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日常帐务处理步骤手册编制人：授权人：版本：生效日期：目录第一部分概述 1 1 定义和范围 1 2 职能说明 2 3 日常帐务处理运作分类 4 第二部分业务步骤 6 1 会计准备 6 1.1 步骤图 6 1.2 管理方法 7 1.3 步骤描述 8 2 会计统计 15 2.1 步骤图 15 2.2 管理方法 18 2.3 步骤描述 19 3 会计档案管理 32 3.1 步骤图 32 3.2 管理方法 33 3.3 步骤描述 34 第三部分附件 40 附件1 内部制度索引 40 科目设置一览表 41 附件2 新增/改善单据索引 48 会计档案调阅申请单 49 附件3 内部管理汇报 50 会计档案调阅登记簿 51 附件4 关键业绩考评指标样本汇总 52 第一部分概述 1 定义和范围定义 § 会计科目表是企业使用包含归属所用会计科目标清单； § 会计政策，指企业在会计核实时所遵照具体标准和企业所采纳具体会计处理方法。 § 会计档案是指在经济业务活动中形成会计凭证（传票）、会计账簿和财务汇报等会计核实专业材料（包含纸制和电子材料），是统计和反应经济业务关键史料和证据，具体包含： - 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其它会计凭证； - 会计账簿类：总账，明细账，日志账，固定资产卡片，辅助账簿，其它会计账簿； - 财务汇报类：月度、季度、年度财务汇报，包含会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务汇报； - 交易凭证类：比价单、协议书、订单、检验单等在业务步骤中流转使用相关管理文件； - 其它类：银行存款余额调整表，银行对账单，其它依据会计制度应该保留会计核实专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。范围 § 本步骤手册仅包含帐务管理基础步骤。具体帐务处理方法、科目使用和档案材料制作和管理等，参见管理层制订会计政策、会计科目表和会计档案管理制度。 2 职能说明职能责任人员职责共同职责共享服务－财务中心全体职员 § 遵守财务管理制度，遵照企业会计政策 § 对企业会计政策和会计科目表编制提供意见和提议，并有效完成相关培训 § 立即，正确，完整地进行帐务处理，提供会计信息 § 确保企业会计凭证和资料档案安全和完整特殊职责共享服务－财务中心财务总监 § 审核企业统一会计政策和会计科目表 § 编制财务中心预算，合理控制财务中心费用，对财务中心人员进行考评、培训并安排职业发展计划 § 负责对财务中心财务人员进行业务指导和监督共享服务－财务中心会计核实经理 § 负责制订和更新会计政策及会计制度 § 审定会计科目表 § 管理会计核实事项：帐套设置、日常会计核实复核、合并报表编制、系统数据维护等 § 审核财务中心各级企业会计报表 § 审核共享服务中心费用分摊明细共享服务－财务中心总账会计 § 编制月末调整分录和相关凭证 § 登记总账和明细账 § 维护总账 § 总账和明细账调整 § 分摊共享服务中心费用 § 编制会计报表 § 帮助共享服务－财务中心财务经理草拟会计科目表共享服务－财务中心其它会计 § 为其负责业务编制会计分录和相关凭证 § 统计和维护其负责科目标明细帐 § 和总账会计定时对帐共享服务－财务中心会计档案管理员 § 保管会计档案各级企业财务经理 § 负责对企业本级财务人员进行业务指导和监督 § 协调企业本级管理层和财务中心关系 § 复核企业当地业务原始凭证各级企业出纳 § 录入凭证信息 § 输入初始凭证 § 办理收付款手续 3 日常帐务处理运作分类日常帐务处理运作可分为：控制环境运作分类具体工作控制程序 § 经营管理观念、方法和风格 § 组织结构 § 权限和责任分配 § 监控方法 § 内部审计 § 人事政策和实务会计准备 § 会计科目表 § 合规性管理 § 会计凭证 § 文件设计和统计 § 合规性管理 § 资料管理和接触控制 § 独立复核 § 授权 § 记帐权限 § 资料管理和接触控制 § 授权会计统计 § 业务记帐 § 文件设计和统计 § 合规性管理 § 会计系统 § 职责分工 § 独立复核 § 资金划拨 § 文件设计和统计 § 合规性管理 § 会计系统 § 职责分工 § 独立复核 § 集中采购 § 文件设计和统计 § 合规性管理 § 会计系统 § 职责分工 § 独立复核 § 费用及零星采购 § 文件设计和统计 § 合规性管理 § 会计系统 § 职责分工 § 独立复核 § 当地凭证保管 § 文件设计和统计 § 合规性管理 § 会计系统 § 职责分工 § 独立复核 § 共享服务中心费用分摊 § 文件设计和统计 § 合规性管理 § 会计系统 § 职责分工 § 独立复核会计档案管理 § 立卷归档 § 资料管理和接触控制 § 独立复核 § 档案保管 § 资料管理和接触控制 § 授权 § 档案调阅 § 资料管理和接触控制 § 授权 § 档案销毁 § 资料管理和接触控制 § 授权第二部分业务步骤 1 会计准备 1.1 步骤图共享服务－财务中心信息技术部门各级企业财务总监会计核实经理总账会计技术人员相关管理人员会计科目表审核 10 审核 5 合规性研究 2 更新会计科目表 9 定时复核特殊项目 8 草拟会计科目表 3 形成会计科目表 6 更新财务系统 11 财务系统设定 7 意见反馈 4 财务需求 1 会计凭证审核 2 颁布编码一览表 5 编码分配 3 凭证分类编码方案 1 系统设定 4 记账权限审核 2 设定财务人员记账权限 1 定时更新 4 系统设定 3 1.2 管理方法管理标准 § 会计政策必需符合国家法规和监管部门相关要求，和企业本身管理需求； § 各级企业会计核实利用统一核实标准，具体会计政策，如坏账计提标准、固定资产折旧及减值准备计提等，必需由高级管理层决议经过； § 企业依据管理核实需求结合国家相关法规和监管部门相关要求设置账套； § 会计科目表科目由集团共享服务－财务中心依据国家相关保险企业会计准则、管理层需要和实际业务情况统一设置和定时更新；各区域财务中心不得另行设计更改科目设置，统一选择集团会计科目表中正确科目记账； § 财务系统中记账权限有明确设置，各级财务人员取得对应系统登陆权限。管理职能共享服务－财务中心财务总监、总账会计、会计核实经理信息技术部门技术人员、各级企业相关管理人员文件名称相关步骤填制人复核人参考编号科目设置一览表形成会计科目表总账会计财务总监附件1.1 1.3 步骤描述 1.3.1 会计科目表关键步骤描述风险初步评级职能财务需求 1 § 各级企业相关管理人员依据企业业务发展和管理需求，提出对会计核实、数据统计和汇报披露等方面要求，经过书面汇报形式在各级管理层会议上汇总讨论； § 经管理层会议讨论并经过，确定所需要财务数据、指标和基础会计核实及控制标准，汇报共享服务—财务中心总账会计。高各级企业相关管理人员合规性研究 2 § 总账会计针对各级企业管理层汇总上报财务需求作合规性分析研究，形成会计科目表意见； § 会计核实经理和总账会计经过学习研究保监会、财政部、税务局和其它监督部门下达对企业会计准则和制度新要求，分析相关政策对企业会计核实和财务控制影响，对各级企业需求意见提出对应处理方案。高共享服务－财务中心总账会计草拟会计科目表 3 § 共享服务－财务中心总账会计依据对各级企业财务需求汇总意见对应方案，设计集团会计政策和三级以下会计科目，形成会计科目表初稿； § 会计科目表必需符合国家法规和监管部门要求，而且满足××管理具体情况和需求，能够统计足够具体、足够正确会计信息，以满足管理层数据统计、分析和管理决议要求； § 总账会计草拟会计科目表应充足结合产、寿险业务不一样情况，而且满足预算管理需求。中共享服务－财务中心总账会计意见反馈 4 § 集团共享服务－财务中心会计核实经理将会计科目表初稿下发区域共享服务—财务中心，和各级企业业务部门和其它相关管理部门； § 区域共享服务－财务中心会计核实经理负责搜集、跟进各级企业相关部门意见反馈； § 各级企业相关部门管理人员经过书面汇报、电子邮件或讨论形式进行广泛意见征集汇总，对集团会计科目表进行补充或提出修改意见，并反馈给集团共享服务—财务中心总账会计； § 集团共享服务—财务中心总账会计依据各级企业反馈，修改、补充会计科目表。中各级企业相关管理人员审核 5 § 集团分管共享服务－财务中心财务总监和财务中心会计核实经理复核审议会计科目表，确保其合规性和合理性，假如发觉不足之处，说明理由，并立即退回总账会计修改，假如审批经过，则签字确定。高共享服务—财务中心财务总监、会计核实经理形成会计科目表 6 § 会计科目表经共享服务—财务中心财务总监和会计核实经理审批经过后，由总账会计负责形成最终会计科目表，下发财务中心全部财务人员； § 会计科目表必需包含以下信息： - 一级、二级科目：法定会计科目，一级科目依据《保险企业会计制度》要求设置，二级科目依据《保险企业会计制度》和企业具体情况设置； - 三、四级以下科目设置代码：分支机构、部门、险种、销售渠道、用户、职员等； - 费用类科目设置参见预算管理汇报； - 尤其科目：共享服务中心费用分摊科目，不在报表揭示，经过设置分入/分出等中间科目，用于处理共享服务中心费用分摊和归结，在内部管理汇报财务报表核实；科目设置一览表 – 附件1.1 - 以上描述应整理为科目设置一览表； § 共享服务—财务中心会计核实经理负责组织对各级财务人员进行会计科目表培训，总账会计负责编制会计科目使用说明书供各级财务人员在实际工作中作为指导文件。高 2.2 共享服务－财务中心总账会计财务系统设定 7 § 依据共享服务—财务中心制订会计科目表，集团信息技术部门负责，财务人员帮助，开发和设置相关财务信息系统和参数，并编写相关系统使用手册。高信息技术部门技术人员定时复核特殊项目 8 § 总账会计定时检验会计科目表使用情况，依据财务报表，复核其它应付款、其它应收款、其它业务收入/支出、营业外收入/支出等其它类科目，不常常使用科目和待处理财产损益、汇兑损益等异常科目； § 对于超出一定百分比其它类科目、不常常使用科目进行跟进分析，确保各级财务人员正确使用会计科目，必需时对会计科目表进行补充和完善。高共享服务－财务中心总账会计更新会计科目表 9 § 国家法规和监管部门对保险企业会计制度发生改变时候，或依据定时特殊项目复核结果，总账会计立即更新会计科目表，确保会计科目表正当合规，并适应企业使用管理需求。高共享服务－财务中心总账会计审核 10 § 共享服务—财务中心分管财务总监和会计核实经理复核审议总账会计对会计科目表所作更新修改； § 经财务中心主管审批经过后，总账会计下发科目表修订事项，并帮助信息技术部门更新财务系统。中共享服务—财务中心财务总监、会计核实经理更新财务系统 11 § 信息技术部门依据共享服务—财务中心对会计科目表修改意见进行更新财务系统； § 若对系统更新包含操作步骤，同时更新系统操作手册。中信息技术部门技术人员 1.3.2 会计凭证关键步骤描述风险初步评级职能凭证分类编码方案 1 § 总账会计依据企业会计制度、会计科目表等，制订会计凭证分类编码方案； § 会计凭证分类关键有三种： - 系统自动生成凭证，比如保费收入； - 手工编制凭证，比如行政费用报销； - 循环生成凭证，比如摊销，折旧等凭证，通常只需要首次手工录入首期金额和期数，系统能够在以后每期自动生成这类凭证； § 凭证编码必需包含以下信息： - 日期编码； - 机构编码； - 类型编码，现金、银行或转账； - 原始凭证保管地编码； - 流水号。高共享服务－财务中心总账会计审核 2 § 共享服务—财务中心分管财务总监和会计核实经理复核审议总账会计编制凭证分类和编码方案，核定方案合规性、完整性和可行性，出具书面审核意见； § 审核经过后，由总账会计落实方案实施，进行编码分配。中共享服务—财务中心财务总监、会计核实经理编码分配 3 § 总账会计依据财务中心主管审核意见，进行编码分配； § 依据各机构账套设置统一机构编码； § 编码分配表现唯一性、实用性。中共享服务－财务中心总账会计系统设定 4 § 信息技术部门依据财务中心制订会计凭证分类和编码，对财务系统进行设定： - 系统自动生成凭证，建立对应系统数据链接； - 手工编制凭证，设定录入凭证信息界面； - 循环生成凭证，首次录入界面及以后系统数据链接。中信息技术部门技术人员颁布编码一览表 5 § 总账会计依据设定凭证编码，下发编码一览表，以方便各级财务人员记账使用查询。中共享服务－财务中心总账会计 1.3.3 记账权限关键步骤描述风险初步评级职能设定财务人员记账权限 1 § 集团共享服务－财务中心应对全辖内全部分支企业财务权限设置总体标准： - 设置系统记帐权限类型，如查询、录入、复核、审批等权限； - 集团财务中心对全辖内全部分支企业财务系统拥有全部接触权限； - 区域财务中心仅对辖区内分支机构财务系统拥有全部接触权限； - 各级分支企业仅对企业内部财务系统拥有全部接触权限； - 具体会计人员仅对其负责科目含有录入功效； - 会计管理人员对其负责科目含有查询、复核、审批功效； § 区域财务中心依据企业财务权限设置标准，对辖区内会计人员设定对应权限；高共享服务－财务中心会计核实经理审核 2 § 共享服务—财务中心分管财务总监会同会计核实经理对总账会计所作财务人员系统记账权限设定进行审核，确保各级财务人员对财务系统接触有严格限定，确保财务系统、信息安全性。中共享服务—财务中心财务总监系统设定 3 § 信息技术部门依据财务中心对各级财务人员权限设定，在财务系统中作对应设置； § 不一样岗位财务人员依据自己用户名、密码登陆财务系统，并取得对应权限。高信息技术部门技术人员定时更新 4 § 财务人员发生变动或是区域范围发生改变时，共享服务—财务中心总账会计立即负责更新财务人员记账权限统计，并负责督促信息技术部门对财务系统设置进行对应更新。高共享服务－财务中心总账会计 2 会计统计 2.1 步骤图各级企业区域共享服务－财务中心集团共享服务－财务中心业务部门出纳财务经理出纳明细账会计总账会计出纳明细账会计总账会计业务记账取得业务单据并处理 1 导入数据生成凭证 4 复核过账 5 复核原始凭证 3 收付款 2 A 资金划拨取得银行划款凭证 1 取得银行划款通知 1 编制记账凭证 2 编制记账凭证 3 复核过账 4 复核原始凭证 3 A 复核过账 4 集中采购 A 区域集中采购参见集团集中采购账务处理步骤。编制记账凭证 5 复核过账 6 到期付款 4 复核过账 3 统计应付款 2 “三单”查对 1 费用及零星采购复核过账 4 复核过账 7 付款申请 1 统计应付款 2 付款 5 编制记账凭证 6 审核 3 当地凭证保管 A 档案保管 3 复核装订 2 打印凭证 1 共享服务中心费用分摊分支机构集团共享服务－财务中心总经理财务经理总账会计财务总监共享服务中心费用分摊查询和查对 5 查询和查对 5 内部管理汇报（参见“内部管理汇报步骤”）公布费用分摊结果 4 审核 3 费用分摊 2 归总共享服务中心费用 1 2.2 管理方法管理标准 § 集团采取集中核实、服务共享会计核实体系，即集团共享服务－财务中心负责集团及其所辖机构会计核实，全部单位财务责任人由集团共享服务－财务中心进行选聘和指派； § 依据纳税注册单位和币种，和管理和核实需求建立财务帐套； § 记账方法采取借贷记账法，对保险主营业务按险种进行核实，具体采取集团下发会计科目表进行核实； § 会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计资料内容和要求必需符合国家统一会计制度要求，不得伪造、变造会计凭证和帐簿，不得设置帐外帐，不得报送虚假会计报表。管理职能共享服务－财务中心出纳、明细账会计、总账会计各级企业财务经理、出纳 2.3 步骤描述 2.3.1 业务记账关键步骤描述风险初步评级职能取得业务单据并处理 1 § 各级企业出纳从业务部门获取各项业务收付款单据，并进行对应处理，关键包含：承保 - 产险：出纳在系统中接收业务部门传输保费收入信息（根据每张保单），并从业务部门获取保费发票；出纳依据财务系统信息将收入和保单匹配，查对银行回单，如为现金收入，则查对发票金额；出纳经过系统取得退改保和加退费信息，并从财务部门取得发票及收退费银行单据，在财务系统中手工调整分录； - 寿险：出纳经过系统取得暂收款到账清单（附全部收款凭证，比如：暂收收据、银行交款单、支票暂收单等）和保费生效清单（附发票），查对一致；出纳查对保费生效清单和暂收款到账清单，并检验银行回单；理赔 - 产险：出纳依据从业务部门取得日结汇总表、赔款计算书、赔款收据；出纳依据日结汇总表，查对赔款计算书，赔款收据，确定数据一致性，并查询系统信息，确定日结汇总表完整；出纳从业务部门获取权益转让书匹配银行收入单据后，在系统中查对相关追偿款信息，编制追偿款凭证； - 寿险：出纳依据从业务部门取得日结汇总表、赔款计算书、赔款收据；出纳依据日结汇总表，查对赔款计算书，赔款收据，确定数据一致性，并查询系统信息，确定日结汇总表完整；保全（寿险） - 续收：出纳获取银行收账回单、银行扣款成功清单、保费发票记账联等单据； - 给付：出纳获取领款收据、银行划账清单； - 保单质押贷款：出纳获取借款收据、银行回单、还款收据； - 退保：出纳获取领款收据、银行回单，进行匹配； § 以上具体步骤参见相关各业务步骤； § 再保业务账务处理参见再保险管理步骤手册。高 2.3 各级企业出纳收付款 2 § 业务收款：各级企业出纳收取现金或取得银行进账单； § 业务付款：各级企业出纳审核业务单据，确定付款取得合适授权审批，办理现金支付或银行转账； § 各级企业出纳依据实际收付款情况统计现金和银行日志账； § 具体收付款步骤参见现金和银行存款管理步骤手册。高各级企业出纳复核原始凭证 3 § 各级企业财务经理复核原始凭证是否齐全、完整，包含：承保： - 产险：财务经理依据系统数据，复核保单发票，对比保费金额，保单号，日期等信息，确定发票完整，齐全；财务经理将银行回单和系统中保单查对，确定银行回单和相关保单发票金额一致；财务经理依据系统退改保和加退费信息，查对发票及收退费银行单据，确定记帐凭证调整正确； - 寿险：财务经理检验暂收款到账清单每笔明细是否和每张收款单据金额查对一致；财务经理查对银行回单有效性，并妥善保管；财务经理查对生效清单明细是否和每张发票一致，如没有差异，则在该清单上签字确定，并送交区域共享服务－财务中心；理赔： - 产险：财务经理依据日结汇总表，逐单审核每笔赔案原始凭证，确定凭证齐全、完整；财务经理确定日结汇总表后，在日结汇总表上签字确定，并发送区域共享服务－财务中心；财务经理复核赔款收据和赔款计算书，确定数据正确；财务经理依据系统中追偿款信息，比对原始凭证，确定付款人信息完整性，在系统中复核凭证； - 寿险：财务经理依据日结单，逐单比对领款收据和批单，确定原始凭证齐全，完整，金额正确；财务经理确定后，在业务清单上签字复核，并将业务清单发送至区域财务中心；保全： - 续收：财务经理依据银行扣款成功清单，查对银行收款回单，检验回单时候齐全，金额是否一致；财务经理依据保费发票，计算总金额和当日现金日志账中相关金额查对确定；财务经理在经审核银行扣款成功清单上签字确定，发送至区域共享服务－财务中心； - 给付：财务经理依据银行划帐清单，逐单比对领款收据，确定金额，领款人信息一致，领款收据齐全；财务经理在经审核银行划帐清单上签字确定，并发送至区域共享服务－财务中心； - 保单质押贷款：财务经理对比借款收据和银行回单，确定数据一致；财务经理对比还款收据和对应银行回单或现金日志帐中相关统计，确定数据一致； - 退保：财务经理对比领款收据和银行回单，确定金额及用户信息完整一致； § 审核无误后，财务经理在财务系统出纳模块中作复核确定； § 以上各步骤详见各业务步骤。高 2.3 各级企业财务经理导入数据生成凭证 4 § 财务系统每日定时从业务系统（或综合统计系统）中导入业务数据，和出纳模块数据作款单配比； § 区域共享服务－财务中心明细帐会计在财务系统中检验业务数据，业务数据应包含以下信息： - 承保：保单号，保单金额，日期等； - 理赔：日期、险种、赔案号、保单号、实付金额、支付人名称、银行账号等； - 保全：日期、险种、保单号、银行账号、续收金额、给付金额、贷款协议编号、贷款金额、退保金额等； § 区域共享服务—财务中心明细账会计依据业务系统日结汇总表，进行批处理，由系统自动生成记账凭证； § 系统依据系统信息起源，自动生成记账凭证编号，记入对应企业账套，同时反应原始凭证保管在各级企业当地。中区域共享服务—财务中心明细账会计复核过账 6 § 总账会计复核明细账会计编制会计分录，查对各级企业财务经理上传确实定日结单或业务清单，复核审批完整后，在财务系统中确定凭证，过入总账。中区域共享服务—财务中心总账会计 2.3.2 资金划拨关键步骤描述风险初步评级职能取得银行划款凭证/通知 1 § 资金划出单位（资金上划为各级企业、资金下拨为集团企业）出纳从银行取得银行划款凭证； § 资金划出单位（资金上划为集团企业、资金下拨为各级企业）出纳从银行取得银行划款通知。低各级企业出纳，集团共享服务—财务中心出纳编制记账凭证 2 § 集团共享服务—财务中心相关明细账会计依据财务中心出纳取得原始凭证，编制内部资金调拨记账凭证； § 各级企业出纳在企业账套内编制对应内部资金调拨记账凭证。中集团共享服务－财务中心往来会计/各级企业出纳复核原始凭证 3 § 各级企业财务经理复核出纳取得原始凭证是否齐全、完整，金额统计是否正确，对比对应记帐凭证，分录是否正确，确定无误后，在财务系统对应记帐凭证中作原始凭证复核确定统计。中各级企业财务经理复核过账 4 § 集团共享服务－财务中心总账会计复核明细账会计统计内部资金调拨分录，检验各级企业财务经理审批，如复核完整，在财务系统中确定凭证，记入明细账，同时过入总账。 § 各级共享服务－财务中心总账会计复核资金调拨分录，检验各级企业财务经理审批，如复核完整，在财务系统中确定凭证，记入明细账，同时过入总账。中集团共享服务－财务中心总账会计/区域财务中心明细账会计 2.3.3 集中采购关键步骤描述风险初步评级职能 “三单” 查对 1 § 集团共享服务—财务中心应付账款会计接收采购中心付款申请，取得采购员递交付款申请书、采购成本分摊表及相关附件； § 应付账款会计将财务中心收到采购检验单财务中心联和采购员提供发票、检验单采购联、采购订单进行“三单”查对，并查对数据库中订单信息（包含金额、数量、付款条款、账号等）； § 假如内容无误，授权完整，则依据验收日期确定采购和应付款。高集团共享服务—财务中心明细账会计统计应付款 2 § 应付账款会计在集团账套下统计应付款事项； § 同时，依据采购成本分摊表，将采购确定金额分摊至各级企业，编制内部往来报单，统计各级企业账套； § 应付账款会计依据采购申请单上付款信息，查对采购订单系统中订单/协议中相关采购验收时间，付款信用期间，优惠付款信用期等信息无误后，制订合理付款计划，编制付款进程表。中集团共享服务—财务中心明细账会计复核过账 3 § 总账会计复核应付账款会计统计应付款分录、内部往来分录，在财务系统中确定凭证，记入明细账，同时过入总账。中集团共享服务—财务中心总账会计到期付款 4 § 财务中心应付账款会计依据付款进程表，定时收取应收发票或采购部门传输采购订单，查对单据金额无误后，通知出纳付款； § 财务中心出纳收到应付账款会计通知，依据订单/协议标注金额付款，付款步骤参见现金和银行存款管理步骤手册。高集团共享服务—财务中心出纳编制记账凭证 5 § 应付账款会计依据出纳付款情况，在财务系统中统计付款会计分录，编制记账凭证，交由总账会计复核过账。中集团共享服务—财务中心明细账会计复核过账 6 § 总账会计复核应付账款会计统计付款分录，在财务系统中确定凭证，记入明细账，同时过入总账。中集团共享服务—财务中心总账会计 2.3.4 费用及零星采购关键步骤描述风险初步评级职能付款申请 1 § 各级企业业务部门依据已发生费用或零星采购业务，填制费用报销单，填制下列信息： - 具体说明； - 交易类型； - 交易发生日期； - 交易金额； - 付款方法； - 收益部门/个人/项目，等； § 各级企业如发生借款业务，应由业务部门填制借款申请单，填写以下信息： - 借款用途； - 借款金额； - 借款日期； - 收益部门/个人/项目，等； § 各级企业相关部门将费用报销单或借款申请书附相关原始凭证（如发票或合相同）提交财务部门审批。高各级企业业务部门统计应付款 2 § 各级企业出纳取得费用报销单或借款申请书，查对原始凭证及对应审批，如确定无误后，在系统中统计应付款，编制初始凭证； § 系统中该比分录自动显示输入人姓名； § 如本级企业费用发生量较大或因为交通而凭证传输不便，则由共享服务－财务中心在本级企业设置相关明细账会计，由明细账会计统计应付款。 § 出纳统计应付款程序参见费用管理步骤手册。中各级企业出纳审核 3 § 各级企业财务经理审核费用报销单或借款申请书，查对原始凭证及申请信息，如有差异或审批缺点，应退回申请部门；如查对无误，则在费用报销单或借款申请说上签字确定； § 各级企业财务经理在系统中对应凭证上做原始凭证复核确实定，该比凭证自动显示复核人姓名。高各级企业财务经理复核过账 4 § 区域共享服务－财务中心总账会计在财务系统中复核出纳或明细账会计统计应付款凭证，确定财务经理审批充足，金额填列正确，分录正确后，在系统中复核； § 总账会计将复核后会计分录过入到财务系统中总账中； § 经复核后凭证自动显示复核人姓名； § 总账会计复核完成后系统自动提醒各级企业出纳办理付款手续；中区域共享服务—财务中心总账会计付款 5 § 各级企业出纳依据系统提醒，按费用报销单或借款申请单办理付款手续，参见现金和银行存款管理步骤手册。中各级企业出纳编制记账凭证 6 § 区域共享服务－财务中心明细账会计依据财务系统出纳模块中各级企业统计实际发生付款情况，编制记账凭证。中区域共享服务—财务中心明细账会计复核过账 7 § 区域共享服务－财务中心总账会计在财务系统中复核明细账会计统计付款记账凭证，确定审批充足，金额填列正确，分录正确后，在系统中复核； § 总账会计将复核后会计分录过入到财务系统中总账中； § 经复核后凭证自动显示复核人姓名。中区域共享服务—财务中心总账会计 2.3.5 当地凭证保管关键步骤描述风险初步评级职能打印凭证 1 § 各级企业出纳将财务系统中经共享服务—财务中心过账记账凭证全部打印出来； § 依据流水号次序排列，并整理相关原始凭证作为附件，原始凭证保留在集团/区域共享服务—财务中心，打印凭证面单，注明原始凭证保留地。中各级企业出纳复核装订 2 § 各级企业财务经理复核会计凭证编制是否正确，检验所附原始凭证是否完整等事项，具体要求参见3.3.1立卷归档财务中心总账会计审核装订步骤。高各级企业财务经理档案保管 3 § 依据凭证发生地标准，各级企业财务经理负责当地会计档案保管工作，具体档案保管要求参见3.3.2档案保管。中各级企业财务经理 2.3.6 共享服务费用分摊关键步骤描述风险初步评级职能归总共享服务中心费用 1 § 集团共享服务－财务中心总账会计每个月在财务系统中依据共享服务中心各部门代码，汇总共享服务中心费用；中集团共享服务－财务中心总账会计费用分摊 2 § 策略计划部对归集方法、分摊范围、分摊比率、分摊步骤进行定时审核，各级企业每十二个月和集团签署费用分摊协议，由策略计划部授权信息技术部对系统设定参数；策略计划部和信息结束部不得单独改动系统设置； § 系统能够依据设定分摊参数（包含归集和分摊标准和程序）自动识别费用归集和分摊对象； § 集团共享服务－财务中心总账会计根据费用分摊协议，在内部管理汇报系统中将可分摊共享服务费用经过步进法分摊到各个应负担费用机构（包含集团本部，总企业，分支企业）。 § 系统分摊费用后，形成费用分摊计算表，列示分摊期间各分支机构及其分摊比率，共享服务中心费用总数，和各分支机构分摊结果等信息； § 费用分摊具体方法及分摊标准参见“分企业管理步骤手册”。中集团共享服务－财务中心总账会计审核 3 § 集团共享服务中心－财务中心财务总监审核费用分摊计算表，查对费用分摊计算表和费用分摊协议，如有设置差错，应交策略计划部核查原因，如审核无误，则在内部管理汇报系统中确定分摊结果。高集团共享服务中心－财务中心财务总监发放费用分摊结果 4 § 集团共享服务－财务中心总账会计将费用分摊结果经过内部管理汇报系统安各级企业所分摊费用发送至各级企业； § 系统经过设置，自动将各分支企业所分摊到费用发送到对应分支企业。高集团共享服务－财务中心总账会计查询和查对 5 § 各级企业财务经理/总经理经过内部管理汇报系统查询所分摊到共享服务费用，确定无误后，进行内部管理汇报编制； § 各级企业在内部管理汇报系统中仅能查询本企业费用分摊数及分摊百分比，如有异议，可向集团共享服务中心提交意见； § 内部管理汇报编制参见“内部管理汇报步骤”。高各级企业财务经理/总经理 3 会计档案管理 3.1 步骤图相关部门档案室共享服务－财务中心稽核人员分管总经理查阅人管理员会计档案管理员总账会计会计核实经理立卷归档装订编号 1 档案保管移交保管 6 整理立卷 2 编制案卷目录 3 存放保管 4 编制保管清册 5 档案调阅抄录复制 5 调阅申请 1 调阅登记 6 陪同查阅 3 外部调阅抄录复制审批 4 审批 2 审批 2 档案销毁监销 5 编制销毁清册 3 档案销毁判定确定 1 审查 2 审批 4 3.2 管理方法管理标准 § 建立健全会计档案管理制度，确保会计档案完整、正确、安全和有效利用； § 设置专门会计档案保管箱、柜，由专员负责妥善保管，存放有序、查找方便，确保会计档案安全性和完整性； § 严格实施安全保密制度，未经授权同意，非共享服务－财务中心人员不得接触，一律不准外借，预防丢失

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