物资管理详细规定.doc

物资入库管理要求

为规范物资入库操作，确保入库物资质量，特制订本制度。凡进入本企业仓库物料，均根据本制度实施。
一、供给商或送货司机凭《物资采购订单》和随货清单在入厂大门办理《临时入厂证》凭证入厂；大门保安负责督促送货司机在门岗填写《物资出入记录表》和《外来车辆出入记录表》；门岗值班员电话通知仓库货物已到；物资过磅后司磅员手写磅单交给送货司机；司机把物资送到指定区域仓库。
二、仓管员通知相关验收人员对物资进行质量验收，双方确定品种、名称、规格、数量是否和《物资采购订单》一致，质量是否合格。检验合格后仓管员办理入库手续。
1、按采购人员提供符合国家税务要求发票、发货明细、质保书、使用说明书；进口物资还要附码头提单、装箱单、协议。仓管员填写入库单，核查实物是否和发票或发货明细所注明品名、规格、数量、价格一致，仗量、磅量物品应做复量复秤，并做通常质量判定，需要相关技术人员判定应立即通知到场判定，确定无误后，采购、仓管确定签字。有疑问、注明不清不全、未注明厂家或商家联络方法，不办理入库手续，退回采购部门。
2、设备验收由采购、生产部设备主管、技术人员、仓管共同开箱检验，检验合格由仓管填写入库单、固定资产记录表，办理入库手续，采购、生产部设备主管、仓管、物资主管确定签字。生产部填写设备履历表，连同设备技术资料复印使用留存，原件交企业档案室存档。
3、对国外进口物资、设备验收，验收前采购人员、物资主管、仓管员应知晓索赔期限，立即组织相关人员全方面、严格、细致进行验收。如遇有违反协议要求或质量问题，要立即交付采购人员在索赔期限内交涉处理。
4、入库单一式三联，由仓管员、采购员、财务部各存一联记帐。货到票未到应先验收入库，发票及发货明细收到后应立即办理入库手续，已发出应完善手续。
5、物资验收入库发出后三日内发觉问题，仓管员应立即通知采购员和供货单位交涉，办理调货或退货，采购人员负担对应责任。三十日内发觉库存物资有问题应立即交付采购人员调货或退货处理，仓管人员、采购人员共同负担责任。三十日以后发觉库存物资有问题应立即交付采购人员调货或退货处理，物资主管、仓管人员共同负担责任。
6、待验收物资，不合格物资，仓管员应妥善保管，并在三日内验收入库，待验或不合格物资三日内未立即验收和处理，仓管员应退给采购人员处理。
7、因生产急需或不便入库物资，可直接送到现场，仓管员、采购员、请领人现场验收，办理入库和出库手续。
8、下列情况不准验收入库：
1）请购单未经总经理签批或电话通知；
2）和订货协议不符；
3）要求渠道采购而未按要求进货；
4）有疑问、注明不清不全；
5）质量不合格。
三、仓管员组织卸货并把物资根据物资类别、规格、型号确定货架、货层号、货位号，实施“五五摆放”、“四号定位”。“五五摆放”，要求成行、成方、成串、成垛摆放，便于盘点；“四号定位”，要求库房号、货架号、货层号、货位号在帐页上一定要标明，方便查找。同时要求做到帐、物、资金相符。
四、空车回皮：司磅员输出电脑磅单；送货司机拿磅单送仓管员签字并留存仓库联作为入库凭证，司机拿送货联和结算联。仓管员填写物资验收单属化辅材料有附化验指定单，附磅单、过货单；验收人员签字。
五、物资入库后应做好四项验收工作：即验品种，验规格，验质量，验数量。并要求保管员树立高度责任心，精心查对，认真检验。验收要立即正确并在要求期限内完成，同时，对物资配套做全方面检验，为保管保养打好基础。库存物资要账物相符，按类别、形状、特点、用途分库分区存放。库存物资应做到“十不”，即不锈、不潮、不冻、不霉、不腐、不变质、不挥发、不漏、不爆、不混。库存物资按物资保管技术要求库房应通风、干燥，上架摆放或加垫摆放，定时涂油、清洗或重新包装。
六、物管科长签字。采购人员办理完入库手续后，持《物资采购订单》、入库单、采购发票到财务办理结算手续，三单必需齐全，不然不予办理结算手续。
物资入库管理表格
一、 物料类别编号表：
制表人： 制表日期： 年 月 日
材料类别名称
类号
0
1
2
3
4
5
6
7
8
。。。
钢料
0

铁料
1

吕料
2

其它金属材料
3

五金才料
4

机器配件
5

建材
6

电器材料
7

门窗配件
8

工具
9

化工材料
10

焊料
11

杂类材料
12

.......
...

二、物料编号一览表：
编号： 页次：
物料编号
类别
名称
规格
用途
单价
供给商
代用作编号
专
共

三、物资入库日报表：
编号： 入库时间： 年 月 日
物资检验人

物品入库统计人

物资名称
生产厂家
规格
检验单编号
入库单编号
入库数量
单价
总金额
储位
备注

填写人： 审核：
四、 物资入库通知单

编号： 通知日期： 年 月 日
日期
到货日期

供货单位

收获人

入库日期

协议单号

储位

验收日期

运单号

入库单号

物料入库具体信息
物料编号
物料名称
计量单位
数量
质量
价格
说明
交货
多交
短交
退货
实收
购入
基础

物资（采购）计划表

第 1 页
项目名称： 计划编号： 计划名称： 编制依据：
共 1 页
序号
物资名称
型号
规格
单位
数量
单价
金额（元）
进场时间
质量标准
备 注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

编制： 经理： 编报时间：

采购申请部门

申请日期

单据号码

供给厂商名称

交货地点

请购单号

项次
物料编号
品名
规格
数量
单位
单价
总价
交货日期
技术协议及要求

采购部
经办

总经理同意

累计
税前金额

科长

税 额

经理

税后金额

注意事项
1. 厂商须严守交货日期，若逾期交货时，每延迟一天，买方可扣该批货款5‰，或将订单全部取消；
2. 本司如有指定质量标按时则依之，若本司未指定质量标按时则依双方共同认定标准或有资格机构所认定之标准；
3. 厂商如因交货延误、规格不符、质量不符、数量不足等而造成本企业之损失，厂商应负完全责任；
4. 此次订单内容或附件如有更换由采购人员通知贵厂商后，原件请自行作废，不再回收。
5. 附件：□样品 □样品 □样品 □样品 .
分单
第一联：厂商（白） 第二联：原物料仓库（红） 第三联：财会部（黄）

物资采购订单

借用临时入厂证登记单
单位
姓名
考勤卡号码
借用
缴还
备注
临时入厂证号码
时间
守卫
时间
守卫

外来车辆进出记录表
年 月 日
日期
车牌号码
进门时间
进门是否携带物品
出门时间
出门是否携带物品
门卫署名
备注