材料采购管理新规制度.doc

材料采购、管理制度
一、目标、范围、标准
为了规范各项目标物资材料采购程序，加强物资材料采购管理，确保材料采购工作正常进行，而且符合我们企业成本控制要求，特制订本管理制度。
本管理措施适适用于我企业各相关部门、项目部。
本管理制度由经营部供给组和项目部负责实施，各相关部门配合实施并监督。
精打细算、严格把关、货比三家、优质低价。
二、材料分类
1、主材类：主材类分为两种，关键包含实体类主材和消耗类主材。实体类主材关键包含钢材、水泥、木材、土产、耐材及喷涂料等组成工程实体材料。消耗类主材关键包含焊条及焊丝、氧气、乙炔及液化气等。
2、辅材类：包含电焊类、割具类、计量类、吊具类等。
3、周转材料：模板、脚手架管、脚手架板、钢轨、枕木。
4、采购单位金额在10万元及以上为大宗订单、10万元以下为小宗订单。

三、采购计划制订
材料计划由各项目部依据生产进度商讨编制、小宗订单由项目部技术经理或经理和员工审核、大宗订单由供给组审核。经营部依据各项目部制订项目进度计划中材料需求时间制订材料采购计划。采购计划中，包含要求项目部上报《材料采购计划》时间、招标及询价时间、确定供给商时间、签署物资供给协议时间、进场（分批进场）时间、结算时间等。
注意事项：1、大宗材料采购，应注意市场行情把握。尽可能做到低价多购、高价少购，在供给量满足生产前提下，尽可能节省资金，降低成本。
2、制订采购计划前，应核实仓库盘点清单，严禁反复采购、连续库存等现象，尽可能做到零库存目标。
四、材料招标询价
供给组接到大宗材料采购任务后，应立即进行该材料招标、询价工作。招标以邀请招标形式进行，供给商评价资信优者优先。邀请供给商，在该行业中品牌档次相同不能低于三家，并要选择一至两家高端及低端品牌供给商。
招标步骤以下：由采购员编制招标文件，并同时挑选邀请单位，报经部门经理审批后发出邀请函。招标文件中，必需明确资信等级及废标条件，同时要附有协议关键条款（付款方法、质量标准及相关影响报价协议条款）。要求投标单位制订标书时间不能超出7日。由供给组主持第二轮及第三轮商务洽谈。最终，在相同质量前提下，以价格低者确定为合作伙伴。
采购员在招标问价发出后，要对材料进行成本分解分析，了解其生产工艺、原材料价格、出场成本、市场价格等。在第二、第三轮谈判时，应向物资供给部经理提供上述相关资料，为商务谈判提供支持。
五、采购协议签署
采购员应在计划要求时间内完成协议谈判及签署工作。标准上，必需以我企业协议文本为母本进行修改相关条款。协议条款中，必需注意明确以下几点：1、质量实施标准；2、价款所含内容（如：含材料价款、税金、运费、装卸费等）；3、进场时间（必需严格实施采购计划要求时间）；4、单方解除协议条款，质量、生产进度达不到相关要求时，我方可单方解除协议，并将不符合要求货物退回，不负担该笔货物全部费用及其在运输途中一切灭失及损毁责任。5、收货计量标准出现误差时计算措施等。
协议起草完成后，由对方单位先盖好有效协议章后，由采购员报走协议审批步骤。上报时，应将评标意见及供给商报价表附后。协议审批步骤进度，遵照谁上报，谁盯得标准。必需在计划要求时间内完成协议审批工作。
六、材料采购
1、小宗材料采购由项目部和采购员负责，采购员能够依据项目部提供《材料采购计划》每七天一次（抢修工程最少三天）进行统一采购，采购时要查对现场库存量及实际需求量，降低材料积压。采购时要认真询价并做好统计，果断做到货比三家。也就是说要掏最低价钱、购最优质商品。果断取缔天天开车甚至天天几次外出采购现象，杜绝无须要浪费。
2、大宗材料采购由经营部供给组和采购员负责、项目部配合。经营部依据各项目部提供材料计划，然后再由项目成本工程师（预算员）审核材料申购量，最终由经营部经理按程序实施采购。
七、不合格商品处理
采购责任人，负责督促材料进场时间必需满足计划要求。在材料进场时，采购责任人有义务抽查材料质量及其它协议要求内容。如发觉和协议要求不符情况，应立即通知供给商，要求更换或退货。更换或退货材料，采购责任人应督促收料人员在该笔货物供货清单上签明更换或退货原因。
如因更换或退货给我企业造成损失，由采购责任人负责按协议追究供给商责任。必需情况，能够请律师帮助处理。
八、库房管理
1、库房内搭设货架及平台，全部材料分品种、规格上架存放，码放整齐，设置标识。
2、对有毒、有害、易燃、易爆等危险品应单独存放，并做好防护方法。
3、对于能够长久保留，短期内又不能立即供给材料，依据计划提前上料，存放在料场内。
4、对于存放于施工现场材料，须按品种、规格码放整齐，并尽可能避免存放在施工机械车辆进出频繁场地以降低人为损坏。
5、水泥、石灰、粉煤灭等材料，有条件必需入库存放，如碰到用量少、时间短及场地限制情况，能够露天存放，但必需做好必需防雨、防潮、防扬尘等工
6、施工剩下材料及损废材料，要立即清理，严禁在施工现场存留。
九、材料出入库管理
1、库管员要建立仓库台账，并开具材料入库出库手续。
2、库管员要对每一批进场材料做好入场验证统计（需收货人员签字）钢材、水泥、河沙、石子等大宗材料入场统计需按每张送货小票和供货单位清单做统计，并注明使用部位。
3、建立材料领用台帐，不管是主材，还是低质易耗材料、工具周转器材一律登记，并注明使用部位，必需领用人签字。
4、两个或两个以上队伍时，每个队领用手续必需分开，并做到数据正确。
5、建立小型机具领用台账，需由领用人签字，并注明领用时间和归还时间。如需报废，填写《小型机具报废申请表》，由材料主管签字，并保留好需报废机具，方便设备部检验。
十、帐务管理
1、大宗材料采购手续由经营部负责总经理签字后下入企业财务，消耗类和辅助材料等由采购员负责、下入项目部财务。
2、项目材料按关键材料（包含实体类和消耗类）、辅助材料、周转材料、油料、劳保、工具、配件分别记账。
3、关键材料按钢材、水泥、砼制品、商品砼等科目。
4、全部单据按类别、日期、分类保管，方便于查询对帐。单据必需有收料人和库管员签字，主管领导签字后报销。
5、财务下账必需附有计划单、协议、供给单位清单和小票收货磅单或报货清单，最终止算单、税务发票、各责任人签字等，手续齐全方可下账。
十一、和相关部门接口
1、督促施工人员按时上报材料供给时间计划。
2、上料过程中常常和现场施工人员联络，以确保材料立即供给，不误工期。
3、加强和技术部门联络，以确保所用材料质量标准、数量规格正确、无误。
4、施工过程中，发觉问题立即上报，主动配合处理。
5、配合经营部门做好成本核实，立即为经营人员提供所需数据。
6、配合质量人员做好检验试验，立即提供试样、技术资料，立即提供上料信息，工程完工时，提供合格证、材质单等完工资料。
十二、供给商资信评价平台
物资供给部门应建立供给商名目及供给商资信评价平台，依据和我企业合作各个供给商价格、材料质量、进场守时、配合等多种情况对供给商进行星级评价。评价等级高供给商，可在招标、协议条款中享受一定优惠条件。评价等级低供给商，非必需情况下，尽可能不用。如出现合作情况，应将协议条款中加强对质量、进度等方面要求，必需情况，可要求压一批货款，待此项合作完顺利成后，再按协议付清。拉入黑名单供给商，严禁再和本企业合作。
十三、罚则
全部和采购步骤相关人员，必需严格按此制度实施。对出现违反本制度，处罚以下：
1．未按要求填写《材料采购计划》，每次扣项目经理100元，每个月最多5次。
2．未盘查库存材料，直接采购，造成材料误库存，依据材料价位给采购人员50-200元罚款。
3．采购大宗材料时，未能实施招标、询价步骤，则视情节轻重扣除责任人当月工资5-10％。情节严重者，负担渎职责任，直接解除劳动协议。
4．采购时，因物资材料出现质量问题而影响工程进度和质量扣除责任人当月工资5-10％。
5．材料采购价格偏高，则视情节轻重扣除责任人50-500元。
情节严重者，负担渎职责任，同时给待岗或解除协议处分。
6．出现吃、拿、卡、要现象，视情节轻重，扣除相关责任人当月工资5-10％。
情节严重者，负担渎职责任，直接给解除协议，并永不录用。如出现职务犯罪，则直接移交司法机关。
7.保管员不按要求办理出入库手续，每次罚款50元。
十四、奖励
1．在步骤中，发觉错误，并给纠正，则奖励相关人员5~50元。
2．在本制度实施过程中，如有合理化意见被采纳并实施有效，则奖励相关人员50~200元。
3．如在施工期间，能敏锐、合理把握市场行情，给企业带来资金节省、降低成本，则奖励相关人员500~1000元。
本制度自9月22日起实施。

建设工程有限责任企业
9月22日