物流公司市场部业务流程与岗位责任制模版.doc

xx物流有限公司市场部业务流程市场部岗位责任制市场部xx.05.24目 录业务操作部分.1市场部集装箱进口业务操作细则.1市场部集装箱进口业务操作细则流程图.9仓储管理部分.10市场部集装箱进口矿入库及仓储管理.10市场部集装箱进口矿入库及仓储流程图13市场部矿石仓库管理规定14岗位责任制部分.15市场部部门经理岗位责任制15市场部内勤人员岗位责任制16市场部外勤人员岗位责任制17市场部岗位责任制流程图20II市场部集装箱进口业务操作细则一、询价报价（一）要求客户提供相关货物信息（品名、箱型箱量、件数、重量、商检流向、仓储及运输等特殊要求）。（二）通常需明确以下事项：商检：法检本地 or 法检异地。整箱提 or 拆箱直提 or 拆入场 or 拆入库。运输：我司负责 or 货主自提。（三）针对货物信息，向运输单位、仓储单位询价；并提前咨询好相关商品的报关、报检事宜，看有无特殊要求。（四）填写标准格式报价单（含需要准备的单证信息及注意事项），提交部门经理审核签字、财务备案，之后传真给货主。（五）将报价单归入文件夹中留底备查，并及时跟踪客户、征求客户意见。二、签订协议（一）用公司统一的标准协议格式，起草协议。（二）填写标准格式利润核算表，核算单位（箱或吨）利润。（三）将协议与利润核算表一并提交总经理助理审批签字，执行公司合同审批程序，之后更改或签订协议。三、船期确认（一）与客户保持联系，确认国外已装船后，尽量让客户找外商要提单传真件或装船通知。（二）电话联系船公司，查船期（一般得知信息为预计抵港日期，船到之前，要与船公司保持联系，掌握船最新动态）。（三）有船期之后，通知客户到港信息，并确认船具体到哪个码头，以便确认报检地点。（四）若为拆入库、拆入场、拆直提货物，根据通关速度（主要取决于单据和税款是否及时到位）决定是否需要办特转；若为拆直提而且非困难作业货物，7天之内能通完关并拆箱完毕，一般无须办理特转。（五）若货物需入场、入库、困难作业或有其他特殊要求，需要跟仓库提前取得联系，安排价格合理并能满足货物要求的仓库；若所找到的仓库为非协议库，则用标准协议格式与仓库签订仓储协议，新增仓库需通过风控部新增仓储单位审核。四、整理单据、制单、建档、预算（一）收到货主单据后，检查单据是否齐全。1.通常情况：(1)正常通关：正本提单或电放提单加保函、正本发票、正本箱单、正本合同、付汇情况表（付款方式为T/T时，不需要）、许可证（根据货物税号，对照海关监管条件定是否需要）、原产地证（普通货物一般不需要）、报关报检委托书；有些货物（如：铬矿）还需要：外方重量证、品质证；若为免税货物还需要：免表。注：发票、箱单、合同复印件并加盖经营单位公章可视作正本。(2)转关货物：正本提单或电放提单加保函、副本发票、副本箱单、副本合同、报关委托书。注：转关货物必须跟货物确认好税号、品名和转入海关名称。2.通常需两套单据，报关用正本，报检可用正本或者副本加盖经营单位红章。3.船到港前10日要到海关进行备案，进行公式定价相关手续，公式定价所需材料为：合同一份加盖红肿，市场行情一份加盖红章，公式定价合同海关备案表四份（三份加盖红章，一份填写联系人电话），公式定价合同海关备案表电子版一份。（二）再次确认船期和换单地点和费用，有些需要两次或三次换单。（三）复印单据，进行留档，报检单据留档一套，报关单据留档一套。 （四）制报关单（注意：货物税号、货值、币制、贸易方式、征免性质、是否双抬头）。（五）将留底单据建档，并登记流程本。（六）根据所签订的代理协议，做费用预算单(包括税款和港杂费），并传真货主。五、换单、报检（一）换单前，注意提单背书是否完全、是否准确。注：法检货物：可以船到前报检、船到后换单，或船到后换单报检同步进行。非法检货物：必须先换单、后报检。（二）非塘沽船公司换单，需要领取支票（必须写好金额）连同背书好的提单寄至船公司,一般寄往返件；塘沽船公司换单，转交外勤人员领取支票并换单。（三）换单后，需要注意：D/O单上件数、重量是否与报关单据一致，若不一致，需要通知货主，通过国外做舱单更改，之后，再去换单船公司更换D/O单。注意设备交接单上的免箱期，以便卡好通关速度。（四）报检前，需确认以下几点：法检本地 or 法检异地 or 非法检包装：含木质包装否、是否有IPPC标识法检本地：自验 or 共验（五）法检本地：领取支票连同报检单据寄市里报检行（附所制报关单，并注明“有木or无木”、“自验or共验”）（六）法检异地：将单据转报验负责人，在塘沽商检局报检；并需注明“异地联系单位、地址、人名、有无or无木”；若经营单位与收货单位不在一个地方，需附双方贸易代理协议。（七）非法检：将单据转报验负责人，在塘沽商检局报检；并需注明“有无or无木”。（八）报检后，需注意是否抽到“植检验货”，若有验货，做好登记，海关放行后及时安排验货，以防漏验。（九）换单后，“D/O单、需要跟货主实报的相关费用发票”复印留底归档，所产生的费用登记，及时核销支票；报检后，“通关单、调离单、验单、需要跟货主实报的相关费用发票”复印留底归档，所产生的费用登记。六、报关将报关单据连同报关委托联系单转委托报关处，并且，有以下几种情况：（一）在客户税款提前到帐的前提下，可以领取税款支票，执行审批手续缴纳税款。（二）出税后，先执行审批手续领取支票交税，然后进行核税、放行，税款要录入财务系统费用信息中销支票。（三）放行后，“放行D/O单、核税后税单，报关单付汇核销联”复印留底归档。七、办理港口提货手续（一）整箱运输我司负责运输：依照公司规定办理放货手续后，将“放行D/O单、交费联、设备交接单、验单”连同“汽车发运通知书”转交我司协议运输单位安排交费、提箱。货主自提：向货主收取押箱费，执行公司放货审批程序通过后，将“交费后的提箱联、设备交接单、验单”交给提货人。（二）拆箱直提、拆入场、拆入库。将“放行D/O单、交费联、设备交接单”转交负责港口费业务人员，交完港务港建费，即可知道未办特转的集装箱自然转栈至哪个堆场；若抽到“植检验货”，则在拆箱前安排车队提箱到验箱点做包装检验。（三）拆箱直提我司负责运输：办理公司放货手续后，将“汽车发运通知书”转交我司协议运输单位，“致仓库放货通知书”传真给仓库。货主自提：办理公司放货手续后，“致仓库放货通知书”传真给仓库。（四）拆入场，拆入库对于我司安排人员到堆场监拆的，在拆箱过程中，若遇到货少、货损等情况，要及时通知货主，安排现场人员拍照，有必要时请外理出证，保险公司和商检局做鉴定。拆箱之后，要及时通知车队回空（根据拆箱情况电话通知回空车队）。（五）返回费用发票时，将“需要跟货主实报的相关费用发票”复印留底归档，所产生的费用登记，及时核销支票。（六）返回回空单后，做好登记，并转交外勤人员到船公司结费。八、控/放货台帐建立、办理放货手续（一）对于“拆入场、拆入库货物”，在拆箱之后，及时让仓库出具正本入库单，并将入库单和公司标准格式台帐转交公司风控部。（二）放货程序收到货权单位放货指令(存在二级、三级货权转移时，必须收到所有货权转移指令）。制“公司内部放货审批表”、“致仓库放货通知”。将“公司内部放货审批表”逐级审批。凭“签字齐全的公司内部放货审批表”，找经办室负责人将“致仓库放货通知书”加盖公章，并传真至堆场。将“公司内部放货审批表”复印件转公司风控部留档。将“提货明细”传真给货主，留底一份，复印一份交公司风控部。九、品质检验（一）法检异地：将报验材料（正本调离单、副本报关单、副本提单、副本发票、副本箱单、副本合同、材质单）及时寄给货主，做好寄件日期和快递号登记；并叮嘱货主及时报验，以防漏验。（二）法检本地：将相关货物信息书面通知报验人员。货到天津通知报检人员预约商检局现场取样，安排专人协助取样，做好登记，矿类产品无论是入库CIQ取样还是出库时CIQ、CCIC、货主取样，所取的样品必须要过磅并登记，货主取样的我公司要求对方签收并进行登记，安排专人跟踪入库时CIQ取走的样品，并协调CIQ及时取回检验后剩余的样品，安排送回仓库并归回到垛位上，要求过磅，仓库人员签收，做好登记；矿类产品CIQ或CCIC所出具的结果只能提供给我公司的委托人，不能透露给他人或单位，而且从事给我公司人委托提供CIQ或CCIC结果的业务人员应掌握矿性及取样时的天气情况，收到CIQ或CCIC证书后，应先分析，与外检报告和相关资料核对，并综合天气情况，如没有异常，才可以提供给我公司委托人；如有异常，暂不提供给我公司委托人，应立即向公司汇报，由公司决定如何处理。货到异地应提前跟商检局联系好取样要求，通知货主及时按要求送样至我司，收到样品后，转报检人员送商检局。与商检局保持联系，出品质证后通知报检行取证，并将品质证复印留底，正本寄给货主。注：所有步骤都需要做好日期登记备查。十、结算（一）待费用齐全后，及时按照协议和货主要求结算开票，并将相关票据（报关单、税单、港口费发票等）及时快递货主；做好寄件日期和快递号登记，并电话联系货主确认收到快件。（二）根据结算情况，与货主对帐，多退少补，结清费用；对于尾款，要及时督促货主在协议规定期限内付款，超出协议规定期限未付的，要将相关情况及时总经理助理或总经理汇报，以采取必要措施，避免此类风险。十一、货量统计库存统计利润统计每月底进行货量、库存、利润统计。集装箱进口业务操作细则流程图图1 集装箱进口业务操作细则流程图16市场部集装箱进口矿入库及仓储管理针对进口矿类产品价值较高，批次多，认真控制重量就显得犹为重要，为进一步加强入库和仓储管理，保证货物安全，避免货物的不合理损耗，结合本部门的具体情况。制定如下管理规定：依据仓储流程分为三个基本环节：入库收货、在库管理、出库审核。一、货物入库前，业务员应将货物信息通知驻库人员，同时将提单和照相机转交相关人员。（一）每个班次两人，一人监磅，一人现场理货。每批货物入库，我部门在磅房安排一人监磅，持提单核对每一个集装箱的箱号，铅封是否正确，记录每车的过磅数，每批货物过磅结束后，与提单重量进行核对，并立即将磅单转交部门主管业务员。（二）拆箱前，现场人员核对集装箱的箱号、铅封号，核对无误后通知工人开箱门拍照，然后才能允许仓库拆箱，货物倒出后，查看内部是否有余货，直到地板上的货物全部掏空后，通知工人关门回空，如箱内有余货，立即通知工人清扫干净之后才能关箱门回空。（三）商检取样时，安排一人陪同，做好协助工作，以公平公正的原则在合理的范围内配合。取样后，做好过磅记录，将磅单转交业务员；商检回样时，安排专人到商检制样点监督拉样，送回仓库后同样过磅，将样品返回到原垛位上，并做好台账记录，磅单转交业务员。（四）单票货物全部拆箱结束后，安排专人监督归垛，现场洒漏的货物全部清扫干净，并归上垛位，块矿不苫盖，粉矿要求进行苫盖，苫盖整齐后底部要求用重物压严，垛牌上应注明船名、航次、提单号、入库数量、入库箱数。二、在库管理：（一）建立工作台帐，台帐中注明入库日期、提单号、提单重量、箱数、入库重量、取样重量，提货单位等。（二）现场人员每天巡库，检查苫布是否完好，垛线是否完整，货物表面是否有动货或补水痕迹，发现异常要拍照留底并通知内勤，在台帐上做记录。（三）对于持续提的货物每天都要追踪货物变化增强建立预警机制，驻库人员要提前根据账面信息预计可能的亏损，不允许私自采取措施。驻库人员特别在晚上，巡查时应提高警惕，发现可疑之处及时反馈。三、出库复核：（一）收到放货通知后，与台账认真核对查看制定指令完整、数量正确、印章是否清晰，有风控部盖章方可生效。（二）提货时核实提货人信息去现场查看货位，提清库的货物必须清底，对于复磅的货物必须在指定地方不能随处乱装卸，及时取水样封存。黑卡上的字迹要清楚不得擅自涂改，发现丢失立即补齐，并对责任人进行经济处罚。（三）提货过程中出现超指令时应立即向业务员联系确定的提货重量后方可放行。（四）重车过磅时，有司磅员和提货指定人员在磅单上签字确认重量，标明是否取样、送至机构、提货日期、联系电话及是否清库。（五）磅单于次日送至公司内勤人员，交接时签字确认重量及相关费用。磅单一定要字迹清晰，禁止涂改。在以上业务的操作过程中，部门经理本人或由部门经理指派专人进行查岗，检查我公司驻库人员是否有脱离岗位的情况，是否完全按照以上的操作规程进行工作，一经发现严肃处理。集装箱进口矿入库仓储流程示意图 图 2 集装箱进口矿入库仓储流程示意市场部矿石仓库管理规定全体职工必须严格遵守矿石仓库与公司安全生产的有关规定，相关规定如下：一、场院内保持清洁，严禁吸烟，燃放鞭炮、烟火等易燃物品。二、吊车作业应远离高压电线、高大建筑物。三、吊车作业区内，所有人必须佩戴安全帽。四、叉车应严格按照叉车操作规程作业，先看后行，载货时速小于5公里/小时。五、处罚：发现有违规行为，交办公室处理，依照情节严重，作出决定，并对违规行为做出处罚决定。 六、货物拆箱入场后，归垛、苫盖、封垛、作标识，清理现场，并保持垛位之间的距离。 市场部部门经理岗位责任制部门经理隶属本部门的管理职系，其主要工作职责是带领本部门全体成员完成本部门的业务利润指标计划，负责对业务人员的管理和考核，具体工作职责如下：一、制定部门年度工作计划，协助主管业务副总完成年度经营指标1. 根据公司整体经营战略和年度经营计划，在主管业务副总指导下制定部门计划。2. 相关业务风险管理措施的执行与完善。3. 指导整个部门业务，在公司规范内正常运作。4. 负责集装箱进出口全程运作的宏观监督、指导、协调工作。5. 组织监督部门年度经营指标的落实。二、重点客户关系的维护与新客户的开发。1. 重点客户关系的维系及业务创新、新客户开发工作。2. 协调与港口及其他相关政府业务部门的关系。三、部门内部员工的日常组织管理工作1. 指导下属员工制定阶段工作计划，并督促执行。2. 协调与公司其他相关部门之间的关系。3. 部门人力资源建设，选拔、业务培训、考核评价本部门人员。4. 部门内工作任务分工，合理进行人力资源配置。5. 控制部门预算，降低费用成本。四、处理突发事件、完成主管业务副总经理交办的其他任务市场部内勤人员岗位责任制内勤人员隶属部门业务职系，主要职责是组织部门内的业务制单与传递工作，配合外勤人员及时、高效完成相关单据的收集、制作、跟踪、结算等，与客户保持联络，及时向客户回馈货物进口状况。具体工作职责如下：一、负责部门内的业务单证制作与审核1. 接收客户单据，认真核查提单号、货物名称、重量、箱量，确保“单单一致，单货一致”。2. 负责与船公司保持联系，确定船期与所到码头，以及换单时间、地点、费用。3. 负责准备报检与报关单据，建立业务台帐制度，进行过程控制，严格遵守财务部支票领取与销票规定，及早发现和解决问题，掌握业务进程的主导权。二、负责与客户的日常联络1. 海关出税款或者保证金后要第一时间通知客户，及时向客户回馈货物进口状况，包括货物的申报、通关与仓储等问题2. 维护公司良好形象，协助部门经理维护客户关系，拓展新客户。三、与外勤工作人员良好配合，及时、高效的完成本部门的业务工作四、负责对重大突发事件及时处理，并及时上报部门经理市场部外勤人员岗位责任制外勤人员隶属部门业务职系，主要职责是协调与业务相关的一切对外事宜，协调港口、码头、仓库、堆场、船务公司以及相关政府部门的所有事宜，与内勤人员良好配合，及时、高效的完成本部门相关业务工作；负责对重大突发事件及时处理，并上报部门经理；同时本部门外勤人员还担任司磅员与理货员的职责，其具体职责如下：司磅员工作职责一、空车入库过磅时，检查车辆在磅秤上的位置是否正确。车辆熄火后，驾驶员离开磅秤后方可进行计量操作。二、重车出库过磅时，需检查车辆自身的载重情况后，方可上磅、开单、放行。三、过磅操作中，确保数字稳定，确定重量并在完全出库后，打印磅单。四、在需要人员交接班时，应记录好入库车次、出库车次及重量后双方签字确认。五、单票货物过磅完毕后，磅单中应有：过磅人、提货单位指派人员签字，确认重量、取样、水份。如货物清库，在磅单上必须标记清库字样。六、磅单在次日上午交回公司的内勤人员，并将与车辆相对应的过磅费用交给公司的内勤时签字签收。七、商检取样前和回样后，需过磅出磅单，并标明“取样”“回样”的字样和提单号，并在磅单中签字。理货员工作职责 一、理货员上岗前和工作中严禁饮酒着装整齐、以礼待人，杜绝吃、拿、卡、要不良行为，严格遵守公司各项规章制度，统一安排，团结协作。二、接进库通知后，确定场地，备好应用人力、机力，为接货做好准备。三、在货物开箱门前，核对货物的箱数、箱号、封号、吨数，一单一垛，未经允许，不得分垛，如有疑问及时与内勤联系。经确认后方可卸货，货物拆箱时，理货员必须坚守岗位，不得擅自离岗。四、拆箱完毕后，箱子地板上的货物必须清理干净彻底，同时要箱子内壁损坏情况，遇特殊问题拍照留底并通知内勤人员。在每垛货物的明显处摆放垛牌，标注：货名、提单号、箱数、入库吨数，对货物进行封垛，制作垛位图和入库台账，以方便查找。五、在出库时首先与放货通知核对货名、重量、提单号、船名，无误后，工作人员揭垛，机械作业。核对提货人的身份证件与车辆车号，在完全相符的情况下，开始发货，复磅车辆必须在指定的地点装卸货物。如放货通知中标明“清库”字样，货物必须清理彻底。六、出库的货物在过磅后完全符合运输要求的条件下，开具出库凭证（出门证），并及时登记台账。 七、理货人员接班时应在交班单据上签字，确认各项数据的真实性，不隐瞒、不虚报，由此产生的一切责任均由签字人承担。为做好货场的管理工作和保障工作的顺利进行，工作人员在实际工作中发现问题，并及时解决问题，向有关领导汇报可能出现的问题，为货物的安全各尽其责。 市场部岗位责任制流程图市场部部门经理杨亚华市场部外勤人员张宏翔市场部内勤人员夏雷珍1.负责部门内的业务单证制作与审核2.负责与客户的日常联络3.与外勤工作人员良好配合，及时、高效的完成本部门的业务工作4.负责对重大突发事件及时处理，并上报部门经理1.协调港口、码头、仓库、堆场、船公司、以及相关政府部门的所有事宜；2.兼任司磅员、理货员职责，在现场负责货物的安全；3.与内勤人员良好配合，及时、高效的完成相关业务工作4.处理突发事件，及时上报部门经理1.制定部门年度工作计划，协助主管业务副总完成年度经营指标；2.重点客户关系维护与新客户开发；3.部门内部员工的日常组织管理工作；4.处理突发事件，完成业务副总经理交办的其他任务图3 市场部岗位责任制流程图20