档案管理新规制度.doc

档案管理办法第一条 目为加强公司档案管理工作，维护档案完整与安全，便于公司各部门人员运用，充分发挥档案在生产、管理中作用，依照国家关于档案管理法律、法规，制定本办法。第二条 合用范畴本办法合用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具备保存价值文献材料，涉及行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。第三条 职责档案管理工作设立档案管理员，对公司内档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文献进行验收、整顿、保管和提供运用，并对各部门文献资料收集、整顿、归档工作进行组织、指引和监督。各部门档案员，负责部门内档案收集、整顿工作，并于指定期间将部门档案移送至档案管理员。第四条 档案分类及编号(一) 类别设立本公司档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案（H）。大类用英文字母作代字,大类如下属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设立如下: A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 D4 其她会计材料 E 人事档案E1 财务综合部 E2 总经办 E3 设计部E4 技术部E5 项目管理部F 声像档案 F1 视频F2 照片G 实物档案H 设计档案(二) 编号办法1. 文书档案编号文书档案采用单件归档办法，其编号构造模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，为5，同一保管期限归档文献每年从“1”开始编件号。例： A / 1 / / 1 件号（第1件） 年度（） 保管期限代号（永久） 大类代字（文书档案）2. 工程档案编号工程档案按工程项目组卷，其编号构造模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。例： B 1 / 1 案卷号（第1个案卷） 工程项目代号（第1项工程） 大类代字（工程档案）3. 合同档案编号合同档案采用单件归档办法，其编号构造模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，为5，同一保管期限归档文献每年从“1”开始编件号。例： C / 1 / / 1 件号（第1件） 年度（） 保管期限代号（永久） 大类代字（合同档案）4. 会计档案编号会计档案采用单件归档办法，其编号构造模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。同一属类归档文献每年从“1”开始编件号。例： D 3 / / 1 案卷号（第1个案卷） 年度（） 属类代号（会计凭证） 大类代字（会计档案）5. 人事档案编号人事档案按个人组卷，其编号构造模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/案卷号。每个员工从“1”开始编案卷号。例： E 1 / 1 案卷号（第1个案卷） 部门代号（财务综合部） 大类代字（人事档案）6. 声像档案类编号（1） 视频档案，采用按件归档整顿办法，一次工作或活动所形成视频为一件档案材料，其编号构造模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。每年从“1”起编件号。例： F 1 / / 1件号（第1件）年度（）属类代号（视频）大类代字（声像档案）（2） 照片档案，按组整顿归档，一次活动形成照片为一组，其编号构造模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/组号/张号。每年从“1”起编组号，每组照片从“1”起编张号。例： F 2 / / 1 / 1张号（第1张）组号（第1组）年度（）属类代号（照片）大类代字（声像档案）7. 实物档案编号实物档案每年按件整顿归档，其编号构造模式为：分类号（大类代字）/年度/件号。每年从“1”开始编件号。例： G / / 1件号（第1件）年度（）大类代字（实物档案）8. 设计档案编号设计档案按年度立项项目组卷，其编号构造模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/年度/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。例： H 1 / / 1 案卷号（第1个案卷） 年度（） 设计项目代号（第1项） 大类代字（设计档案）第五条 文献整顿和归档时间(一) 文献整顿1. 归档文献应完整、精确、系统，其制成材料应有助于长期保存，图文笔迹应符合形成文献设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称质量规定。2. 归档文献应为原件。因故无原件可将具备凭证作用复制件归档。笔迹清晰工整，纸张及文献格式符合国家规定，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料。3. 归档文献普通一式一份。重要、运用频繁和有专门需要可恰当增长份数。4. 档号章、档案盒背脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写，也可盖字粒章或打印；档案目录应当打印并使用A4规格纸张。5. 总经办要定期对已超过保管期限档案进行鉴定，对确无保存价值档案进行登记造册，经部门领导审核、总经理批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。(二) 文献归档时间各部门档案员应按照有关规定期间向档案管理员移送上年度档案，集中管理。电子档案需有关部门负责人上传至指定移动硬盘文献夹中。序号档案类别负责部门归档内容移送时间1文书档案财务综合部各类资质文献、证件（营业执照正副本、组织机构代码正副本、IC卡、国地税税务登记证副本、开户允许证等）由财务综合部负责保管有关经办部门会议记录、会议纪要、简报、公司发文、工作筹划、工作总结、设备及资产登记资料等每季度移送2合同档案财务综合部工程承包及发包、销售、购买、商务、转让等各类合同合同正本原件工程类合同待工程竣工结算后3个月内移送，其她合同于次年2月移送3人事档案总经办个人简历、入职表、身份证明材料、学历、职务证明材料、契约性文献员工入职1周内移送财务综合部异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训及奖惩等有关材料由财务综合部负责人办理好手续1周内，移送4工程档案技术部电子及纸质有关资料，详细见工程档案归档范畴及保管期限待工程竣工结算后3个月内移送5会计档案财务综合部有关资料，详细见会计档案归档范畴及保管期限由财务综合部负责保管6声像档案有关经办部门有关资料，详细见声像档案归档范畴及保管期限活动结束后1个月内移送7实物档案有关经办部门有关资料，详细见实物档案归档范畴及保管期限实物颁发后1个月内移送8设计档案设计部电子及纸质有关资料，详细见设计档案归档范畴及保管期限于次年2月移送第六条 各类文献材料归档范畴及保管期限(一) 文书档案文书档案归档文献采用单件归档整顿办法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。不同年度要分开整顿。1. 划分保管期限：按照文书档案归档范畴和保管期限表，将归档文献材料划分为永久、30年、三种保管期限。2. 排序：对同一形成年度同一保管期限归档文献进行排序。普通准时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由文献排列在一起。3. 编页码：没有编页码文献，以“件”为单位对有效页面编持续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，自身有对的页码或单页文献不需再编页码；1份文献各某些（如收、发文解决单和定稿）已有独立对的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。4. 盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章位置普通盖在文献首页左上方空白处。如文献首页上方不够位置盖章，可盖在文献首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，规定工整。档号章示例：全宗号类别号A期 限永久年 度机 构件 号1全宗号：是档案馆进馆单位所编制实体管理号，无则不需填写。类别号：文书档案大类代字期 限：文献保管期（永久，30年，）年 度：文献形成年度机 构：归档文献承办机构（规范化简称）件 号：文献在该年度同一保管期限内排序号5. 装盒：将整顿好归档文献按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限归档文献不能装在同一盒内。6. 著录上传：在文书档案Excel中著录每份归档文献基本信息。著录项目涉及：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文献题名、日期、页数等。7. 文书档案归档范畴及保管期限序号归档文献材料名称或类型保管期限备注1公司筹办期可行性研究、申请、批准，公司章程，董事会、股东会、监事会和经理层机构及变更永久2董事会、股东会、监事会活动永久3公司制定规章制度永久4公司年度总结、筹划永久5普通会议纪要、30年6综合性行政事务30年(二) 工程档案工程档案平时收集和管理工作由技术部指定专人负责，与项目建设进程同步。从项目申请投标起，即应开始进行工程档案材料收集，项目竣工后，要及时补充收集有关材料，保证文献材料齐全完整。1. 组卷：工程档案按建设项目，区别前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等形成阶段，结合考虑文献材料内容、数量、保管期限进行组卷。案卷题名应简要、精确地揭示建设项目名称、阶段名称、文献材料种类。2. 编号：整卷装订案卷，以卷为单位编持续页码。编号时，只对文献材料有效页面编页码，空白页面不编。编号位置：正面编于右下角，反面编于左下角。编页号时采用打码机。自身有对的页码或单页文献材料不需再编页码。3. 案卷装盒：整卷装订，将装订好案卷按照编号顺序装入档案盒内。散件装订，将卷内文献目录、文献材料依次装入档案盒内。4. 著录上传：在工程档案Excel中著录每个案卷和每份卷内文献基本信息。卷内文献著录项目涉及：全宗号、类别、保管期限、文号、责任者、文献题名、日期、页数、备注等；案卷著录项目涉及：全宗号、项目编号、案卷号、案卷题名、立卷单位、保管期限、密级等。同步在档案移动硬盘上传每份卷内文献相应电子文献，无相应电子文献卷内文献需扫描上传。电子档案存储途径：可移动硬盘工程档案工程项目案卷号。5. 工程档案归档范畴及保管期限序号归档文献材料名称或类型保管期限备注1招标文献永久2投标文献3中标告知书4监理、设计、施工合同5工程开工报告及施工组织设计、技术交底6图纸会审、变更及洽商记录7设计变更单及有关资料（报价单，审核确认单）8施工现场签证记录9隐蔽工程检查记录10现场施工图片11施工日记12施工材料合格证和检查报告13工程结算书14工程结算审批表、竣工验收移送证明书、交工验收现场记录及竣工验收报告等15有关竣工图纸(三) 合同档案合同档案采用单件归档办法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。不同年度要分开整顿，合同档案保存期限为永久。1. 排序：对同一形成年度同一保管期限归档文献进行排序。普通准时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由文献排列在一起。2. 编页码：没有编页码文献，以“件”为单位对有效页面编持续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，自身有对的页码或单页文献不需再编页码；1份文献各某些（如收、发文解决单和定稿）已有独立对的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。3. 盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章位置普通盖在文献首页左上方空白处。如文献首页上方不够位置盖章，可盖在文献首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，规定工整。档号章示例：全宗号类别号C期 限永久年 度机 构件 号1全宗号：是档案馆进馆单位所编制实体管理号，无则不需填写。类别号：合同档案大类代字期 限：文献保管期（永久）年 度：文献形成年度机 构：归档文献承办机构（规范化简称）件 号：文献在该年度同一保管期限内排序号4. 装盒：将整顿好归档文献按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限归档文献不能装在同一盒内。5. 著录上传：在合同档案Excel中著录每份归档文献基本信息。著录项目涉及：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、合同编号、责任者、合同题名、日期、页数等。(四) 会计档案会计档案采用单件归档整顿办法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号，不同年度要分开整顿。“件”是归档文献整顿单位，普通以每份文献为1件。1份会计报表为1件、1本（份）账簿为1件、1册（本）凭证为1件。“件”题名应精确概括该件会计档案形成单位、时间、内容、文献名称。1. 编码：没有编页码文献，以“件”为单位对有效页面编持续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，自身有对的页码或单页文献不需再编页码；1份文献各某些已有独立对的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。凭证类不需要编页码。编页号时采用打码机。2. 盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章位置普通盖在文献首页左上方空白处。如文献首页上方不够位置盖章，可盖在文献首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，规定工整。档号章示例：全宗号类别号D1期 限永久年 度机 构件 号1全宗号：是档案馆进馆单位所编制实体管理号，无则不需填写。类别号：文书档案大类代字期 限：文献保管期（永久，25年，、5年）年 度：文献形成年度机 构：归档文献承办机构（规范化简称）件 号：文献在该年度同一保管期限内排序号3. 著录上传：在Excel中著录每份归档文献基本信息。著录项目涉及：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文献题名、日期、页数等。4. 会计档案归档范畴及保管期限序号归档文献材料名称或类型保管期限备注D1 报表（涉及各级主管部门汇总财务报告）1年度财务报告（预、决算）永久涉及文字分析2月、季度财务报告5年涉及文字分析D2 账簿1钞票出纳账25年2银行存款账25年3总账25年4明细分类账25年D3 凭证1原始凭证2记账凭证3汇总凭证D4 其她1会计移送清册2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行对账单5年(五) 人事档案在员工入职一周内建立统一基本档案，实行一人一档立卷办法。依照员工异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训及奖惩等，由财务综合部负责人办理好有关手续后，移送给档案管理专人。档案管理专人应及时将有关资料归档，装入员工内部人事档案袋，并做好目录填写。1. 著录上传：在人事档案管理系统中著录每位员工基本信息。2. 人事档案归档范畴及保管期限序号归档文献材料名称或类型保管期限备注1员工个人简历定期2员工入职表定期3员工转正申请表定期4员工与公司劳动合同等契约性文献定期5员工身份证明材料（如身份证复印件等）定期6员工学历、学位和专业技术职务证明材料（复印件）定期7员工在本公司工作期间考核、考绩、鉴定材料等定期8关于员工任免、聘任、待遇、奖惩、离职等方面文献材料定期9员工在本公司工作期间参加各种培训证书定期10员工参加社会保险、医疗保险等方面文献材料定期11关于该员工其她应归档文献定期(六) 声像载体档案u 视频档案：一项工作或活动所形成音频或视频作为一件档案材料，视频按“件”整顿归档。收集视频应具备完整精确文字阐明，涉及活动时间、地点、内容、重要人物姓名或景物名称、摄录者等要素。文字阐明宜用“TXT”文献保存。1. 视频档案存储格式规定：属于模仿信息或不符合归档数字格式规定音频或视频应先按如下规定转换为原则数字格式： MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等应转换为MPEG-4文献格式，并保存原始格式，同步保存一份FLV格式便于运用。2. 储存：在声像载体档案Excel中著录每件视频基本信息。著录项目涉及：档号、视频题名、录制时间、录制长度、备注等。同步在档案移动硬盘上传每件视频。储存途径：可移动硬盘声像载体档案视频档案“年度”命名（“年度”普通指摄录年度）文献夹。每段剪辑后音频或视频文献以“摄录日期地点活动内容。摄录日期：用8位阿拉伯数字表达。摄录地点：记述地点全称。活动内容：记述清晰活动主题、重要人物姓名、职务。u 照片档案：照片要选取该项工作或活动内容具备代表性进行归档，归档照片应图像清晰，冲晒成4R规格，以便入册保管。1. 照片阐明文字：应涉及活动时间、地点、主题、重要人物及其位置、拍摄者等要素。2. 相片标签：u 每组照片打印一份照片组文字阐明标签，例：组 号F3/8拍摄地点市会议中心拍摄日期0702 拍 摄 者张 数码照片张数15纸质照片张数10组文字阐明7月2日，市XX局在市会议中心召开全市档案工作会议。副市长、特邀嘉宾出席了会议u 每张纸质照片打印一份照片文字阐明标签，例：档号F3/8/1拍摄时间0702拍摄地点市会议中心拍摄者张文字阐明7月2日，市XX局在市会议中心召开全市档案工作会议。图为副市长（中），特邀嘉宾王（右一）、市XX局局长（左一）在会议主席台上3. 著录上传：在声像载体档案Excel中著录每件照片档案基本信息。著录项目涉及：档号、相片题名、拍摄时间、相片所在页号、备注等。同步在档案移动硬盘上传每件相片。储存途径：可移动硬盘声像载体档案相片档案以“年度”（普通指拍摄年度）命名文献夹。按照一组照片相应一种文献夹原则，在“年度”文献夹下建立以“拍摄日期+地点+事件内容+拍摄者或来源”命名（“拍摄日期”用8位阿拉伯数字表达，“拍摄者或来源”应用“（）”括起）文献夹，将拍摄或扫描后形成数码照片存储（按JPEG原则格式存储，内容特别重要宜同步选取RAW、TIFF等文献格式存储）在该文献夹下，每张数码照片按顺序号命名，对于重要人物合照，应以“重要人物及其职务（在照片中位置）”命名该张照片，以以便归档人员整顿著录。4. 声像档案归档范畴及保管期限序号归档文献材料名称或类型保管期限备注1反映本公司重要职能活动和工作成果照片、VCD等永久2领导人和知名人物参加本公司关于重大活动照片、VCD等永久3本公司组织或参加重要外事活动照片、VCD等永久(七) 实物档案1. 归档实物应当拍照，所拍照片需刻盘脱机保存，两者之间要建立精确、可靠标记关系；某些贵重实物应使用包装物包装存储，包装物上附贴标签，填好档号、实物名称等。2. 属于归档范畴实物档案在其形成后1个月内，由经办人拟订阐明文字，移送总经办登记归档。如需在其他地方悬挂、展示，应办理有关手续，并在档案目录上注明悬挂、展示地点。3. 实物档案不分属类，每年按其形成时间先后顺序进行排列，同一次活动产生实物档案排列在一起。4. 标记：给每件实物档案制作标签，标签内容涉及该实物档案档号、名称、来源、时间等有关信息，并将标签贴在相应实物背面或侧面等不显眼处。实物名称应标明其主题内容及类型，类型用“（）”括起。如“广东省档案系统档案先进单位（奖牌）”。5. 著录上传：将每件实物档案有关信息在实物档案Excel中著录并上传相应数码照片。著录项目涉及：档号、名称、获得时间、授予者、备注等。同步在档案移动硬盘上传相应数码照片。储存途径：可移动硬盘实物档案以“年度”命名文献夹。6. 实物档案归档范畴及保管期限序号归档文献材料名称或类型保管期限备注1反映本公司工作业绩或荣誉奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等永久2反映本公司领导人和知名人物工作业绩或荣誉奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等永久3本公司在对外交往中获得各种纪念品、礼物永久(八) 设计档案 凡委托我司设计新建、改建、扩建、加固等工程设计阶段成果文献，设计修改文献以及与工程关于同建设单位，施工单位发生各类合同、合同、函件、公文和竣工验收、调试、工程总结等文献，均归入设计档案。照片由各科室经办人按组拟写关于阐明后及时向声像档案科移送，并办理交接手续。数码照片移送应在电子档案馆管理系统（或文献与档案管理服务平台）中进行，并在移送前做好下列工作：1、分组：经办人按反映同一项工作或活动若干张照片为一组原则对照片进行分组。2、存储：经办人在工作计算机C盘以外目录下建立以“照片档案”命名文献夹，再在“照片档案”文献夹下建立以“年度”命名（“年度”普通指拍摄年度）文献夹。按照一组照片相应一种文献夹原则，在“年度”文献夹下建立以“拍摄日期+地点+事件内容+拍摄者或来源”命名（“拍摄日期”用8位阿拉伯数字表达，“拍摄者或来源”应用“（）”括起）文献夹1. 图纸管理：底图以张为单位单独保存和管理。案卷内图纸应按照国际原则A4型（297mm210mm）进行折叠，蓝面向内，图标外露，折叠办法一致，按阶段、部位分别立卷，依图号顺序排列。2. 档号章：不装订案卷，应在每份图纸右上角加盖档号章，格式如下：档号序号3. 设计档案归档范畴及保管期限序号归档文献材料名称或类型保管期限备注1建设单位提供所有设计基本资料，原始资料永久2设计成果（蓝图、蜡纸、白图等图纸）永久3设计方案过程图（CAD、PSD、模型）永久4内部作业文献（设计方案文本）永久5项目设计，施工过程中与建设单位各种联系中形成关于文献、图纸、资料、来往公文、函电、设计过程中交底会审纪要，与工程关于会议纪要永久6工程竣工验收，调试过程中形成文献、图纸、资料（竣工验收报告、修改、补充核定关于图纸和文献）永久7成果报告材料（PDF方案或者PPT报告）永久8项目现场照片、竣工照片等永久第七条 档案鉴定销毁(一) 档案鉴定要充分考虑档案凭证作用和参照作用、历史作用和现实作用、正面作用和反面作用、内容上作用和形式上作用等，遵循“保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本单位从宽，外单位从严；历史档案从宽，现行档案从严”原则。(二) 销毁档案应征求档案移送部门意见，编制档案鉴定销毁报告和销毁清册，经公司领导审批。销毁时，由两人负责在指定地点监销，并在销毁清册上签字，销毁清册应长期保存。档案实体销毁后，应将相应电子档案从电子档案管理系统中同步销毁。(三) 会计档案销毁按照会计档案管理办法（国家财政部、国家档案局1998年发布）中所规定程序执行。第八条 档案调阅管理(一) 档案资料借阅需履行登记、签字手续，并填写借阅档案登记表。借阅者未按本办法办理借阅手续，档案管理员一律拒借，否则，追究档案管理人责任。(二) 本公司员工普通只能借阅秘密如下档案，查借秘密档案，需经部门主管副总签字，方可借阅。机密档案仅限与工作关于人员借阅，由部门主管副总订立意见批准后方可借阅。(三) 公司员工外借档案普通在一周内规划，所借档案到达规定借阅期限，如需继续使用，若无她人预约可办理续借手续。(四) 借阅档案要注意爱护和保管，不得转借。阅卷禁止吸烟、折叠、剪裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁、摘抄、翻印、损坏。涉及密级内容和内部控制事项档案，要注意保密，如有上述违规行为，将追究当事人责任。查阅普通档案材料，经档案管理员审核批准后方可进行复制、拍照、摘抄。(五) 借出或归还档案时，档案管理人和借阅人需当面检查案卷完整状况，如发现档案缺损状况要严肃查处。本管理办法有总经办负责解释，自颁布之日起生效。附件：1、 档案交接登记表2、 销毁清册3、 借阅档案登记表备 注保管期限页 数文号或图号年 度题 名序号档案交接登记表移送时间： 移送部门： 移送人签名： 接受人签名： 附件1 档案交接登记表批准人： 销 毁 清 册编辑部门： 编制部门负责人： 编制人： 监销人： 备注已保管年 限原期限卷内文献页数件数档 号年 度题 名序号附件2 销毁清册备注归还日期借阅人签 字借阅部门题 名档 号日 期序号借阅档案登记表附件3 借阅档案登记表借阅档案登记表序号日期部门案卷或文献题名运用目期限卷号借鉴阅人签名归还日期备注档案销毁清册序号案卷或文献题名年度目录号卷号或文号卷内文献页（件）数原期限销毁因素备注