OA使用管理新规制度.doc

OA使用管理制度

一、总则
1、了提升企业工作效率，保障信息传输通畅，依据企业实际，制订本制度。
2企业办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采取服务器/用户端/浏览器结构，建立起来覆盖全企业管理人员办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是企业信息化建设关键组成部分，是提升企业办公整体管理水平关键手段。
3为了加强对企业OA系统管理，提升企业工作效率，有效降低和节省成本，加紧办公自动化建设，保障文件和多种信息传输快捷通畅，依据《国家信息化领导小组相关中国电子政务建设指导意见》 、 《国家机关公文处理实施细则》 、 《中国保密工作要求》 、 《计算机系统管理要求》 、 《企业公文处理措施》等相关要求，结合企业实际，制订本制度。
二、组织职责
OA系统运行中，企业各部门各负其责，协同配合。职责以下：
1、企业行政部是企业办公自动化OA系统归口管理部门。关键职责为：
（1）、负责制订OA系统规章制度；
（2）、负责OA系统关键工作步骤设计、修改；
（3）、负责OA系统各职能部室工作步骤设计审核；
（4）、负责确定、监管OA系统关键工作步骤参与人员权限；
（5）、负责监控、检验、督办关键工作步骤工作流转；
（6）、负责工作步骤归档，并为其它部门提供查询；
（7）、帮助企划部信息部组织操作培训；
（8）、帮助企划部信息中心搜集、整理优化系统需求；
（9）、负责OA系统内各大功效模块信息内容更新监督；
（10）、负责对系统内保密设置进行定时检验；
（11）负责对系统内信息根据企业保密要求进行定时检验、监督；
2、信息部门负责OA 系统建设、维护和服务支撑工作，负责服务器管理维护和日常运行。关键职责为：
（1）、负责OA系统软件开发升级管理；
（2）、负责OA系统数据备份；
（3）、负责制订OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；
（4）、负责企业领导、OA管理员和相关人员培训和技术指导工作；
（5）、负责OA服务器、操作系统和硬件维护，确保服务器安全运行；
（6）、负责系统用户注册、注销等管理；
（7）、负责文件柜功效模块各部门书写权限设置。
3、人力资源部负责为OA办公系统提供现行组织机构设置，提供OA办公系统中用户流动信息。关键职责为：
（1）、负责现有用户、及新增用户审核；
（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给企划部信息中心。
4、其它部门关键职责为：
（1）、负责制订本部门OA系统对应管理制度；
（2）、负责指定部门OA管理员，参与本部门工作步骤定制、文件夹建立和本部门OA系统终端日常维护、人员培训等技术支持工作；
（3）、部门OA管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时，立即提供给企业行政部申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容变更工作；
（4）、负责依据本部门工作需要，提出优化需求。
三、文件管理
1、企业各部门发出、报送各类文件（包含发通知、请示、汇报、简报、报表、信息等）标准上统一采取企业办公自动化OA系统发送。本系统不启用电子印鉴。
2、OA系统中公文也称电子公文，是经过企业统一配置企业办公自动化系统处理后形成含有规范格式公文电子数据。电子公文传输，是指电子公文生成、发送和接收过程。
3、企业行政部负责对电子公文传输工作进行指导和检验。
4、电子公文要素和纸质公文基础一致，包含公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、专题词、抄送部门、版记等。电子公文和纸质公文工作步骤、行文关系、归档管理基础相同。
5、电子公文和纸质公文含有相同效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门可向企业行政部申请正式文件。
6、各类电子公文处理程序根据《公文处理措施》要求在企业办公自动化OA系统中办理。在 OA系统中，企业收文办理程序为企业行政部起发领导批阅步骤，企业领导批阅后转企业分管领导阅批，再转承接部门批办并择具体办理人办理。
7、各部门在OA系统中办理企业领导批阅文件由部门主管征求批阅文件企业领导意见后归档。
8、在OA系统中， 企业发文办理程序为各部门拟稿人提议发文步骤，本部门领导审核，如需要会签部门帮助办理由拟稿部门主管领导协调会签，会签后主办部门交企业分管领导阅批，分管领导确定后转企业行政部审阅公文，由行政部经理交企业领导签发。
9、文签发后，由企业行政部编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发步骤发至企业各部门关键责任人和OA管理员各一份，并依据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。
10、办理工作业务使用本系统设定工作流，依据文档管理一体化标准，做好电子文档归档，并妥善保管归档统计，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内信息沟通。
四、登陆规范
1、系统正式运行后，系统全部用户最少在每个工作日早晨、中午上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以确保公文系统正常流转和信息立即传送，最好能长久登陆进OA办公。
2、系统用户必需建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子署名密钥，并定时更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需立即注销或退出OA系统，以免她人介入工作环境。
3、登陆OA系统用户口令应常常更改并保守秘密，以防她人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
五、安全保密
1、全部用户应认真落实实施《中国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理措施》 ，严格遵守企业《计算机管理制度》相关要求。
2、根据企业《计算机管理制度》要求，为了确保各单位网络通畅，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽软件，严禁在线观看和工作无关网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必需安装杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包含个人笔记本电脑）。
3、OA系统全部用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和她人利益活动，不得在系统上制作、传输有碍社会治安和不健康信息，不得制造和输入计算机病毒和其它危害系统安全数据。
4、OA系统中全部用户应按要求权限阅读和使用系统提供信息。不得盗用她人用户账号，不得干扰其它用户和破坏系统服务。
5、未经管理人员同意，任何人不得随意让企业无关人员及外部人员查看OA系统中内容，更不许下载受控内容；
6、 发生泄密情况，将按《职员手册》及保密要求内容追究相关人员责任。
六、网络维护
为确保网络正常运行，全体职员全部有对OA系统维护义务；
1、企业OA管理员是企业OA系统栏目，版面变更唯一指定人；
2、严禁在OA系统上传带有病毒文件、图片等；　　　　　　
3、未经许可，不得私自改变OA系统桌面内容；
4、不得对网络运行进行人为设限。
七、回复
实现信息通畅，实现“知情”管理：
1、 相关人员按职责对相关信息，应立即给回复；上级要求必需回复，格式为（回复）；包含到全体职员或每团体职员格式为（全体回复）；
2、企业通知、企业制度、指令等栏目内容包含全体职员， 每个职员必需在一星期内给回复，包含相关人员必需在三天内给回复；
3、其它栏目，若下级要求必需回复，格式为（请回复）；并应在三天内给回复；
4、急办内容公布，内容上应注明“急办”，对急办内容，相关人员必需在当日给回复；
5、申请栏目内容公布 ，应有部门责任人审核意见；
6、论坛、宣传表格、人员去向、档案等栏目 ，职员可自由参与，不强求回复。
7、凡包含回复，均应在公布时设定“邀请阅读”；
8、相关人员按职责对相关信息，必需立即给回复；如若未能根据回复要求进行对应回复，则第一次由企业OA管理员在OA栏目上公布批评并通知其直接上级，第二次OA管理员公布警告并通知其直接上级；第三次OA管理员直接通报总裁，总裁核实后，由财务部门给50元罚款并通报全企业。
9、OA管理员未立即通报由其直接上级给批评和警告；经两次发觉未立即通报，由财务部门给50元罚款，三次发觉未立即通报由财务部门给100元罚款。
八、不良统计
为强化OA系统健康运行，发挥其有效作用，实施考评管理。
1、对未按要求立即回复由版主进行统计，每个月进行公布，列入考评，对造成工作受到影响将给予考评；
2、不按期、按时报送信息，如：项目简报、管理周报等按漏报次数给关键责任人经济考评；
3、发生影响OA系统维护管理，视情节给对应考评。
九、 应急方法
应急方法是确保、文件信息、资料不丢失有效方法。
1、对企业制度、汇报、考评、档案等有价值内容、信息，在公布同时，公布人还应进行备份，以避免信息丢失；
2、需要进行归档管理资料、信息由版主指定相关人员进行备份；
3、OA管理员对OA系统要立即进行维护管理，预防发生系统失效，每七天进行一次系统清理，每七天进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。
十、其它要求
1、激励全体职员 对OA系统维护管理提出提议；
2、在工作时间内不得上网聊天，玩游戏，观看和OA无关网站，避免影响正常工作；通常违反此要求，第一次给予10元经济处罚，第二次给予50元经济处罚，并依据情节通报批评；
3、发生急办或重大信息，除在OA上公布外，还应立即采取其它通讯方法进行沟通，传输。
十一、附则
1、为了保障OA系统硬件、软件和信息安全，确保系统正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应负担对应责任并接收企业考评制度处罚。
2、本制度未尽事宜按法律法规和企业相关要求实施。
3、本制度由企业负责解行政部负责解释、补充，经总裁审批经过后颁布实施。