上市公司采购作业流程管理新规制度.doc

采购步骤管理制度
为了提升企业采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足我企业对优质资源需求，深入规范物资采购步骤，加强和各部门间配合，特制订本制度。
一、采购及其要求

1．采购单要素
完整采购单应包含一下要素：
　　（1）采购部门；
　　（2）采购物品所属项目；
　　（3）采购用途；
　　（4）采购物品名；
　　（5）采购物品数量；
（6）采购物品规格；
（7）采购物品样品、图片或具体参数资料等；
（8）采购物品需求时间；
（9）采购如有特殊需要请备注；
　　（10）采购单填写人；
　　（11）采购部门主管；
（12）采购单审核人；
　　（13）财务审核人；
（14）企业总经理。
3．采购单及其提报要求
（1）采购单应根据要素填写完整、清楚 ，由企业领导审核同意后报采购部门；
（2）固定资产申购根据附表一（固定资产购置申请表）格式进行填写提报；
（3）其它材料设备及工程项目申购根据附表二（物资采购申请表.）格式填写提报；
（4）日常零星采购根据企业印制根据附表三（物资采购审批单）格式填写提报；
（5）采购部门在提报采购单是应要求采购部签字接收人采购部门备份；
（6）包含采购数量过多时能够附件清单形式进行提交，为提升效率该清单电子文档也需一并提交；
（7）遇企业生产、生活急需物资，企业领导不在情况，能够电话或其它形式请示，取得同意后提报采购部门，签字确定手续后补。
（8）假如是单一起源采购或指定采购厂家及品牌产品，采购部门必需作出书面说明。
（9）采购单更改和补充应以书面形式由企业领导签字后报采购部。
4．企业物资采购单提报部门
（1）企业经营生产物资、劳务、固定资产、工程及其它项目由生产部门提报；
（2）企业生活及办公物资、固定资产、服务或其它生活及办公项目由办公室提报；
（3）企业各部门专用物资由各部门自行提报。
二、采购单接收及分发要求
1、采购接收关键点
（1）采购部在接收采购单时应检验采购单填写是否根据要求填写完整、清楚，检验采购单是否经过企业领导审批；
（2）接收采购单时应遵照无计划不采购，名称规格等不完整清楚不采购，图片或具体参数资料不全不采购，库存已超储积压物资不采购标准；
（3）通知仓库管理人员核查采购物资是否有库存；
（4）对于不符合要求和撤销采购物资应立即通知采购部门。
2、采购单分发要求
（1）对于采购单采购部应根据人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急采购项目应优先处理；
（3）无法于采购部门需求日期办妥应通知采购部门；
（4）关键项目采购前应征求企业相关领导提议。
3、采购周期要求
（1）常规商品采购周期在7天，，
（2）碰到紧急采购应汇报企业领导采取快速优先采购策略，紧急采购商品周期在3天时间；
三、询价及其要求
1．询价请应认真审阅采购单品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，碰到问题应立即和采购部门沟通；
2．属于相同类型或属性近似产品应整理、归类集中打包采购；
3．对于紧急采购项目应优先处理；
4．全部采购项目上必需向生产厂家或服务商直接询价，标准能不经过其代理或多种中介机构询价；
5．对于采购部门需求物资或设备如有成本较低替换品能够推荐采购替换品；
6．碰到关键物资、项目或预估单次采购金额大于10万采购情况，询价前应先向企业相关领导汇报拟邀请报价或投标单位基础情况，根据附表四（拟报价/招标单位名单）格式提报企业领导同意方可询价或发放标书；
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不一样品牌进行询价；
8．除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目能够自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上全部项目全部应要求最少三家上供给商参与比价或招标采购，比价或招标项目应最少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上项目应由采购部组织招标，企业相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上项目由企业领导决定是否委托第三方机构代理招标；
9．比价采购或招标采购所邀请单位均应含有一定资质和实力，含有提供或完成我企业所需物资和项目标能力；
10．比价采购或招标采购应根据附表五（材料或设备询价表）格式或确定完整招标文件格式进行询价；
11．在询价时碰到特殊情况应书面报请企业领导指示。
三、比价、议价
1．对厂商供给能力，交货时间及产品或服务质量进行确定；
2．对于合格供给商价格水平进行市场分析，是否其它厂商价格最低，所报价格综合条件愈加突出；
3．收到供给单位第一次报价或进行开标后应向企业领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；
4．关键项目应经过一定方法对于目标单位实力，资质进行验证和审查，如经过进行实地考察了解供给商各方面实力等；
5．参考目标或理想中标价格和拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件深入谈判。
四、比价、议价结果汇总
1．比价比价、议价汇总前应汇报企业相关领导，取得同意后方可汇总；
2．比价、议价结果汇总应根据附表六（比价/招标汇总表）格式完整列出报价、工期、付款方法及其它价格条件、列出拟选择单位及选择理由，根据一定次序逐一审核；
3．如比价、议价结果未经过企业领导审核应进行修改或重新处理。
五、协议签署及其要求。
1．协议
协议是当事人或当事双方之间设置、变更、终止民事关系协议。依法成立协议，受法律保护。广义协议指全部法律部门中确定权利、义务关系协议。现在我们采购工作关键包含工矿产品买卖协议。
（1）协议正文应包含要素
1） 协议名称、编号、签署时间、签署地点；
2） 采购物品/项目标名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及协议总额，清单、技术文件和确定图纸是协议不可分割部分；
3） 包装要求；
4） 协议总额应含税，含运达企业总价，特殊情况应注明；
5） 付款方法；
6） 工期；
7） 质量确保期；
8） 质量要求及规范；
9） 违约责任和处理纠纷措施；
10） 双方企业信息；
11） 其它约定。
（2）协议签署及其要求
1）如包含到技术问题及企业机密，注意保密责任；
2）确定协议条款时一定要将多种风险降低到最低；
3）为预防协议工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；
4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点情况时务必请厂商派代表来场帮助清点；
5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽可能要求厂商延长产品质保期；
6）具体约定发票提供时间及要求；
7）针对不一样协议约定不一样付款方法，如设备类协议通常应分根据预付款、验收款，调试服务款、质量确保金次序明确付款额度、付款时间和付款条件等
8）和首次合作单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
9）违约责任一定要具体、具体；
10）比价/招标汇总表巡签完成后方可进行协议签署工作；
11）协议签定签应根据附表七（协议审查同意单）格式对协议初稿进行巡签审查；
12）协议巡签审查经过后应由企业领导签字，加盖企业协议章方可生效；
13）签署全部协议应立即报送财务部门。
六、付款及协议实施
1．付款要求
（1）全部已签署协议付款时应参考企业《修造船企业材料采购付款及报销步骤V1.修改版》及《修造船企业资金支出审批及报销签字权限及管理制》中相关要求实施；
（2）根据进度付款采购项目必需确保质检合格方可付款；
（3）根据贵司要求和协议约定达成付款条件协议在付款时应填写附表八（资金支出审批单）或附表九（付款审批单），该审批单巡签完成后提交财务部付款；
（4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响协议实施和供货周期，遇特殊情况限延期付款应立即通知采购部并汇报企业领导。
2．协议实施
(1) 已签署协议由采购部项目责任人负责跟进，由采购部责任人进行监督，如出现问题，采购部应立即提出提议或补救方法，并立即通知采购部门及企业领导；
（2）已签署协议在实施期间，应立即掌握合作单位对于协议义务和责任推行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
（3）协议在推行期间应根据上方约定严格实施协议，遇未尽事宜应立即协商并签署补充协议；

七、报验和入库
1．报验
（1）供给单位已经推行完成协议，采购部应立即通知质检部门进行验收；
（2）对于不一样类型协议标物验收标准参考企业质检部门相关要求实施；
（3）达成质检和报验条件协议标物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；
（4）质检部门在接到采购部报验通知后应立即报验，并出具报验结果证实书，对于质检不立即延误生产部门使用或不能入库情况质检部门应负关键责任；
（5）用于企业生活和办公物资不在企业质检部质检范围之内。
2．入库
（1）企业全部生产材料、设备及外协加工件入库前均应经过质检部门检验或验收；
（2）协议标物在运达企业后采购部应立即通知采购部门，由采购部门立即安排卸货和搬运；
（3）质检部门未立即验收协议标物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接收；
（4）质检部门已经验收产品仓库应立即入库，并立即出具入库清单；
（5）外协加工件应根据原材料入库；
（6）质检合格后固定资产及服务根据企业财务要求不入库。
附表一
固定资产购置申请表
企业名称： 编号：
申请部门

申请时间

购置资产名称

购置数量

预算单价

预算金额

购置原因：

购置后效益分析：
部门责任人

分管领导

分管财务总监

总经理

年 月 日
附表二
采 购 申 请 表
申请部门： 填报日期： 年 月 日
采购类别：□设备 □材料 □工程 □服务 □低值易耗 □其它
购置原因：
序号
名称
规格型号
/工程概况
数量
/工程量
估价（总价）
交货期
/工期
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

备注：

编制人： 部门经理： 分管领导：

风险领导： 财务总监： 总经理：

附表三
物资采购审批单
部门名称 年月日
序号
项目名称
规格

单位
数量
单价
金额
审批
备注

总经理：

财务总监

分管领导：

财务审核：

累计金额大写：
￥：
经办人： 部门责任人： 复核人：

序号
投标单位名称
资质情况
业绩情况
联络人
电话/传真
手机
电子邮箱
备注
1

2

3

4

5

附表四
拟报价/招标单位名单
单位名称： 填报日期： 年 月 日

经办人： 采购部： 技术副总： 风险领导： 财务总监： 总经理：

附表五
材料（设备）询价表
日期：年 月 日 需求单位：
序号
材料名称
规格型号
单 位
数量
单价
小 计
备 注
1

2

3

4

5

6

7

累计：
供方
信息
报价单位（盖章）：
供货
周期

付款方法

联络人

电话

传真

邮箱

企业网址

办公地址：
需方
信息
企业名称：
联络人
商务：
电话

传真

技术：

邮 箱

企业网址

办公地址： 邮 编：
备注：1.本报价含17%增值税，含运费；
2.本单只做询价用，非正式订单。

附表六
比价/招标汇总表
企业名称： 制表时间： 年 月 日
物料
名称
规 格
单位
包装
标准
企业名称
一次报价
二次报价
工期
付款
方法
联络人
选定
厂家

采购部意见：

经办人： 采购部： 技术副总： 分管领导： 财务总监： 总经理：

备注：

附表七
协议审查同意单
协议编号:
协议名称：
协议标物：
产品（承揽）单价/协议总额：
￥： 元（人民币： 元整）。
招（评）标情况：
详见报价及协议。
协议洽谈人：
企业律师意见：
技术副总意见：
分管领导意见：
分管财务总监意见：
企业总经理意见：

附表八

资金支出审批单
部门名称 年 月 日
序号
项目名称
支付依据

协议金额
已付金额

申请金额
审批
备注

总经理：

财务总监

分管领导：

财务审核：

累计金额大写：
￥：
经办人： 部门责任人： 复核人：

附表九
付款申请审批单
协议编号:
协议名称：
付款依据：

协议金额、已付款额：申请付款方法、付款金额：
协议金额：￥ 元；
已付款额：￥ 元；
申请付款金额：￥ 元； 质保金: ；
此次申请付款大写：
协议洽谈人：
分管领导意见：
财务总监意见：
总经理意见：