TCL公司内部控制管理制度模板.doc

TCL国际电工（惠州）财字（）第1号TCL国际电工（惠州）内部控制管理制度 第一章 总则一、 为规范企业财务会计制度，完善企业财务管理体制，提升工作效率，节省成本费用，特制订此制度。二、 本制度包含物资采购制度、差旅费用制度、基建维修制度、广告推广制度、借款和备用金制度、报帐制度。 三、 本制度报送总经理同意后于6月20日实施，以前制度终止实施，解释权属企业财会部。第二章 物资采购制度一、 除以下物品外，企业所需一切财产物资标准上全部由采购部门负责购置：1) 后勤食堂用米、菜、肉等伙食材料及零星消耗品。2) 市场所需非企业统一购置办公用具、固定资产、低值易耗品等。3) 企业绿化用花草由行政后勤负责购置。4) 出差人员在外地购置物品。5) 其它物品，如开发新产品用部分特殊元件、急需而采购员又不在位小量维修零件等。二、 采购前提：1、 采购计划。对能够估计常规性物资全部应做月采购计划或季度采购计划，具体以下：（1） 由制造部制订原材料采购计划。（2） 由制造部制订多种消耗品采购计划。（3） 由制造部制订“季度宣传资料计划”。（4） 由后勤课制订“办公用具采购计划”。（5） 以上多个计划需符合要求同意手续。2、 申购单。对于无法估计或很规性物资购置须填写“申购单”。申购单在送达采购部门前必需办理好审批手续，办公用具申购须有总务同意，电脑用具申购须有电脑课同意。对审批手续不完备申购单，采购员不应购置。对于确实急需物品，而审批人员又不在，可先购置，但事后必需补齐审批手续。3、 对计量仪器、仪表等须填写“计量仪器申请表”，不用填写“申购单”4、 采购协议。除没有固定供给商小额零星采购（元以内），其它全部物资包含原材料、辅助材料、固定资产、办公用具等等，全部应和供给商签定正式供销协议。供销协议须对购销物品、规格型号、供货时间、结算方法、违约责任等项目作出明确要求。5、 采购汇报。对很规物资采购，如低值易耗品、固定资产、零配件等，单价较高或总金额超出1000元，采购员需在“货比三家”基础上填写“采购汇报”，并上报同意。三、 采购验收1、 全部财产物资采购回来，QC部门应立即验收，合格产品由货仓填写“收货统计表”或“入库单”， “收货统计表”有QC、仓管员、同意人同时签字才有效。“入库单”有仓管员、入库人、同意人同时签字才有效。对于不合格物品，应立即办理退货。2、 全部固定资产包含机器设备、运输工具、仪器仪表、办公设备等必需由固定资产管理部门填写固定资产验收汇报。3、 对于无法验收东西，如在外购置同时消费掉，在报帐时需有经手人、证实人最少两人签字才有效。4、 采购部门应严格根据采购计划或申购单数量购置，对于无正当理由超计划物品，货仓可不予入库，QC不予验收，财会部也不予付款。5、 除小额零星采购外，采购货物应向含有通常纳税人资格供给商购置，开具增值税专用发票。四、 采购付款1、 采购部门每个月末之前应向财会部提供下个月付款计划，方便合理支配资金。对于严重背离计划而无正当理由货款，财会部可拒付。2、 付款审批手续须完备。3、 如无特殊原因，应按协议要求期限和时间安排付款。4、 货款在结算起点（100元）以上，应尽可能采取银行结算方法，降低现金使用量。5、 采取银行承兑汇票方法付款，须提前一周把付款资料提交财会部。 第三章 差旅费用制度一、 出差人员在出差时应填制“出差申请表”，说明出差任务、费用预算、内部事务安排。二、 出差费用支出按以下标准控制，住宿费及交通费在限额内凭发票按实报销，伙食费用按补助。 项目 标 准 职别火车票轮船飞机住宿费限额（天天） 伙食费（天天） 交通费 （天天）特区 广东 省内 及 省会其 它其它特区及省 会其它北京上海广州武汉深圳其它特区及省会其它总经理软卧二等商务舱 按实按实 按实80元70元按实按实按实副总经理软卧二等经济舱签约准四星级宾馆四星级宾馆四星级宾馆60元50元按实按实按实部门经理及副经理软卧三等经济舱350元300元250元45元40元70元40元30元主任及副主任硬卧三等经济舱300元240 250元200元40元30元35元35元25元通常职员硬卧三等经济舱230200 150元30元 25元25元 25元 20元 注：1、特区包含北京、上海、广州、珠海、汕头、深圳、厦门、海口； 2、高工享受副经理级待遇，工程师享受主任级待遇。3、高级工程师及工程师必需是经过企业要求程序评定认可。三、 出差时，到和企业签约宾馆住宿（由市场部提供签约宾馆清单），但应控制在住宿费报销标准内报销。副总以下人员出差，同性她人员必需同住一间房，以等级高一方标准报销。四、 从市内往来于机场、火车站、客车站、码头、渡口车船费属于市内交通费范围。五、 自带车辆出差人员，车船费、市内交通费不予报销。六、 正副经理乘特快火车时间大于15小时，才可乘飞机；正副主任乘特快火车时间大于20小时，才可乘飞机；通常职员，乘特快火车时间大于30小时，才可乘飞机；不符合乘飞机条件确须乘飞机特殊情况，须经副总经理同意。出差人员不符合乘飞机条件而乘飞机（经过特批除外），企业只负担其50%费用，其它部分由个人负担。七、 出差乘坐火车硬座过夜按火车票30%给住宿补助。报一餐招待费扣除当日伙食补助二分之一。八、 经同意外出学习及参与会议人员，按会议或学习班统一安排食宿标准，凭票报销，不得再报销伙食补助，市内交通费只报前后两天。若无统一安排，需出具会议或学习通知等证实，方能按出差标准报销差旅费，不然视同有统一安排。九、 往办事处实习人员天天伙食补助20元，每个月交通补助200元，实习人员应尽可能住办事处，如办事处无床位，按天天80元标准内凭票报销。往返路费或外围出差长途路费按要求凭票实报。十、 中国连续出差，在10天（含）以内按出差标准报销伙食补助，超出10天从第11天开始伙食补助按标准50%报销。十一、 出差（包含访问、考察）境外人员市内交通费及伙食补：1、 出差港澳及其它亚洲国家（日本除外）15天内按HKD200元/人、天补助，15天以上按HKD150元/人、天补助。住宿标准为不超出四星级。2、 出差日本及其它国家，15天内按USD50元/人、天补助，15天以上按USD30元/人、天补助。3、 报销差旅费时，扣除企业补助及其它可报费用余款后，按原借款币种归还。十二、 部门经理（含）以下人员出差5天（含）以上，归来3天内必需填写出差汇报，具体汇报出差过程中情况，报部门经理（或主管）审阅后，留存本部门归档。并须同时填写出差汇报单，简述出差期间处理关键工作事务及完成情况，经部门主管签字后报总经办作考评依据。差旅费报销单必需经部门经理（或主管）指示“已阅出差汇报”后，方能送财会部审核报销。财会部审核时若有需要，通常情况下有权查阅出差汇报。第四章 推广费用开支制度一、 每十二个月年初由市场部依据当年销售目标及推广力度提出推广费用总体计划。内容包含多种推广形式、投入数量和金额、投入区域、投入进度。二、 对每次超出5000元以上广告制作费，全部要经过市场调查，货比三家，从质量和价格上作出最好选择后签订协议。由品管部审核协议单价，制作样品必需有验收人署名。三、 广告投入建立由市场部签订协议，品管部监控，市场实施，广告设计课验收严格监控机制。四、 广告付款应按广告进度付款，通常分预付、验收、余款三次支付，余款应在广告使用期末，保留最少10%额度。五、 广告制作必需要发票，每次付款后应立即交发票给财会部报销。六、 每次会议在进行之前，应对总体费用作出具体、正确预算。会议费用开支严格按预算实施，和预算有出入情况，应事先请示领导决定，不然财会部有权不予受理。七、 每次会议在报销时，应做出一份“预算实施情况表”对费用进行分类，列明预算金额、实际发生金额、差异金额、差异原因，方便领导做出决定。八、 年度推广费用应严格按年初总体计划实施，因实际情况需要做出更改，应采取汇报形式给领导同意。对每项推广形式，当实际超出计划或预算时，财会部有权不预受理。第五章 基建维修工程支出制度一、 基建维修工程在开工之前，应事优异行项目分析和估计，以确定其合理性，并提交申请汇报，由正、副总经理同意实施。二、 确定工程是否采取自建或招标形式。如采取招标时，应比较若干工程队报价，并对预算进行复核，签署施工协议。如采取自建时，也应做出预算。预算和协议应经对应领导审批。三、 应由熟悉此项工作人员负责，选择较有实力及信誉好工程队，保质保时完成任务。四、 严格按协议或预算实施，跟踪协议实施情况，任何改变全部必需提出汇报，签署附加协议，由领导指示。五、 付款应按工程进度付款，通常分预付、验收、余款三次支付，余款应在工程使用期末，保留最少10%额度。六、 全部基建工程及装修工程全部必需开具建筑安装及装修一般发票。七、 工程完成，应组织验收，对不能达成企业审核标准企业可拒绝付款，并对责任部门主管进行处罚。第六章 借款和备用金制度一、 借款范围。借款包含出差借款、零星购物借款、备用金借款、其它借款。二、 借款程序。1、 借款必需由借款人申请，提供相关资料，填写借款单，依据审批权限，由部门经理或其授权人等领导同意后，到财会部借款。2、 三天以上出差借款必需有出差申请表；购物借款必需用有采购申请或采购计划；备用金借款按企业要求办理；其它借款必需提供相关书面资料。3、 人民币借款一次金额在5000元以上，要提前一天通知财会部。外币借款须提前一个星期通知财会部。三、 未满试用期人员不得借款，若确需借款须部门副经理以上人员提供担保。四、 企业不为私人提供借款。五、 借款必需专款专用，并须立即报帐。出差回来或业务完成以后5天内必需报帐。每延迟1天报帐，财会部按借款金额处以1%但不少于50元每次滞纳金。不能立即报帐人员，财会部将从其工资中扣除借款，直至清帐为止。旧帐不清，新帐不借，由此对工作造成影响，由其个人负担。未立即报帐造成企业损失应追究当事人责任。六、 出差或采购员原领款未报帐、结算又需借款，假如不能按要求办理报帐或超出要求结算时间，而又急需借款，必需提供相关凭据给财会部，并报经总经理同意方可办理。七、 属于部门备用金开支范围业务，不能到财会部借款。备用金开支后应立即到财会部报帐，以补足备用金。备用金要专员保管，经同意才能使用。各部门要确保备用金使用合理，保管安全完整。财会部可定时、不定时地对各部门备用金使用保管情况进行清查。 八、 相关人员调离或工作变动，原挂个人帐上押金或没完成业务借款要随工作移交时立即移交给接交人，不然，财会部将从其工资中扣除所欠款项。 第七章 报帐制度一、 一切报批报帐手续，须经办人签字、写明情况，根据审批权限由审批人签字，财会部审核时，有权对一切费用开支合理性进行审查，并提出改善提议。二、 报帐手续要完备，手续不全财会部可退回报帐人重办；报帐单据要正当，不正当单据财会部有权拒绝办理。三、 多种报销单据填写应清楚、明了、有序，单据粘贴应整齐、平实、稳固，内容、格式须符合财务制度，不然财会部拒绝办理。四、 在预付款时审批手续已经齐全业务，办理冲帐时只须该业务经办人部门主管同意即可。五、 报帐相关具体要求：1、 一次超出800元以上招待费，应附结算清单。招待费每个月报销一次，并附部门月度招待费报销清单。报销清单需注明招待时间、地点、来客部门、经办人、金额等事项。部门沟通费及无正式发票招待费不准报销。2、 除火车、飞机标准外，长途费用以当地大巴车票价格内凭车票报销，无车票或车票遗失不予报销。长途车票后必需注明往返地。往返车票不准连号，连号车票只报单程。3、 各部门市内交通费在限额凭车票报销，车票上必需注明某人某时到某地办某事。部门交通费车票、出差交通费车票不准连号，连号车票不准报销。4、 各项报销单据应为正式发票，除定额发票外全部发票必需经过复写，且必需有经营单位正当印章。发票抬头要写本企业全称，住宿发票姓名栏要写出差人姓名。发票书写字迹清楚、大小写应一致。增值税发票要符合税法要求。5、 不能办理验收入库手续需取得对应证实、写明情况，并在发票后面签注经办人、证实人名字。一同出差必需统一报帐，差旅费报销单反面必需有同行人署名。6、 通常人员出差拍样品照片，需先请示部门主管，且一次只能冲晒一卷。报帐时须附送相片至财会部查验。 TCL国际电工财会部 二零零零年六月十五日