ERP系统管理新规制度.doc

立案登记号： ERP系统管理制度文件编号： 版 次： 受控状态： 密 级： 编制/日期： 校对/日期： 审核/日期： 第一章 总则第一条：为规范企业企业资源计划（以下简称ERP ）系统管理，有效实施信息化，特制订本制度。第二条：ERP 系统是建立在信息技术基础上，以系统化管理思想，为企业决议层及职员提供决议运行手段管理平台。它将企业内部全部资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、销售、财务、质量进行计划，从而达成最好资源组合，取得最好效益。第三条：ERP 系统各岗位人员职责管理除企业有特殊要求外，皆按本制度实施。第四条：ERP系统各岗位考评将以本制度为依据，纳入企业考评体系。第五条：信管部，作为ERP 系统管理部门，负责协调各项关系，为项目标实施提供资源保障。各部门责任人对本部门数据录入正确性和立即性负责，和信管部一起，对整个ERP 项目实施负总责。第二章 内容第一条：我企业ERP 系统分为采购、销售、应收应付、存货系统、生产管理、受托加工、委托加工、质量管理、成本管理及集成帐务、固定资产等模块。第二条：信管部结合各部门情况制订出各模块操作规范并说明各模块关键业务步骤、各步骤操作步骤和方法、和操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考和培训新进职员，并在使用过程中使系统不停趋向完善。第三条：操作人员在操作过程中如碰到问题应先查询操作手册（软件帮助在软件使用界面按F1 键），如不能处理，应立即通知信管部人员处理。第四条：信管部负责处理操作用户提出和系统相关全部问题并将问题、需求分门别类搜集、归档、统计、分析，建立起可行知识体系。第五条：ERP 系统是一项管理系统工程，含有高度上下级关联性，ERP 系统各岗位人员全部既是上层数据使用者又是下层数据提供者。对上层数据，如发觉错误必需向相关人员汇报并暂停和此相关工作，并跟踪问题处理情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出质疑，确保数据正确。第六条：ERP 系统各岗位人员应保管好自己帐号及密码，不得将自己帐号及密码透露给她人使用。第七条：ERP 系统操作人员离开工作岗位时，必需立即退出系统，避免占用系统模块端口。第八条：各岗位操作人员全部必需按自己所属岗位实施ERP 相关操作，制单人员和审核人员要求不能为同一人。一）制单人员管理要求：1 、制单人员应在指定时间认真、实时编制单据，编制过程中要细心，并对自己所编制单据进行自检，确保单据正确性和立即性；2 、制单人员权限发生变动时，申请人填写ERP用户权限申请表，交总经理及企业领导审批后，信管部管理员在ERP系统中进行更改。二）审核人员管理要求：l 、审核人员严格按 ERP制单任务及工时统计、检验内容 对制单人员所编单据进行实时审核，并对自己审核工作负责，如发觉制单人员数据录入错误，应立即调整错误数据，避免错误数据影响到下游工作部门。2 、审核人员权限发生变动时，申请人填写 ERP 用户权限申请表 ，交总经理及企业领导审批后，信管部管理员在ERP 系统中进行更改。第九条：手工单据管理要求：1 、手工单许可使用情况；1 ）当打印机出现故障、停电、网络不通或打印模板犯错造成不能正常打印领料单、采购收货单、进仓单时，应立即通知信管部，由信管部确定修复所需时间，如当初不能处理可先使用手工单据，但单据上需要信管部人员签字确定。同时信管部应在两小时内处理非硬件性故障并通知打印人员进行打印，将手工单据附于手工单后，并在打印单据上填写对应手工单据号。2 ）非正常工作时间因设备出现紧急维修所产生采购，应电话请示企业总经理，经同意后，方可先由相关人员手工统计其采购、入库及领用过程，并12 小时内通知相关部门核实情况，经确定后在ERP 系统中补录单据并打印，同时将手工单据和打印单据一一对应并在打印单据上填写手工单据号，同时通知下游岗位补录ERP 单据。2 、手工单据使用步骤：在许可填写手工单据情况下，相关部门责任人应安排对应人员填写手工单据，对应审核人员审核签字后方可实施下一步操作。如该工作影响下游工作在ERP 系统中实施，下游工作部门应一样先以手工单据进行处理，这类单据应于12 小时内在ERP 系统补录完成。同时将手工单据附于打印单据后，并在打印单据上填写对应手工单据号，同时通知下游岗位补录ERP 单据。3 、手工单填写要求及规范：手工单应经具对应权限审核人签字确定，全部单据必需按ERP 设定岗位填写完整，假如不符合要求，即：若出现制单人（录入用户）和部门主管（审核用户）为同一人情况，下游人员拒绝实施并通知信管部人员，同时由此引发责任由单据审核人员负责。4 、若制单审核中有一个步骤人员不在岗或两个步骤人员均不在岗，则由该部门责任人指定该部门对应制单审核人员。5 、若部门责任人无法指定对应临时操作人员，则由该部门责任人同意后，方可开具手工单，该部门相关人员在回岗后应将该手工单于12 小时内录入ERP 系统，并将手工单附于补录打印单后。第十条：调整数据管理要求：1 、物料清单定额调整：应由工艺人员做好调整后物料清单经由部门经理报总经理审批后，信管部人员方可依据该调整更改ERP 系统内物料清单。2 、收发存误差调整：在财务查对后找出对应差距经由部门经理报企业领导审批后，信管部人员方可在ERP 系统内进行调整。（必需确定为非人为错误造成差距）第十一条：反审核单据管理要求：1 、制单人员完成操作后，审核人员进行审核时发觉错误，可立即在部门内删除该错误数据进行重新制单，或要求制单人更正。2 、审核人员完成审核进入下游单据时，下游单据人员发觉该单据出现错误，则应立即要求其上游单据编制和审核人员立即更正，并说明相关原因。第三章 ERP系统资料修改步骤ERP系统资料修改应严格根据以下步骤图有序进行，基础分为权限修改、货物资料修改、往来单位修改。申请人填写对应申请表后，由其所在部门责任人签字确定，经逐层审批后，方可交信管部人员实施；若发生紧急情况急需修改系统资料，相关人员应立即电话请示主管领导，并在于12 小时内立即补填办以上手续；ERP 管理员未接到主管领导紧急通知或审批过申请表不得随意修改系统资料，若随意修改，造成后果及损失一律由其本人负担。领取申请表填写申请信息确定实施结果管理员实施部门责任人意见总经理审核表格归档 1 、步骤说明（包含修改货物资料、往来单位资料、操作员权限增加或降低）l ）本人提出申请，到信管部领取ERP 申请表。2 ）本人在申请表中填写申请信息，其中包含部门、申请人、申请日期、申请详情等。3 ）部门责任人意见4 ）总经理审核意见5 ）企业领导同意意见6 ）管理员实施7 ）申请人确定实施结果8 ）信管部将该表格统一编号并归档。2 、附表表3 -1 ERP用户权限申请表 编号:_申请人信息申 请 人新进职员已过试用期未过试用期用 户 名在职职员岗位变动 非岗位变动部 门岗位/职务模块名称单据/报表浏览编辑审核备注审批步骤申请人：信息管理部：总经理：部门责任人：完成情况ERP管理员：申请人确定:备注: 1、本表格申请步骤请参考系统资料修改步骤说明。 2、本表中数据内容请填写具体，便于有效实施。表3-2 ERP往来单位变动申请表 编号：_申请人信息申请人部门变动类别 新增 修改清沟单编号往来单位简称往来单位类型往来单位全称地 址联络人联络方法开户银行银行帐号备注往来单位编号供给商 用户供给商 用户审批步骤申请人： 总经理： 部门责任人： 企业领导： 信息管理部： 完成情况ERP管理员： 申请人确定： 备注: 1、本表格申请步骤请参考系统资料修改步骤说明。 2、本表中数据内容请填写具体，便于有效实施。表3-3ERP货物资料变动申请表 编号：_申请人信息申 请 人变动事项 新增货物部 门 修改货物请购单编号货物名称规格单位类别备注货物编号审批步骤申请人：总经理：信息管理部：企业领导：部门责任人：完成情况ERP管理员：申请人确定:备注: 1、本表格申请步骤请参考系统资料修改步骤说明。 2、本表中数据内容请填写具体，便于有效实施。第四章 处罚措施一、考评部门：信管部于次月10日将上月考评资料交总经理审批后实施对应奖惩方法。二、考评职责：1 、部门责任人考评职责：l ）业务部门责任人负责对本部门单据录入、审核立即性、正确性进行考评，并提供考评依据。2 ）财务部门责任人负责对财务数据录入、审核立即性、正确性进行考评，并提供考评依据。2 、信息管理部考评职责：负责对财务及业务各模块单据录入、审核立即性、正确性进行考评，并提供考评依据。三、处罚内容：（一）单据录入立即性： 1 、ERP岗位职责 要求各部门按该时间点完成，如各项硬件软件环境均运行正常而录单不立即，一张单据罚款10 元。 2 、手工单据在特殊情况下己实施完成，但未能在12 小时内补录ERP 单据，则每张单据罚款10元。3 、每个月26日，信管部清查未实施单据，确定该单据属于当月应实施但未实施，一张单据罚款10元。（二）数据录入正确性：1 、下游单据在制单过程中引用上游单据数据时，发觉其数据错误造成下游工作无法继续，由其通知信管部人员进行核实情况，如情况属实，则每张单据罚制单人员5元，审核人员10元。（三）ERP帐号权限：1 、超出部门所属模块使用其它部门帐号制单或审核单据者，每发觉一次对其处以20元/次罚款。（四）手工单据填写规范性：手工单据未按管理要求要求填写，如制单人和主管领导属同一人签字，由信管部查实该情况后，制单人罚款10 元，主管领导20 元。（五）安全管理： ERP 系统各岗位人员应保管好自己帐号及密码，不得将自己帐号及密码透露给她人使用，若透露给她人所造成损失，由透露方负担相关责任，同时对其处以100 元次罚款。（六）结账工作或调账：1 、财务部负责业务端及财务端结账，月结账应为每个月10日下班之前结上月帐，季结账应为下季度首月12日下班之前结上个季度账（年结账除外），若未在要求时间内完成结账，每发生一次扣200 元。2 、在月末结账时，相关操作人员应本着认真、负责、细致态度，主动配合，确保ERP结账工作按时顺利进行。结账过程中检验出问题以书面单形式进行确定，次月10日汇总后送交总经办，若检验出来问题未书面提交，经信管部核实，每发生一次扣款10元。3 、在月末结帐时，信管部人员未经所属领导审批私自调整帐务数据，每发生一次扣款100 元。（七）罚款款项归属： 全部罚款款项均交财务部保管，3个月内，若被罚者未犯错，则将所罚款项退还，若被罚者仍然犯错，则将所罚款项70奖励给发觉错误操作人员，剩下30作为工会经费。（八）本奖惩措施经总经理同意并下发后生效。第五章 修订本制度由信管部制订并实施，经企业领导同意公布后立即生效，信管部以后可依据实际情况对本制度进行完善和修订，修订后新版本将于企业领导同意后自动生效，旧版同时停用。