物品采购及购回时间操作规程样本.doc

物品采购及购回时间操作规程

一、要求：

1、 各部门必需清楚所申购物品品名、规格、用途，必需时需附样品。
2、 必需按要求程序申购本部门所需物品。
3、 具体采购事宜由采购部负责。
4、 在操作中碰到相关问题立即向财务、采购咨询。
二、程序：
（一）物品采购要求
1、 部门申购物品须填制物品申购单，经部门责任人签字后转交采购部报价，同时采购部经过仓库核查有没有该种物品或替换品，采购经理签字后经财务经理审核呈送总经理审批后才可购置。
2、 大额支出和成本在元以上工具、设备等必需填制“资产申购审批表”，经工程部经理、财务部经理、总经理签字同意后附上“采购申购单”才可购置。
3、 任何不经过采购部而私自购置物品,果断拒收货拒付款。
4、 日常肉类、蔬菜、水果等直拨食品由使用部门下采购申请单,经部门厨师长(责任人)签字后直接送至采购部安排采购。
5、 日常干货、调料类等入库食品和其它物品由总仓依据标准存货下采购申请单，按采购审批程序实施。
6、 采购部每日须登记抵达物品,并和采购申请单查对,对未抵达物品应给跟进,并第一时间通知各部门已到物品,方便部门立即使用。
7、 厨房、酒水部每日使用肉类、蔬菜、水果等直拨食品应于每日要求时间前到货,以确保部门使用。
8、 每个月13日、28日为酒店要求市场价格调查日(特殊情况另行通知),由采购部负责通知各部门及安排车辆。
9、 若货源不充足,采购部应知会各使用部门,并主动寻求其它进货渠道,以确保部门使用。
10、部门使用到质量差物品,不可将就使用,应立即向采购部反馈信息,方便采购部办理退货。
11、为降低采购成本,采购部应“货比三家”，常常使用物品可寻求固定供给商，先行报价，再确定具体供给商。
（1）食品原料、物料、酒水等属于常常使用物资及天天定时交货鲜活品蔬菜、瓜果类，须将三家以上报价报相关领导，实施每个月定价、供给商每个月定价前两天报价给采购部。经采购主管、成本核实主管、所需部门经理及相关领导依据市场行情，共同定价。定价表一式四份：财务成本一份，用货部门一份，库房一份，采购部一份，作为计算成本和检验价格之用。
（1） 价格比较稳定食品调料类，则每个月统一定价，定价方法同上。
（2） 临时或计划外零星物品采购，可依据实际市场价格进行定价。
（3） 对于大批量、长久使用物品。如：一次性消耗品、清洁剂等按签署协议价格实施，但必需有经同意“申购单”作为进货依据。
12、各部门应确定专员负责验货和领货,配合采购部检验未到物品,并立即反馈。
13、对于紧急采购申请,当日下单当日购置,价格不详可由成本、采购事后深入核价。
14、通常采购申请单从采购部收单之日起,二天内申批完,签批人在采购单上注明签批时间,同时采购部在接单时有专员登记,货到时有专员通知。
15、采购部、成本部平时不能压任何采购单,如有疑问,能够直接交给财务经理处理。

（二）采购完成时间
1、市内采购2日内完成；
2、省内采购5日内完成；
3、省外采购14日内完成；