综合信息中心经理的工作细则样本.doc

综合信息中心经理工作细则附件1：综合信息中心经理工作步骤送审总经理任命综累计划管理中心副总综合信息中心经理信息服务委员会岗位职责组织结构提请综合信息网络体系数据通信建立办公室自动化文字处理职员考评信息系统审查信息服务计划信息服务策略和规格综合信息服务制度费用分配方法企业计算机安全管理制度附件2：岗位职责 职务 （一）在分管副总领导下，落实政府善于“开发信息资源，服务社会建设”精神，有目标地组织搜集、整理、分析、传输、研究、处理、贮存企业内外相关改革和经营管理科技进步、群众生活，思想工作等方面综合信息，为领导决议和各部门应用服务。 （二）负责组织开展经济技术情报工作，为企业制订经营决议和产品开发方案提供依据。 （三）负责组织协调企业信息网络工作。 （四）负责组织订综合信息管理制度。 （五）主动组织开展重大信息调研，努力办好信息刊物，不定时召开信息公布会，立即企业内外传输、公布相关信息。 （六）主动参与行业，地域及国家经济技术信息网络活动，搞好信息协作和交流，不停提升企业信息管理水平。 （七）逐步开展对外有偿信息咨询服务活动。 （八）逐步发展和国际上信息联络。 （九）完成领导交办其它工作。 职权（一）有权组织信息员搜集企业内外各方面信息。（二）对所辖信息工作岗位有检验督促权。（三）有权代表企业参与行业和地域经济技术信息网络活动。（四）有权组织开展综合信息调研活动，组织召开企业内信息发表会，主持编撰刊物。（五）有权向各相关部门索取相关信息资料，督促按期整理交缴档案。 职权（一）对搜集、整理、传输、贮存公布信息正确性、立即性负责。（二）对所辖信息岗位工作质量和安全负责。（三）对档案住处资料保管不善，造成丢失、损坏和失、泄密现象负责。附件3：信息服务委员会 和信息服务相关委员会能够分为两类，第一类包含管理信息服务业务委员会，比如，高级管理信息系统指导委员会;另一类包含在信息服务部门内部机构中设置并尽职委员会。信息服务委员会有两种形式:常设和特设。常设委员会是永久设置，通常是定时召开会议。特设委员会是为了达成更直接目标(比如，调查和可行性研究)而尤其设置。 1企业信息服务委员会 (1)名称不一信息服务委员会。 在信息服务发展早期，企业信息服务委员会就是高级信息服务指导委员会。以后企业到彼企业，委员会名称和职责相差很大。通常名称有:计算机咨询委员会，实施数据处理指导委员会，管理信息系统咨询理事会，信息服务优先权决定委员会，信息系统政策委员会。为了保持一致性，这个高级指导委员会被称为信息系统政策委员会。其组员通常是用户管理人员和行政领导。一个高级信息系统政策委员会是一个企业成功地进行信息服务必不可少组成部分。 在过去十年中，信息系统政策委员会已成为很多企业组织机构流行部门。不幸是，很多这么委员会创建是因为要处理内部事务，并不给定明确职责，所以，这些委员会还不如不建立。在这种情况下，委员会建立和委员会义务和职责通常是在错误方向上发展。为建立称职信息系统政策委员会，企业政策制订者必需提出相关委员职责、会员资格、见面次数、包含范围和(在某种情况下)出席者等问题。 (2)信息系统政策委员会职责。 信息系统政策委员会职责应明确定义，并应系统地进行书面叙述，然后分送给那些需要知道人员。下面要求这些信息系统政策委员会职责已证实在很多组织中是行之有效: 0为使企业高效地运转，必需有信息服务，显然，信息系统政策委员会一定能促进信息服务。 0定时地向总裁和董事会汇报信息服务情况和提出相关提议。 0同意和否决信息服务请求。企业政策应该依据估算资源条件(通常是人力、成 本)，能够描述出关键和次要服务请求轮廓。 0在同意信息系统开发项目中负责建立优先权。委员会通常全部会碰到一系列同意项目，依据企业需要，这些项目标优先权要不停地调整和更新。 0负责监督信息服务项目标进行和正在运行生产系统性能。必需时，委员会必需估量分配给项目标追加资源价值，它通常是超出预算。当完成项目显著地不如所望时，委员会能够作出继续进行还是停止进行决定。很多企业不会采取强迫一个注定要失败项目立即地完成政策(想赔偿损失反而损失更多)。信息系统政策委员会还应监督正在运行生产系统性能，方便能估量她们为企业目标所作贡献。通常来说，委员会还要负责签署那些陈旧而无用信息系统死亡证。 0调停用户部门之间争论和由信息服务工作和指定工作所引发矛盾。多年来，数据处理领导者处于必需在两个或更多业务领域中作选择处境。关键过程冲突应该由信息系统政策委员会和那些受此决定影响最大部门处理，而不是由信息管理部门处理。 0制订和信息服务相关而且包含全部部门政策。 0制订信息服务发展短期和长久计划。信息服务计划工作是项冗长乏味任务。通常，必需指派一名信息服务人员来完成计划过程中技术工作。委员会提供计划所需关键输入信息并作出最终同意。 以上提议职责范围依据工业种类和委员会关键会有很大改变。信息系统政策委员会能够利用信息服务部门来帮助推行这些职责。 信息系统政策委员会是企业(而不是信息服务部门)关键助手。读委员会应该由董事长和董事会授予特许职权。委员会通常要向董事长汇报，委员会和信息服务部门联络靠信息服务部门责任人。 (3)信息服务委员会委员资格问题。 信息服务政策委员会委员资格应由企业政策委员会要求。要作到这一点，董事长、实施委员会和董事会必需回复以下问题: 0谁适合在委员会中任职？怎样选择她们？ 为了使信息系统政策委员会含有较高工作效率，它组员应含有制订政策水平。这些组员能够是专业领域高级管理人员，也能够是企业其它高级管理人员，副总裁或更高级人员则愈加好。在历史上，信息服务指导委员会还没有取得真正成功经验。在最好情况下，充其量是没有引发过分麻烦;在最坏情况下，她们已影响了生产力发展。为了愈加好地工作，委员会必需拥有决议权力而且能确保这些决议落实到底。任何一级信息系统委员会需要开发大量信息服务资源来支持该委员会。假如没有果断采取行动职权，较低一级委员会工作只在那里兜圈子，这么不仅浪费了有价值资源，而且还浪费了每个组员时间。 0应该有多少人在委员会里工作? 一个处理如此复杂和政策性很强课题委员会，假如超出了八、九个人，那就可能变得很呆滞，太多组员会使决议过程带来无须要困难，所以提议有六、七个参与表决组员就行了。 0每一个组员任期应该多长? 因为大多数关键项目需花费十二个月多时间，所以任期最短也得十二个月，两年或更长一点愈加好。假如企业只有六个到九个可能胜任组员，则永久性任职也是能够。其它较大或更多同行业组织起来企业需要轮换这一关键职责。这种任职应该以这么方法来轮换，即委员会关键人物必需在每个任职周期到期后留任。 0负责信息服务领导人应是信息系统政策委员会一员吗? 相关负责信息服务领导人是否应是信息系统政策委员会组员这一问题，是企业应首先考虑。可笑是，一些人认为信息服务领导人应该是其中一员，而另部分人则认为提出这个问题是荒谬。指派信息服务领导人进入信息系统政策委员会基础思想是这么:信息服务领导人通常情况下是由副总裁兼任，假如她是信息系统政策委员会组员，就很轻易使信息系统政策委员会成为有权力机构。可能最能使人信服理由是因为数据中心和信息服务部门本身是服务关键用户，而且认为应该掌握远景方面、项目开发和优先权输入信息，所以信息服务领导人应该是该委员会组员。 那些认为信息服务领导人不应该是委员会组员关键理由是:信息服务领导人出席会在决议过程中带进很多偏见。执委会如不能处理这个争论，就能够选择一项折衷措施，那就是使信息服务领导人成为一个无表决权组员。甚至有些人提议信息服务领导人成为一个无表决权主席。 0谁能担任主席? 可能选择信息系统政策委员会主席最好措施是许可全体组员提名并选举她们自己所喜爱主席。主席最短任期为两年。当主席由总裁任命时，委员会要保持中立就很困难了。实际上，这种中立往往受到来自上级管理部门压力影响。另一个可供选择方案是在企业高级职员(比如，总经理、总经理助理、信息服务领导人、审计员等等)中物色适宜人选来担任主席。 0主席职位应该轮换吗? 假如主席是选举产生，则读职位应该在全体委员中轮换。假如是指派，只有当占据该主席职位人被提升，或是调任时才能更换。 0委员会应该多长时间碰头一次? 委员会应常常碰头以保持和项目进展同时，并推行信息系统政策委员会职责。信息服务使用和发展是随企业不一样而不一样。通常提议:委员会碰头每两个月最少一次，而每个月不超出一次。这个碰头次数程度已被证实是有效。在信息服务活动很时期，应安排专门会议。 0应该有一个激励出席会议政策吗? 为使信息系统政策委员会成为一个有效工作团体，每个有投票权组员必需主动地参与其活动。提议由总裁制订激励出席会议政策。举一个例子，政策能够要求一个投票组员保持最少75%出席次数，而指定为代表组员保持最少%出席次数。假如参与次数不足，就失去委员会席位。能够制订这么政策，当一个组员累计出席次数低于最低要求程度时，就自动地任命新委员会组员。信息系统政策委员会会员职务应该由含有特殊爱好愿接收此职位高水平人担任。任何相关出席政策提议全部不完全是可取，不过过去经验表明:这个不主动组员肯定造成委员会惰性，所以，必需不惜代价来避免这么组员参与委员会。 2用户委员会 另一个和信息服务相关企业委员会是用户委员会，这个委员会目标就是促进在信息服务和用户团体之间不停地主动联络。这个委员会是由专业领域管理人员所组成，她们和以计算机为基础信息系统有着亲密联络。这个委员会定时碰头方便能提供相关信息系统运行口头和书面反馈。 3信息服务部门里常设或特设委员会 常设或特设委员会在企业信息服务部门临时性日常工作中起关键作用。在一些机构中，非正式联络网是取得集中意见和请求外部输人唯一工具。相比之下，而其它部门则可自由地利用这种委员会。下面介绍信息服务中经典常设或特设委员会。 (1)硬件选择委员会负责评价和挑选全部计算机硬件。在挑选过程中常常邀请有经验用户参与，尤其是当用户要付款时，更应该邀请她们参与。 (2)软件选择委员会负责评价和挑选全部软件产品(系统软件和应用软件)。专业领域代表参与应用软件包(专用软件)选择。 (3)项目指导和审查委员会负责监督和审查关键、正在进行中信息服务项目进展情况。这项任务和信息系统政策委员会职责有些重合，但项目指导和审查委员会能更具体地审查项目。这个委员会并不负责项目标管理;不过，该委员会关键任务之一是为了项目经理提供有意义反馈信息。 (4)信息服务远景计划委员会能够由信息服务管理组、一名懂技术职员(可能是一个高级系统分析员兼信息服务远景计划员)、一个或两个有经验用户(不一定要管理人员)组成。该委员会目标是提供相关信息服务战略计划价值和可行性和通常计划进程反馈信息。附件4：综合信息网络体系数据通信：一、数据通信及相关概念 数据通信是指从远程设备之间收发数据。尽管远程通信一词有更广泛含义，不过大家还是常常把它和数据通信交替使用。通常和数据通信相关另一个术语是远程处理(简写为TP)。远程处理比数据通信含义愈加广泛，它意味着利用数据通信来进行数据处理。联机系统和基于通信系统这两个术语交替地用来描述利用数据通信信息系统。二、基于通信系统影响 如上文所述，信息服务趋势正朝着分散和分布式数据处理(DDP)方向发展。分散信息服务工作并不意味着数据通信，不过多数是基于通信。依据定义，全部分布式数据处理(DDp)系统全部是基于通信。对于全部实际应用而言。分布式数据处理和分散信息服务是能够交换使用。那些跟伴随脱离集中式成批处理系统这一趋势企业应该了解基于通信技术和系统将对企业组织结构、人员、管理、预算和质量确保和控制产生重大影响。 对组织结构方面影响 在集中式环境里，信息服务业务在实际上和组织上全部从专业领域移走了。分布式数据处理目标是使用户团体愈加直接参与信息服务工作。维护计算机硬件和提供信息服务人员安排最终成为用户责任。为了容纳这些人员，必需在现有组织结构中增加专门机构和部门。这种增加机构作法通常将引发对企业和部门原有组织结构作重大改变。 对人员方面影响 远程设备能够是一至二台用来进行管理查询终端，也能够是支持若干数据录人和查询终端中型计算机系统。对用户人员影响将表现在培训方面，而且很可能要改变用户人员业务经历。可能要重新训练行政助理使用某种查询语言来进行特定管理查询。另外部分用户人员可能要作为程序员、分析员、操作员等，从而专门从事信息服务业。 那些为进行分布式数据处理而安装硬件设备用户部门很可能全部接收来自外部信息服务专门人程序员、分析员、操作员等，这些人员将成为业务领域组织一部分。 对管理方面影响 用户管理人员职责范围将扩大到分布式数据处理环境。根据传统，这种职责包含人员管理和详尽专业方面知识。在分布式数据处理环境中，用户管理人员必需掌握一些相关信息服务技术(比如，系统分析、程序设计、硬件操作、信息服务计划等等)，方便能管理那些关键参与信息服务活感人员。 对预算方面影响 用户经理有可能需要在部门预算中增加儿个关键专题(比如，为信息服务人员所增加工资、采购和维护计算机硬件费用)、和计算机相关消耗品费用等等)。 在质量确保和控制方面影响 在集中式信息服务环境中，用户管理人员在很大程度上是依靠于信息服务部门来进行质量确保和控制。而在分布式数据处理环境申，业务部门负责所输人数据一致性，信息系统质量，输出正确性，分散控制和全部在集中式环境下所能确保那些数据处理各个方面。三、远程处理 远程处理应用 能够想象，远程处理应用种类是很有限。多数企业将利用现有通信网络来实现多个不一样应用。为了突出通信网应用潜力，我们对通常远程处理应用作以下分类。 1电子邮件。电子邮件通常和办公自动化相联络。在电子邮件应用中，计算机是给企业内、外人员发送消息一个工具。对整个单位每个人员全部分配一个电子邮政信箱，用以接收和存放消息。一个经典应用例子是全国性销售经理和区域性经理之间业务往来。为了直接响应竞争性降价，全国性经理可能要经过电子邮件通知区域性经理一个商业上降价比率。她将经过一个终端输入这些信息，然后发送到区域性经理们各自电子邮政信箱。经过一个电子标志来通知区域性经理相关消息。区域性经理能够要求将相关消息显示在视频终端显示器上，假如需要，还能够打印一份硬拷贝。 2查询，回复。在查询，回复这类应用中，操作员(也可能是用户经理)进行某种查询，然后计算机(经由信息系统)作出回复。比如，人事经理可能要求查询某个特定职员培训统计。一个百货企业销售员可能要求查询某个用户赊帐程度。 3，字处理。在字处理应用中，操作员利用软件来进行正文处理。尽管目前多数宇处理是用一台单独设备来完成，不过也有很多企业为了充足利用数据库而使用功效更强主处理机软件来进行宇处理。比如，一位秘书需要发送一样内容信件给企业全部用户，那么她能够结合企业数据库进行字处理，从而未来自用户主文件用户名字和地址填写到预先格式化信件中。 4数据录入。经由通信网络能够从远程地点直接将数据录入到系统中。比如，银行分行出纳员能够在每项银行事务出现时，直接将它录入系统。 5数据搜集。在有些情况下，将利用通信网络来搜集数据。一个经典例子是在一家百货企业销售网上各销售点(POS)终端。在整个工作日中，每个销售事务被自动记人一个计算机文件。数据被搜集和分批以供处理。 6过程控制。数据通信也被用在过程控制上。比如，遍布整个城市全部街道上传感器连续地监视车辆方向和流量，同时经过控制交通信号来优化车辆流量。 7远程计算。通信网络给最终用户提供了利用计算机进行计算机会。在一个大企业研究中心里，通常有400个以上工程师和科学家使用约150台远程终端进行科学或工程计算。 8交互式程序设计。应用程序员或系统程序员和用户利用远程终端直接访问计算机来编写她们程序。利用联机调试辅助软件和直接诊疗程序将更轻易进行程序开发。 9诊疗估量。用户工程师(那些对计算机硬件进行修复和预防性维护人员头衔)在远程设备上定时使用诊疗软件来查出软件或机器错误根源。 建立远程处理系统理由 建立一个远程处理系统实际理由是依具体应用而异。不过，下述儿个考虑关键点将为这种评价提供部分补充。用户经理选择转向联机系统关键原因是因为该系统响应。用户能进行查询并立即得到回复。用户还能直接录人数据、发送消息等，而不像成批处理系统那样，得到结果经典周转期要一天。 在一联机环境中数据库反应了目前状态。比如，当在甲城和乙城推销员同时销售乙城某仓库产品时，她们不可能许诺在同一天交付库存中唯一一件货物到两地。一旦其中一个推销员将订货单输入到中央系统，该件货物立即被打上标识并被销售出去。 远程处理在不一样程度上提供了集中式文件和分散操作。和其把数据送到信息服务部门，还不如由业务领域人员来运行整个系统。联机系统不仅仅提升了系统能力灵活性，而且还降低了运行费用。在成批处理环境中，信息服务人员反复了很多用户工作。比如，用户将订货要求书写在订货单上，然后，信息服务部数据录人员录制这些数据。这么做，不仅包含了无须要转录步骤，而且还增加了犯错概率。联机系统还给用户管理人员提供了进行她们自己即时查询机会，从而节省了雇用程序员和分析员进行服务费用。 四 数据通信硬件配置 数据通信硬件配置基础模式 能够从下述基础模式来配置二个计算机网络系统:点到点式、星形、层次或树形、环形和网络形。 1点到点式配置 点到点式配置是指两台远程计算机之间通信。 2、星形配置若干个小型计算机系统被连接到一台大型中央计算机上，这些小型计算机系统能够经过主计算机相互通信，而且通常共享主计算机上企业级数据库。3、层次形配置层次形配置把在某一层计算机和其下一层计算机相连接。在某给定层上各计算机之间通信是这么：将信息先发送到上一层一台计算机，然后再经过连接链路将信息送到该给定层上另外一台计算机。层次形配置能够反应出企业组织结构。4、环形配置环形配置最适合于期望在邻近计算机之间进行通信情况。而且当租用额外线路来连接全部计算机而带来处理上不便时，它是一个可接收变通变法。5、网络形配置网络形配置将按需要提供数据链路。6、混合配置在现实中极少能找到纯粹是上述某一个类型配置。多数通信网络是混合配置。到底将一个混合配置看成是环形、星形还是其它类型关键取决于该配置中占关键支配地位配置特征。一个分布式数据处理系统将使用最适合于其企业情况配置。五、通信信道 迎信信道组成 远程设备之点间数据链路称为通信信道、通信线路或通信链路。一条通信信道提供了在两至多间传送数据通道通信信道能够由下述传输设备之一或它们某种组合所组成1电话线路2电报线路3卫星4激光5同轴电缆6微波7光纤数据是按位(0、1信号)存放和传送，信道速度是指每秒钟能够传输位数，又称它为波特率。位，秒和波特率并不完全等同，但在实际使用时二者是通用。依据波特率二般能够将信道分成三类:次声级、声级和宽频带级。1次声级。次声级线路比电话线还低一级。通常，因硬件技术限制使得每秒钟只能输出7个字符时才使用这种线路，不过现在已经极少，甚至没有这种需要了。2声级。这是常规电话线路，其速率在600波特(位，秒)到9600波特之间。一条常规电话线能够被调整高达9600波特速率传送数据，而且相当正确。当然伴随这种能力增加而肯定带来用户成本对应提升。假如具体看声级线路速度，那么，一条含有1200波特速率线路每秒钟大约能够传送120个字符。声级线路关键用于计算机和群控器之间高速链路，不过它也能用于低速、计算机到计算机通信。3宽频带级。宽频带级信道含有超出1兆波特容量，而且关键用于计算机到计算机通信上。 信道种类 一个企业要为自己在费城和纽约之间架设二条同轴电缆线是不切实际，更不用说是不正当。一样，要建立自己微波中继站或发卫星也是不切实际。鉴于这些原因，大多数企业全部转向去租用公用载波线路，比如，去租用美国电话电报企业(AT&T)和西方联盟为她们数据网络提供信道。 一个企业能够在传输设备间租用一个永久或半永久连接线路(租用线)。永久线路是一天二十四小时全部可使用专用线。半永久连线只给企业在天天某9个小时使用权。租用线路企业付费多少取决于波特率大小、距离长短和是永久还是半永久等原因。 拨号线路(又称为公用线或交换线路)是严格按时间和距离来记帐。这跟打长途电话收费措施一样。 私用线路由使用者自己安装、维护，而且其全部权也是属于使用者。私用线是局部网一部分，有时也称为一个局部网。一个局部网只限于一个大楼内或企业范围内几座大楼之间。有时把一条完全专用租用线也称为私用线。 另一个企业载波线路是增值网络(VAN)，VAN是一个特殊公用载波。它能够使用也能够不使用公用载波设备，在每种情况下全部对网络起增值作用。在公用载波线路标准服务之外，VAN还能进行电子邮件业务并许可在相互不兼容计算机之间进行通信。VAN不仅增加了服务项目，而且是以低速率来完成这些服务项目标。为了说明这一点，我们来考察下面实例，美国广播企业(ABC)从公用载波线路中租用了一条从纽约到费城速率为9600波特专用线路。ABC只使用大约15%线路容量。一个增值网络能够从同一个公用载波线路中租用同一条线路，并使用余下(85%)线路容量来为多个企业传输数据(这多个企业全部要求建立纽约和费城之间联络)。VAN在线路每一端全部使用数据传输联络在计算机网络中，串二进制位(称为比特每台终端和计算机系统全部被指定一个地址。包含数据信息全部用一流)来编码 信息从网络中一个地址发送到一个或多个地址。信息有内容是任意，它能够是一个程序指令，也能够是企业总裁发给全部副总裁电子便函。发出信息人称作发送者。发送信息终端或计算机称作信息源。接收信息人或部门称作接收者，而接收信息终端或计算机称作目标地。七、数据通信相关术语 在日常交谈中常常见到部分和通信相关术语，应该将它们放到用户管理人员词典中去。我们首先讨论和远程数据传输相关术语，然后再讨论和系统相关那些术语。 l通信量。通信虽包含到问询次数、所输入数据量、所发送信息昨等。简言之，通信量是数据流量。在数据通信里，通信虽类似于汽车(比特)和商速公路(信道)关系。也能够用通常定虽描述(如时经或重)来给出通信中通信虽。 2 端口。含有有限数量进入点一台计算机称作为一个端口，经过端口能够接收和发送数据。端口数目受到能够连接到一台计算机远程信道数目标限制。 3轮询。轮询是一个线路控制方法，它许可几台远程终端经过同一条通信线路和一台计算机通信。为了替这些终端服务，计算机轮询或连续对每台终端轮番发出问询，以确定是否已准备发送一条信息。假如某台终端有一条待发送信息而且线路是可用，那么计算机就接收滚条信息，然后轮询下一台终端。轮询过程对用户来说是透明(无须具体知道)。 4响应时间。从发送一条信息到收到回复之间时间称作响应时间。比如，相关更新名字一地址文件中一个统计请求就是一条信息，而在终端显示器上显示更新后一统计则是一个回复。依据查询复杂性、分享处理机终端数目、主计算机速度和通道速度不一样，响应时间有很大差异。在设计一个联机信息系统时，响应时间是一个关键原因。尽管在几乎全部信息系统中全部能够使响应时间达成最短(几乎是直接响应)，不过随之而来是成本也商到不可接收程度。所以，用户经理和信息服务经理必需确定对一个特定应用什么样响应时间是能够接收。通常，除了在峰值工作负荷情况下，超出二秒钟响应时间将是不可接收。 5排队长度。等候某操作员或一台远程终端(比如，航空企业订栗处)服务人数称作为排队长度。排队长度也描述了己经被发送但必需排除处理信息条数。 6事务日志。事务日志是全部联机事务统计，通常以一天为一个周期。比如，当更新了某职员主文件上一个地址时，读事务就被记在辅助存放器(通常是磁带)上。假如在一天工作结束前，由干某种原因职员主文件遭到破坏，则事务日志就能够作为当日处理一个备份。 7连接时间。连接时间是指从最终用户终端和计算机系统连接上（或该终端和计算机之间建立起一条链路)这个时刻开始，到用户注销或链路中止时为止所经历时间。办公室自动化和字处理一、办公室自动化和字处理概念 展望中办公室自动化 每十二个月白领工人全部有较大工作强度;然而，仅在最近强调利用计算机以来才使她们眼前工作环境变得更有实际效果。白领工人工作效率还没有赶上蓝领工人生产效率。意想不到是，专业人员费了她们时间10%一75挤在书写工作上，而文书人员则多费了10%一50%时间在很轻易就能实现自动化工作上。含有专职秘书任-企业或办公室全部能证实，购置计算机和支援软件是合算。办公室白动化，尤其是数据处理，在很多办公环境里大大地提升了办公效率。在办公室自动化方面，投资回收周期通常不超出两年时间。 行政首脑和文书人员全部能相同地认识到办公室自动化效益。比如，根据通例，秘书要用打字机印出由经理经过口述或手写文件。而现在，秘书能够利用字处理设备采简化这个抄录过程;而且，经理能在视频显示器(VDU)上产生较短修改稿，这比起向秘书说明修改稿内容来要愈加快。然而，要指望提升50%打字效率，即使不提及输出质量要有相同提升，也不是一件过分乐观事。 什么是办公室自动化和字处理 宇处理(即wp)这个术语是由lBM企业在60年代中期提出，而且适合该企业磁卡片和带打印机产品应用范围。字处理这个术语花70年代中期就成了很流行术语，那时专门用于正文处理小型计算机已在商业上得到了应用。办公室自动化在最近中得到 了发展，总起来说，它指就是包含通常办公室工作计算机应用。即使字处理和办公室自动化这两个术语常能够交换使用，不过字处理是包含办公室自动化一部分内容。实际上，对于信息服务人员、用户管理人员和文书人员来说，这两个术语所指范围称意义一直是混淆不清。办公室自动化包含像字处理、数据处理、数据输入、电子邮件、传真和声音处理等这么部分方面应用。假定这些应用正确地反应了办公室自动化范围，那么大家可能会问，为何全部这一切会引发办公室自动化注意呢?实际上，办公室自动化只不过是采取了计算机系统另一应用领域。发明这两个术语是为了销售支持办公室自动比独立硬件，然而，字处理和办公室自动化全部不讨是信息服务业务延伸。 办公室自动化是计算机一个有效、而且成本合理应用，不过它会过量出售(被货商)、廉价出售(被信息服务部门)、和错卖(被全部些人)结业务领域管理人员。 办公室自动化应用 l字处理 字处理是办公室自动化基础。所以，后面专门叙述字处理这个面。字处理指是利用计算机来输入正文;把正文存放在磁存放介质上;在准备输出过程中操纵正文;和打印输出正文。正文处理包含像把姓名和地址文件同对应格式信件归并在一起这么任务，不管怎么样更复杂数据操纵全部将归人数据处理这个应用方面。 2数据处理 一些数据处理(DP)应用已和办公室自动化结合在一起。最一般系统包含事务调度、日程安排、人事安排、设施管理、和旅行安排等。 3数据录入 数据录入业务通常更多包含佳数据处理或信息系统内部，不过因为它是一个传统办公业务，所以数据录入多少总和办公室自动化联络在一起。 4电子邮件 在电子邮件应用方面，经过计算机就能把文电发送给企业内部人；在一些情况下，能发送给企业外面人。 5传真 传真设备能够把影像(硬拷贝资料)经由电话线路传输给另一个办公室。这些传真设备能够独立于宇处理或数据处理计算机而工作。 6声音处理 声音处理包含举行电信会议和声音信息转换。举行电信会议声音和影像是电话网络支持传输。除不能得到硬拷贝之外，声音信息较按(一个能存放并递送声音邮箱系统)达成了像数据信息转接或电子邮件一样目标把发送人声音数字化并行储在磁盘上供以后检索用。在指定接收入请求时，就把这些数字化了信息发送给指定目标地。在这两个方面应用中没有一个是要由字处理计算机或主计算机来支持。二、字处理系统 字处理系统就是计算机系统 不管什么原因，销货商和字处理教授全部已选择逻辑和智能这么词来描述字处理能力。计算机在字处理全部词汇中占极少部分。或许，这是一个要使字处理脱离计算机和信息系统企图。不要摘错了，字处理系统就是计算机系统!大多数独立字处理系统配置类似于小型商用计算机系统，唯一差异是软件不一样。 字处理系统种类 企业能够从多种多样字处理系统中挑选适宜系统。这些可供选择字处理系统将在下列段落里描述。 1独立字处理系统 独立字处理系统结构变比较小，它包含一台计算机、视频显示器、软盘磁存放器用一台高质量打印机(或许包含一个自动送纸装置)计算机通常安放在视频显示器装置里。磁盘驱动器通常是独立装置，似有时候和计算机及视频显示器在同一装置里。即使打印机通常是一个单独装置，但有部分货商却出售包含了全部部件单个袋置。2共用逻辑宇处理系统 共用逻辑字处理系统能够比作埋形通信网络。多个工作站（即多个视频显示器）可连接到小型计算机上，而操作员可共享磁盘存放器空间和打印机。能够连接到计算机上去工作站、打印机和磁盘数目取决于计算机规模。这些共用逻辑宇处理系统使用硬磁盘，而不是软磁盘。共用逻辑字处理系统关键缺点是，当计算机出现故障时，一切字处理工作全部得停止。 3共享资源字处理系统 共享资源字处理系统比共用逻辑系统又进了一步。每个工作站全部有自已智能（小型计算机）和当地磁盘驱动器（软磁盘）。实际上，每个工作站就是一个不包含打印机在内独立字处理系统。在正常情况下，工作站常可共享磁盘空间、打印机和计算机。倘若任一共享设备出了故障，那么每一个工作站操作员能以当地方法继续工作。 4主机支持字处理系统 用来支持企业信息服务业务计算机系统也能用来支持字处理功效。这叫做主机支持字处理系统。在用户办公室里日常见作数据输人和问询远程终端机（视频显示器）恰好就能轻易地用作字处理。其它唯一硬件要求是一台高质量字符打印机。按通常配置，每个工作站全部有一台视频显示器，而操作员要共享使用高质量打印机。 在有了几乎无限磁盘存放空间和更强处理机能力情况下，主机支持宇处理系统提供全方面、比其它字处理系统更大能力。伴随处理机功效增强也就增强了字处理系统能力。在通常办公室内，历来不会使用这些更高一级数据处理。主机支持字处理系统最适适用于那些场所，在那里，用户就是正文创作者，而不是秘书。比如，这些系统尤其适合在大学和研究中心使用，在那里研究人员和学生日常要产生很多文件资料。这些用户需要更复杂字处理功效，像自动脚注、目录表和索引生成。主机支持系统还为用户提供综合图形和字处理能力选择。 字处理软件 字处理软件对于从个人计算机到大型计算机多种计算机系统全部是通用，实际上，在整个字处理软件方面设计特点足要维持用户对它好感。就是说，只有极少或完全没有上机经验终端用户就能毫无困难地同系统打交道。合适提醒和求援命令可使字处理软件使用很轻易，对于新手也是如此。字处理软件不足菜单驱动式就是语句驱动式。下面讨论这些设计方法。 1菜单驱动式字处理软件 菜单驱动式字处理软件对于全部用往字处理方面系统全部是标准，这些系统包含独立、共用逻辑和共享资源字处理系统，就其作用来说，每个这么系统全部面向作为终端用户秘书，对于这一批终端用户，菜单驱动式软件是更受欢迎，因为它轻易学会并容易使用。终端用户经过从菜单上选择操作就可输入并操纵正文。对正文操纵一直是在视频显示器上进行，直到完成所要求输出格式为止。含有代表性是，原菜单列出了全部基础功效，终端用户选择想要功效，则更具体菜单就会出现，然后，从具体菜单中选择想要操作。 一些视频显示器键盘含有专门功效键，这些功效键可帮助终端用户和系统打交道。 2语句驱动式字处理软件 语句驱动式字处理软件是设计成在终端用户输入正文同时可插人格式命令。这种软件是像程序通常，而且关键在主计算机支持字处理系统上，由更富有经验终端用户使用。学习这种软件，尤其对于那些没有程序设计经验人来说是较困难。不过，这种软件含有更大范围能力。 一旦输入了正文和命令，终端用户便能请求根据插入命令对正文进行格式编排。只在那时，格式化了输出才出现在视频显示器上。假如终端用户想要改变正文或着改变格式，那末系统必需返回到编辑方法。这个过程可数次反复直抵达成所想要输出为止，此过程类似于调试程序。 3经典字处理软件功效 （1）编辑。终端用户能够使用编辑功效来添加、删除、改变和移动字、词组、段落和整节正文。比如，能够删除一个句子;把字母加到拼写错字中;交换两个段落位置；添加额外形容词等等。 （2）格式。终端用户能够用格式选择功效去建立文件格式，正文边界可加以调整，终端用户选择像单空格或双空格这么格式选择功效。甚至正文能够有对齐。终端用户能够用某个专用命令去建立注解格式，此格式不一样于正文主体部分格式。另一命令能够使条款目录实现自动编号。双列式打印是很多字处理系统上选择功效。（3）拼写，有了自动拼写查对功效就能消除排印错误。字处理软件通常常有30万到100万个字字典文件。这些字可和正文内字进行对照:任何拼错字全部会被指出来，引发终端用户注意。 (4)全方面检索和替换。终端用户可利用这个功效来为某个字或词组而检索全文，而且可用其它字或词组来替换检索到字或词组。比如，为了节省敲打键盘时间，终端用户可在一个汇报全文中，通常应打入信息服务地方打入“ISX”（一个唯一字符串），而且在产生硬拷贝之前，在整篇全文中把iSX更换成信息服务。这功效还能用来直接抵达成正文某一特殊部分，而不需显著地扫描正文。