中国煤炭进出口公司出口煤业务手册模板.doc

中国煤炭进出口企业
出口煤业务手册

北大纵横管理咨询企业
10月

目 录

§1 手册概述 1
1.1 适用范围 1
1.2 目标 1
1.3 包含关键名词解释及范围界定 1
§2 出口煤业务图文概述 2
2.1 出口煤业务概述 2
2.2 出口煤业务步骤图 2
2.3 出口煤业务资金流说明表 2
§3 出口煤业务步骤具体说明 4
3.1 采集信息（F1） 4
3.1.1 工作步骤 4
3.1.1.1 采集信息 4
3.1.1.2 处理信息 5
3.1.1.3 呈报信息 6
3.1.2 工作结果 6
3.1.2.1 内容 6
3.1.2.2 格式 6
3.2 制订营销计划/方案（F2） 7
3.2.1 制订年度营销计划 7
3.2.1.1 工作步骤 7
3.2.1.2 工作结果 8
3.2.2 制订项目营销方案 8
3.2.2.1 工作步骤 8
3.2.2.2 工作结果 8
3.3 签署协议（F3） 9
3.3.1 工作步骤 9
3.3.1.1 询盘和发盘 9
3.3.1.2 还盘磋商 9
3.3.1.3 接收签约 10
3.3.2 工作结果 11
3.3.2.1 协议内容 11
3.3.2.2 协议格式 11
3.4 制订煤炭业务年度经营计划（F4） 12
3.4.1 工作步骤 12
3.4.1.1 汇总协议，确定销售目标 12
3.4.1.2 编制、修改年度经营计划（含预算） 12
3.4.1.3 上报部门年度经营计划 12
3.4.1.4 年度经营计划审核 12
3.4.1.5 审批 12
3.4.1.6 下达实施 13
3.4.2 工作结果 13
3.4.2.1 内容 13
3.4.2.2 格式 13
3.5 制订月度经营计划（F5） 13
3.5.1 工作步骤 13
3.5.1.1 汇总生产企业月度生产经营计划 13
3.5.1.2 搜集运输计划批复情况 14
3.5.1.3 制订销售计划 14
3.5.1.4 编制月度经营计划 14
3.5.1.5 审批月度经营计划 14
3.5.1.6 下达月度经营计划 14
3.5.2 工作结果 14
3.6 采购煤炭（F6） 15
3.6.1 工作步骤 15
3.6.1.1 确定货源 15
3.6.1.2 了解日菜单日报信息 15
3.6.2 工作结果 15
3.7 铁路运输（F7） 15
3.7.1 工作步骤 16
3.7.1.1 落实运输计划 16
3.7.1.2 制订月发运计划 16
3.7.1.3 提报日菜单 16
3.7.1.4 了解装车信息 17
3.7.2 工作结果 17
3.8 接卸入库（F8） 17
3.8.1 工作步骤 17
3.8.1.1 了解接车信息 17
3.8.1.2 了解卸车信息 18
3.8.1.3 了解入库信息 18
3.8.2 工作结果 18
3.9 确定船期（F9） 18
3.9.1 工作步骤 18
3.9.1.1 协调单航次船期 18
3.9.1.2 确定船期 19
3.9.2 工作结果 19
3.10 出库装船（F10） 19
3.10.1 工作步骤 19
3.10.1.1 申请出口许可证 19
3.10.1.2 报关 19
3.10.1.3 报验 19
3.10.1.4 审批装船方案 20
3.10.1.5 搜集装船信息 20
3.10.2 工作结果 20
3.11 结算（F11） 20
3.11.1 工作步骤 21
3.11.1.1 汇总发货单据 21
3.11.1.2 寄出发货单据 21
3.11.1.3 收到货款 21
3.11.1.4 办理结汇手续 21
3.11.1.5 核销出口许可证 21
3.11.1.6 结算货款 21
3.11.1.7 结算代理费 21
3.11.2 工作结果 22
3.11.2.1 搜集货款结算信息 22
3.11.2.2 搜集代理费结算信息 22
3.11.2.3 搜集相关费用结算信息 22
3.11.2.4 汇总分析多种结算信息 22
3.12 提供售后服务（F12） 22
3.12.1 工作步骤 22
3.12.1.1 搜集用户信息 22
3.12.1.2 分析用户信息 22
3.12.1.3 上报用户信息 22
3.12.1.4 实施售后服务 23
3.12.1.5 总结售后服务效果： 23
3.12.1.6 提出售后服务改善提议 23
3.12.2 工作结果 23
3.13 分析月度实施情况（F13） 23
3.13.1 工作步骤 23
3.13.1.1 汇总月度相关信息 23
3.13.1.2 分析月度相关信息 24
3.13.2 工作结果 24
附 录 25
一、营销职能部分 25
二、投资管理职能部分 26
三、调度职能部分 26
四、销售职能部分 26

§1 手册概述
1.1 适用范围
本手册适适用于中国煤炭进出口企业（以下简称“中煤进出口企业”）出口煤业务步骤操作指导和管理，适用人员为和出口煤业务相关中煤进出口企业职员和中煤进出口企业下属企业、企业和出口煤炭业务相关职员。
1.2 目标
A．经过制订本手册，规范中煤进出口企业出口煤业务操作。
B．经过制订本手册，明确业务步骤相关步骤责任和义务，有效提升出口煤业务运作效率和效果。
1.3 包含关键名词解释及范围界定
A．出口煤业务步骤：是指中煤进出口企业实施出口煤业务所包含到一系列连续、以要求方法进行、达成一定结果工作步骤组合。
B．节点：是步骤基础组成元素，是一系列连续动作组合；同时也是企业安排岗位，明晰岗位职责基础依据之一。
§2 出口煤业务图文概述
2.1 出口煤业务概述
出口煤业务是中煤进出口企业关键业务，是企业必需确保、树立竞争优势业务。出口煤业务步骤是企业实施出口煤业务现实实施过程。
出口煤业务步骤总体而言，包含以下13个步骤：采集信息、制订营销计划/方案、签署协议、制订年度经营计划、制订月度经营计划、采购煤炭、批复运输计划、接卸入库、确定船期、出库装船、结算、提供售后服务、分析月度实施情况。
2.2 出口煤业务步骤图

2.3 出口煤业务资金流说明表

出口煤业务资金流说明表

职能步骤
事由
支付时间
付款方
收款方
采购商品煤
原料煤采购
按协议要求
需方（买受方）
供方（卖出方）
商品煤采购
按协议要求
需方（买受方）
供方（卖出方）

铁路运输
铁路运费
立即
委托方
承运方
港口作业
港杂费
每个月汇总结算
委托方
港务局
商检费
每个月汇总结算
委托方
检验机构
代理费
每船货款结算后
委托代理方
受托代理方

海运卸港
租船佣金
按协议要求
承运方
委托方
商品煤销售
货款
按协议要求
需方（买受方）
供方（卖出方）

其它
出口退税

国家
供货商
货物佣金
按协议要求
卖出方
买受方

§3 出口煤业务步骤具体说明
3.1 采集信息（F1）
采集信息是指经过多种渠道采集和煤炭业务相关市场信息和用户信息，然后对所搜集到信息进行处理，得到企业所需多种市场分析汇报、专题汇报、用户信息资料表格等过程。
3.1.1 工作步骤
3.1.1.1 采集信息
A．信息采集渠道：
a. 专业报纸或经济类报纸：列举报纸名称；
b. 专业杂志：列举杂志名称；
c. 煤炭行业互联网站：列举网站名称；
d. 多种煤炭研究汇报：列举煤炭研究机构名称；
e. 煤炭或能源统计资料：列举统计资料名称；
f. 企业内部提供信息（煤炭业务部门、财务部门等）；
g. 日常业务活动；
h. 业务相关企业和职员等
B．信息采集内容：
a. 市场信息：
(a) 中国和国外政府颁布和煤炭相关政策和管理措施；
(b) 煤炭行业及相关行业（如能源消费、电力行业、铁路运输、港口运作、海洋运输等）信息；
(c) 中煤进出口企业目标市场（如日本市场、韩国市场）信息；
(d) 中国竞争对手（如神华集团、五矿集团、山煤集团等）及国外竞争对手（如澳大利亚、印尼等关键产煤国家关键煤炭供给商等）信息
b. 用户信息：
(a) 用户及国际供给商信息；
(b) 船企业及港口信息；
(c) 居间商信息等
C．信息采集频度：
a. 日常：专业报纸、专业互联网站、日常业务联络、企业内部 信息等；
b. 月度：专业杂志、期刊等；
c. 年度：行业研究资料、统计资料
3.1.1.2 处理信息
A．对信息进行整理、归类，填写相关表格：
a. 填写用户信息表格，建立用户信息档案：用户联络表；关键人物个人资料；用户概要信息统计；用户信息表；
b. 填写用户信用信息表格，建立用户信用信息档案：用户信用信息管理卡；
c. 建立市场信息资料库，包含竞争对手资料表等
B．依据整理后信息对信息进行加工：
a. 对用户信用进行评价：
(a) 成立用户信用评价小组；
(b) 整理用户信用信息，并进行信用分析
(c) 用户信用评价小组对用户信用进行打分，填写用户信用评价表；
(d) 对用户信用评价表进行统计整理，按打分结果对用户信用进行分类，填写用户信用等级分类表；
b. 编写《煤炭信息简报》；
c. 撰写市场分析汇报，专题汇报，企业领导需要多种市场营销汇报等
3.1.1.3 呈报信息
呈报过程：
A. 撰写初稿；
B. 直接上级审核；
C. 定稿，打印，向上呈报；
D. 存档
3.1.2 工作结果
3.1.2.1 内容
A．《煤炭信息简报》必需包含以下内容：
近期中煤进出口企业煤炭业务销售动态，近期中煤进出口企业下属生产厂煤炭生产经营计划，近期港口操作企业经营动态，近期企业目标市场用户煤炭需求动态，近期国家煤炭供求情况，近期煤炭价格波动情况，近期国家煤炭政策信息，近期国际煤炭供求情况等
B．市场分析汇报必需包含以下内容：
市场分析汇报概述；市场改变信息；市场改变信息分析；企业针对改变应采取对策提议；市场分析汇报总结。
C．用户信息统计必需包含以下内容：
用户联络表；关键人物个人资料；用户概要信息统计；用户信息表。
D．用户信用统计必需包含以下内容：
用户信用信息管理卡；用户信用评价表；用户信用等级分类表；
E．竞争对手信息统计必需包含以下内容：
竞争对手资料表
F．专题汇报必需包含以下内容：
专题汇报目标；汇报概述；资料分析；结论和提议等；
G．其它需要呈报汇报：依据企业领导具体要求撰写。
3.1.2.2 格式
参见附件：
A．用户信息统计表格：
附件M1－B01：用户联络表；
附件M1－B02：关键人物个人资料；
附件M1－B03：用户概要信息统计；
附件M1－B04：用户信息表；
B．用户信用统计表格：
附件M1－B05：用户信用信息管理卡；
附件M1－B06：用户信用评价表；
附件M1－B07：用户信用等级分类表；
C．附件M1－B08：竞争对手资料表；
C．附件M1－Y01：第XX期《煤炭信息简报》；
D．附件M1－Y02：XXX市场分析汇报；
E．附件M1－Y03：XXX专题汇报
3.2 制订营销计划/方案（F2）
制订营销计划是指企业为了规范和指导营销行为、营销活动而进行计划制订工作和营销方案制订工作等，它包含制订年度营销计划和制订项目营销方案两项工作。年度营销计划是企业制订指导整年度营销工作工作计划，关键包含年度营销目标、营销策略、项目营销安排等；项目营销方案是指为了完成某一单项市场营销目标而制订市场营销方案。
3.2.1 制订年度营销计划
3.2.1.1 工作步骤
A．前十二个月度营销工作总结分析；
B．搜集市场信息，研究市场分析汇报；
C．走访用户，洽谈年度煤炭供给设想，听取用户提议；
D．确定资源配置，提出年度市场目标；
E．制订年度市场营销计划；
F．提报审批。
3.2.1.2 工作结果
A．内容
a. 本年度各市场营销方案实施总体时间安排、费用估计；
b. 本年度协议价格方案及成本控制方案；
c. 本年度资源配置方案；
d. 本年度销售策略；
e. 本年度市场营销目标等。
B．格式
参见附件M3－Y04：XXXX年度营销计划。
3.2.2 制订项目营销方案
3.2.2.1 工作步骤
A．确定项目营销计划目标；
B．依据营销计划目标搜集资料和信息；
C．对资料和信息进行整理分析；
D．提出营销提议；
E．制订行动计划和营销计划预算；
F．细化营销行动计划，落实相关责任人
3.2.2.2 工作结果
A．内容
a. 协议价格方案和成本控制方案；
b. 资源配置方案；
c. 营销策略；
d. 销售目标；
e. 营销活动时间、地点、参与人、组织者、责任人；
f. 营销活动具体日程安排，活动内容，注意事项；
g. 营销活动费用估计等
B．格式
参见附件M3－Y05：XXXX营销方案。
3.3 签署协议（F3）
签署协议是指中煤进出口企业和国外用户和相关单位签署煤炭业务实施所需多种协议、协议等法律文件过程。
3.3.1 工作步骤
3.3.1.1 询盘和发盘
A．询盘和发盘过程：
a. 确定此次询盘或发盘目标；
b. 搜集相关业务资料，并进行整理分析；
c. 阅读企业内部市场分析汇报和市场营销计划，掌握企业市场营销策略；
d. 确定此次询盘或发盘条款；
e. 联络业务对象，对外询盘或发盘
B．询盘和发盘方法：
a. 经过电话、传真进行；
b. 经过招投标进行；
c. 经过业务媒体公布；
d. 参与多种业务洽谈会等
C．询盘和发盘内容
交易煤炭品种、质量、数量、交货期、价格条款、付款条款等。
3.3.1.2 还盘磋商
A．还盘磋商通常过程
a. 研究对方还盘条款；
b. 制订还盘对策，修改还盘条款；
c. 进行还盘磋商
d. 确定合约关键条款
e. 磋商合约隶属条款
f. 确定隶属条款
g. 确定全部合约条款，达成一致意见
B．还盘磋商方法
投标、协议谈判、业务洽谈、电话还盘、传真还盘等
C．还盘磋商内容
包含煤炭品种、质量、数量、价格、交货方法、运输条款、交货期、付款方法、付款时间、违约条款等。
3.3.1.3 接收签约
A．接收签约过程：
a. 缮制协议文本：
协议条款确定以后，协议缮制人员必需立即缮制协议文本，并确保没有文字错误。
b. 法律顾问审核：
协议文本缮制以后，必需经过企业法律顾问审核，并由法律顾问出具法律意见书（内容包含：协议条款审核法律意见、法律顾问签章等，具体内容详见附件：《法律意见书》），
c. 企业内部审批：
并按企业要求完成企业内部协议审批程序：协议在部门责任人审核后，以“协议审核签署单”形式上报，并附上协议信息摘要表；其后，由煤炭业务责任人审核，签署审核意见并署名，其后由企业财务责任人审核，签署审核意见并署名，最终呈报企业责任人审阅、签署。（参见中煤进出口企业协议审批程序）。
d. 外部单位审批：
在协议完成企业内部审批过程以后，应立即组织、协调协议相关单位（关键包含用户、供给商和协议中所包含必需签章单位和部门）完成协议在相关单位审批过程。
e. 协议生效。
B．接收签约方法：
签署协议或协议等有法律效力文件
3.3.2 工作结果
3.3.2.1 协议内容
协议不一样，其包含内容也有所不一样。通常而言，煤炭业务协议应包含煤炭品种、质量、数量、价格、交货方法、运输条款、交货期、付款方法、付款时间、违约条款等。
A．销售协议：
煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检验条款；价格条款；运输条款；对应时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议处理条款等。
B．煤炭采购协议：
煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检验条款；价格条款；运输条款；对应时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议处理条款，等。
C．委托代理协议：
委托人；委托代理事项等。
D．煤炭业务居间协议：
居间业务条款，居间责任条款；费用计算条款，费用结算条款；款项支付条款等。
3.3.2.2 协议格式
A． 协议/委托书/备忘录签署申请单，参见附件M3－B09；
B． 协议信息摘要表，参见附件M3－B10；
C． 询价书，参见附件M3－Y06；
D． 报价书，参见附件M3－Y07；
E． 还盘，参见附件M3－Y08；
F． 投标书，参见附件M3－Y09；
G． 法律意见书，参见附件M3－Y10；
H． 出口销售协议格式，参见附件M3－Y11；
I． 出口采购协议格式，参见附件M3－Y12；
J． 出口煤委托代理协议格式，参见附件M3－Y13；
K． 出口煤居间协议格式，参见附件M3－Y14。
3.4 制订煤炭业务年度经营计划（F4）
制订煤炭业务年度经营计划是指企业为了计划下十二个月度煤炭业务管理而制订指导下十二个月度煤炭业务运作计划过程。
3.4.1 工作步骤
3.4.1.1 汇总协议，确定销售目标
汇总已经签署了煤炭销售协议和采购协议，确定各品种煤炭销售数量、质量和销售时间安排等，然后依据估计，提出企业年度销售目标，上报企业；最终，企业依据年度经营目标，确定年度煤炭销售目标，包含各品种煤炭销售数量、质量和销售时间安排等。
3.4.1.2 编制、修改年度经营计划（含预算）
各煤炭业务部门及下属单位编制、修改本部门或本单位煤炭业务工作计划和预算计划书；工作计划关键包含本部门或本单位上年度工作总结、分析，上年度存在问题分析，本年度工作关键及对策等；预算计划书则包含本年度预算基础数据、经营活动收支、筹资活动收支、管理活动费用支出和年度损益预算、现金流量预算等内容。
3.4.1.3 上报部门年度经营计划
各煤炭业务部门和下属单位上报其年度工作计划和预算计划书；
3.4.1.4 年度经营计划审核
企业年度经营计划部门对年度工作计划核预算计划进行审核，在全企业内进行平衡，指出调整、修改意见；
3.4.1.5 审批
召开年度经营计划会，对制订年度经营计划进行审批；
3.4.1.6 下达实施
下发审批后年度经营计划（含年度预算安排），各部门具体实施。
3.4.2 工作结果
3.4.2.1 内容
A．经营计划编制标准；
B．企业煤炭业务内外部环境分析；
C．企业煤炭业务年度经营目标
D．年度预算基础数据、经营活动收支预算、管理费用预算、损益预算、现金流量预算等；
D．企业煤炭业务年度经营计划考评方案；
E．企业煤炭业务内部管理计划；
F．煤炭业务需要提请企业处理问题等
3.4.2.2 格式
参见附件M1－Y15：XXXX年度经营计划；
附件M1－Y16：XXXX年度预算安排。
3.5 制订月度经营计划（F5）
月度经营计划是下月工作综合安排，它包含到生产、采购、运输、销售、资金计划等方方面面，是下月工作具体指导。
3.5.1 工作步骤【1】月度生产经营例会最迟在每个月25日召开，目标是为生产企业调整产品规格留出足够时间，而出口煤用户下月装船计划最早也要在每个月25日才能大致确定，所以，生产经营例会对经营计划审批实际是依据对装船计划估计。同时，生产企业在每个月15日上报月度生产经营计划时，不可能充足考虑到销售情况。
1】
3.5.1.1 汇总生产企业月度生产经营计划
必需在每个月15日前督促各生产企业提报下月生产经营计划，其内容包含：生产计划表、资金计划表、成本计划表、管理费用计划表、运输及销售计划表、基础建设计划表、生产安全计划表，并对其进行汇总。
3.5.1.2 搜集运输计划批复情况
立即正确从港口作业企业取得次月铁路运输计划批复情况。
3.5.1.3 制订销售计划
不停和用户沟通，确定用户装船计划，并在月度生产经营例会之前依据用户装船计划制订出下月销售计划。
3.5.1.4 编制月度经营计划
综合年度经营计划、下月销售计划和各生产企业上报生产经营计划，在月度生产经营例会之前编制出下月经营计划，确定下月各生产企业生产煤炭品种、质量、产量，港口操作企业铁路运输安排、装船安排等；
3.5.1.5 审批月度经营计划
最迟在每个月25日召开月度生产经营例会，对下月经营计划进行审批，确定下月最终经营计划。
3.5.1.6 下达月度经营计划
A. 负责调度部门必需在每个月26日立即将审批后经营计划经过传真下发给相关部门；
B. 假如月度经营计划在实施过程中出现改变，负责调度部门有责任将多种改变立即通知给相关部门；
C. 负责调度部门必需定时对生产经营过程中多种问题进行汇总、分析。
3.5.2 工作结果
A．已批复铁路运输计划，见附件M3－Y17；
B．煤炭业务月度销售计划汇总表，见附件M3－B11；
C．生产企业生产经营计划汇总表（包含生产计划表、资金计划表、成本计划表、管理费用计划表、运输及销售计划表、基础建设计划表、生产安全计划表），见附件M3－B12；
D．次月采购计划，见附件M3－Y18；
E．月度资金计划，见附件M3－B13；
F．调度通知，见附件M3－B14；
G．中煤进出口企业煤炭生产经营问题汇总表，见附件M3－B15。
3.6 采购煤炭（F6）
煤炭采购是指采购实施过程，指供货方依据协议要求和下月销售计划确保煤炭立即、足量、保质装车发运过程。
3.6.1 工作步骤
3.6.1.1 确定货源
依据月度经营计划和用户装船需要，定时向生产企业落实货源准备情况和商品煤煤炭质量，并将煤炭供给量和煤质相关信息立即传达给港口操作企业和口岸企业。
3.6.1.2 了解日菜单日报信息
日菜单由中煤进出口企业港口操作企业提出提议，口岸分企业核准。港口操作企业每日必需立即用传真反馈回日菜单提报信息，由中煤进出口企业将相关信息正确录入数据库相关文件。
3.6.2 工作结果
A．中煤进出口企业煤炭产运销调度日报表（生产），见附件M3－B16；
B．生产企业库存情况分析汇报，关键包含库存煤炭数量分析和质量分析等，见附件M3－Y19。
3.7 铁路运输（F7）
铁路运输是指中煤进出口企业为了实现出口煤销售而需要、把商品煤从洗煤厂运抵港口所需经历铁路运输过程。具体而言包含落实铁路运输计划、制订月发运计划和提报日菜单、装车发运等步骤。
3.7.1 工作步骤
3.7.1.1 落实运输计划
A． 督促运输计划提报
负责运输计划落实部门必需在每个月5日前督促各供货方按时、按量、足额提报运输计划；
B． 帮助运输计划批复
负责运输计划落实部门在运输计划提报后，还必需亲密关注运输计划批复情况，发觉问题，立即和运输计划批复单位或部门进行协调，争取在运输计划批复公布之前将问题处理。
C． 提报月补充运输计划
依据中煤进出口企业煤炭销售实际情况，确定月补充计划提报具体数量，由负责运输计划落实部门在每个月10日前督促各供货方立即、足额提报，并帮助补充运输计划落实。
D． 传达运输计划批复情况
铁路运输计划批复后，负责运输计划落实部门必需立即将批复情况通知相关部门（供货方、港口作业单位、中煤负责煤炭业务信息搜集和传输部门等）。
3.7.1.2 制订月发运计划
月发运计划制订需要结合中煤进出口企业煤炭业务生产经营计划和运输计划落实情况具体制订。月发运计划应尽可能满足煤炭业务生产经营计划要求，并预留一定保险空间。
3.7.1.3 提报日菜单
A． 确定日菜单提报计划
负责日菜单提报部门必需在每日上班开始就聚集供货方商品煤库存情况、煤炭运输计划落实情况和港口堆场场存情况，根据确保商品煤按时、足额装船标准，确定日菜单提报计划。
B． 提报日菜单
a. 日菜单提报计划确定后，日菜单提报实施人员应根据日菜单审批部门要求到日菜单审批处向日菜单审批部门提报日菜单；
b. 监督日菜单提报批复过程，确保菜单得到批复；
c. 取回日菜单批复结果，反馈给供货方；
d. 依据供货方日菜单批复结果反馈协调日菜单具体实施。假如供货方因为意外不能满足日菜单运输装车要求，必需立即通知日菜单审批部门更改日菜单批复。
3.7.1.4 了解装车信息
中煤进出口企业必需在次日早晨10：00前，将供货方传真回日装运信息一览表和装车过程除杂汇报单相关内容录入数据库相关文件。
3.7.2 工作结果
A．月度运输计划，见附件M3－Y20；
B．月度补充计划，见附件M3－Y21；
C．月发运计划，见附件M3－Y22；
D．日菜单，见附件M3－Y23；
E．中煤进出口企业煤炭产运销调度日报表（运输），见附件M3－B17；
3.8 接卸入库（F8）
接卸入库是指煤炭抵达港口车站以后，经过接车、卸车过程，进入港口堆场过程。这一过程由港口操作企业和口岸分企业全方面负责。
3.8.1 工作步骤
3.8.1.1 了解接车信息
每日在要求时间前将港口操作企业传真来过磅单和质检汇报单内容录入数据库相关文件。
3.8.1.2 了解卸车信息
每日在要求时间前将港口操作企业传真来卸车过程除杂汇报单数据录入数据库相关文件。
3.8.1.3 了解入库信息
每日将港口操作企业传真来进车数量、质量、进入场地、煤炭品种等相关信息录入数据库；每七天将港口操作企业传真来堆场除杂汇报单相关内容录入数据库；6个月到港口盘库一次，核实是否实现了帐实相符、帐帐相符。
3.8.2 工作结果
A．卸车统计单，见附件M3－Y24；
B．堆场捡杂统计单，见M3－Y25；
C．中煤进出口企业煤炭产运销调度日报表（港口），见附件M3－B18；
D．港口库存情况跟踪表，见附件M3－B19；
E．港口库存情况分析汇报，见附件M3－Y26。
3.9 确定船期（F9）
确定船期是一个不停沟通过程，需要中煤进出口企业和港口操作企业、口岸分企业及相关单位进行常常性协商和确定。
3.9.1 工作步骤
3.9.1.1 协调单航次船期
A．报船
国外用户会以传真方法提前10天向口岸分企业报船，进行船期预报。
B．传输船期信息
在口岸分企业将船期信息通知港口操作企业后，中煤进出口企业必需在第一时间取得港口操作企业传输船期信息。
C．进行船货平衡
在得到船期信息后，中煤进出口企业应该依据库存立即进行船货平衡，修改生产企业生产经营计划，尽可能满足用户装船需要。
3.9.1.2 确定船期
中煤进出口企业必需立即从港口操作企业取得口岸分企业依据船货平衡结果确定最终船期。
3.9.2 工作结果
A．报船，见附件M3－Y27；
B．接船确定，见附件M3－Y28。
3.10 出库装船（F10）
出库装船是指确定船期以后直至货物离开港口全过程。这一步骤需要口岸分企业和港口操作企业亲密合作。
3.10.1 工作步骤
3.10.1.1 申请出口许可证
船期确定后，业务实施人员必需立即到国家外经贸部申请出口许可证，办理相关出口许可手续；
3.10.1.2 报关
在装船前一个工作日依据协议进行报关，申请出口通关；
3.10.1.3 报验
在报关以后，业务实施人员应依据国家煤炭出口要求，办理出口煤炭质量、重量等报验手续；
3.10.1.4 审批装船方案
中煤进出口企业必需立即审核港口操作企业上报装船方案，并在装船前二十四小时将审批后装船方案传真给港口操作企业。
3.10.1.5 搜集装船信息
在装船结束后3日内，立即取得口岸企业传来除杂情况统计及装船情况统计，同时取得口岸企业传真来出库单、提单、品质证书、重量证书、原产地证书、开船电、发票，并将相关信息录入数据库相关文件。
3.10.2 工作结果
A． 出口许可证，见附件M3－Y29；
B．报关单，见附件M3－Y30；
C．装船方案，见附件M3－Y31；
D．垛位分层捡杂检验情况统计，M3－Y32；
E．除铁器情况统计，M3－Y33；
F．步骤检验情况统计，M3－Y34；
G．装船机箅子检验情况统计，M3－Y35；
H．出库单，见附件M3－Y36；
I．出口煤作业及煤质情况统计，M3－Y37；
J．提单，见附件M3－Y38；
K．品质证书，见附件M3－Y39；
L．重量证书，见附件M3－Y40；
M．原产地证书，见附件M3－Y41；
N．开船电，见附件M3－Y42；
O．发票，见附件M3－Y43。
3.11 结算（F11）
结算既包含货款结算，也包含相关费用结算。结算过程必需遵照要求审批程序。
3.11.1 工作步骤
3.11.1.1 汇总发货单据
每次装船结束后，半个工作日内船代签发提单，48小时内取得商检证书（品质证书和重量证书）。口岸分企业依据提单和商检证书在半个工作日内出具发票，同时，贸促会（或商检机构）提供货物原产地证实。
3.11.1.2 寄出发货单据
口岸分企业必需在提单以后48小时内，将提单、商检证书、原产地证书、发票、装船通知书等单据传真给国外用户，然后，再将这些单据正本在要求时间内快递给国外用户。
3.11.1.3 收到货款
国外用户收到发货单据后，在提单以后协议要求日期内，按协议要求支付方法将货款汇到口岸分企业指定帐户。
3.11.1.4 办理结汇手续
口岸分企业财务部门收到银行到款通知后，必需立即办理结汇手续，并进行外汇核销。
3.11.1.5 核销出口许可证
在核销外汇后，立即到相关部门进行出口证核销。
3.11.1.6 结算货款
在办理完结汇手续后，口岸分企业扣减代理费、商检费、港杂费等相关费用，然后由港口操作企业办理转款手续，将剩下款项转入供货企业指定帐户，完成货款结算。
3.11.1.7 结算代理费
在货主收到到款通知后，立即向港口操作企业支付对应代理费。
3.11.2 工作结果
3.11.2.1 搜集货款结算信息
依据协议单价和结算单价，了解超水扣重情况、发烧量奖罚情况及其它质量奖罚（灰分、硫分等）。
3.11.2.2 搜集代理费结算信息
代理费结算信息包含口岸企业代理费结算信息和港口操作企业代理费结算信息。
3.11.2.3 搜集相关费用结算信息
相关费用结算信息包含港口费用、检验费用、出口退税情况等。
3.11.2.4 汇总分析多种结算信息
汇总分析货款结算信息、代理费结算信息及相关费用结算信息，搜集出口煤逐船货款结算情况表（见附件M3－Y44），并填写出口煤业务每个月收支款项汇总分析表（见附件M3－B20）。
3.12 提供售后服务（F12）
售后服务是指煤炭销售工作完成以后进行，为维护商务关系或处理质量纠纷、质量事故或处理用户反馈意见等所进行工作事项。
3.12.1 工作步骤
3.12.1.1 搜集用户信息
必需立即搜集用户反馈信息，并经相关信息归类整理，录入数据库相关文件。
3.12.1.2 分析用户信息
定时分析搜集到用户信息，并做出用户信息分析汇报。
3.12.1.3 上报用户信息
将用户信息分析汇报立即呈报上级，请示售后服务方法、方法。
3.12.1.4 实施售后服务
依据请示后售后服务方法立即为用户提供服务，必需尽最大努力确保用户满意。
3.12.1.5 总结售后服务效果：
在每次售后服务以后，要立即进行用户满意度调查，并要求用户填写用户满意度调查表。
3.12.1.6 提出售后服务改善提议
依据售后服务效果，提出切实可行售后服务改善提议，撰写售后服务改善提议汇报。
3.12.2 工作结果
A．卸港检验单，见附件M3－Y45；
B．煤质分析汇报，见附件M3－Y46；
C．用户信息分析汇报，见附件M3－Y47；
D．实施售后服务申请表，见附件M3－B21；
E．用户满意度调查表，见附件M3－B22；
F．售后服务改善提议汇报，见附件M3－Y48。
3.13 分析月度实施情况（F13）
月度实施统计分析是对月度计划实施情况总结，也是改善下月计划制订方法依据。
3.13.1 工作步骤
3.13.1.1 汇总月度相关信息
必需在每个月5日前，搜集、汇总上月月度信息，其内容包含上月销售计划、上月资金计划、库存情况分析汇报、装船汇报单、煤质差异产生原因分析汇报、每个月款项汇总分析表及售后服务效果分析表等。
3.13.1.2 分析月度相关信息
必需在每个月8日前，对所搜集到月度相关信息进行分析、处理，并对月度计划完成情况进行深入分析，提出月度实施统计分析汇报。
3.13.2 工作结果
月度实施统计分析汇报，见附件M3－Y49。
附 录
一、营销职能部分
1. 附件M3－B01：用户联络表；
2. 附件M3－B02：关键人物个人资料；
3. 附件M3－B03：用户概要信息统计；
4. 附件M3－B04：用户信息表；
5. 附件M3－B05：用户信用信息管理卡；
6. 附件M3－B06：用户信用评价表；
7. 附件M3－B07：用户信用等级分类表；
8. 附件M3－B08：竞争对手资料表；（暂无）
9. 附件M3－B09：协议/委托书/备忘录签署申请单；
10. 附件M3－B10：协议信息摘要表；
11. 附件M3－B11：煤炭业务月度销售计划汇总表；（暂无，提议和附件M3－B08－2合并）
12. 附件M3－B12：生产厂生产经营计划汇总表；
13. 附件M3－B13：月度资金计划；（暂无）
14. 附件M3－Y01：第XX期《煤炭信息简报》；（暂无）
15. 附件M3－Y02：XXX市场分析汇报；（有样本但未取得）
16. 附件M3－Y03：XXX专题汇报；（有样本但未取得）
17. 附件M3－Y04：XXXX年度营销计划；（暂无）
18. 附件M3－Y05：XXXX营销方案；（暂无）
19. 附件M3－Y06：询价书；（有样本但未取得）
20. 附件M3－Y07：报价书；
21. 附件M3－Y08：还盘；（有样本但未取得）
22. 附件M3－Y09：投标书；（有样本但未取得）
23. 附件M3－Y10：法律意见书；（有样本但未取得）
24. 附件M3－Y11：出口销售协议格式；（有样本但未取得）
25. 附件M3－Y12：出口采购协议格式；（有样本但未取得）
26. 附件M3－Y13：出口煤委托代理协议格式；（有样本但未取得）
27. 附件M3－Y14：出口煤居间协议格式；（有样本但未取得）
28. 附件M3－Y15：XXXX年度经营计划；（暂无）
29. 附件M3－Y16：XXXX年度预算安排；（有样本但未取得）
30. 附件M3－Y17：已批复铁路运输计划；（有样本但未取得）
31. 附件M3－Y18：次月采购计划；（有样本但未取得）
二、投资管理职能部分
32. 附件M3－B14：调度通知；
33. 附件M3－B15：中煤