会展服务公司管理核心制度和工作职责.docx

会展服务企业管理制度和工作职责目录市场拓展部工作职责和资源配置一、数据库资源整合用户资源整理和信息通道架设二、部门配合和业务协作三、资源配置情况市场拓展部人员绩效考评方法一、电话销售人员工作目标和责任实施二、市场调研及用户服务人员工作目标和责任实施三、市场拓展部经理工作目标和责任实施四、市场拓展部职员福利待遇五、市场拓展部职员日常工作管理业务部工作职责和资源配置一、工作职责二、资源配置业务部人员绩效考评方法一、员工工作目标责任实施二、业务主管工作目标和责任实施三、员工福利待遇四、业务部职员日常工作管理五、业务部和设计部门工作配合六、业务部和制作部人员配合市场拓展部工作职责和资源配置概述：市场拓展部将是第一个和用户打交道部门。所以，市场拓展部人员应该是最熟悉企业人，其中包含：企业业务、计划、目标、宗旨。市场拓展部应主动去了解企业每一项工作内容，熟知全部和业务相关名词。只有成为对企业熟知人，才能够知道我们到底在做是一个什么样工作！我们要怎么样才能做好这一项工作！那么在用户提出问题时候，我们会知道怎样向用户解答。最少我们能够知道该去找谁。在直接和用户接触或间接和用户接触时候，市场拓展部人员应下意识去向用户宣传企业，把这么宣传当成我们责任。让用户感觉到，你对企业所能给她提供服务和能达成水准很有信心。日常工作中，还应主动给自己发明一个良好工作环境。做为企业先锋部门，市场拓展部应该永远充满激情和活力。一个良好环境势必能带给自己一个愉快心情。在重视企业内部环境整齐同时，我们激励市场拓展部人员给自己发明一个有个性工作区域。会展服务企业管理制度和工作职责(二）一、数据库资源整合用户资源整理和信息通道架设（一）、展览相关信息资料搜集和整理1、展会信息资料整理A、整年展会信息整理：行业展会信息/区域展会信息关注价值评定和参考资料；行业展会：配合业务负责并主动搜集某一个行业关键整年展会信息，分成不一样类别进行参考比较。B、单一展会信息整理：会刊购置/特装展台拍摄/关键用户名片搜集在每个展会公关结束后，市场拓展部配合员工对会刊上平面图、特装展用户和搜集到名片资料和电话联络过用户反馈表进行总结归档。2、展馆信息搜集和整理A、展馆具体场地参数整理（要求对上海多个展馆有具体外观照片和内部局部照片存档，具体技术参数比如柱子大小尺寸等，外地多个关键展会也应该如此进行）B、展馆内相关部分联络人联络渠道（对展馆里工程部门和广告负责部分尤其注意）3、展览同行信息关注A、同行企业规模情况B、同行业务情况4、行业媒体信息总结整理5、展商资料整理A、国家展团信息1）尽可能具体地搜集相关联络方法；2）定时发送本企业相关展览及会议方面资料，注意资料更新，尽可能提供有价值参考业务资料给用户。3）留心国家馆所参与相关展览及会议，有针对性对对应类型国家馆分类，并深入了解，能够采取造访形式做深入沟通；4）目标是了解国家馆参与展览或会议通常操作步骤，明确具体负责相关部门及责任人、获取展览或会议计划单、并建立初步合作意想；5）往来资料整理归档；6）每六个月做工作小结及现实状况分析，不停推进工作经度。B、特装展商信息1)、市场拓展部将特装展商按行业进行划分，完成资料统计归档；2）、依据以往会刊显示资料，按行业分类分别录入中国特装参展商、国外特装参展商、代理商（贸易企业）资料并加以汇总;3）、依据汇总后资料，提取关键用户部分；提供给业务部；4）、目标是熟悉掌握展览用户群，提供具体资料起源给业务部门。6、主办单位联络市场拓展部依据分析价值，主动取得和主办单位中某个人联络，结交好友，获取其最新展商信息（二）、其它会务信息关注1、网络专题信息摘选分析2、选择报刊信息摘选3、其它通路二、部门配合和业务协作（一）、市场拓展部和业务实施部相互配合和协作A、市场拓展部对业务实施部工作支持1、搜集整理有价值性展商名单，由电话销售预先联络确定面洽或招标需求，转由业务部门跟单服务；2、对业务部门招投标用户和其它关键用户提供原来参考展示风格和相关公关策划信息；B、业务实施部对市场拓展部工作支持1、跟踪市场拓展部提供用户资源，并立即反馈；2、提供市场拓展部没有掌握到其它信息，和市场拓展部共同促进对行业和用户认识C、市场拓展部和业务实施部沟通方法市场拓展部和业务实施部周会：时间：每七天一下午参与对象：市场拓展部主管、业务实施负责/电话销售、总经理会议程序：1、市场拓展部主管通报上一周提供用户信息情况和分配情况（见例表）一周（一月）用户联络分配情况统计能够安排时间面洽用户负责员工对方发具体要求用户负责员工寄发资料用户责任人员2、业务实施人员通报上一周用户跟踪情况，并提出由用户交谈中产生问题和应对策略A、要求业务人员提供书面面洽用户汇报，包含具体用户项目责任人和用户情况分析。尤其对于安排了面洽用户情况，需要提供比较明细说明，要有对用户价值分析。在服务用户过程中，必需能够做到经过其中我们一个用户，拿到该展会平面图、部分展商名目，或经过和用户交谈，了解行业中哪些用户属于关键大用户。（往往经过和用户沟通和介绍产生新用户是含有较高价值，因为市场拓展部无法深入和用户接触，必需要求业务实施部努力达成该目标。除了市场拓展部提供用户外，业务实施部应该在会议上有必需通报其它路径起源用户情况，有利于市场拓展部全方面把握用户行业方向和最新信息，有利于部门间协作）B、能够面洽用户一定要安排时间造访，没有时间安排，必需由另外同事代往，必需事先招呼好。C、用户提供设计要求，业务实施部没有根据要求提交设计方案，需要给出合了解释；D、用户要求寄资料，基础用户可由市场拓展部电话销售寄发并跟踪。但市场拓展部分析该用户含有较大价值，而且可能存在其它业务情况，不适应寄发简单统一资料。业务部应该另行编撰特定有针对性宣传资料，并争取尽可能和用户靠近面洽。E、业务实施部发觉有市场拓展部没相关注信息或用户，应该提出提议，并有义务提供其事先已知信息反馈到市场拓展部（因为此时其已经比市场拓展部更了解该信息，就无须要市场拓展部还做反复性甚至可能难度更大工作）。F、在用户信息搜集和积累上，需要明确业务实施部应该也有对应业务，业务实施部在正常工作时间内无法完成对，对用户信息积累上，应该自行安排时间完成工作。（二）、市场拓展部和设计部工作协作A、市场拓展部对设计部工作支持1、提供最新展台设计风格参考式样市场拓展部经过专业刊物和相关信息通路，包含到展馆拍摄照片等方法，让设计部门得以了解到更多展台展示风格，假如有可能，能够对我们所获取图片资料进行分行业整理（汽车/印刷包装/通信信息/房产等），设计师在做图时能够依据用户行业特征，综合参考；2、对我们用户提供原来展出照片和同行业展会大致参考风格A、市场拓展部对业务实施部工作支持1、搜集整理有价值性展商名单，由电话销售预先联络确定面洽或招标需求，转由业务部门跟单服务；2、对业务部门招投标用户和其它关键用户提供原来参考展示风格和相关公关策划信息；B、业务实施部对市场拓展部工作支持1、跟踪市场拓展部提供用户资源，并立即反馈；2、提供市场拓展部没有掌握到其它信息，和市场拓展部共同促进对行业和用户认识C、市场拓展部和业务实施部沟通方法市场拓展部和业务实施部周会：时间：每七天一下午参与对象：市场拓展部主管、业务实施负责/电话销售、总经理会议程序：1、市场拓展部主管通报上一周提供用户信息情况和分配情况（见例表）一周（一月）用户联络分配情况统计能够安排时间面洽用户负责员工对方发具体要求用户负责员工寄发资料用户责任人员2、业务实施人员通报上一周用户跟踪情况，并提出由用户交谈中产生问题和应对策略A、要求业务人员提供书面面洽用户汇报，包含具体用户项目责任人和用户情况分析。尤其对于安排了面洽用户情况，需要提供比较明细说明，要有对用户价值分析。在服务用户过程中，必需能够做到经过其中我们一个用户，拿到该展会平面图、部分展商名目，或经过和用户交谈，了解行业中哪些用户属于关键大用户。（往往经过和用户沟通和介绍产生新用户是含有较高价值，因为市场拓展部无法深入和用户接触，必需要求业务实施部努力达成该目标。除了市场拓展部提供用户外，业务实施部应该在会议上有必需通报其它路径起源用户情况，有利于市场拓展部全方面把握用户行业方向和最新信息，有利于部门间协作）B、能够面洽用户一定要安排时间造访，没有时间安排，必需由另外同事代往，必需事先招呼好。C、用户提供设计要求，业务实施部没有根据要求提交设计方案，需要给出合了解释；D、用户要求寄资料，基础用户可由市场拓展部电话销售寄发并跟踪。但市场拓展部分析该用户含有较大价值，而且可能存在其它业务情况，不适应寄发简单统一资料。业务部应该另行编撰特定有针对性宣传资料，并争取尽可能和用户靠近面洽。E、业务实施部发觉有市场拓展部没相关注信息或用户，应该提出提议，并有义务提供其事先已知信息反馈到市场拓展部（因为此时其已经比市场拓展部更了解该信息，就无须要市场拓展部还做反复性甚至可能难度更大工作）。F、在用户信息搜集和积累上，需要明确业务实施部应该也有对应业务，业务实施部在正常工作时间内无法完成对，对用户信息积累上，应该自行安排时间完成工作。（二）、市场拓展部和设计部工作协作A、市场拓展部对设计部工作支持1、提供最新展台设计风格参考式样市场拓展部经过专业刊物和相关信息通路，包含到展馆拍摄照片等方法，让设计部门得以了解到更多展台展示风格，假如有可能，能够对我们所获取图片资料进行分行业整理（汽车/印刷包装/通信信息/房产等），设计师在做图时能够依据用户行业特征，综合参考；2、对我们用户提供原来展出照片和同行业展会大致参考风格经过专员到展会上拍摄照片，我们能够掌握部分用户常年展出信息，包含其会大致选择哪些展会展出和同行展出会有哪些用户，甚至能够有以往供给服务商信息等，从而设计师在出图时尤其是多家竞标方案，会有针对性。B、设计部对市场拓展部工作支持设计部在获取最新信息上，应该通知市场拓展部参与关注。（三）、市场拓展部和其它业务部门工作协作以后在信息提供通路通畅后，能够深入把和业务实施部协作，延伸到其它业务部门上。伴随以后企业业务发展，将会延伸出来新业务部门（会务统筹部和礼品推广部等），市场拓展部有必需依据企业新发展前景进行业务延伸。（四）、市场拓展部和企业管理和企业资源分配上配合A、企业宣传资料配置1、样册必需明确一点，市场拓展部开拓用户和其它业务部门用户存在对企业接收程度不一样，电话销售在通电话后，最直接和简单介绍企业方法就是给对方寄发我们样册，然后深入跟进。在企业样册出来后，市场拓展部将安排人员，针对后3个月关键展会特装展商寄发出去，并专员电话跟进（我们会尽可能给有正确对方联络人寄发）。2、光盘企业统一制作一批空白光盘。样册内容关键针对一般用户，有些内容需要更新或需要有针对一点内容用户，提议由业务实施部另行配置光盘内容临时刻录，包含针对性展会和用户行业参考资料。3、网站以后电话销售在初步介绍企业时给给对方网址查看，一旦网站完善，能够采取最新案例宣传方法即时向用户传达我们服务优势和信息。4、电子贺卡该部分以后在用户有一定量基础上，而且有对方个人确实切电子邮件上，能够定时经过邮件群发系统完成。现在提议各业务人员作为一个和用户保持沟通方法自主决定使用。另外，MSN使用也尽可能限制在和用户沟通上。会展服务企业管理制度和工作职责(三）三、市场拓展部资源配置1、电话销售2人（可依据企业规模和需要进行调整）依据提供用户信息进行电话联络，确定参展信息和招投标需求，转交业务部门；为了愈加好开展销售工作，让电话销售人员熟悉行业，能够依据现在初步情况，作出初步分类：（供以后操作方法成熟后使用）家电、汽车、摩托车、食品饮料、糖酒、机床、模具、铸造、锅炉、冶金、焊接、仪器仪表、化工类、航空、通讯、网络信息、包装、印刷、自行车及配件和维修、园艺、建筑机械设备、装饰材料、酒店设备用具、摄影器材、电梯、船舶、交通、铁路、海事、工业自动化等。服装、面料、纺织、珠宝礼品、钟表、眼镜、美容化装、广告艺术、音响设备、音像制品、演出设备、舞台灯光、乐器、泵、轴承、基础件、工业零部件、安防、文体、家俱、图书、保险、广播电视设备、银行、商业、超市、五金等行业划分以后，电话销售人员在市场拓展主管配合下，能够依据整年展览计划做出相对应工作计划安排表，挑选出来相关键价值展会，熟悉行业大用户。在计划开始实施以后，定时将进展情况汇总。依据具体联络情况做对应调整。要求每个人全部能了解并熟悉自己所负责行业，寻求行业参展习惯和方法。找出行业中全部关键用户。注：因为业务工作量过大，对行业了解和资料搜集，尽可能由主攻某个行业业务实施部人员完成。2、市场调研1人购置会刊、搜集展商名片、展位特装拍摄市场调研人员能够采取兼职方法进行安排：a、展会有企业用户：由具体负责业务人员布展期间和开展第一天到展馆，布展期间带好相机统计同行搭建情况，开展第一天搜集客商名片和特装照片，并购置会刊。b、展会无企业用户：开展第一天由主攻该展会或负责该展会员工到现场搜集名片和拍照，和曾经沟经过用户现场联络，并购置会刊。c、市场拓展部费用情况关键费用支出方向和主办单位联络投资：关键用于购置展商名目和其它信息，最含有价值比；企业安排并报销购置会刊费用和交通：常常性支出，企业按要求报销资料邮寄费：给用户发送资料费用，企业统一安排支付其它支出费用：依据企业财务制度报销市场拓展部门人员绩效考评方法一、电话销售人员工作目标和责任实施1电话销售工作要求：（1）明确自己工作内容、完成时间、目标要求。在每个展会工作开展前，写出工作计划，并随时注意计划进展情况。（2）正常情况下，每人每日联络用户电话应将数量确保为30个，占线及没有些人不包含在内。应确保每个电话质量，将用户信息了解具体、清楚。不为赶数量而打电话。（3）每日电话统计要详尽并有日期注释。养成在统计本上做标注习惯，每日检验，看是否有没有联络到用户。没有联络结果电话需立即跟进，必需有明确情况统计。（4）提前做好第二日准备工作，不浪费工作时间查找资料。资料搜集不要只局限于会刊查找，要多方着手，经过多种渠道获取信息和资料。比如：新闻、网络、报刊、行业内刊物等，争取不错过任何一个用户。（5）需造访用户写明具体资料交部门主管统一安排。（6）和项目人员沟通好造访用户时间。（7）每七天在部门工作会议中，明确制订未来工作计划，总结工作成效。无须硬要根据展览计划表去联络用户，依据行业内关键用户及个人所做分析方案灵活掌握，对关键用户应保持长久沟通。（8）配合部门其它同事，将每次联络情况立即输入数据库，要求资料尽可能详尽，方便随时调出。充足利用并逐步完善数据库，定时检验数据库中内容和信息。立即增补新内容进去，将数据库变成手边最为有利工具。（9）对企业全部资料要做好保密工作。做好保密工作是市场拓展部最需要注意一项要求。市场拓展部所掌握信息在任何时候全部要加以保护。注意对资料看管。全部资料全部不得私自带出企业。（10）电话销售每七天五集中开会一次，向市场拓展部主管提交本周书面工作汇报和下周关键工作安排。2电话销售人员工资依据基础工资+分成+奖励三部分组成基础工资依据职员学历情况、工作经历及业务技能和对企业贡献价值因人而异、中标额计算分成依据项目标协议签单额计算奖励部分针对工作业务能力出色职员而色，该部分可作为部分电话销售工作勤劳但因客观原因没有达成满意业绩职员补充收入一个方法。3电话销售分成根据业务协议签单额分成（其中需要扣除列入协议中代用户交付费用，其它需要扣除费用再议）；，假如是多个电话销售共同配合完成，根据平均分配标准；电话销售提供员工某展会其中一个用户，由该用户直接延伸出来同展会其它用户业务，视为电话销售人员业绩。由电话销售提供用户以后其它项目协议业务额（成为老用户），也视为该电话销售业绩。但该电话销售转为企业部门人员例外（如由电话销售转为业务跟单，其分成方法根据业务跟单人员计算，并依企业老用户核计）4电话销售奖励部分根据业绩和日常工作考评两种实施。（1）、单个电话销售人员累计当月（每个月1-30日）完成提供业务签单总金额达成万元，另外给当月奖励；当月完成提供业务签单总金额达成万元，另外给当月奖励；当月完成提供业务签单总金额达成万元，另外给当月奖励；当月完成提供业务签单总金额达成万元，另外给当月奖励；电话销售人员奖励金，根据季度统计结果，每个季度末现金发放；（2）、单个电话销售人员完成企业要求电话造访量，提供给业务部门能够面洽或参与招标用户数量累计当月达成家以上，但没有达成当月万元业务额，企业给元激励奖金。（3）、电话销售人员提供有尤其关键有价值用户信息，对企业业务发展或其它方面有着突出意义，企业给另行奖励，该部分视具体情况由部门经理经商总经理后安排。电话销售工作非业绩考评部分能够经过以下多个方面加以考评：a.个人对所负责行业及展会了解程度。b.是否能不停对工作提出疑问及创新措施。c.是否能自觉对所搜集资料做立即整理和分析。d.工作主动性。5电话销售员分成业务中标额时间以协议签署当月为准（有附加部分金额，以附加当月为准）；未签署协议项目，以项目完成确定金额为准。