收发文管理核心制度.doc

收发文管理制度制作审核复核同意时间为规范管理企业收发文工作，确保文件能够立即上承下达，提升文件处理效率，特制订本制度。一、 收文处理程序 收文处理程序：收文登记拟办意见领导阅批文件承接文件归档。1、收文登记凡从外部送达企业文件，包含上级来文、多种传真、信函等文件资料，一律由前台文员负责签收，再依据文件内容进行登记（附件一），并填写来文处理卡（详见附件二）报行政部责任人阅批分流。2、文件拟办意见行政部责任人对前台文员报送文件提出拟办意见。3、文件阅批收文经行政部责任人阅批后，前台文员应按拟办意见立即送呈企业相关领导或部门阅批，阅批文件应在3日内签批并退回行政部，紧急文件应于当日批后退回。4、文件承接文件承接部门须遵照领导阅批意见办理，并按要求期限立即办理完成。包含两个以上部门承接公文应由主办部门和相关部门协商办理。需报请上级领导同意事项，由承接部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部责任人签发上报。5、文件归档全部文件统一在行政部归档。二、收文、传阅工作要求1、对全部文件、资料，由行政部委派专员负责登记和保管。要重视收文工作时效性，做到规范化、制度化。2、传输文件资料须遵照先领导后部门、先行政部后主办部门标准。3、对需急办理文件，前台文员应优先完成收文程序，第一时间呈报相关领导。对领导指示急办文件，相关部门要优先办理，并将处理结果呈报相关领导。4、文件在转交时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自收文簿上签字登记，以分清责任。5、各部门所承接文件、资料要妥善保管，不得丢失，立即归档。6、全部收文均须在行政部登记编号（编号标准详见附件三），个人不得保留文件正本。外出开会带回文件，汇报或传达工作后应立即交行政部登记编号传阅，不得滞存。7、要严格实施保密要求，全部关键文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所。三、发文处理程序企业所发出一切文件材料，统称发文。发文步骤包含:拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等步骤。1、拟稿企业日常事务性文件由行政部文员负责拟稿，各部门发文由各自部门负责拟稿，其它有特殊性要求文件由企业主管领导指定拟稿人。2、核稿“核稿”即公文起草成形交领导审批之前，由行政部办公室或文件承接部门责任人依据相关要求，对初稿见解、文字、体式、内容等进行全方面审核。3、校对校对是文件制发过程中一个关键步骤，也是行政部一项关键工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门责任人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发最终一关。4、签发(详见附件四)以企业名义发文时全部必需由企业总经理签发，其它各职能部门对部门内发文可由部门责任人签发。文件经领导签发后，即成为最终定稿。5、编号(详见附件六)文稿经企业领导签发后，要进行编号登记，预防发文混乱。编号应按公文格式要求方法编排，通常包含发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。6、印制即对经签发后文稿进行印制，在印制过程中，必需做到：1）必需以经签发后定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动要报经签发人同意。 2）注意排版艺术，版面安排要美观大方、赏心悦目。3）注意保密，文印人员不得让她人随便翻阅文稿。对印制底板、清祥、废页也要管理好，预防泄密。7、盖章即在印制好公文上加盖印章，这是公文生效取信凭证。用印要做到端正、清楚、位置合适。8、封发发放文件时，必需建立发文登记簿（详见附件五），严格推行收文人签字手续，要求收文单位填写文件签收表（详见附件六），确保文件发放不出差错。9、归档。这是发文处理工作最终一道工序，立即制成文件连同初稿、发文审批卡、传阅卡一起搜集起来，按档案管理要求，整理归档。收文步骤图发文步骤图附件一收 文 登 记 表文件名称发件单位收文文件号份数归档编号收文日期附件二来 文 处 理 卡来 文单 位收文号已发份数收文时间文件号行政部拟办意见分管领导意见常务副总意见总经理意见处理情况注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并签署姓名、时间，方便存档。附件三：收 文 编 号 原 则外来文件编号标准：例：3月10日收到一份外来文件，编号为：RN-W-120310-001流水号收文日期外来文件代码-W企业代码-RN 企业内部文件编号标准：例：3月12日公布一份内部文件，编号为：RN-N-120312-001 流水号 收文日期 内部文件代码-N企业代码-RN附件四发 文 审 批 表文件名称：文件编号：附件：抄送：承接部门：拟稿人：核稿人：校对：编号、印制：签发：备注：注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并签署姓名、时间，方便存档。附件五发 文 登 记 表序号文件号文件名称备注附件六企业称呼、发文编号等规范对照及发文范例一、企业内部称呼：江西睿能科技，简称睿能科技。说明：用于企业内部，包含平时电话、传真、文件、制度等方面。二、企业发文编号：江西睿能科技简称：睿能科技代码为RN睿能科技1号企业对外发文睿能科技函1号企业对外发函 睿能科技行1号 行政发文睿能科技财1号 财务发文 说明：企业对外发文指企业对上级部门、政府单位、机关或平级单位通知、请示、公告、意见等，要求根据附件标准形式给予发文。 企业对外发函指企业和业务合作伙伴、平级单位之间正式工作往来函，要求根据附件标准形式给予发文。企业对内发文分为：行政发文，人事发文，财务发文。行政发文是指企业内部日常通知、公告等文件；人事发文是指企业相关人事任免、人事调动、人事政策要求通知等；财务发文是指企业相关财务政策、要求等通知。行政、人事、财务发文需严格根据附件标准形式给予发文，并统一加盖企业公章。企业发文由经办部门拟稿，经行政部审核定稿后，打印交由行政部加盖公章。对外发文一式两份（收文单位增加，份数也对应增加），一份由行政部存档，其它由经办部门送达收文单位，并经对方签收，签收单需交由行政部保管。企业内部发文一式一份，要求在企业公告一周，原件由行政部统一存档。三、部门代码1、江西睿能科技总经办ZJ； 行政部XZ； 财务部CW； 采购部CG； 生产技术部SC； 安全保障部AB； 营销部YX ； 质量管理部ZL；四、会议纪要睿能科技会1001以上是指企业召开例会或职员大会。专题会议睿能科技专会1001专题会议是指为某一个专题而召开会议，和会人员依据实际情况确定。例会和专题会议应分开存档。五、协议编号（以行政部协议编号为例）睿能科技：RN-XZ-01-001说明：RN-XZ-01-001：前两个字为企业代码；第三个字母为部门代码；为年份，每十二个月更换一次，01为协议签署月份，001为当年分类协议序号。通常企业协议必需采取协议编号。江西睿能科技文件睿能科技1号 相关通知（请示、公告、通告、意见）：。附件：1. 2二一二年月日专题词： 通知抄送：，。 江西睿能科技 月日印发（共印份，存档一份）江西睿能科技文件睿能科技函1号 相关函：依据本企业和贵司于5月10日签署协议第三条，现。特此函告！请于之前复函。附件：1. 2二一二年月日专题词： 函抄送：，。 江西睿能科技 月日印发（共印份，存档一份）江西睿能科技文件睿能科技行1号 相关通知：依据国务院法定节假日要求，结合企业实际情况，企业经研究决定，对放假安排以下：月日日放假，共天。其中。特此通知！二一二年月日专题词： 通知抄送：，。 江西睿能科技 月日印发（共印份，存档一份）文件签收表 编号：文件清单文件名称页数/份数文件编号原、复印件/收文单位 收文人签收栏：已于 年 月 日 时收到上述文件。 签收企业（公章）： 签收人：时间： 年 月 日