首”和“账面目录”，加贴封面、封底，在装订处用纸条加封，由装订人员、会计主管人员在加封处盖章，并及时登记会计档案保管登记簿。（三）除出售凭证签收登记簿、重要空白凭证保管、领用登记簿、库存现金登记簿、综合柜员交接登记簿、凭证（资料）交接登记簿需按年装订归档保管外，其余登记簿均可连续登记。（四）其他资料，如单位出示的公函或介绍信、查询书等专夹保管，按年装订。二、会计档案资料的移交（一）传票凭证的移交1、地区辖内支行（部）凭证移交（1）各营业网点的柜员在当日营业终了、账务轧平后，每个柜员将整理好的凭证贴上统一格式的传票封签自行封包，并由封口人签章并加盖骑缝章后交支行指定的传票交接员，传票交接与封袋均需在网点电子监控下进行，同时要求每个柜员传票的顺序码必须与轧账单上注明的总张数和柜员传票封签上的数量三者保持一致。（2）各支行（部）的传票交接员将每个柜员整理好的凭证封包装入加锁片的保密袋，套写“移交会计档案中心资料清单”后与总行凭证中心传票交接人员双方在电子监控下进行交接。移交清单第一联由支行（部）留存，第二联交由总行凭证中心留存备查。传票移交清单保管15年。（3）县域支行的凭证委托人民银行金融电子结算中心传递，与总行凭证中心进行交接。2、异地分行下辖支行（部）凭证移交（1）各营业网点的柜员传票封包及交接流程同二、（一）、1、（1）。（2）异地分行下辖支行传票凭证移交分行的流程，由各分行根据实际情况及风险控制原则制定具体的操作流程报总行会计结算部备案后执行。（二）会计档案的移交：地区辖内支行（部）会计账簿、报表等会计档案移交总行凭证中心（暂不执行）1、每年末或次年初，支行（部）的传票交接人员将整理、装订好的会计账簿、报表，按编号顺序登记“移交会计档案中心资料清单”（三联）并编制移交清册一式二份，移交清册上须写明移交时间、会计档案种类、名称、起止时间、数量等内容。经清点无误后，总行凭证中心档案保管人员与移交方双方在电子监控下进行交接并在“移交会计档案中心资料清单”上加盖交接双方的公章。移交清单第一联由支行（部）留存，第二联由总行凭证中心留存备查，第三联支行（部）档案管理人员粘贴在会计档案保管登记簿上。双方各执一份移交清册永久保管。2、总行凭证中心档案保管人员将各支行（部）移交并已装订好的会计账簿、报表，按时间顺序登记支行（部室）会计档案资料入库登记簿，将会计档案入库妥善保管。三、会计档案的调（查）阅（一）地区辖内支行（部）到总行凭证中心调（查）阅、复印相关档案资料（包括前台超过调阅期限的影像资料）1、各支行（部）调（查）阅会计凭证等档案资料，填好会计凭证中心凭证查阅登记表，盖好本支行（部）预留印鉴（单位行政公章和主管结算行长个人名章），由已备案人员交由凭证中心工作人员核对支行（部）预留在凭证中心的印鉴，核对无误后方可到会计凭证保管员处查阅、复印，同时在银行会计凭证查阅登记簿上登记，由凭证保管人员详细写明查阅（复印）日期、查阅（复印）原因、查阅（复印）内容、审批人、归还日期等。2、外单位查阅、抄录、复印或拍照本行会计凭证档案，需由外单位提供单位公函或介绍信、有效身份证件，经总行主管纪检的行领导或其授权的纪检办负责人签字审批后，方可到会计凭证保管员处查阅、抄录、复制或拍照，但不得将原件借出，不得拆散原卷册，不得在传票档案上涂画、拆封和抽换。凭证保管人员要在银行会计凭证查阅登记簿上详细记载查阅时间、有效身份证件号码、查阅单位名称、查阅原因、查阅内容、审批人、归还日期，并将正式介绍信以及其他有关资料粘贴在登记簿上或专夹保管。查阅会计凭证档案必须在电子监控下进行，凭证保管人员或指定人员须全程陪同、不得离岗。3、已入库保管的会计凭证档案原则上不得借出，因诉讼、仲裁或其他需要须借出会计凭证作为依据的，须经总行主管纪检的行领导或其授权的纪检办负责人签字审批后，方可到会计凭证保管员处借出，并由会计凭证保管员或指定人员全程陪同、同到诉讼地或仲裁地，原则上当日借阅当日归还，且不得拆散原卷册，严禁在会计凭证上涂画、拆封和抽换，并按规定日期归还。凭证保管人员要在银行会计凭证借出登记簿上详细记载借出时间和证件号码、借出单位名称，并将正式介绍信以及相关资料粘贴在登记簿上或专夹保管。（二）异地分行下属支行（部）到当地分行档案管理中心调（查）阅、复印相关档案资料（包括前台超过调阅期限的影像资料）具体流程参照三（一）执行，但对于外单位查阅、抄录、复印、拍照本行会计凭证档案以及因诉讼、仲裁或其他需要须借出会计凭证的，由分行主管行长或其授权人员签字审批。（三）在支行调（查）阅、复印相关档案资料（包括前台超过调阅期限的影像资料）1、支行内部人员要求调阅档案（1）会计档案管理部门内部要求调阅档案，应在会计档案调（查）阅登记簿上登记，并由档案保管人员详细写明调阅日期、内容、审批人、归还日期等。（2）其他部门人员要求调阅档案，应由调阅人提出申请，填写“内部人员调阅会计档案审批单”（附件二），并经支行（网点）主任批准同意后，在会计档案调（查）阅登记簿上登记，由档案保管人员详细写明调阅日期、内容、审批人、归还日期等。2、客户需要调阅会计档案时，须出具单位公函或介绍信、有效身份证件，并经支行（网点）主任批准同意后，由档案保管人员查阅，在会计档案调（查）阅登记簿上详细登记，并由客户签字确认。但仅限于查阅本单位的账务凭证，不能涉及其他单位的账务和凭证。查阅会计档案必须在电子监控下进行，档案保管人员或指定人员须全程陪同、不得离岗。3、法律、法规授权的部门要求调（查）阅会计档案时，必须持县团级以上机构的正式介绍信，地区辖内支行（部）经总行主管纪检的行领导或其授权的纪检办负责人签字审批、异地分行辖内支行（部）由支行主管行长或其授权人员签字审批后（人民法院除外），方可在支行档案保管人员陪同下调（查）阅。调（查）阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得将会计档案拆封或借出。支行档案保管人员在会计档案调（查）阅登记簿上记载调（查）阅时间和介绍信号码、调（查）阅单位名称，并由单位经办人签字确认。查阅会计档案必须在电子监控下进行，档案保管人员或指定人员须全程陪同、不得离岗。4、会计档案调（查）阅资料按时间顺序编号，与会计档案调（查）阅登记簿配对保管。 5、开户单位如需补制回单，需出具单位公函或介绍信和补制回单申请、经办人有效身份证件，档案保管人员审核无误后，签发统一格式的补制回单专用凭证一式两联，一联加盖补制回单专用章给单位，另一联留存备查。留存联及相关资料定期装订，保管期限为三年。补制回单的种类包括收账通知、银行扣划单位款项的回单；其余不可补制的，若开户单位提出申请，应由其出具情况说明，结算监督员核实无误后在其情况说明上签具意见，并加盖业务公章。不得直接在稽核影像系统中打印凭证给客户。6、开户行和经办行均可进行回单的补制。对于长期往来客户单位可集中出示公函授权回单补制事宜，非客户单位统一授权的一律按规定程序办理回单的补制。网银客户采取一次性授权，网银回单给客户的联次一律加盖补制回单专用章。7、从影像系统中调阅会计凭证的，必须由支行指定的专人凭用户代码进入稽核影像系统调阅会计凭证。四、会计档案的销毁（一）总行凭证中心或支行（部）档案管理部门编制会计档案销毁清单（附件三）。（二）总行凭证中心或支行（部）的主管领导在会计档案销毁清单上签署意见，由总行运营管理部、会计结算部、内控合规部组织人员共同到现场核实签字。（三）总行凭证中心或支行（部）以及总行内控合规部、会计结算部、安全保卫部共同派人现场监销，并在销毁清单（一式四份）上签章确认。（四）销毁会计档案，应将档案信息与共保存介质一同销毁。销毁清单永久保管。附件一：会计档案保管期限表附件二：内部人员调阅会计档案审批单 附件三：会计档案销毁清单附件一：会计档案保管期限表永久保管的会计档案保管内容保管形式编号1年度会计报表、财务会计报告单独保管按年度编号2资本金、股金及股权明细单独保管按年度编号3挂失申请书及挂失登记簿单独保管挂失申请书每年从1号开始编号，成册后按“年，第册/共册”4会计档案保管、调阅登记簿及移交、销毁清册单独保管按年度编号5存、贷款账户开立、撤销、变更的相关登记簿及资料，以及与账户相关的申请书、协议书（如：网上银行、电话银行、电子缴税等）手工、电子文档按年度编号（注：存款账户开立、撤销、变更的相关资料可在账户销户满10年后销毁）6机构裁撤、合并、分设交接清册单独保管7有权机关查询、冻结及扣划书和登记簿一年装订一次按年度编号8储蓄存款开销户登记簿磁质文档9转入久悬未取、损益处理的不动户清单及相关登记簿单独保管10其他：重要物品保管交接登记簿银行承兑汇票登记簿合同、协议保管登记簿打码机使用管理登记簿单独保管保管15年的会计档案保管内容保管形式编号1非生息资产卡片清单按季打印、单独保管年，第册/共册2余额表按月打印、单独保管同上3损益明细表、利润表、业务状况表(月、季报)按月打印、单独保管按年度编号4账户对账单（单边）按月打印、单独保管年，第册/共册5储蓄存款利息所得扣缴个人所得税报告表按月单独保管，按年装订按年度编号6月总账按月打印、单独保管年，第册/共册7各类业务品种协议（如：理财产品、委托存款等）单独保管8会计凭证及附件总部保管9会计人员及岗位交接相关登记簿、会计人员移交清册单独保管10会计检查相关登记簿单独保管11客户洗钱风险等级划分、可疑交易报送（含已上报和未上报）相关登记簿单独保管12票据、凭证（资料）等相关交接登记簿和传票移交会计档案中心资料清单单独保管13中期财务会计报告单独保管按年度编号14有价单证、重要空白凭证和重要印章的领发、保管和缴销记录单独保管15传票影像数据光盘单独保管16其他：业务差错登记簿单位、个人缴款差错登记簿代收代付业务登记簿柜员卡领用登记簿、柜员卡管理登记簿以及柜员身份指纹认证系统信息维护申请表上门服务登记簿单独保管保管5年的会计档案保管内容保管形式编 号1联行往来账清单按年装订按年度编号2密押表使用、保管记录单独保管3余额对账单回执联单独装订、保管年，第册/共册4已处置固定资产卡片单独保管5现金管理相关报表(大额现金支付登记备案明细表、现金计划编制表、大额现金支取申请表、大额取现资料等)单独装订、保管按年度编号6其他单独装订、保管按年度编号保管3年的会计档案保管内容保管形式编 号1业务状况表（日报）每日打印，按月装订年，第册/共册2异地通兑差错通知单每日打印，按年装订按年度编号3查询查复书及登记簿每日打印，按年装订按年度编号4银行询证函、存款证明及相关资料单独保管按年度编号5质押存款协助止付或解除止付的相关资料（以解除止付时间计算为3年）单独保管按年度编号6柜员尾箱交接单及综合柜员交接登记簿单独保管7电子化库款交接相关报表、登记簿单独保管8ATM机流水账及相关登记簿单独保管9其他：收到、发出委托收款（托收承付）登记簿锁片使用销号登记簿色带使用情况登记簿假币收缴代保管登记簿假币收缴凭证、假币解缴清单等补制回单相关资料单独保管附件二：内部人员调阅会计档案审批单申请部门(公章)申请时间调阅事由 审批意见：网点主任： 档案管理人员：附件三：会计档案销毁清单支行（公章）：序号会计档案名称编号数量备注清理人： 复核人： 核实人： 总行会计结算部： 总行内控合规部：上缴日期： 年 月 日会计结算业务标准化操作流程图（1）业务流程名称：会计档案管理 子流程名称：会计档案调（查）阅支 行登记会计档案调（查）阅登记簿在电子监控下进行，原则上原件不能借出，不得拆散、涂画、拆封、抽换档案管理人员全程陪同调（查）阅出具单位公函，经办人身份证件，支行（网点）负责人批准持县团级以上机构介绍信，经总行主管纪检领导或其被授权经办人（异地分、支行由其主管行长或其被授权人员）审批其他部门人员调（查）阅，填写审批单，支行（网点）负责人批准客户调（查）阅法律、法规授权部门调（查）阅内部人员调（查）阅档案管理部门内部调（查）阅会计结算业务标准化操作流程图（2）业务流程名称：会计档案管理 子流程名称：会计档案移交、归档支行总行柜员将传票凭证封包，交支行传票交接员支行传票交接员将凭证封包装入保密袋，交总行凭证中心传票交接人员支行档案保管员清点无误后与总行凭证中心档案保管人员交接总行凭证中心将各支行（部）移交的凭证和会计档案序时登记，入库妥善保管每年末或次年初，支行（部）档案保管员将整理、装订好的会计账簿、报表汇总会计账簿、报表按月、季或年装订，并由专人保管会计结算业务标准化操作流程风险控制手册业务流程名称：会计档案管理 子流程名称：无环节序号环节名称操作岗位 （或人员）存在的主要风险点控制措施（控制点）控制频率序号风险点描述序号控制点描述1移交经办柜员 支行及总行 传票交接 人员1传票凭证移交是否符合规定1传票凭证移交前必须封包，由封口人签章并加盖骑缝章。每日2传票封袋、交接均须在电子监控下进行。每日支行及总行 档案管理员2会计档案移交是否符合规定1支行会计档案移交总行时应编制移交清册，清点无误后双方在电子监控下交接。实时2支行（部）之间移交会计档案时应编制移交清册，办理交接手续，由双方主管行长监交。实时2保管档案管理员1是否符合保管要求1保管地点具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件。实时2指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。实时3原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。实时4会计档案的保管期限分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但不能缩短。实时3调（查）阅档案管理员1审批手续是否完整1各支行（部）到总行凭证中心调（查）阅时，须核对支行（部）预留在凭证中心的印鉴无误后进行。实时2外单位到总行凭证中心调（查）阅时，需提供单位公函或介绍信、有效身份证件，经总行主管纪检的行领导或其授权的纪检办负责人（到异地分行凭证中心调（查）阅由分行主管行长或其授权人员）审批后进行。实时3支行内部人员在支行调（查）阅时，须填写“内部人员调阅会计档案审批单”，经支行（网点）主任批准同意后进行。实时4客户在支行调（查）阅时，须出具单位公函或介绍信、有效身份证件，经支行（网点）主任批准同意后进行，仅限于查阅本单位的账务凭证。实时5法律、法规授权的部门在支行要求调（查）阅时，必须持县团级以上机构的正式介绍信，经总行主管纪检的行领导或其授权的纪检办负责人（异地分、支行由其主管行长或其授权人员）签字审批后进行（人民法院除外）。实时2是否按要求调（查）阅1原则上不得将原件借出，不得拆散原卷册，不得在传票档案上涂画、拆封和抽换。实时2必须在电子监控下进行，档案管理员或指定人员须全程陪同、不得离岗。实时3外借会计档案是否符合规定1因诉讼、仲裁或其他需要须借出会计凭证作为依据的，须经总行主管纪检的行领导或其授权的纪检办负责人（异地分、支行由分行主管行长或其授权人员）签字审批后方可借出。实时2由会计凭证保管员或指定人员全程陪同、同到诉讼地或仲裁地，原则上当日借阅当日归还。实时4是否按要求补制回单1需出具单位公函或介绍信和补制回单申请、经办人有效身份证件,对于长期往来客户单位可集中出示公函授权补制回单。实时2补制回单的种类包括收账通知、银行扣划单位款项的回单；其余不可补制的，应由开户单位出具情况说明，结算监督员核实无误后签具意见。实时3补制时由支行指定专人进入稽核影像系统调阅凭证，不得直接在稽核影像系统中打印凭证给客户。实时4销毁档案管理员1是否符合销毁要求1保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。规定时间