OA办公管理新规制度.doc

吉奥集团 公布
-01-01实施
-12-21公布
OA办公管理制度

Q/GA GL1005—
替换 GA/ M 10·05C

Q/GA
吉奥集团企业标准

前 言

本标准附录A为规范性附录。
本标准由吉奥集团企业标准化委员会提出。
本标准由吉奥集团经营管理部归口。
本标准由吉奥集团经营管理部计算机中心负责起草、修订并解释。
本标准关键起草人：李留生。
本标准审核人：陈 敏。
本标准标准化审查：周新国。
本标准同意人：金瑞林。
本标准于 年12月21日首次公布。
本标准为吉奥集团一级管理标准。

OA办公管理制度

1 目标

为提升工作效率，节省办公成本，规范办公程序，严格工作纪律。

2 范围

本标准要求了吉奥集团企业办公自动化管理职责、管理内容和要求等。
本标准适适用于吉奥集团企业办公自动化管理。

3 规范性引用文件

下列文件对于本文件应用是必不可少。通常注日期引用文件，仅所注日期版本适适用于本标准。通常不注日期引用文件，其最新版本（包含全部修改单）适适用于本标准。
Q/GA GL1405— 授权管理制度
Q/GA GL1001— 企业信息化系统管理标准

4 术语和定义

4.1 办公自动化（Office Automation，简称OA）
办公自动化就是采取nternet/Intranet技术，基于工作流概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效手工办公方法，实现快速、全方位信息采集、信息处理，为企业管理和决议提供科学依据。
4.2 使用者
使用者即使用OA全体人员。

5 职责

5.1 经营管理部计算机中心
5.1.1 负责办公自动化系统（OA）开发。
5.1.2 负责OA服务器维护和对用户端维护工作。
5.2 业务功效使用归口管理部门及职责
5.2.1 总裁办
5.2.1.1 负责最新公文栏中公文类通知拟稿、报审、报批、下发、回收等全部管理。
5.2.1.2 负责电子公告栏中全部包含向全体工友下发行政通知文件审核及统一归口发放管理。

5.2.2 集团经营管理部
5.2.2.1 通报类公告文件审核及统一归口发放管理，包含考评类结果通告。
5.2.2.2 负责在电子公告栏中管理类结果及经验交流公告、通报、通告统一归口管理。
5.2.2.3 负责在电子公告栏中管理制度、步骤起草、修订、废除、收回、试行、正式运行通知统一归口发放管理。
5.2.2.4 负责制度管理文件栏中维护、更新等全权管理。
5.2.2.5 负责事务管理中授权管理维护、更新、最新公布等归口管理。
5.2.3 集团人力资源部职责负责电子公告栏中全部些人事类公告、公告及通知审核及归口发放管理，关键内容有：内部招聘信息、培训通知、内部职员调动信息公告、工友获证公告信息等。
5.2.4 集团品质管理部负责对质量信息及通报归口公布管理。
5.2.5 各子企业管理部负责在公告栏中对本企业内通报归口公布管理。包含跨企业通报必需上报集团经营管理部，同时可整理提供优异管理经验交流上报集团经营管理部统一审核并传输。
5.2.6 各子企业人力资源部负责在公告栏中对本企业内人事类公告、公告及通知审核及归口发放管理。
5.2.7 各子企业办公室负责在公告栏中包含本企业内行政通知文件审核及统一归口发放。

6 管理内容和要求

6.1 使用要求
6.1.1 使用者不得使用原始密码（原始密码：123456），应立即修改密码并自行保管，不得让她人知道，不然后果自负；遗忘密码者要立即和信息管理部联络。
6.1.2 使用者在上班期间早晨、下午最少各打开OA一次，查看邮件中有没有待处理或阅读文件，当日文件必需当日处理完成。
6.1.3 对企业邮箱大小进行了限额设定，企业领导限额到500M、部门正级领导限额到300M、其它人员限额到100M；对一封邮件大小限额到30M，超出30M文件不得经过邮件发送。
6.1.4 当邮箱邮件过多时，要立即删除邮箱文件，以免邮箱大小超出限额大小，造成服务器负载量过大。
6.1.5 在OA里面包含到办公步骤必需经过OA完成，不得再经过原始使用手工办公方法。
6.1.6 使用者不会使用OA或有疑问要立即和计算机管理中心联络，由计算机管理中心帮助完成。
6.2 功效使用、内容规范要求及权限管理部门
6.2.1 日常办理中所包含内容有：个人邮箱、部门邮箱及待办事项。个人邮箱及部门邮箱为接收邮件所用日常办公邮箱，待办事项为统计待办备忘。使用OA账户全体工友对此部份功效含有使用权限。
6.2.2 最新公文里所包含内容：为集团企业人事任免，组织机构调整及职能职责调整，集团关键通知及要求各子企业落实落实通知，集团级委员会成立及职责确定，子企业五级以上干部任免，子企业企业组织机构调整及职能职责调整。此部份管理权限部门为集团总裁办。
6.2.3 事务办理所包含内容：
6.2.3.1 请示或汇报：关键用于向上级主管领导请示报批或汇报文件，关键步骤可设定为：拟稿—审核—审批—核发，可依据文件包含审批人权限选择审核人和审批人。此部份功效为全体工友日常办理请示或汇报所用功效。

6.2.3.2 授权管理：关键用于经集团总裁同意并签批授权人及授权权限管理，可依据不一样时期被
授权权限范围查询，可立即更新和调整，但必需确保原授权书立案及历史查询。另凡子企业中有包含财务审批转授权也需纳入管理。此部份功效为集团经营管理部管理、维护。
6.2.4 会务管理：关键用于会议通知公布及会议纪要报批和公布。此部份为各分企业、部门、科室会议组织、公布使用。
6.2.5 信息公布
6.2.5.1 公告公告：关键为公告栏中内容，是向全体工友公布信息，包含通知、通报、公告、通告等内容，各子企业总经理出差授权可在此功效中公布，其它日常管理授权均不许可在此公告，其它内容均不得在公告栏中出现。
6.2.5.2 公共信息：通常为全体工友相互交流学习各类信息，包含企业文化、企业介绍、企业理念、企业计划等可供全体工友了解信息。此部份功效为全体工友学习交流等使用平台。
6.2.5.3 公共资料：通常为全体工友在日常工作中常常使用统计表格及可向全体工友传输使用材料等资料。此部份功效为经营管理部归口管剪公布各类日常使用表格格式平台。
6.2.5.4 管理文件：关键为管理制度、管理步骤公布、更新、查询和管理。
6.2.5.5 通讯录：关键为集团各级工友通讯方法公布、更新、查询和管理。
6.2.6 短信息：关键为短信息公布使用、管理平台。
6.2.7 各相关管理部门必需设专员维护和信息公布，各管理部门负责对各相关信息包含面，格式及内容是否符合发放负有审批权。
6.2.8 各分企业通知、通报等信息凡只包含本企业内部人员时，那么在选定发放对象上，只许可选定本单位人员查看。

6 激励细则

条款号
考评内容
责任人（部门）
负激励金额
实施部门
1
当日文件当日未处理完成
责任人
50元/次
业务联络部门
2
拒用OA已经有办公步骤
责任部门主管
20元/次
经营管理部
3
未按功效使用
责任部门主管/责任人
20元/次
经营管理部
4
管理部门未立即维护、更新和管理
责任部门主管/责任人
20元/次
经营管理部