报销及付款管理核心制度.docx

财务报销及付款管理制度

第一章序言
一、编制目标
为了规范报销标准和报销步骤，加强财务管理，确保企业资金按要求支付，结合企业及项目实际情况，特制订本制度。
二、适用范围及定义
本要求适适用于企业及企业包含各项目。
三、本要求修改及审批
本要求由总经理签批后方可实施。
四、实施时间
本要求于颁布之日起开始实施。

第二章 管理标准
2.1 归口管理标准
为便于对各项费用开支情况进行分析考评，企业统一要求费用项目标归口管理部门，具体以下表列示（包含但不限于）：
部门
费用类别
明细项目

运行管理部
材料费
日常所需材料：垃圾袋、扫把、搽手纸、清洁药水，伸缩杆等。
维修费
设备维护、检测、保养、维修等及采购维修、维护材料备件等。
低值易耗品
吸尘器，洗地机等设备。
能源费
水费、电费、燃气等。
运输费
物流费、快递费等。
业务分成
依据企业政策计算项目分成。
营业外支出
和经营相关罚款等。
公关费
因业务产生一切公关费用
财务部
税金
营业税、个人所得税等。
银行费用
手续费、利息支出等
人力资源部
工资薪金
基础工资（保底工资、绩效工资）、补助（餐补、夜班补助、工龄工资）、计时工资（节假日加班、临时兼职员）、社会保险。
其它
职员福利费（如交通补助、住房补助、通讯补助、职业培养书籍费、生日补助、节假日福利等）、工会经费、教育培训费、内部培训费等。
专业服务费
咨询费、办证、年审、律师诉讼费等。
办公费用
各类办公耗材、饮用水、文件快递费等。
职员活动
旅游、会议费、企业安排职员聚餐等。
保险费
各类保险：意外伤残，公众责任险，财产险等。
业务招待费
购置礼品、餐费等等（招待外部人员）。
差旅费
如出差车费、餐费、住宿费等。
通讯费
办公室电话费、宽带网络费等。
外勤办事车费
如公交车费、打车费等
总部固定资产
总部购置办公桌椅、电脑及配件等
营业外支出
总部罚款支出等
备注：(1) 未包含特殊费用将由总经理依据实际情况单独指派归口部门。
2.2 预算管理标准
2.2.1 年度预算经审议同意后各部门应严格根据年度预算进行开支，财务部将在预算期对预算实施情况进行监督、检验，并定时分析、考评。
2.2.2 对临时发生预算外经费或超预算费用，经办部门需向归口部门提交申请，由归口部门按企业审批程序补报追加计划，依据审批权限要求，经同意后方可实施。

第三章 授权审批权限要求
3.1经济业务发生前授权审批
3.1.1 依据业务发生时间前后分：事前审批、非事前审批；
3.1.2 事前审批是指经济业务发生前，需提报审批经过后，才能进行经济业务交易。
3.1.3 非事前审批是指有经济业务能够不需进审批，而由经办人员直接进行办理业务。
非事前审批项目以下：
序号
类别
项目明细
备注

1

委托收款
社会保险

贷款利息

水、电、气、能源费等

2
已签署协议
依据协议内容固定支付，如设备购置分期款等
协议已事前审批
3
固定或按固定比率计算项目
税金、工资薪、贷款利息等。

4
按同意生效制度实施
职员福利,如通讯、交通补助等

5

零星费用
物流/快递费用

印刷单据表格、协议、名片、条幅。

职员桶装饮用水。

办公用具费

汽油费/停车通行费/过途经桥费

市内交通费（职员外出办事）
参摄影关制度实施
办公电话费、网络使用费
参考协议缴费
年检费、银行手续费

3.2 报销及付款授权审批步骤
3.2.1 报销或付（汇）款审批步骤以下：
3.2.1.1 单次报销或付（汇）款金额800元及以内审批步骤：
经办人——主管——部门责任人（部门经理）——财务
3.2.1.2 单次报销或付（汇）款金额801-元之间审批步骤：
经办人——主管——部门责任人（部门经理）——分管领导（业务副
总）——财务
3.2.1.3 单次报销或付（汇）款金额-10000元审批步骤：
经办人——主管——部门责任人（部门经理）——分管领导（业务副
总）——总经理——财务
3.2.1.4 单次报销或付（汇）款金额10000元以上审批步骤：
经办人——主管——部门责任人（部门经理）——分管领导（业务副
总）——总经理——董事会会签审批——财务

第四章 报销及付款步骤
4.1 报销及付款步骤图

4.2 报销及付款方法
4.2.1 关键经过网上银行转账支付，付款至外部单位，标准上以转账、支票方法付款，部分特殊业务除外。
4.2.2 使用支票结算，应自支票签发日十日内入账，逾期无效。
4.2.3 现金支付，内部职员报销如需支取现金，须提前告之出纳备款并在报销单注明。
第五章报销及付款时效
5.1报销及付款时效
5.1.1 费用报销时效性
为遵照《企业会计准则》和国家相关财务会计制度要求，正确、合理核实各期损益，当期发生费用应该期报销，具体标准以下：
5.1.1.1费用类业务报销时效：标准上应在费用发生后三个工作日内报销（差旅费应在返程后五个工作日内），最迟不得超出10个工作日；当年发生费用要求在年底12月31日前报销，因为特殊原因不能立即报销，应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用依据，而且在第二年1月15日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销；
5.1.1.2 职员月固定如交通补助、通讯补助等以报销形式表现福利，应在每个月24日前报销；
5.1.1.3预付款业务报销时效：以预付款方法发生经济业务，标准上应在接收物品或服务后5个工作日内报销冲账。
5.1.1.4 月结付款业务：通常情况按协议约定付款日期进行支付，但各部门应将本月所接收物品或服务按发生时间、实际接收数量、协议约定单价、金额等进行明细汇总，并于月末最终一天提交至财务部，方便作为存货、成本入账依据。
5.1.1.5 全部原始凭证必需为原件
5.1.2财务部受理时间
各部门将费用报销单/付（汇）款申请单交至财务部时间为：周一至周三。
5.1.3付款周期：审核原始票据及付款信息无误后3-5个工作日内，特殊情况另行通知；
5.1.4付款时间：对完成审批步骤报销或付（汇）款申请于每七天五进行付款。
如违反上述要求，财务部有权拒绝办理。

第六章 职员借款
6.1借款条件及额度
6.1.1 借款额度不超出人民币3000元；
6.1.2 因发生地点、场所不固定无法确定固定业务往来单位，如差旅费、业务招待费、新项目考察、职员活动费、停车费，加油费、过路费等；
6.2备用金借款
6.2.1定额备用金：企业人员因业务需要，需频繁使用现金，可申请
定额备用金；
6.2.2职员调动、离职、降职、停职前，必需先到财务部归还备用金，方可办理相关变动手续。如未立即归还，财务部能够通知人力资源部在其工资中直接扣除。
6.3临时性借款
6.3.1临时借款：是指职员因公出差发生食、住、行等费用，或备用金不足以支付特殊事项。比如差旅费、新项目考察、职员团体活动等。
6.4管理规范：
6.4.1因出差而需临时性借款，需附审批后《出差申请表》原件，并依据同意额度填写借款单，财务依据审批同意借款单据办理借款；
6.4.2借款标准上以经过网上银行转账支付，如因特殊情况需支付现金请在借款单中注明；
6.4.3所需现金金额超出人民币3000元需提前一天通知财务部，方便备款；
6.4.4借款人须在业务办理完成后三个工作日内完成报销或退还借款手续；
6.4.5定额备用金必需于每十二个月12月31日前办理退还手续，并依据业务需要重新审批办理；
6.4.6职员借款账龄不得超出30天，如有特殊原因可合适延长，超出60天（特殊情况除外），财务部将通知上级主管，并在当月工资中扣减，直至扣完为止；
6.4.7标准上，借款管理实施“前款不清，后款不借”要求。
6.5借款单据填写规范：
6.5.1企业职员借款时统一填写企业印制《借款单》；
6.5.2《借款单》联和用途：
6.5.2.1《借款单》一式三联，第一联：付款凭证联；第二联：结算凭证联；第三联：结算回执联；
6.5.2.2付款凭证联：财务付款及会计挂借款人借款处理原如凭证，严禁退还借款人；
6.5.2.3结算凭证联：借款人报销或还款时原始凭证；会计依据此联做账冲销借款；
6.5.2.4结算回执联：借款人报销或还款时，此联给借款人，作为结清借款原始凭证；
6.5.3《借款单》填写要求：
6.5.3.1统一用黑色签字笔填写，字迹公正、清楚，严禁草写；
6.5.3.2日期行栏：填写借款当初年月日；
6.5.3.3资金性质栏：填写付款方法，即你期望是转账还是现金，假如转账需在此处注明开户名、开户行、账号等具体信息；
6.5.3.4部门栏：填写借款人所在部门；
6.5.3.5项目明称栏：假如借款事由为处理工程项目业务，此处填写工程项目标具体名称，不然此处为空；
6.5.3.6预算科目栏：此栏为空，统一以职员借款挂账，报销还款时冲销；
6.5.3.7借款理由栏：填写借款具体事宜,如：X月X日X事到X地出差，X季度职员活动，定额备用金等等；
6.5.3.8金额栏：填写借款具体金额，大小写必需一致；出差，金额须和审批后《出差申请表》一致；
6.5.3.9付款凭证联最右下角领款人必需填写，领款人名字必需和职员身份证上姓名保持一致；
6.5.3.10结算凭证联和结算加回执联：填写借款单时，借款人必需填写此两联中日期、姓名、金额、用途等事项且和付款凭证联络保持一致；其它额待报销或还款时分别由出纳和借款人填写；

第七章 付款（结算）业务
7.1适用条件：
适适用于企业和外部业务单位发生金额确定经济业务。
7.2 付款（结算）业务分类：直接结算业务、预付款业务
7.2.1直接结算业务是指依据协议约定，在经济业务发生后，依据实际验收情况结算付款业务；这类业务结算时填写《付款结算申请单》。
7.2.2 预付款业务是指依据协议约定，在经济业务发生前，需要按进度预先支
付部分款项，在业务验收完成后结算业务。此业务在预付款时填写《预付款申请单》，预付款业务发生验收完成填写《预付款结算单》，以冲销已预付款项。
7.3 管理规范
7.3.1采购业务
7.3.1.1采购预付款业务，付款时须提供原始单据包含但不限于：审批经过采购订单原件、协议原件或扫描件；
7.3.1.2直接结算类采购业务，结算时提供原始单据包含但不限于：协议（扫
描件）、发票、加盖对方发票专用章或公章发货清单、经审批采购订单、收货人签字确定收货单。
7.3.1.3预付款业务须在货物验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，提供
原始单据包含但不限于7.3.1.2条除经审批采购订单外原始凭证；
7.3.2资本性支出
7.3.2.1资本性支出：是指单件金额在（含）元以上且使用寿命1年以上固定资产支出；
7.3.2.2预付款业务，首次预付款时须提供原始单据包含但不限于：协议原
件或扫描件、事前审批单、合格发票等；
7.3.2.3直接结算业务付款时须提供原始凭证包含但不限于：事前审批单、协议原件或扫描件、资产管理部门验收入库、合格发票、采购清单；
7.3.2.4 预付款业务，资产采购经办人应在资产验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，须提供原始单据包含但不限于：资产管理部门验收入库单、合格发票、资产采购清单；
7.4单据填写规范
7.4.1 预算内业务在预算内前小方格内划“√”，反之在预算外前小方格内划“√”；
7.4.2 支付方法：填写付款方法：现金、支票或转账，标准上企业均以转账方法支付；
7.4.3 收款单位：企业名称、开户银行、账号和协议、发票保持一致；

第八章 日常费用报销
8.1 日常费用包含内容
日常费用关键包含：差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、办公费、维修费、运输费、会议费、办证审计等中介机构服务费、公关费、低值易耗品、水电费、物管费、房租费等等。日常费用报销填写《费用报销单》
8.2 日常费用控制标准：
对日常费实施预算管理，分级负责、层层把关，在一个预算期内，各项费用累计支出标准上不得超出预算。对超预算费用按本制度2.2.2条实施。
8.3 管理规范及报销标准
8.3.1 业务招待费
业务招待费是企业经营活动需要，为促进企业业务发展实现企业经营目标为前提，应根据必需、合理标准开支。
8.3.1.1业务招待尽可能安排在企业有协议酒店用餐。
8.3.1.2 陪同人员须在发票和收银小票后签字；
8.3.1.3报销原始凭据包含但不限于：事前审批表，即人力资源部提供《业务招待费审批表》、发票、收银小票；
8.3.1.4 标准按人力资源部相关政策实施，未达成标准按实际发生额报销、超出标准按标准报销。
8.3.2差旅费
8.3.2.1住宿费必需提供出差目标地住宿发票。
8.3.2.2实际出差天数计算以所乘交通工具车票（机票）显示出发及返回时间为准，12：00以后出发(或12：00以前抵达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后抵达)以一天计。
8.3.2.3凡和原出差申请单审批地点、时间、交通工具不符差旅费不予报销，因特殊原因或情况改变需改变路线、天数、交通工具，需根据审批权限要求经领导审批后方可报销。
8.3.2.4出差期间，宴请用户需事先电话向相关部门申请，返程后补《业务招待费申请表》。，
8.3.2.5餐补、住宿等标准按企业相关制度实施，标准内据实报销，超出标准按标准报销；
8.3.2.6出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用及补助：
8.3.2.7 报销时所附原始凭证包含但不限于：事前审批表《出差审批表》、发票。
8.3.3交通费
8.3.3.1职员因公办事发生乘坐公交车、地铁等交通费，需明细列明日期、事由、往返地、交通工具、金额等信息，后附对应发票据实报销；职员上下班发生交通费按企业福利制度实施；
8.3.3.2 职员确因突发且情况紧急需乘出租，需取得部门经理同意。不然财务给予报销；
8.3.3.3 报销须提供原始凭证包含但不限于：对应交通公交发票、外出办事交通费明细表（部门经理签字审批）
8.3.4维修费
8.3.4.1日常维修事项须按所需费用金额进行审批；
8.3.4.2 维修完成后须提供进行经双方确定验收汇报，自购维修配件需提供配件采购明细清单；
8.3.4.3 报销须提供原始凭证包含但不限于：发票、验收汇报、采购清单。
8.3.5职员福利费
8.3.5.1 标准严格按企业福利制度实施；
8.3.5.2 通讯补助、交通补助由职员于每个月24日前填单报销，附通讯费发票、交通发票；
8.3.5.3 生日补助、节日慰问金由人力资源部于每季20日前或节以后10个工作日内报销，须附：职员信息、职员领用慰问品明细、发票等原始单据；
8.3.6办公用具、低值易耗品
在预算范围内参考7.3.1采购业务实施
8.3.7 其它零星费用
在预算范围内据实提供发票及经确定业务明细后据实报销。
8.4 费用报销单填写规范
8.4.1标题《费用报销单》前横线处填写部门名称，非人名或具体费用明细；
8.4.2 部门：费用（业务）归属具体部门，归属部门按受益标准划分；须正确填写，方便正确各部门费用；并在此处列明收款人户名、账号、开户行，未注明者一同视为职员个人工资账户；
8.4.3 项目名称：费用（业务）归属于企业具体项目，须正确填写，方便对项目成本进行归集；
8.4.4 摘要：须列明业务发生时间、事由、业务性质（招待或住宿等），如报销9月19日（时间）因洽谈合作事宜（事由）招待（业务性质）影城管理人员；按费用类别分行填写，如出差人员同时发生住宿费、车费，餐补等应分行按住宿费、车费、餐补分别归类汇总，严禁加总填写；
8.4.5 附单据张数为归属于这类费用原始凭证数量；
8.4.6 领款人：收款人须在此处签字，如冲销借款，此次填写冲销某人借款；
不然，不予支付或冲账；
8.4.7 填写用黑色钢笔（签字笔），严禁用铅笔或其它笔填写，字迹工整。申请
金额必需大小写一致，严禁用涂改液修改，如有错误应重新填列和补签；
8.4.8 原始凭证不得伪造、涂改，一经发觉，追究当事人责任
8.4.9粘贴要求：全部原始凭证按摘要所列费用类别，次序整齐粘贴于《费用报销单》左上角，如发票小且数量多者，可先将发票整齐粘贴于粘贴单上后再将粘贴单粘贴于《费用报销单》左上角；
8.5 单据传输规范
8.5.1 传输标准：单据按审批步骤次序传输，审批人审批后自动传输至下一审批人。
8.5.2 非总部办公室单据传输至总部行政处，行政则需按部门交由相关部门人
员签收，审核后按审批步骤次序传输；

第九章 报销及付款发票规范
9.1报销及付款发票规范
9.1.1 发票须注明所购物品名称、规格型号、金额；明细较多者须附发货清单；
9.1.2出差发生住宿、车票（机票）、业务招待费、过路、过桥费、会议费等发票日期和实际业务发生日期一致；
9.1.3发票不得伪造、涂改，一经发觉，追究当事人责任；
9.1.4发票丢失或开含有误，须立即联络对方重新开具；
9.1.5发票抬头开具企业名称和营业执照、协议、付款单位须保持一致，如实正确填写发票日期、内容、金额，字迹要求清楚。
9.1.6 取得发票必需真实、正当，盖有开票单位发票专用章。发票内容、类型、发票真伪，假如经办人不能确定，应事先咨询财务部。财务部将拒绝接收不符合要求票据。

附表单：
附一、借款申请单
附二、付款结算（预付款）申请单
附三、预付款结算单
本制度由财务部负责起草、解释和修订。

发文部门：财务部 签发人：

主送单位：企业各个部门 签发时间: 二零一七年九月四日