企业员工档案管理规定模版.doc

xx员工档案管理规定

一、 原则
1 保密性：员工档案管理严格执行保密制度，任何人员不得故意传播或泄露员工档案信息，未经允许不得复印、销毁档案资料，不得随意删改、伪造档案资料，违者将按公司相关规定予以处罚。
2 完整性：员工档案资料必须完整，包括各类证明材料、经签名确认的表单等。
3 真实性：员工档案资料必须真实、准确。
4 及时性：员工的各类档案资料，应按本规定时限要求归入员工档案。
5 属地存放、分级管理：员工档案按员工编制所在地存放，同时实行分级管理；其中xx总部职能人员及业务单元负责人档案由总部保管, 业务单元总部职能人员、城市公司负责人档案由业务单元保管，城市公司总部职能人员、大超门店负责人档案由城市公司保管，门店人员（除门店负责人外）档案由门店保管。
二、 职责说明
1 总部人力资源中心
1.1 制定、修订公司员工档案管理规定；
1.2 制定操作指引以及相关模板；
1.3 指导、协调业务单元按规范操作；
1.4 办理总部员工、业务单元负责人档案的保管、存档、转移、调阅手续等。
2 业务单元人力资源部门
1
2
2.1 制定本业务单元的档案管理操作细则；
2.2 依据本规定及本业务单元管理操作细则，办理档案的保管、存档、转移、调阅手续等。
3 档案管理职能岗

3.1 对形成的档案资料进行收集、整理、归档等；
3.2 办理档案的转移、调阅手续等；
3.3 保持档案存放处的清洁卫生，做好档案安全、防护工作；
3.4 遵守公司保密制度，确保档案资料的完整、真实与保密。
三、 档案的建立
1 新员工入职时即建立二级档案，资料由招聘配置职能部门依据新员工档案内容要求进行收集。资料收集齐全后，于每月10日前将上月入职员工的档案转至档案管理职能岗。
2 档案管理职能岗需检查档案内容的完整性，并对档案进行编号，于每月15日前进行存档。
3 档案的编号：所有员工档案均需进行档案编号，具体以人力资源系统中的员工ID号为档案编号，同时附上员工姓名，即“员工ID+员工姓名”，档案标签格式见《档案编号模板》。员工档案编号后，应于每月15日前将相关档案信息录入人力资源系统。
4 新入职员工档案内容包括：
序号
资料名称
原件/复印件
备注
1
*岗位申请表（贴免冠近照）
原件
所有人员均须提供
2
*员工手册确认书
原件
3
*身份证或相关证明
复印件
4
*劳动合同/雇佣合约
原件
5
♦离职证明或相关证明
原件/复印件
职能部门全体员工、门店经理级（含）以上人员、门店M类/P类人员需提供（创业者、私营业主、应届毕业生等除外），其他人员有则提供；香港地区参照执行
6
♦个人简历
复印件
职能部门全体员工、门店经理级（含）以上人员、门店M类/P类人员必须提供，其他人员有则提供
7
♦面试/复试评价表
原件
8
♦录用审批表
原件
9
♦学历证书/学历证明
复印件
10
⊙学位证书/学位证明
复印件
有则提供
11
⊙保密协议
原件
12
⊙职称/技能证书
复印件
13
⊙入职测试试卷
原件
14
⊙推荐表
原件
15
⊙测评报告
原件/复印件
16
⊙其它应归档资料
原件/复印件
1
2
3
4
5 说明：
1
2
3
4
5
5.1 档案内容请按此顺序叠放保存；续签的劳动合同/雇佣合约存放时与新入职的劳动合同/雇佣合约一起叠放（即所有新签、续签劳动合同/雇佣合约放置在一起）。
5.2 以上资料标“*”的代表所有员工入职时必须提供；标“♦”的代表职能部门全体员工、门店经理级（含）以上人员、门店M类/P类人员入职时必须提供，其他人员有则提供；标“⊙”的代表有则提供（下文出现的符号代表意义类同）。
四、 档案的更新
1 工作资料更新
1.1 员工在职期间更新的档案资料内容包括：
序号
资料名称
原件/复印件
资料提供部门
备注
1
⊙其它协议
原件
员工关系职能部门
学习发展职能部门

2
⊙员工行为奖惩审批表
原件/复印件
员工关系职能部门
含《情况说明书》或《陈述书》或《审计/监察报告》等相关配套材料
3
⊙员工异动审批表
原件/复印件
招聘配置职能部门
含异动审批相关材料及非执委工作交接清单（执委工作交接清单由人才管理职能部门提供）
4
⊙人员任免决定
原件/复印件
公文发布职能部门
职能全体人员、大超门店负责人的任免文需存入二级档案，其他人员如有发文，将发文文号标注在《异动审批表》上
5
⊙年终绩效考核表
原件/复印件
绩效管理职能部门
职能员工存绩效考核汇总表复印件，门店员工年终绩效考核表存入个人档案
6
⊙其它应归档资料
原件/复印件

有则提供
1
1.1
1.2 属于助理总监及以上人员、M5(含）及P5（含）以上人员、核心管理团队人员的，除需具备上述资料外，还应包括以下资料：
序号
资料名称
原件/复印件
资料提供部门
备注
1
⊙晋升评价报告
原件
人才管理职能部门

2
⊙晋升述职报告
原件
人才管理职能部门

3
⊙人才发展测评报告
原件
人才管理职能部门

4
⊙审计报告
复印件
人才管理职能部门
有则提供
5
⊙其它应归档资料
原件/复印件

1.3 说明
1.3.1 以上所有资料（绩效评估表除外）要求对应的资料提供部门于每月10日前将上月发生的相关档案资料转交至档案管理职能岗，档案管理职能岗于每月15日前将上述资料进行存档；
1.3.2 职能员工的年终绩效考核表可由绩效管理职能部门保存个人考核表原件，绩效考核汇总表复印件由绩效管理职能部门于公司年终绩效考核完成当月最后一个工作日前提供给档案管理职能岗保存，当年度的绩效考核汇总表复印件应使用档案袋/盒单独存放，并在档案袋封面标识所存档案资料内容名称；门店员工的年终绩效考核表直接存入员工个人档案。
1.3.3 档案内容请按此顺序叠放保存。
2 个人信息更新
2.1 为保障员工档案资料的准确，当员工的身份证信息、学历、职称/职业资格、通讯地址、联系电话、紧急联系人及其联系电话等发生变化时，员工应于个人信息变更后七个工作日内到对应人力资源部门进行信息变更，以确保员工的各项权益。若员工未及时通知对应人力资源部门，因此而造成的一切后果，由员工本人承担。
2.2 员工进行身份证信息、学历、职称/职业资格等信息变更时，需提供相应证书/证件的原件及复印件，人力资源部门查验原件后，于七个工作日内在人力资源系统中对相关信息进行变更，档案管理职能岗应于每月15日前将上月收到的资料复印件存入员工个人档案。
2.3 员工进行通讯地址、联系电话、紧急联系人及其联系电话等信息变更时，需填写《个人信息更新表》并交至对应的人力资源部门，由对应的人力资源部门在人力资源系统中进行相关信息变更后，档案管理职能岗应于每月15日前将上月收到的《个人信息更新表》存入员工个人档案。
3 离职资料
3.1 档案管理职能岗应于每月15日前将上月离职人员的档案资料进行存档。
3.2 离职人员档案内容除上述入职资料、在职期间更新的资料外，还包括以下内容：
序号
资料名称
原件/复印件
备注
1
*辞职申请书
原件
所有离职人员均须提供
2
*离职审批表
原件
3
*交接清单
原件
4
⊙离职问卷
原件
有则提供
5
⊙离职面谈表
原件
6
⊙《解除/终止劳动合同通知书》
原件
7
⊙《解除/终止劳动合同协议书》
原件
8
⊙审计报告（离职）
复印件
9
⊙其它应归档资料
原件/复印件
五、 档案的保管
1 档案的存放与安全
1
2
1
1.1 档案的存放应将在职人员档案与离职人员档案应分开存放
1.1.1 在职员工档案：原则上要求所有在职员工档案按员工ID号由小至大依次排列存放；考虑到个别业务单元门店特点，门店也可按部门排列、在同部门内再按员工ID号由小至大依次排列存放；香港地区门店也可按员工英文姓名字母排序存放；
1.1.2 离职员工档案：档案管理职能岗应于每月15日前将上月离职人员的档案资料转至离职人员档案类；离职员工档案的存放以月为单位，原则上要求同月离职人员档案归入同一档案袋/盒，并在档案袋/盒正面贴上离职人员清单，包括离职人员姓名、人员ID、部门、离职原因、离职日期、离职手续完备日期等；若当月离职人员较多，可使用多个档案袋/盒存放。
1.2 员工档案应安排专人管理，设置专门的档案室或档案柜，保存在安全、干燥、通风的独立存放处，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作；
1.3 非档案管理职能岗不得随意进出档案存放室；
1.4 档案管理职能岗、档案借阅人员不得随意将员工档案带离工作场所；
1.5 档案的转移、调阅/归还均需进行登记。
2 检查
1
2
2.1 上级人力资源部门应对所管辖单位的员工档案进行不定期检查，发现问题应及时采取措施进行修正。
3 离职人员档案自员工离职之日起至少保存三年（香港地区按当地法律规定执行）。
六、 档案的调阅
1 调阅范围
1.1 执委会成员、职能部门负责人、门店负责人、人力资源内部各模块人员根据工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅所管辖组织范围内员工的档案信息资料，但仅限于调阅档案资料个人电子信息、纸质档案复印件或查阅原件。
1.2 审计防损监察部门根据工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅所管辖组织范围内被审计或被调查员工的档案信息资料，但仅限于调阅档案资料个人电子信息、纸质档案复印件。
1.3 公安机关或检察机构等政府部门工作人员因工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅公函所示员工的档案信息资料，但仅限于调阅档案资料个人电子信息。
1.4 员工本人不得调阅员工自己的档案。
2 调阅要求
1
2
2.1 所有调阅申请人员需填写《档案调阅申请表》，并经相关人员审批同意后方可调阅：
1
2
2.1
2.1.1 人力资源内部各模块人员需调阅员工档案的，需调阅申请人所属模块负责人和档案管理职能岗所属模块负责人审批同意；
2.1.2 公司其他职能部门/门店负责人需调阅员工档案的，需部门/门店负责人、对应人力资源部门负责人审批同意；
2.1.3 如公安机关或检察机构等政府部门工作人员因工作需要，向公司调阅员工档案个人信息资料的，需调阅申请部门出具正式公函，并由对应的人力资源部门负责人审批同意。
2.2 档案管理职能岗凭审批同意后的《档案调阅申请表》中所列资料清单，由调阅申请人签字后，将相关资料给到调阅申请人。
2.3 调阅人员应严格遵守公司保密制度，不得传播、复印资料信息，不得传阅给他人；同时应切实保证所借阅资料的安全、保密与完整，若有遗失、缺页、损坏等情况，应立即采取补救措施，并按公司相关规定对调阅申请人予以相应处罚。
2.4 所有借出并需归还的档案资料，需在当天下班前归还。
2.5 档案资料归还时，档案管理职能岗应仔细核实所归还档案资料是否与《档案调阅申请表》中所列资料清单一致，无误后由档案管理职能岗、调阅申请人签字确认后将档案资料归档。
1
2
七、 档案的转移
1 当员工发生跨业务单元、城市/区域或门店异动后，异动前档案管理职能岗应于员工异动后一个月内将员工二级档案原件（香港地区按当地法律规定执行）转移至异动后档案管理职能岗；
2 档案管理职能岗在办理员工档案转移时，应当对档案资料进行保密，并保持档案的完整性和真实性，档案不完整的，原则上要求在员工异动前补齐；
3 档案转移时，异动前档案管理职能岗应完备《档案转移记录表》并签字确认，同时将档案密封好并加盖档案密封章或人事章后传递至异动后档案管理职能岗；
4 异动后档案管理职能岗收到员工档案后，应根据《档案转移记录表》核对档案资料的完整性，资料完整的，异动后档案管理职能岗应在《档案转移记录表》签字确认，并于收到档案后二个工作日内将《档案转移记录表》原件或扫描件传至异动前档案管理职能岗存档。
八、 档案的销毁
1 离职人员档案保管期限届满后，可按以下方式对档案进行销毁：
1.1 机械粉碎：采用粉碎机械进行粉碎，纸质文档变成小纸条或者小碎片；
1.2 焚烧处理：采用专业的焚烧炉对资料进行焚烧处理；
1.3 其它处理方式，如填埋处理等。
1
2 在职人员档案、保管期限内的离职档案不得销毁。
九、 档案的检核
1 总部档案管理职能岗至少每半年对各业务单元员工的档案保管及资料完整情况进行检核；业务单元档案管理职能岗至少每半年依据对本业务单元内各城市/区域公司、门店员工的档案保管及资料完整情况进行检核。
2 对不符合公司档案管理规定的部门/门店，应根据检核结果进行下一步的优化调整；对档案管理特别混乱或档案资料严重不全的，按公司相关规定给予相应处罚。
十、 档案管理流程
1 档案管理总流程

流程描述
建立与更新
001A 招聘配置职能部门收集新入职员工资料，并检查资料的完整性，资料内容无误后，于每月10日前将上月入职员工档案转至档案管理职能岗；
001B 各档案资料提供部门产生新的档案资料后，于每月10日前将上月产生的相关档案资料
转交至档案管理职能岗存档；
001C 员工个人信息发生变化时，员工应于个人信息变更后七个工作日内到对应的人力资源部门进行信息变更；
实施
002 档案管理职能岗检查档案资料的完整性，并对档案进行编号，于每月15日前进行存档；
003A 执委会成员、职能部门负责人、门店负责人、人力资源内部各模块人员、审计防损监察部门、政府相关部门根据工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅相关人员的档案，具体请参照《档案调阅流程》；
003B 当员工发生跨业务单元、城市/区域或门店异动后，异动前档案管理职能岗应于员工异动后一个月内将员工二级档案转移至异动后档案管理职能岗，具体请参照《档案转移流程》；
003C 离职人员档案保管期限届满后，可参照《档案销毁流程》对其进行销毁；
检核
004 上级档案管理职能岗应定期对下级单位的档案管理实施情况进行检核；
005 档案管理职能岗应根据档案管理检核情况，进行总结和优化调整。
2 档案建立与更新流程

流程描述
收集
1001A 招聘配置职能部门收集新入职员工资料，并检查资料的完整性，资料内容无误后，于每月10日前将上月入职员工档案转至档案管理职能岗；
1001B 各档案资料提供部门产生新的档案资料后，于每月10日前将上月产生的档案资料转交至档案管理职能岗存档；
1001C 员工个人信息发生变化时，应于个人信息变更后七个工作日内到相应人力资源部门进行信息变更；
建档
1002 档案管理职能岗检查档案的完整性，档案资料不齐全的，返回招聘配置职能部门补充完整；
1003 档案资料齐全的，由档案管理职能岗对员工档案进行编号；
存档
1004 对资料完整的员工档案，档案管理职能岗应于每月15日前对档案进行存档。
3 档案调阅流程
流程描述
申请
2001 由调阅申请人提出调阅申请，并填写《档案调阅申请表》；
审批
2002 将《档案调阅申请表》呈部门/门店负责人审批，若不同意申请，则驳回至调阅申请人，并向其说明原因；若同意申请，则报对应的人力资源部门审核；
2003 对符合调阅申请条件的，由对应的人力资源部门审核同意后，由档案管理职能岗按《档案调阅申请表》中所列资料清单，由调阅申请人签字后，将相关资料给到调阅申请人；若不符合调阅申请条件的，则驳回至调阅申请人所在部门；
归还及存档
2004 所有借出并需归还的档案资料，需在当天下班前归还；
2005 档案管理职能岗应仔细核实所归还档案资料是否与《档案调阅申请表》中所列资料清单一致，若有遗失、缺页、损坏等情况，应立即采取补救措施，并按公司相关规定对调阅申请人予以相应处罚；
2006 资料无误的，由档案管理职能岗、调阅申请人签字确认后将档案资料归档。
4 档案转移流程

流程描述
申请
3001 档案转移前，异动前档案管理职能岗应检查异动员工档案资料的完整性，档案不完整的，原则上要求在员工异动前补齐，同时完备《档案转移记录表》并签字确认，同时做好交接记录；
转移
3002 异动前档案管理职能岗应于员工异动后一个月内将档案原件（香港地区按当地法律规定执行）密封好并加盖档案密封章或人事章后，与签字后的《档案转移记录表》传递至异动后档案管理职能岗；
3003 异动后档案管理职能岗在收到员工档案后，应根据《档案转移记录表》核对档案资料的完整性，对于档案资料不完整的，原则上要求异动前档案管理职能岗补齐；同时应于收到档案后二个工作日内，将签字后的《档案转移记录表》原件或扫描件传至异动前档案管理职能岗保存。
存档
3004 对于档案资料完整的，异动后档案管理职能岗应于每月15日前将上月转入的档案进行存档。
5 档案销毁流程
流程描述
申请
4001 档案管理职能岗提出销毁意见，并编制《档案销毁台账》，列明档案名称、拟销毁档案人员离职日期区间、份数、应保管期限、已保管期限、销毁日期、销毁方式、销毁地点等内容；
审批
4002 提交《档案销毁台账》，报对应的人力资源部门负责人审批；审批同意的，交由人力资源部门和防损部门共同派人组成的监销人员进行销毁；审批不同意的，档案资料不得销毁；
执行
4003 监销人员在销毁档案前，应按《档案销毁台账》所列内容清点、核对所销毁的档案资料，与《档案销毁台账》相符的，在《档案销毁台账》上签名后，对档案进行销毁；与《档案销毁台账》不相符的，则驳回审批部门；
存档
4004 档案管理职能岗应于档案销毁后七个工作日内将《档案销毁台账》装入档案袋/盒单独进行存档。
十一、 附则
1 本规定由总部人力资源中心负责解释和修订，自2013年1月1日起生效施行。
十二、 附件
1
1.1
1
2
2.1
2.2
2.3
2.4
1
2
2
3
1
2
2.1
1 《附件1-档案调阅申请表》
2 《附件2-档案转移记录表》
3 《附件3-档案封条》
4 《附件4-个人信息更新表》
5 《附件5-档案编号模板》
6 《附件6-档案销毁台账》
7 《附件7-档案检核表》