公司OA系统管理新规制度.doc

公司OA系统管理制度第一章 总 则1.1 为加强公司协同办公系统（如下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运营，充分发挥OA系统作用，特制定本办法。1.2 OA系统内容涉及协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、知识管理、个人设立、综合办公、惯用工具等功能，旨在实现公文无纸化传播、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和减少管理成本。第二章 组织管理与职责2.1 公司IT工程师负责OA办公系统管理、规划、实行、培训;其重要职责:（一）按照有关详细工作流程和制度在系统中进行搭建、测试；（二）征询各使用部门意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中浮现新状况、新问题；（三）培训各部门系统使用人员；(四)负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）配备、升级； (五)负责OA系统安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运营系统进行严格检查；（六）负责办公终端安全方略管理系统安装；（七）负责OA系统数据备份，并对系统运营状况进行监控，保证系统安全稳定运营；（八）做好其她有关工作。第三章基本管理3.1 为使审批流转真正地落到实处，并能提高员工对“公司信息化“结识，OA审批人必要随时随处、及时地打开OA系统，解决当天文献，如遇出差、事假须通过移动OA功能完毕审批事项。3.2 协同及固定表单工作解决流程所涉人员，在接受到待办事项后，应在2个小时内解决审批事项。凡因非客观因素不能及时审批，应不超过1个工作日；若遇紧急业务，流程发起人可通过短信或电话告知审批人员。3.3 为保证各类电子文献及时收发，公司领导、部门经理、主管原则上应当全天在线，其她人员至少每天登陆四次OA系统（8:00、11:20、13:00、16:20），接受各类文献，解决待办事项。3.4 各部门领导及员工在解决文献填写意见时必要将意见写清晰，交给谁办理，如何办理，此文献是如何贯彻，将贯彻意见一并写上进行归档。3.5 员工身份认证。系统通过顾客名和密码进行身份管理和认证。顾客名是每个员工唯一标记，个人密码是安全保证。顾客应自己定期更换密码，不得泄露给她人，防止她人非法使用。由于密码泄漏导致损失由本人负责。每位OA系统使用人都要纯熟掌握OA系统用法，使用OA 系统进行单位内部各项寻常办公。3.6 OA系统使用人员账号密码（口令）必要设8位以上字符（必含字母、数字），并需经常修改。使用人员获得初始密码后应在OA系统个人设立里面，须及时对自己登陆密码进行修改，避免她人使用。3.7 每位OA顾客要保证通过OA系统发布、流转信息和文献内容完整、精确、规范，并对所发布内容和审批内容负责。在OA系统中意见和审批与原书名订立具备同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。 3.8 有重要文献需要领导审批，如果公司领导有事没有使用OA系统，审批发起人可通过即时通发消息或者发送手机短信提示。 3.9 因个人因素未登陆和使用OA系统，不能及时解决有关工作，导致责任由自己负责。3.10 OA系统中各分类公示及新闻均由有权限人员予以发布和更新，详细内容由公司负责人拟定，新闻内容不应涉及有关商业机密；人事公示或寻常行政公示等由行政与人力资源部负责统一发布和管理。3.11 OA系统使用人员应自觉遵守系统运营规章制度，按照工作权限，认真完毕本人在系统中所承担工作任务。3.12 个人信息完善。在OA系统个人设立里面，必要对自己个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找以便。3.13 OA系统流程模板涵盖范畴内办公流程，涉及有关部门应按照系统模板使用阐明实行网上办公，流程定制发起部门应督促系统模板使用。第四章 工作程序4.1 IT工程师应建立OA办公系统顾客台账，详实记录顾客所属信息，涉及账号信息、权限信息等。4.2 OA账号申请。申请人填写OA权限申请单（见附件1），经部门负责人和主管领导、总经理审批后，由OA系统管理员进行操作调节。4.3 OA流程管理。公司各部门需在OA系统中进行电子流程审批，由各申请部门填写OA权限申请单，经有关领导签批后，并提供已签发制度、表单及流程图。由IT工程师依照流程需求文档在系统中进行搭建、测试。需求部门试用通过后，IT工程师负责发布流程，并在OA门户中发布启用公示。4.4 OA账号信息变更。因公司人事调动，账号信息发生变化时，由行政与人力资源部填写OA权限申请单，经部门负责人、总经理审核后。IT工程师收到单据后，进行相应调节。4.5 OA组织管理。因公司组织架构调节，导致OA顾客有关信息发送变化，由行政与人力资源部填写OA权限申请单，经部门负责人审核后，上报公司总经理审批，审批后提报IT工程师进行调节。第五章 OA系统升级管理5.1 IT工程师接到OA厂商升级告知后，一方面理解新版本性能，并且向主管领导报告，得到主管领导批准后，结合OA厂商对系统版本进行升级。5.2 IT工程师应当在熟悉升级文档，在测试服务器上构建与当前OA服务同样软件环境，依照升级文档进行升级。5.3 在测试服务器测试一周，IT工程师监控流程流转归档状况，在保证所有模块都正常工作状况下，备份当前OA服务器，发布系统升级公示，在OA正式服务器进行升级。5.4 IT工程师应对系统有效期间问题及时进行跟踪解决。第六章 信息安全保障6.1 各单位使用人员对各自登录密码、印章密码严格保管。必要在第一次登录系统后及时修改个人密码，不得再使用初始密码，离开办公室时应退出办公系统，防止她人进行非法操作，密码泄漏所导致损失自负。6.2 网络管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除，应及时与有关技术人员联系，保证系统正常运营；不得乱设、私设系统使用人员。6.3 知识文档管理员应对文献资料保密性、对的性、完整性、发布范畴负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。 6.4 使用系统时，所有涉密信息不得运用电子邮箱转发至无关人员，公文流转严格按范畴进行流转，禁止扩大范畴，也不得存储在与该系统相连介质内。6.5 禁止公司员工运用任何手段侦测、盗用她人OA账号和密码，刺探网络配备、服务器配备和数据库信息。6.6 每台办公电脑必要绑定安全方略管理系统，使用人不得随意删除或更改。6.7 禁止在本机电脑安装游戏、与工作无关网络软件。 6.8 禁止外来公司人员未经容许连接我公司办公网络系统，若有违背而导致病毒向公司内部传播或公司商业秘密向外部传播而导致公司损失，将依照公司规定予以有关负责人进行解决。6.9 在起草各类文献时严格按照公司商业秘密目录执行。第七章 罚 则7.1 OA办公是非常严肃事情，对解决延误导致工作积压3次以内每次考核负责人50元，三次以上每次考核100元（延误是指以系统记录时间计超过公文解决时限仍未解决待办事宜）。7.2 对长期不使用OA系统、不按统一规定提供共享数据；网上办公数据不精确，随意删除安全方略系统，对工作导致不良影响，视状况处以50-500元罚款。7.3 侦测、盗用她人账号和密码，刺探网络配备、服务器配备和数据库信息，导致公司保密文献泄密对负责人处以行政惩罚并惩罚款5001000元，损失重大开除公司。7.4 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，导致公司损失，对负责人处以严重警告以上行政惩罚并惩罚款500-1000元，损失重大开除公司。第八章 附 则8.1 本办法由IT工程师负责解释。8.2 本办法自发布之日起实行并生效。