计算机信息处理技术在办公自动化中的应用.pdf

2023 年 9 月计算机信息处理技术在办公自动化中的应用翟爱平（太原幼儿师范高等专科学校，山西 太原 030000）【摘要】随着信息时代的发展袁计算机信息处理技术为人们的生活尧日常办公提供了便利袁有效提高了我国信息化水平遥为解决传统办公活动效率低的问题袁提高办公质量袁让办公室各项业务的开展更加高效袁通过分析办公自动化概念袁以及计算机信息处理技术在办公自动化中的应用意义尧应用优势尧应用现状袁提出相应的应用策略袁以期为相关人员提供参考遥【关键词】计算机信息处理技术曰办公自动曰计算机技术应用【中图分类号】TP317.1【文献标识码】A【文章编号】1006-4222（2023）09-0163-030 引言目前，计算机信息处理技术被广泛应用于各领域中，可以简化日常工作中的图文信息筛选、信息资源整合过程，极大地提高了企业办公室的工作效率。基于计算机信息处理技术的办公自动化系统已经成为现代办公的重要技术之一，可以提高工作人员的工作效率和质量，增强办公协同能力。1 办公自动化概念办公自动化理念提出的时间可以追溯到 20 世纪，在互联网时代，为满足办公室现代化建设发展以及提高办公效率与质量，办公自动化理念应运而生，是以计算机信息处理技术为基础条件的新办公室管控理念。办公自动化与计算机信息处理技术密切相关，紧密联合，办公自动化离不开计算机信息处理技术。办公自动化也可以看作一个系统，在这个系统中，计算机与操作人员是两大主体，二者之间的联系不可分割。办公自动化是通过先进的计算机信息处理技术构建形成的更符合时代发展特点的新型现代化办公方式，如果没有计算机信息处理技术，就不会产生办公的自动化体系，因此，计算机信息处理技术是办公自动化得以实现的前提。办公自动化是在传统的办公室中使用各种先进的设备、仪器以及计算机信息处理技术，让办公室各项业务的开展更加高效，也能让管控组织结构更加完整，使管控者的作用得到充分的发挥，让管控的体制得到进一步优化和改进。办公室业务涉及对各种文件的处理以及信息的录入和说明，可能涉及文件的起草、文档的存储以及文本和通知的处理，通过计算机信息处理技术，能最大限度地简化和优化办公室工作，让工作人员的工作流程更加顺利，大幅提高工作人员的工作效率，节省资源1。2 计算机信息处理技术在办公自动化中的应用意义随着计算机信息处理技术的不断深入发展，计算机信息系统的功能得以优化完善，计算机信息处理技术凭借自身先进优势，逐渐成为办公室工作中不可或缺的关键性技术之一。由于计算机信息处理技术在办公室转型升级中的运用对办公自动化应行效果具有决定性作用，因此，为进一步提高办公自动化水平与工作效率，应将计算机信息处理技术深度融合到现代化办公室建设中，优化办公自动化运行结构、流程，对操作与运行方式进行简化，进而推动办公自动化快速发展2。计算机信息处理技术原理如图 1 所示。3 计算机信息处理技术在办公自动化中的应用优势3.1 有效提高办公效率及质量传统的办公活动已经不能满足现代企业快速增长的需求，越来越多的企业将技术应用到办公活动专题综述图 1 计算机信息处理技术原理信息（如程序、原始数据）输入设备（存）数据外存数据内存储器（取）数据（存）数据运算器输入指令数据程序指令存取指令数据信息控制信息输出信息输出设备输出命令控制器运算命令1632023 年 9 月中，以促进业务流程的自动化。计算机信息处理技术在办公自动化中的应用对企业的业务和发展模式产生了重大影响。通过使用计算机信息处理技术，办公人员可以显著提高与其他员工的沟通效率，节省大量时间，同时，创建科学的个人信息系统，有效改善企业的办公环境。此外，企业不仅可以在内部工作和管控中应用计算机信息处理技术，还可以在相互协作中更好地满足企业的需求。近年来，计算机信息处理技术发展迅速，越来越多的企业积极参与计算机信息处理技术的开发和应用。计算机信息处理技术在办公自动化发展中的应用，不仅改善了办公环境，也创造了良好的市场竞争态势，带动企业共同成长。传统的办公形式更多的是通过人工记录笔记，耗费的时间较多，也浪费了更多工作人员的精力，还经常产生书写错误的问题。在办公工作当中引入计算机信息处理技术，应用先进的自动化办公软件，可以起到良好的效果。随着我国计算机信息处理技术的不断进步，针对数据处理的速度也在不断提升。对于海量的数据库信息，可以应用大数据以及人工智能等技术，在较短的时间内迅速地完成相关的处理任务，满足对数据进行处理的相关需求。3.2 降低成本在实现办公自动化这一目标之前，企业工作中应用的信息处理方法都非常烦琐和复杂，经常出现数据流失以及信息不精准的情况，导致办公问题频发，工作时间紧张，耗费更多的资金。应用计算机信息处理技术，可以优化办公的流程，减少办公设备的消耗，使得办公设备消耗的资金也随之减少3。3.3 推进办公智能化发展在现代化信息技术的支持下，我国逐渐从以人力为主要驱动力的办公模式向着以计算机信息处理技术为主要驱动力的办公模式转型，极大地改变了人们的生活和办公状态。不过想要真正做到推动办公智能化发展，让其在更大的范围内传播，企业还需重视计算机信息处理技术的优化。首先，企业需要加大计算机信息处理技术人才的招聘力度，依据办公室智能化发展需要进行人才选拔，为企业注入新鲜的血液，让办公室智能化中计算机信息处理技术的应用能够得到可靠的支持。其次，相关工作人员需要立足于当下的办公室运行模式，对办公流程进行提炼与分解，以办公室计算机信息处理技术为依托将办公流程化繁为简，最大限度地用计算机替代人力，进而有效提升办公效率。例如，办公室财务人员开展会计工作时，通常都会用到滚动运算管控、本量分析以及作业成本管控等各项技术以及模型，并对大量数据信息进行处理和分析，工作量大而且较为复杂、枯燥、单调。计算机信息处理技术具备着更为强大的信息存储能力以及高速运算能力，对其进行有效应用可以显著增强办公室财务人员的数据处理能力4。4 计算机信息处理技术在办公自动化中的应用现状4.1 计算机信息处理技术应用形式较为常规目前，计算机信息处理技术在日常办公自动化中的应用形式还比较基础，主要表现在数据处理上。例如，WPS、PPT 等电子计算机排版设计和编辑功能，可以对图文设计、图文编辑的操作流程进行改进和优化。另外，在数据信息表格的处理上，工作人员只需要在电脑上进行操作，便可快速建立相关表格并进行数据分析，提升数据处理效率。4.2 信息化协同办公系统较为缺少随着时代的进步和科技水平的发展，计算机信息处理技术对企业现代化建设的推进有着重要的作用，其可以改变传统企业的办公模式，提高企业工作人员的办公效率。但是在企业推进办公自动化的过程中，信息化协同办公系统较为缺少，容易造成新型计算机信息处理技术无法得到全方位的应用，从而导致办公资源的优化配置及数据的高效传输遭受影响。此外，还很容易影响不同单位之间的信息数据传输质量，例如，财务部门与其他业务部门之间的数据传输易受到限制，从而对财务部门开展的各类事务性工作产生影响，如时效性不强等问题。4.3 办公自动化的保障机制缺失办公自动化的保障机制缺失表现在管控方案的缺失。管控方案对推进办公自动化，有着显著功效与价值。但在办公自动化的过程中，难免会有一些制度问题存在。例如，建设制度不够完善，不能有效提升企业办公效率，导致各种计算机信息处理技术不能合理发挥。在信息资源管控的过程当中，因为没有制定相关的规章制度管控，导致办公工作人员不能自主地将本单位的信息合理传送到信息内容平台中，对数据和信息的迅速流通产生阻碍作用。办公自动化的保障机制缺失还表现在培训制度的缺乏。计算机信息处理技术在办公自动化应用中，要求办公人员有较高的信息接受程度和计算机信息处理技术运用能力。但是，由于企业缺乏这种培训制度，导致办公人员的专业素养、信息化管控素养及技术应用能力不能满足办公自动化建设的要求，使计算机信息处理技术的高效应用受到影响。专题综述1642023 年 9 月5 计算机信息处理技术在办公自动化中的应用策略5.1 演示文稿中的应用在办公自动化中应用计算机信息处理技术，可以使企业从集约化向精细化、个性化发展。不同行业的办公处理标准不同，计算机信息处理技术也会根据不同的行业特点，进行相应的调整和优化，以满足不同客户和办公人员的实际操作需要，从而提高办公服务的处理能力。目前，很多重要场合都需要演示文稿等辅助答辩、答疑，广泛应用在开会发言、产品介绍、工作总结等场景中。演示文稿能把演讲者所需要的文字、图像、声音、视频、动画等多种形式的信息进行整合，更利于演讲者操作和听讲者认知。演示文稿具有播放控制灵活的特点，演讲者可随时根据演讲进度灵活播放稿件位置和速度。演示文稿具有制作方便的特点，对计算机初学者的技术门槛比较低，可以利用固定模板导入使用。演示文稿具有预览效果，使用时，听讲者可直接观看并与演讲者现场互动，使听讲者对讲解内容有深层次的了解。5.2 网络信息传输中的应用随着互联网技术的飞速发展，信息传输方式变得越来越多元化。根据办公自动化的要求，各项信息的传输不但要快速、高效，而且还要具有比较高的安全性，尤其是在万物可互联的背景之下，提升信息传输的安全性特别重要。利用计算机信息处理技术，企业内部可以通过企业云平台（图 2）传输网络信息，能够对传输数据实施加密化处理，避免信息在后续传输期间发生泄漏5。5.3 远程会议中的应用很多企业的规模在不断发展壮大，在不同地区开设下属部门或分公司，但不同地区之间沟通交流也愈发困难。不同地区的办公人员可以借助网络途径连接，实现数据信息共享和交流，也能通过网络远程会议的形式相互讨论，让不同地区的人员提出各自的解决意见和措施，还能记录下各种重要的会议内容，让后续工作人员查阅信息资料更加方便。工作人员只需要在网页中做几个简单的操作，就能在短时间内获取自己想要的信息资料。通过网络远程会议，可以节省更多的办公时间，提高办公效率。远程会议如图 3 所示。6 结语办公自动化的顺利实现有助于企业构建更加完整和现代化的信息管控系统，让企业的各项业务开展更加顺利，提高企业管控的质量和信息水平，让企业组织结构以及制度更加科学合理。计算机信息处理技术的持续稳定发展，为企业办公自动化的实现提供技术支持，能实现办公的交流和决策任务，因此，需要企业在发展的过程中提高重视程度，认识到办公自动化的重要价值，并发挥计算机信息处理技术的优势作用，为企业实现快速稳定发展奠定良好的基础。参考文献1 蔡瑜珩.浅谈计算机信息处理技术在办公自动化上的应用J.电脑知识与技术，2019，15（17）：218，222.2 胡金荣.计算机信息处理技术在办公自动化上的应用探讨J.计算机产品与流通，2017（12）：14.3 魏善麒，李泓杉，褚馨茹，等.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用与研究J.内蒙古科技与经济，2022（3）：89-90.4 解晓丽.大数据环境下计算机网络安全技术的优化策略J.办公自动化，2022，27（21）：25-27，21.5 吴晓林.论计算机信息处理技术在大数据时代中的有效应用J.软件，2022，43（10）：178-180.作者简介院翟爱平（1980），女，汉族，山西忻州人，硕士研究生，研究方向为计算机科学与技术。专题综述图 3 远程会议图 2 企业云平台部门 A客户端部门 B客户端部门 N客户端云数据服务器云应用服务器A 部门数据服务器B 部门数据服务器N 部门数据服务器165