OA系统使用管理新规制度.doc

OA使用管理制度一、总则1、企业办公自动化系统（以下简称OA系统）是以泛微E-Office网络智能办公系统为管理平台，采取服务器/用户端/浏览器结构，建立起来覆盖全企业管理人员办公信息管理系统，实现网上办公、无纸化办公和信息资源共享。OA系统是企业信息化建设关键组成部分，是提升企业办公整体管理水平关键手段。2、为了加强对企业OA系统管理，提升企业工作效率，有效降低和节省成本，加紧办公自动化建设，保障文件和多种信息传输快捷通畅，最终处理部门本身和部门之间协同工作效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化方向发展，结合企业实际情况，制订本制度。二、组织职责 OA系统运行中，企业各部门各负其责，协同配合。职责以下：1、企业行政人事部是企业办公自动化OA系统归口管理部门。关键职责为： （1）、负责制订OA系统规章制度； （2）、负责OA系统关键工作步骤设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部室工作步骤设计审核；（4）、负责确定、监管OA系统关键工作步骤参与人员权限；（5）、负责监控、检验、督办关键工作步骤工作流转；（6）、负责工作步骤归档，并为其它部门提供查询；（7）、负责OA系统内各大功效模块信息内容更新监督；（8）、负责对系统内保密设置进行定时检验；2、OA系统管理员负责OA 系统建设、维护和服务支撑工作，负责服务器管理维护和日常运行。关键职责为：（1）、负责OA系统软件配置升级管理；（2）、负责OA系统数据备份；（3）、负责制订OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责企业领导、各部门人员培训和技术指导工作； （5）、负责OA服务器、操作系统和硬件维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理； （7）、负责OA平台功效模块各部门书写权限设置。 3、人事人员负责为OA办公系统提供现行组织机构设置，提供OA办公系统中用户流动信息。关键职责为：（1）、负责现有用户、及新增用户审核；（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给OA系统管理员。 三、基础管理1、使用OA系统各级用户应确保各类文件处理响应时间。系统全部用户最少在每个工作日早晨、中午上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以确保公文系统正常流转和信息立即传送，最好能长久登陆进OA办公。2、协同及固定表单工作处理步骤所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超出8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长久外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统，必需将全部或部分权限授权给关联人员，以确保各类业务正常流转。3、每位OA用户登录名和登录密码应给予严格保密，并做到定时更新密码，以防她人盗用账户，因为密码泄漏造成损失由用户名全部些人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其它公共场所使用公用电脑登录OA系统，而应使用企业或家中电脑登入。4、每位OA用户要确保在OA系统上公布、流转信息和文件正确性、完整性和规范性，并对所公布和审批内容负责。在OA系统中意见和审批和原书面签署含有相同效力和权威，对应人员应给予实施和遵守。5、OA系统中各分类公告及新闻均由有权限人员给予公布和更新，具体内容由本单位责任人确定，新闻内容不应包含相关商业机密；人事公告或日常行政公告由行政人事部负责统一公布和管理，关键包含各级人员职务任免、调动和重大奖惩（包含通报表彰、重大表彰、严重警告）和职员录用和解聘等人事信息；各企业和总部公布日常行政公告，关键包含本单位制度公布、管理规范和其它重大事项等内容。6、各级OA用户应认真遵守本制度相关要求，进行规范使用和操作，违反本制度要求进行操作或使用，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给轻度至中度类别过失处罚。四、应用管理1、步骤模块使用（1）、步骤模块是OA平台精髓所在，其中包含日常工作、企业公文、行政事务三大类型。用户只需依据实际需求如：请假申请、加班申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写对应授权范围内表单，并依据系统绑定步骤提交审核。固定表单绑定步骤中各级用户应依据企业相关制度要求和要求对表单进行操作和审批。（2）、各步骤节点办理人应立即审批处理步骤提议人所要办理事情，以免耽搁提议人办理。（3）、 用户新建步骤并提交后应点击“已办事宜”，以确保所设步骤正确性。上级审批人在接收到步骤提议人申请后应立即审批，若拒绝提议人申请可不进行提交，但必需在签办反馈中写明拒办理由并保留反馈，步骤提议人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，方便重新调整和更改步骤。（4）、 绑定步骤固定表单按业务实际需要对提议人进行授权，每个用户可提议使用固定表单在个人首页中“新建模块”界面中能够直接调取使用，固定表单具体分类和使用对象见附件1：步骤表单分类说明。2、文档归档、查询和共享（1）、 各级用户均可对自行提议、审批或协同协同文档或固定表单进行归档，但标准上通常由步骤中最终协同或使用人进行归档。（2）、 工作步骤归档时是按文档类别进行合理归档，通常人员可在公共文档工作流归档文件夹中查看和自己相关工作流文档。（3）、 公共文档中设置了部门文档文件夹，各部门主管可设置各自部门文档查询、编辑或下载权限，确保文档只给有对应权限人使用或查阅，关键业务文档或财务报表等文档通常只能设置查询权限，不得开放编辑和下载权限，以确保关键数据安全性。（4）、各级有权限人员均可进入公共文档中进行相关业务文档调阅和使用，各部门主管有进入公共文档中对各类文档查询权限。公共文档具体分类和使用对象见附件2:OA平台公共文档权限分配表。3、工作日志（1）、 企业人员均应于天天在“我任务”“我日志”模块中新建天天工作日志统计，以方便安排和查看日常工作进度。各级主管亦可在下属工作日志中查看本部门人职员作日志统计。4、邮件及消息应用（1）、 各个用户均已在OA系统中绑定了内部邮箱和消息，各用户应定时检索自己收件箱，以查收和处理邮件。（2）、内部邮件和消息关键用于和企业内部人员沟通和交流，内部各部门沟通和交流应尽可能使用协同方法进行，以提升业务处理效率。（3）、OA平台各人员如有任何待办事宜全部会有消息弹出框进行提醒。职员每隔一段应对内部邮件和内部消息进行清理工作，以免长时间积累影响服务器处理速度。五、安全保密 1、根据企业企业网络管理制度要求，为了确保各单位网络通畅，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽软件，严禁在线观看和工作无关网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。2、OA系统全部用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和她人利益活动，不得在系统上制作、传输有碍社会治安和不健康信息，不得制造和输入计算机病毒和其它危害系统安全数据。 3、OA系统中全部用户应按要求权限阅读和使用系统提供信息。不得盗用她人用户账号，不得干扰其它用户和破坏系统服务。 4、未经管理人员同意，任何人不得随意让企业无关人员及外部人员查看OA系统中内容，更不许下载受控内容。 六、网络维护为确保网络正常运行，全体职员全部有对OA系统维护义务； 1、企业OA管理员是企业OA系统栏目，版面变更唯一指定人； 2、严禁在OA系统上传带有病毒文件、图片等； 3、未经许可，不得私自改变OA系统桌面内容； 4、不得对网络运行进行人为设限。七、考评为强化OA系统健康运行，发挥其有效作用，实施考评管理。 1、OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项处理周期、处理件数、延误情况进行统计。并将使用情况纳入季度或年度考评范围。2、对长久不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不正确，对工作造成不良影响，将根据事务后果情况进行处理，对考考评周期内处理事务周期较短奖惩相关要求进行奖励。 3、对不遵守要求、影响步骤传输正常运行使用部门和使用人员，依据相关要求追究相关人员和领导责任。4、对泄落机密，造成不良后果，按企业相关要求进行处理。 八、 应急方法应急方法是确保、文件信息、资料不丢失有效方法。1、对企业制度、汇报、考评、档案等有价值内容、信息，在公布同时，公布人还应进行备份，以避免信息丢失。 2、公共文档中各部门体系文件，各部门主管应留有本部门相关备份文件。 3、OA管理员对OA系统要立即进行维护管理，预防发生系统失效，每七天进行一次系统清理，每七天进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。九、附则1、为了保障OA系统硬件、软件和信息安全，确保系统正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应负担对应责任并接收企业考评制度处罚。 2、本制度未尽事宜按企业相关要求实施。