收发文管理核心制度.doc

收
发
文
管
理
制
度

制作
审核
复核
同意
时间

为规范管理企业收发文工作，确保文件能够立即上承下达，提升文件处理效率，特制订本制度。
一、 收文处理程序
收文处理程序：收文登记→拟办意见→领导阅批→文件承接→文件归档。
1、收文登记
凡从外部送达企业文件，包含上级来文、多种传真、信函等文件资料，一律由前台文员负责签收，再依据文件内容进行登记（附件一），并填写《来文处理卡》（详见附件二）报行政部责任人阅批分流。
2、文件拟办意见
行政部责任人对前台文员报送文件提出拟办意见。
3、文件阅批
收文经行政部责任人阅批后，前台文员应按拟办意见立即送呈企业相关领导或部门阅批，阅批文件应在3日内签批并退回行政部，紧急文件应于当日批后退回。
4、文件承接
文件承接部门须遵照领导阅批意见办理，并按要求期限立即办理完成。包含两个以上部门承接公文应由主办部门和相关部门协商办理。需报请上级领导同意事项，由承接部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部责任人签发上报。
5、文件归档
全部文件统一在行政部归档。
二、收文、传阅工作要求
1、对全部文件、资料，由行政部委派专员负责登记和保管。要重视收文工作时效性，做到规范化、制度化。
2、传输文件资料须遵照先领导后部门、先行政部后主办部门标准。
3、对需急办理文件，前台文员应优先完成收文程序，第一时间呈报相关领导。对领导指示急办文件，相关部门要优先办理，并将处理结果呈报相关领导。
4、文件在转交时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自收文簿上签字登记，以分清责任。
5、各部门所承接文件、资料要妥善保管，不得丢失，立即归档。
6、全部收文均须在行政部登记编号（编号标准详见附件三），个人不得保留文件正本。外出开会带回文件，汇报或传达工作后应立即交行政部登记编号传阅，不得滞存。
7、要严格实施保密要求，全部关键文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所。 
三、发文处理程序
企业所发出一切文件材料，统称发文。发文步骤包含:拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等步骤。
1、拟稿
企业日常事务性文件由行政部文员负责拟稿，各部门发文由各自部门负责拟稿，其它有特殊性要求文件由企业主管领导指定拟稿人。
2、核稿
“核稿”即公文起草成形交领导审批之前，由行政部办公室或文件承接部门责任人依据相关要求，对初稿见解、文字、体式、内容等进行全方面审核。
3、校对
校对是文件制发过程中一个关键步骤，也是行政部一项关键工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门责任人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发最终一关。
4、签发(详见附件四)
以企业名义发文时全部必需由企业总经理签发，其它各职能部门对部门内发文可由部门责任人签发。文件经领导签发后，即成为最终定稿。
5、编号(详见附件六)
文稿经企业领导签发后，要进行编号登记，预防发文混乱。编号应按公文格式要求方法编排，通常包含发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。
6、印制
即对经签发后文稿进行印制，在印制过程中，必需做到：
1）必需以经签发后定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动要报经签发人同意。
2）注意排版艺术，版面安排要美观大方、赏心悦目。
3）注意保密，文印人员不得让她人随便翻阅文稿。对印制底板、清祥、废页也要管理好，预防泄密。
7、盖章
即在印制好公文上加盖印章，这是公文生效取信凭证。用印要做到端正、清楚、位置合适。
8、封发
发放文件时，必需建立《发文登记簿》（详见附件五），严格推行收文人签字手续，要求收文单位填写《文件签收表》（详见附件六），确保文件发放不出差错。
9、归档。
这是发文处理工作最终一道工序，立即制成文件连同初稿、发文审批卡、传阅卡一起搜集起来，按档案管理要求，整理归档。

收文步骤图

发文步骤图

附件一
收 文 登 记 表
文件名称
发件单位
收文文件号
份数
归档编号
收文日期

附件二
来 文 处 理 卡

来 文
单 位

收文号

已
发

份数
收文时间
文件号

行政部拟
办意
见

分管领导意见

常务副总意见

总经理意见

处理情况

注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并签署姓名、时间，方便存档。
附件三：
收 文 编 号 原 则
外来文件编号标准：
例：3月10日收到一份外来文件，编号为：RN-W-120310-001

流水号
收文日期
外来文件代码-W
企业代码-RN

企业内部文件编号标准：
例：3月12日公布一份内部文件，编号为：RN-N-120312-001

流水号
收文日期
内部文件代码-N
企业代码-RN

附件四
发 文 审 批 表
文件名称：
文件编号：
附件：
抄送：

承接部门：
拟稿人：
核稿人：
校对：
编号、印制：
签发：
备注：
注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并签署姓名、时间，方便存档。

附件五
发 文 登 记 表
序号
文件号
文件名称
备注

附件六
企业称呼、发文编号等规范对照及发文范例
一、企业内部称呼：
江西睿能科技，简称睿能科技。
说明：用于企业内部，包含平时电话、传真、文件、制度等方面。

二、企业发文编号：
江西睿能科技——简称：睿能科技——代码为RN
睿能科技〔〕1号 企业对外发文
睿能科技函〔〕1号 企业对外发函
睿能科技行〔〕1号 行政发文
睿能科技财〔〕1号 财务发文

说明：
企业对外发文指企业对上级部门、政府单位、机关或平级单位通知、请示、公告、意见等，要求根据附件标准形式给予发文。
企业对外发函指企业和业务合作伙伴、平级单位之间正式工作往来函，要求根据附件标准形式给予发文。
企业对内发文分为：行政发文，人事发文，财务发文。行政发文是指企业内部日常通知、公告等文件；人事发文是指企业相关人事任免、人事调动、人事政策要求通知等；财务发文是指企业相关财务政策、要求等通知。行政、人事、财务发文需严格根据附件标准形式给予发文，并统一加盖企业公章。
企业发文由经办部门拟稿，经行政部审核定稿后，打印交由行政部加盖公章。对外发文一式两份（收文单位增加，份数也对应增加），一份由行政部存档，其它由经办部门送达收文单位，并经对方签收，签收单需交由行政部保管。企业内部发文一式一份，要求在企业公告一周，原件由行政部统一存档。

三、部门代码
1、江西睿能科技
总经办——ZJ； 行政部——XZ； 财务部——CW； 采购部——CG； 生产技术部——SC； 安全保障部——AB； 营销部——YX ； 质量管理部——ZL；
四、会议纪要
睿能科技—会—1001
以上是指企业召开例会或职员大会。

专题会议
睿能科技—专会—1001
专题会议是指为某一个专题而召开会议，和会人员依据实际情况确定。例会和专题会议应分开存档。
五、协议编号（以行政部协议编号为例）
睿能科技：RN-XZ--01-001
说明：RN-XZ--01-001： 前两个字为企业代码；第三个字母为部门代码；为年份，每十二个月更换一次，01为协议签署月份，001为当年分类协议序号。通常企业协议必需采取协议编号。

江西睿能科技文件

睿能科技〔〕1号

相关×××通知（请示、公告、通告、意见）

×××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1.
2．

二○一二年×月×日

专题词：×× ×× 通知
抄送：×××，×××。
江西睿能科技 ×月××日印发
（共印×份，存档一份）
江西睿能科技文件

睿能科技函〔〕1号

相关××××××××××函

×××××：
依据本企业和贵司于5月10日签署《×××协议》第三条，现×××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此函告！请于×××之前复函。

附件：1.
2．

二○一二年×月×日

专题词：×× ×× 函
抄送：×××，×××。
江西睿能科技 ×月××日印发
（共印×份，存档一份）
江西睿能科技文件

睿能科技行〔〕1号

相关××××××通知

×××××：
依据国务院法定节假日要求，结合企业实际情况，企业经研究决定，对×××××放假安排以下：
×月×日—×日放假，共×天。其中××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通知！

二○一二年×月×日

专题词：×× ×× 通知
抄送：×××，×××。
江西睿能科技 ×月×日印发
（共印×份，存档一份）
文件签收表
编号：—
文件清单
文件名称
页数/份数
文件编号
原、复印件

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收文单位

收文人

签收栏：

已于 年 月 日 时收到上述文件。

签收企业（公章）：

签收人：

时间： 年 月 日