广东省酒店用品行业协会会员联谊会草案0525.doc

2009广东省酒店用品行业协会会员大会
暨协会成立三周年庆典晚宴策划方案
一、活动概述：
（一）活动目的：
1、总结协会工作2009年度上半年工作情况，探讨产业发展与协会发展目标方向，营造人人都来为行业发展出谋献策的氛围；
2、以一系列的会晤和丰富的互动主题活动, 增进协会与会员、潜在会员的理解和沟通，提高协会的凝聚力、向心力以及对非会员企业的吸引力；
3、通过邀请广东省及省内各酒店业、餐饮业企业参与活动，为会员企业及非会员企业制造更多的商机，提升活动的价值；
4、通过活动来推动会费收缴工作以及会员的招募进程。
（二）活动主题：
这里有您事业的第二个明天（齐创造•同分享•共飞扬）
——广东省酒店用品行业协会会员大会暨协会成立三周年庆典晚宴
（三）活动时间：
拟2009年6月27日 15：00—20：00
二、活动安排及说明：
第一阶段：2009广东省酒店用品行业协会会员代表大会
（一）时间：6月27日 15：00—17：00
（二）地点：酒店会议厅
（三）参会人员：全体会员及协会秘书处全体人员
（四）拟邀请嘉宾：
潜在目标会员企业领导（以生产厂商为主）
华南理工大学领导或工商管理学院资深教授
（五）传播媒体：
大众媒体：新华网、人民网、南方日报、南方网、广州日报、南方都市报、信息时报及新快报等
行业媒体：慧聪酒店用品网、亚太酒店用品网、《中国旅游报》、《饭店现代化》、《中外酒店》及《全球酒店》等
（六）会议内容：
1、主题演讲：（15分钟）
主要内容：重点讲述协会的职能、地位、近期协会为行业所作的服务工作，以及2009年下半年的工作计划；包括协会在引导行业应对金融海啸（如企业融资）、组织企业到省外进行考察、在“有毒仿瓷餐具”一事中的行动和做法，以及协会关于建立专业委员会、采购服务部及法律维权部的工作计划等。
2、会员代表致辞（15-20分钟）
主要内容：
⑴拟邀请参加过新疆、无锡等地考察活动的代表谈考察活动的感受；
⑵拟邀请受“有毒仿瓷餐具事件”影响的企业代表谈感受；
⑶拟邀请新入会企业谈入会感受。
备用方案：
⑴拟邀请溢盛竹木（或金润陶瓷、中亚制服、依琪瓷）谈融资对企业的帮助；
⑵拟邀请我协会副会长单位赛思达或裕富宝讲述加入全国饮食加工设备标准化技术委员会的感受。
3、嘉宾演讲：（40分钟）
说明：拟邀请研究企业管理的资深教授学者作“企业管理专题”演讲。
第二阶段：广东省酒店用品行业协会成立三周年庆典晚宴
（一）时间：6月27日 17：00—20：00
（二）地点：酒店宴会厅
（三）参与人员：全体会员及协会秘书处全体人员
（四）拟邀请嘉宾：
广东省委省政府领导、广州市委市政府领导、广东省工商局领导、广东省质监局领导、广东省经贸委、广东省发改委、华南理工大学领导或工商管理学院资深教授、潜在目标会员企业领导（以生产厂商为主）
与协会有潜在合作关系的社会团队代表
暂定为：酒店国际联盟理事会、中国酒店采购经理联谊会、中国饭店业采购供应协会、粤港澳酒店总经理联谊会、香港酒店业协会以及广东各地知名酒店、餐饮行业或旅游景区企业代表等；
（五）晚宴内容：
1、庆典晚宴：
主要内容：招待晚宴、领导致辞、文艺表演及抽奖活动
细节说明：座位安排时将按照参会企业特点及特邀团体的特点进行安排，以便利用共同的需求交集来使参与者在最短的时间内互相产生共鸣，并迅速进入交流状态。
2、评奖授牌仪式（备用方案）
说明：拟由广东省工商局、协会及省级媒体共同评出“诚信经营模范市场”等奖项（如沙溪、迎宾豪泰），放在晚宴文艺表演期间进行。
三、活动预算：
开支项目
费用（元）
备注
场地费
10，000
300人
晚宴餐费
120，000
30围，包括餐费和酒水
节目表演
10，000
灯光、音响及演员费用
公关费用
30，000
包括嘉宾出场费及媒体车马费等
礼品费用
5，000
来宾礼品
现场布置
6，000
背景板设计制作、协会大事展示板、现场气氛布置及其他宣传物料等
抽奖奖金
9，238
三等奖：3名，现金888元/名
二等奖：2名，现金1888元/名
一等奖：1名，现金2888元/名
杂项开支
3，000
专业摄影师及其他临时工作人员酬劳
不可预见开支
10，000

合计
198，238.00
不含礼品费用

四、会议筹备：
（一） 活动筹备总进度(详细分工方案待初步方案确定后提供)
工作类别
任务
进程控制
备注
会务工作
制订工作计划
6月1日前
包括会议流程细化、会务筹备及邀请团体、媒体及人员的联络准备
组委会第一次工作会议
6月2日
明确工作任务和责任，确定各项活动的具体时间进度安排；
筛选嘉宾及媒体名单
6月3日
由组委会组织开展合作洽谈；
确定拟邀请参会的政府领导、相关团体领导以及非会员企业嘉宾名单
6月4日
非会员企业是指未来重点拓展会员对象；
考察活动场地并与酒店（或会所）签定会场租用及配套服务合同
6月10日前
包括现场布置、室外展示及会议厅展示等宣传权利以及会场服务细节的协商洽谈
招待晚宴订餐
6月10日前

特邀嘉宾及来宾邀请
6月10日前
分组邀请，同时为保证目标人数到会，将在6月19日进行电话或短信告知提醒
选定活动礼品
6月20日前
最终确定品种和价格，并采购
确定文艺表演内容
6月22日前
确定整个表演的编排
会务物料制作、订购完成
6月23日前

参会派送物料收集装袋
6月24日前
物料主要有：参会证、会务须知、宣传资料、会刊、礼品、雨具等
落实交通工具（来宾接送用车安排）
6月25日前
主要针对有需要的外地来宾，须提前了解跟进
领导嘉宾休息室布置
6月26日
准备茶点、水果等
重要来宾接待
6月27日
包括重要领导和发展商的迎接、签到、引领等
物料制作
设计制作邀请函
6月8日前
20日前完成并发送到邀请目标
协会宣传册设计
6月15日前
15日前出最终稿
提交场地布置设计方案
6月18日前
主要包括会场布置、周边氛围布置及参观点氛围布置等
现场布置
6月26日
（下午4:00前）
全部布置完成，准备备用设备，并27日中午前作最后的调试
策划宣传
制订媒体宣传规划方案
6月3日前

撰写会议背景材料

根据宣传规划方案确定时间
撰写领导发言稿
6月18日前
确定最终稿
媒体联系、邀请
6月20日前
媒体联系、邀请
媒体公关
6月23日前
确定活动报道及领导专访等细节
会后媒体报道收集整理及总结工作
6月27日后

五、媒体传播策略
1、媒体传播要素：
⑴广东省酒店用品行业协会——全国首家省级酒店用品行业专业协会；
⑵广东省酒店用品行业协会全力为行业企业拓展商机（新疆、无锡等考察活动）；
⑶广东省酒店用品行业协会——行业自律、规范经营的倡导者（仿瓷餐具事件）；
⑷创造广东酒店用品行业共同体——“互动的共同体 & 多赢的共同体”。
2、传播形式：
⑴本次活动目的在于通过活动来全面展现协会职能、地位及服务功能，因此在媒体宣传方面将对活动相关信息进行充分挖掘，采用不同角度如专题活动报道、参会活动人员（会员企业领导及合作伙伴领导）专访、记者参会侧记、行业评论等软文对活动进行报道和宣传；
⑵媒体组合上，采取了会议或论坛经常使用的网络媒体直播和平面媒体发稿相结合的常规手法。
平面媒体：包括纸介媒体软文报道及活动现场的协会活动展示板；展示板主要宣传新疆、无锡考察活动、仿瓷餐具新闻通报会活动及重点会员企业的宣传；
网络直播：建议与慧聪网合作一个专题对活动进行多角度、全方位的报道。如协会会长及各副会长企业网站硬件允许的前提下，也可将专题内容全面或摘录式上传到网站，以便活动在行业内得到更准确、最大化的传播。
⑶传播媒体：
大众媒体：新华网、人民网、南方日报、南方网、广州日报、南方都市报、信息时报及新快报等
行业媒体：慧聪酒店用品网、亚太酒店用品网、《中国旅游报》、《饭店现代化》、《中外酒店》及《全球酒店》等