报销及付款管理核心制度.docx

财务报销及付款管理制度第一章序言一、编制目标为了规范报销标准和报销步骤，加强财务管理，确保企业资金按要求支付，结合企业及项目实际情况，特制订本制度。二、适用范围及定义本要求适适用于企业及企业包含各项目。三、本要求修改及审批本要求由总经理签批后方可实施。四、实施时间本要求于颁布之日起开始实施。第二章 管理标准2.1 归口管理标准为便于对各项费用开支情况进行分析考评，企业统一要求费用项目标归口管理部门，具体以下表列示（包含但不限于）：部门费用类别明细项目运行管理部材料费日常所需材料：垃圾袋、扫把、搽手纸、清洁药水，伸缩杆等。维修费设备维护、检测、保养、维修等及采购维修、维护材料备件等。低值易耗品吸尘器，洗地机等设备。能源费水费、电费、燃气等。运输费物流费、快递费等。业务分成依据企业政策计算项目分成。营业外支出和经营相关罚款等。公关费因业务产生一切公关费用财务部税金营业税、个人所得税等。银行费用手续费、利息支出等人力资源部工资薪金基础工资（保底工资、绩效工资）、补助（餐补、夜班补助、工龄工资）、计时工资（节假日加班、临时兼职员）、社会保险。其它职员福利费（如交通补助、住房补助、通讯补助、职业培养书籍费、生日补助、节假日福利等）、工会经费、教育培训费、内部培训费等。专业服务费咨询费、办证、年审、律师诉讼费等。办公费用各类办公耗材、饮用水、文件快递费等。职员活动旅游、会议费、企业安排职员聚餐等。保险费各类保险：意外伤残，公众责任险，财产险等。业务招待费购置礼品、餐费等等（招待外部人员）。差旅费如出差车费、餐费、住宿费等。通讯费办公室电话费、宽带网络费等。外勤办事车费如公交车费、打车费等总部固定资产总部购置办公桌椅、电脑及配件等营业外支出总部罚款支出等备注：(1) 未包含特殊费用将由总经理依据实际情况单独指派归口部门。2.2 预算管理标准2.2.1 年度预算经审议同意后各部门应严格根据年度预算进行开支，财务部将在预算期对预算实施情况进行监督、检验，并定时分析、考评。2.2.2 对临时发生预算外经费或超预算费用，经办部门需向归口部门提交申请，由归口部门按企业审批程序补报追加计划，依据审批权限要求，经同意后方可实施。第三章 授权审批权限要求3.1经济业务发生前授权审批3.1.1 依据业务发生时间前后分：事前审批、非事前审批；3.1.2 事前审批是指经济业务发生前，需提报审批经过后，才能进行经济业务交易。3.1.3 非事前审批是指有经济业务能够不需进审批，而由经办人员直接进行办理业务。非事前审批项目以下：序号类别项目明细备注1委托收款社会保险贷款利息水、电、气、能源费等2已签署协议依据协议内容固定支付，如设备购置分期款等协议已事前审批 3固定或按固定比率计算项目税金、工资薪、贷款利息等。4按同意生效制度实施职员福利,如通讯、交通补助等5零星费用物流/快递费用印刷单据表格、协议、名片、条幅。职员桶装饮用水。办公用具费汽油费/停车通行费/过途经桥费市内交通费（职员外出办事）参摄影关制度实施办公电话费、网络使用费参考协议缴费年检费、银行手续费3.2 报销及付款授权审批步骤3.2.1 报销或付（汇）款审批步骤以下：3.2.1.1 单次报销或付（汇）款金额800元及以内审批步骤： 经办人主管部门责任人（部门经理）财务3.2.1.2 单次报销或付（汇）款金额801-元之间审批步骤：经办人主管部门责任人（部门经理）分管领导（业务副总）财务3.2.1.3 单次报销或付（汇）款金额-10000元审批步骤：经办人主管部门责任人（部门经理）分管领导（业务副总）总经理财务3.2.1.4 单次报销或付（汇）款金额10000元以上审批步骤：经办人主管部门责任人（部门经理）分管领导（业务副总）总经理董事会会签审批财务第四章 报销及付款步骤4.1 报销及付款步骤图4.2 报销及付款方法4.2.1 关键经过网上银行转账支付，付款至外部单位，标准上以转账、支票方法付款，部分特殊业务除外。4.2.2 使用支票结算，应自支票签发日十日内入账，逾期无效。4.2.3 现金支付，内部职员报销如需支取现金，须提前告之出纳备款并在报销单注明。第五章报销及付款时效5.1报销及付款时效5.1.1 费用报销时效性为遵照企业会计准则和国家相关财务会计制度要求，正确、合理核实各期损益，当期发生费用应该期报销，具体标准以下：5.1.1.1费用类业务报销时效：标准上应在费用发生后三个工作日内报销（差旅费应在返程后五个工作日内），最迟不得超出10个工作日；当年发生费用要求在年底12月31日前报销，因为特殊原因不能立即报销，应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用依据，而且在第二年1月15日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销；5.1.1.2 职员月固定如交通补助、通讯补助等以报销形式表现福利，应在每个月24日前报销；5.1.1.3预付款业务报销时效：以预付款方法发生经济业务，标准上应在接收物品或服务后5个工作日内报销冲账。5.1.1.4 月结付款业务：通常情况按协议约定付款日期进行支付，但各部门应将本月所接收物品或服务按发生时间、实际接收数量、协议约定单价、金额等进行明细汇总，并于月末最终一天提交至财务部，方便作为存货、成本入账依据。5.1.1.5 全部原始凭证必需为原件5.1.2财务部受理时间各部门将费用报销单/付（汇）款申请单交至财务部时间为：周一至周三。5.1.3付款周期：审核原始票据及付款信息无误后3-5个工作日内，特殊情况另行通知；5.1.4付款时间：对完成审批步骤报销或付（汇）款申请于每七天五进行付款。如违反上述要求，财务部有权拒绝办理。第六章 职员借款6.1借款条件及额度6.1.1 借款额度不超出人民币3000元；6.1.2 因发生地点、场所不固定无法确定固定业务往来单位，如差旅费、业务招待费、新项目考察、职员活动费、停车费，加油费、过路费等；6.2备用金借款6.2.1定额备用金：企业人员因业务需要，需频繁使用现金，可申请定额备用金；6.2.2职员调动、离职、降职、停职前，必需先到财务部归还备用金，方可办理相关变动手续。如未立即归还，财务部能够通知人力资源部在其工资中直接扣除。6.3临时性借款6.3.1临时借款：是指职员因公出差发生食、住、行等费用，或备用金不足以支付特殊事项。比如差旅费、新项目考察、职员团体活动等。6.4管理规范：6.4.1因出差而需临时性借款，需附审批后出差申请表原件，并依据同意额度填写借款单，财务依据审批同意借款单据办理借款；6.4.2借款标准上以经过网上银行转账支付，如因特殊情况需支付现金请在借款单中注明；6.4.3所需现金金额超出人民币3000元需提前一天通知财务部，方便备款；6.4.4借款人须在业务办理完成后三个工作日内完成报销或退还借款手续；6.4.5定额备用金必需于每十二个月12月31日前办理退还手续，并依据业务需要重新审批办理；6.4.6职员借款账龄不得超出30天，如有特殊原因可合适延长，超出60天（特殊情况除外），财务部将通知上级主管，并在当月工资中扣减，直至扣完为止；6.4.7标准上，借款管理实施“前款不清，后款不借”要求。6.5借款单据填写规范：6.5.1企业职员借款时统一填写企业印制借款单；6.5.2借款单联和用途：6.5.2.1借款单一式三联，第一联：付款凭证联；第二联：结算凭证联；第三联：结算回执联；6.5.2.2付款凭证联：财务付款及会计挂借款人借款处理原如凭证，严禁退还借款人；6.5.2.3结算凭证联：借款人报销或还款时原始凭证；会计依据此联做账冲销借款；6.5.2.4结算回执联：借款人报销或还款时，此联给借款人，作为结清借款原始凭证；6.5.3借款单填写要求：6.5.3.1统一用黑色签字笔填写，字迹公正、清楚，严禁草写；6.5.3.2日期行栏：填写借款当初年月日；6.5.3.3资金性质栏：填写付款方法，即你期望是转账还是现金，假如转账需在此处注明开户名、开户行、账号等具体信息；6.5.3.4部门栏：填写借款人所在部门；6.5.3.5项目明称栏：假如借款事由为处理工程项目业务，此处填写工程项目标具体名称，不然此处为空；6.5.3.6预算科目栏：此栏为空，统一以职员借款挂账，报销还款时冲销；6.5.3.7借款理由栏：填写借款具体事宜,如：X月X日X事到X地出差，X季度职员活动，定额备用金等等；6.5.3.8金额栏：填写借款具体金额，大小写必需一致；出差，金额须和审批后出差申请表一致；6.5.3.9付款凭证联最右下角领款人必需填写，领款人名字必需和职员身份证上姓名保持一致；6.5.3.10结算凭证联和结算加回执联：填写借款单时，借款人必需填写此两联中日期、姓名、金额、用途等事项且和付款凭证联络保持一致；其它额待报销或还款时分别由出纳和借款人填写；第七章 付款（结算）业务7.1适用条件： 适适用于企业和外部业务单位发生金额确定经济业务。7.2 付款（结算）业务分类：直接结算业务、预付款业务7.2.1直接结算业务是指依据协议约定，在经济业务发生后，依据实际验收情况结算付款业务；这类业务结算时填写付款结算申请单。 7.2.2 预付款业务是指依据协议约定，在经济业务发生前，需要按进度预先支付部分款项，在业务验收完成后结算业务。此业务在预付款时填写预付款申请单，预付款业务发生验收完成填写预付款结算单，以冲销已预付款项。7.3 管理规范7.3.1采购业务7.3.1.1采购预付款业务，付款时须提供原始单据包含但不限于：审批经过采购订单原件、协议原件或扫描件；7.3.1.2直接结算类采购业务，结算时提供原始单据包含但不限于：协议（扫描件）、发票、加盖对方发票专用章或公章发货清单、经审批采购订单、收货人签字确定收货单。7.3.1.3预付款业务须在货物验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，提供原始单据包含但不限于7.3.1.2条除经审批采购订单外原始凭证；7.3.2资本性支出7.3.2.1资本性支出：是指单件金额在（含）元以上且使用寿命1年以上固定资产支出；7.3.2.2预付款业务，首次预付款时须提供原始单据包含但不限于：协议原件或扫描件、事前审批单、合格发票等；7.3.2.3直接结算业务付款时须提供原始凭证包含但不限于：事前审批单、协议原件或扫描件、资产管理部门验收入库、合格发票、采购清单；7.3.2.4 预付款业务，资产采购经办人应在资产验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，须提供原始单据包含但不限于：资产管理部门验收入库单、合格发票、资产采购清单；7.4单据填写规范7.4.1 预算内业务在预算内前小方格内划“”，反之在预算外前小方格内划“”；7.4.2 支付方法：填写付款方法：现金、支票或转账，标准上企业均以转账方法支付；7.4.3 收款单位：企业名称、开户银行、账号和协议、发票保持一致；第八章 日常费用报销8.1 日常费用包含内容日常费用关键包含：差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、办公费、维修费、运输费、会议费、办证审计等中介机构服务费、公关费、低值易耗品、水电费、物管费、房租费等等。日常费用报销填写费用报销单8.2 日常费用控制标准：对日常费实施预算管理，分级负责、层层把关，在一个预算期内，各项费用累计支出标准上不得超出预算。对超预算费用按本制度2.2.2条实施。8.3 管理规范及报销标准8.3.1 业务招待费业务招待费是企业经营活动需要，为促进企业业务发展实现企业经营目标为前提，应根据必需、合理标准开支。8.3.1.1业务招待尽可能安排在企业有协议酒店用餐。8.3.1.2 陪同人员须在发票和收银小票后签字；8.3.1.3报销原始凭据包含但不限于：事前审批表，即人力资源部提供业务招待费审批表、发票、收银小票；8.3.1.4 标准按人力资源部相关政策实施，未达成标准按实际发生额报销、超出标准按标准报销。8.3.2差旅费8.3.2.1住宿费必需提供出差目标地住宿发票。8.3.2.2实际出差天数计算以所乘交通工具车票（机票）显示出发及返回时间为准，12：00以后出发(或12：00以前抵达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后抵达)以一天计。8.3.2.3凡和原出差申请单审批地点、时间、交通工具不符差旅费不予报销，因特殊原因或情况改变需改变路线、天数、交通工具，需根据审批权限要求经领导审批后方可报销。8.3.2.4出差期间，宴请用户需事先电话向相关部门申请，返程后补业务招待费申请表。，8.3.2.5餐补、住宿等标准按企业相关制度实施，标准内据实报销，超出标准按标准报销；8.3.2.6出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用及补助：8.3.2.7 报销时所附原始凭证包含但不限于：事前审批表出差审批表、发票。8.3.3交通费8.3.3.1职员因公办事发生乘坐公交车、地铁等交通费，需明细列明日期、事由、往返地、交通工具、金额等信息，后附对应发票据实报销；职员上下班发生交通费按企业福利制度实施；8.3.3.2 职员确因突发且情况紧急需乘出租，需取得部门经理同意。不然财务给予报销；8.3.3.3 报销须提供原始凭证包含但不限于：对应交通公交发票、外出办事交通费明细表（部门经理签字审批）8.3.4维修费8.3.4.1日常维修事项须按所需费用金额进行审批；8.3.4.2 维修完成后须提供进行经双方确定验收汇报，自购维修配件需提供配件采购明细清单；8.3.4.3 报销须提供原始凭证包含但不限于：发票、验收汇报、采购清单。8.3.5职员福利费8.3.5.1 标准严格按企业福利制度实施；8.3.5.2 通讯补助、交通补助由职员于每个月24日前填单报销，附通讯费发票、交通发票；8.3.5.3 生日补助、节日慰问金由人力资源部于每季20日前或节以后10个工作日内报销，须附：职员信息、职员领用慰问品明细、发票等原始单据；8.3.6办公用具、低值易耗品 在预算范围内参考7.3.1采购业务实施8.3.7 其它零星费用 在预算范围内据实提供发票及经确定业务明细后据实报销。8.4 费用报销单填写规范8.4.1标题费用报销单前横线处填写部门名称，非人名或具体费用明细；8.4.2 部门：费用（业务）归属具体部门，归属部门按受益标准划分；须正确填写，方便正确各部门费用；并在此处列明收款人户名、账号、开户行，未注明者一同视为职员个人工资账户；8.4.3 项目名称：费用（业务）归属于企业具体项目，须正确填写，方便对项目成本进行归集；8.4.4 摘要：须列明业务发生时间、事由、业务性质（招待或住宿等），如报销9月19日（时间）因洽谈合作事宜（事由）招待（业务性质）影城管理人员；按费用类别分行填写，如出差人员同时发生住宿费、车费，餐补等应分行按住宿费、车费、餐补分别归类汇总，严禁加总填写；8.4.5 附单据张数为归属于这类费用原始凭证数量；8.4.6 领款人：收款人须在此处签字，如冲销借款，此次填写冲销某人借款；不然，不予支付或冲账；8.4.7 填写用黑色钢笔（签字笔），严禁用铅笔或其它笔填写，字迹工整。申请金额必需大小写一致，严禁用涂改液修改，如有错误应重新填列和补签；8.4.8 原始凭证不得伪造、涂改，一经发觉，追究当事人责任8.4.9粘贴要求：全部原始凭证按摘要所列费用类别，次序整齐粘贴于费用报销单左上角，如发票小且数量多者，可先将发票整齐粘贴于粘贴单上后再将粘贴单粘贴于费用报销单左上角；8.5 单据传输规范8.5.1 传输标准：单据按审批步骤次序传输，审批人审批后自动传输至下一审批人。8.5.2 非总部办公室单据传输至总部行政处，行政则需按部门交由相关部门人员签收，审核后按审批步骤次序传输；第九章 报销及付款发票规范9.1报销及付款发票规范9.1.1 发票须注明所购物品名称、规格型号、金额；明细较多者须附发货清单；9.1.2出差发生住宿、车票（机票）、业务招待费、过路、过桥费、会议费等发票日期和实际业务发生日期一致；9.1.3发票不得伪造、涂改，一经发觉，追究当事人责任；9.1.4发票丢失或开含有误，须立即联络对方重新开具；9.1.5发票抬头开具企业名称和营业执照、协议、付款单位须保持一致，如实正确填写发票日期、内容、金额，字迹要求清楚。9.1.6 取得发票必需真实、正当，盖有开票单位发票专用章。发票内容、类型、发票真伪，假如经办人不能确定，应事先咨询财务部。财务部将拒绝接收不符合要求票据。 附表单： 附一、借款申请单附二、付款结算（预付款）申请单附三、预付款结算单本制度由财务部负责起草、解释和修订。 发文部门：财务部 签发人：主送单位：企业各个部门 签发时间: 二零一七年九月四日