数智赋能纸质档案资源开发利用的实践路径研究.pdf

纸业文化 纸业文化 2024 年 第 2 期 总第 227 期 造纸装备及材料2024 年 第 2 期 总第 227 期 造纸装备及材料154摘要：新的经济格局和科技发展形势使纸质档案数字化转型成为必然趋势，为提升档案资源的管理效能、推动文化遗产的传承与创新提供了重要契机。同时，信息化时代的来临催生了数智赋能的概念，其在纸质档案资源开发中的关键作用日益凸显。文章通过探讨新发展格局对纸质档案资源开发的影响，并聚焦于数智赋能在信息化时代的关键性地位，研究纸质档案资源的数字化转型和数智赋能技术的应用，揭示其在推动社会文化创新等方面的潜在贡献，为纸质档案资源在新时代的发展提供战略性的启示。关键词：数智赋能；纸质档案；文档管理分类号：G273.5数智赋能不仅仅是对纸质档案进行数字化的简单转化，更是一种全面提升档案资源管理和利用水平的战略。数智赋能强调数据的智能化应用，通过先进的技术手段如人工智能、大数据分析等，实现对档案资源的智能分类、高效检索以及更广泛的社会传播。这一理念在新发展格局下愈加重要，因为数字技术的应用不仅提高了档案管理的效率，也为纸质档案资源的多元化利用打开了新的可能性。1 纸质档案资源的开发利用现状与问题纸质档案资源在长期的积累过程中，承载着丰富的历史文化和社会信息，但在新发展格局下，纸质档案资源的开发面临着一系列问题。（1）纸质档案资源的存储与管理方式相对传统，普遍存在信息获取难、检索效率低等问题，大量纸质档案尚未数字化，限制了资源的全面利用。（2）纸质档案资源的数字化转型面临着技术和经济的双重挑战，数字化档案的建设需要大量的资金投入，而这些成本对于一些文化机构或中小型企事业单位来说难以承受1。同时，数字化过程中的技术标准、数据格式、平台互通等问题也亟待解决，以确保数字档案的长期保存和可持续利用。（3）纸质档案资源的管理效率较低，传统的手工管理方式难以适应信息爆炸时代的需求，容易导致档案信息的丢失、混乱和安全隐患，档案资源的管理需要更加智能化和系统化，以提高检索效率、降低管理成本，并确保档案信息的安全性和可靠性。2 数智赋能对纸质档案资源开发利用的促进作用数字化转型对纸质档案的影响表现在多个层面，随着信息技术的迅猛发展，数字化转型使纸质档案的存储、检索和传播方式发生了根本性的变革。通过数字化，纸质档案的电子化存储大幅提升了信息的可访问性和共享性，极大地加速了档案资源的开发利用速度，数字化转型还强调信息的规范化与标准化，有利于提高档案信息的质量与可信度2。数智赋能技术在纸质档案管理中的应用推动了档案资源的深度挖掘和智能化利用，通过应用人工智能、大数据分析等技术，纸质档案资源的分类、检索、鉴定等工作得以智能化进行，提高了管理效率。人工智能在纸质档案分类中的应用，通过深度学习等技术，能够更准确地识别和归类档案，从而降低了人为错误的风险，提升了分类的准确性。此外，大数据分析技术能够通过对大量纸质档案的数据进行分析，发现潜在的关联与规律，为决策提供科学依据。值得注意的是，数智赋能技术在纸质档案资源开发中仍面临着隐私安全，以及在实际操作中的技术标准不一等问题。3 数智赋能纸质档案资源开发利用的实践路径3.1 智能化纸质档案资源管理系统的设计与开发数智赋能对纸质档案资源的开发利用提出了更高文章编号：2096-3092（2024）02-0154-03数智赋能纸质档案资源开发利用的实践路径研究李 烨福建省厦门集美中学，福建 厦门 361021作者简介：李烨，男，硕士，副研究馆员，研究方向为档案开发利用。造纸装备及材料 第 53 卷 总第 227 期 2024 年 2 月造纸装备及材料 第 53 卷 总第 227 期 2024 年 2 月 纸业文化纸业文化155的智能化要求，而智能化纸质档案资源管理系统的设计与开发成为关键措施。系统的设计需要充分考虑纸质档案资源的特点，包括大量的历史文件、复杂的文档体系以及多样化的档案类型，因此智能化纸质档案资源管理系统应具备强大的数据采集与整合能力，能够高效处理不同格式的纸质档案数据，确保信息的完整性和准确性3。在系统的开发中，考虑纸质档案资源的庞大数量和多样性，系统应当采用先进的搜索算法和技术，以实现对档案信息的快速、准确的检索，智能搜索应能理解用户的检索意图，支持自然语言查询，并提供相关性排名，以提高用户检索体验。智能化纸质档案资源管理系统的开发需要关注档案数据的安全与隐私保护，由于档案信息的敏感性，系统应采用先进的加密技术，确保数据在采集、传输、存储等环节都得到有效的保护。此外，合理的权限管理机制和审计功能也是系统设计中的重要考虑因素，以保障档案信息的合规性和可追溯性。智能文档管理系统的设计还需注重与其他信息系统的集成，确保系统可以与数字化档案库、文化遗产平台等相关系统实现无缝连接，实现纸质档案资源与数字化信息的有机融合。3.2 档案数据安全与隐私保护纸质档案的数字化过程涉及大量的敏感信息以及广泛的数据共享，使档案数据面临着潜在的安全风险与隐私泄露问题，为了确保纸质档案数字化过程中的信息安全，需要加强档案数据的安全与隐私保护。以某大型档案馆的数字化项目为例，该档案馆致力于将大量的历史文献、官方文件等纸质档案数字化，以便更好地进行管理、检索与传播。在该项目中，档案数据的安全与隐私保护得到了高度关注，采用先进的数据加密技术，对数字化后的档案数据进行有效加密，以防止未经授权的访问与窃取。同时，建立严格的权限控制体系，对不同级别的用户进行细致的权限划分，确保只有具备相应权限的人员才能获取敏感信息。针对档案数据的传输和存储环节，该档案馆采用安全的网络协议和存储设备，加强数据传输过程中的安全性。在数据存储方面，采用分级存储策略，将敏感性较高的数据存储在受物理安全控制较为严格的环境中，以最大程度地防范潜在的数据泄露风险。此外，该项目还在档案数字化平台中嵌入隐私保护的技术，采用数据脱敏、去标识化等手段，对个人身份信息等敏感数据进行有效处理，以保障用户隐私，并通过档案数据的审计与监控机制，对系统内外的操作进行实时监测，及时发现并应对潜在的风险。3.3 纸质档案分类与鉴定3.3.1 人工智能应用于档案分类人工智能自动分类技术在纸质档案资源开发中的引入，为档案资源的高效利用提供了创新解决方案。以某地区档案馆数字化项目为例，该项目旨在将庞大的纸质档案资料数字化，以提升管理效能和信息利用率，其引入了先进的人工智能自动分类技术，以加速纸质档案的分类过程，提高工作效率。项目利用深度学习算法，对档案资料进行智能分类，人工智能系统通过模型训练能够自动学习和识别档案文件的特征，将其准确归类至相应的类别，这种自动分类技术不仅节省了大量人力资源，更有效降低了分类过程中的主观误差，提高了分类的准确性。系统还能够不断学习和优化算法，随着时间的推移，提升分类模型的智能水平，适应不断更新的档案资源。此外，人工智能自动分类技术为档案资源的高效管理提供了更灵活的方式，该项目引入了基于云计算的人工智能平台，实现了档案数据的实时共享和远程协同工作，使各地的档案馆与机构能够共享自动分类的数据，提升了信息的流通效率。同时，人工智能平台还支持用户定制化需求，能够根据不同档案馆的特色，对自动分类算法进行个性化调整，更好地满足地方性档案资源的管理需求。但在人工智能自动分类技术的引入中，仍需对数据隐私进行合理保护，尤其是在处理敏感性较高的档案信息时。3.3.2 人工智能应用于档案鉴定人工智能在纸质档案鉴定中同样具有重要意义，档案鉴定涉及对历史文献、古籍等档案材料的真实性、价值等进行判断，是档案资源开发中的重要环节，通过引入人工智能技术，可以对鉴定过程进行智能化辅助，提供更为精准的鉴定结果。人工智能在处理大规模数据和辅助决策方面的能力，有助于减轻档案鉴定人员的工作负担，提高鉴定效率，同时减少主观判断带来的潜在误差4。此外，为确保人工智能算法的可靠性和准确性，需要对系统进行质量控制，包括算法训练的数据质量、模型的稳定性等方面的评估，同时需要建立一套完善的评估体系，包括评估算法的准确率、召回率、模型的泛化能力等指标，以确保其在实际应用中能够取得良好的效果。纸业文化 纸业文化 2024 年 第 2 期 总第 227 期 造纸装备及材料2024 年 第 2 期 总第 227 期 造纸装备及材料1563.4 数字化档案的可视化呈现与传播3.4.1 数据可视化技术的运用数据可视化技术的运用对于实现信息的直观传达和广泛分享具有关键作用，该技术通过图表、图形等形式，将庞大而复杂的纸质档案数据呈现为直观、易理解的视觉效果，使档案信息更加容易被普通用户理解与利用，对于加深社会大众对纸质档案资源的认知、提高信息传播效果具有显著的促进作用5。数据可视化技术在数字化档案的可视化呈现中还有助于提高用户体验，通过交互式图表、地图展示等方式，用户可以更灵活地浏览、查询和分析档案数据，使其参与感更强，增强了用户对档案资源的互动性，不仅有助于提升档案资源的使用率，还能够激发社会公众对档案文化的浓厚兴趣。在纸质档案资源的实际开发过程中，数字化档案的可视化呈现涉及多样化的档案类型，包括历史文献、地理图表、官方文件等。因此，数据可视化技术的运用需要考虑不同档案类型的特点，保障呈现方式的多样性和专业性，并且要关注数字化档案的社会传播效果，采用更贴近公众习惯和需求的形式，以促使更多人参与到数字档案的使用与推广中。在新发展格局下，数据可视化技术在数字化档案的可视化呈现与传播中发挥着不可替代的作用，合理地运用数据可视化技术可以更好地传达纸质档案资源的价值，推动档案文化的传承与弘扬，从而实现数字化档案在社会中的广泛认知与应用。3.4.2 档案的数字化呈现纸质档案资源的数字化呈现对社会产生了深远影响，而有效的推广策略是确保这一影响发挥到最大的关键。以某博物馆数字化档案项目为例，该项目致力于将博物馆的丰富纸质档案资源数字化，通过采用虚拟现实（VR）、增强现实（AR）等技术，成功地将数字化档案以全新的方式呈现给观众，使其沉浸于历史文化的虚拟环境中，这种沉浸式体验激发了公众对文化历史的探索欲望，增加了参与感与互动性，从而推动了文化传承的积极互动。该项目还通过建立数字化档案平台，使学者、研究者可以更方便地访问和利用大量的档案信息，推动了学术研究的深入开展。同时，数字化档案在教育领域的运用也得到了推广，通过数字档案的呈现，学生能够更生动直观地学习历史文化知识，拓展了教育资源的维度。但数字化档案呈现也面临一些挑战，如公众的数字素养水平参差不齐，部分人群可能对新技术产生抵触情绪，影响了数字档案的普及，因此推广策略应考虑不同层次、不同年龄群体的需求，通过定制化的推广方案来促使更多人参与其中。首先，社交媒体宣传是一个有效的途径，通过在微博、微信等社交媒体平台上推送数字化档案的独特魅力，可以有效提高公众对该技术的关注度，激发兴趣，并鼓励用户积极分享和交流，形成良好的口碑传播；其次，线上、线下结合是另一个重要的推广策略，博物馆或文化机构的展览中可以设立数字化档案展示区，结合线下活动让观众亲身体验数字化档案的魅力，引导公众逐步了解和接受这一新兴技术，这种结合线上线下的方式，既能提供实地展示，又能通过数字平台进行远程推广，形成立体化的推广模式；最后，还可以通过与学校合作，将数字化档案引入校园教育，开设相关课程培养学生对文化历史的兴趣，不仅有助于培养新一代对数字化档案的认知，还为数字化档案的未来应用培养了更多的人才。4 结束语通过深入挖掘纸质档案的文化价值，借助数智赋能技术提高管理效能，档案资源的开发利用迈向更为智能化和便捷化的未来。在这个信息时代，档案数字化的推进不仅是技术的进步，更是对文化传承的积极探索。纸质档案数字化与数智赋能相互融合，将共同构建一个丰富而可持续的文化遗产传承体系，为新时代的档案事业注入更多活力。参考文献1 任越,袁蕾涵.新发展格局下数智赋能档案资源开发利用的实践方向探析J.北京档案,2023(12):6-10.2 门亮,魏琳,王旭飏.互联网背景下事业单位档案数字化建设策略J.造纸装备及材料,2023,52(8):181-183.3 魏珣.数字人文视域下口述档案开发与价值实现研究D.南昌:南昌大学,2022.4 刘欢.县级综合档案馆档案资源开发跨界合作研究D.湘潭:湘潭大学,2021.5 高元武.数字人文视域下浙西南革命档案开发路径研究J.浙江档案,2022(12):34-37.