档案馆档案信息资源开发利用路径探寻_林雯雯.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案266馆室建设Muniment Room Construction档案馆档案信息资源开发利用路径探寻林雯雯（随州市组织工作综合信息中心，湖北 随州 441300）摘要：在信息科技飞速发展的时代，档案馆应积极探索如何更好地开发利用档案信息资源，为我国的社会建设、经济增长提供服务。基于此，本文旨在阐述新时代档案信息资源开发利用的价值、作用以及现状，并探讨有效开发利用的策略，从而推动我国的档案工作有效开展。关键词：档案信息资源；开发利用；路径档案馆内的信息资源是人类文明发展的真实记录，具有凭证性以及真实性等特点。档案信息资源能够真实反映出社会的实际情况，对当下社会的发展具有极高的参考价值。因此，对于档案信息资源应予以充分的开发利用，将档案信息进行整合与二次加工，使得档案信息的价值得以充分的发挥，使其变成“活档案”，用于社会的组织实践之中。而如何进行有效的档案信息资源开发利用，这是相关的工作人员需要深入思考分析的问题。一、档案信息资源开发利用的价值（一）实现资源价值的必然选择档案馆中的信息资源十分珍贵，开发利用档案信息资源实际上就是实现其价值的必然选择。在开发利用中对信息资源进行深度开发、有效整理，使资源中一些隐性的价值得以体现，从而为社会的发展提供高质量的档案信息资源。如若不对其进行开发利用，那么就会让一些隐藏的高价值资源被覆盖，最终造成资源的浪费。（二）组织发展的现实需要社会发展中必然会产生大量的文化资源，而档案馆就是将这些文化资源储存起来的地方。档案馆中的信息资源大多以档案文件的形式展现，对于社会组织的发展而言，这些档案文件信息资源是十分重要的，不但反映着各个时代的实际发展情况，更能够为相关的组织管理者制定决策提供支持。通过档案馆的信息资源开发利用，可以让企业或是组织形成科学的决策，为组织的发展指明正确的方向。由此可以看出，对于信息资源的开发利用已然成为组织发展的现实需要。二、档案信息资源开发利用的作用新时代背景下，档案馆应顺应时代发展潮流，积极发挥好档案馆信息资源的价值。对于档案信息资源开发利用，其主要的作用体现在档案工作中可以运用先进的技术手段根据不同的目的或是要求，对信息资源进行科学的收集整理，或是信息资源共享，实现资源的合理利用，同时还可以将档案信息资源以各种信息产品的形式向人们提供服务。实践证明，对于信息资源的开发利用，是最大限度发挥档案馆内的信息资源价值的重要手段，是我国社会经济持续稳定发展的良好保障。同时，也是我国档案馆实现管理工作质效提升，发展档案事业的根本途径。在档案信息资源开发利用中，开发是基础，利用才是最终的目的，只有实现了合理的信息资源开发，才能顺应目前改革发展的需要，最大限度地服务于社会与广大人民群众。三、档案信息资源开发利用模式转变（一）由单一主体向主体多元化模式转变由于以往的档案信息资源重存放、轻利用，因此最大的利用主体为相关的档案工作人员。档案工作人员的素质和结构状况在很大程度上影响了档案信息资源的开发利用效果。在新时代背景下，社会群体对于档案信息资源的利用意识越来越高，社会上对档案信息资源公开的要求也越来越强烈。社会群体可以通过多种渠道来获取档案信息资源，尤其是在如今信息科技迅速发展的背景下，利用互联网建设开发利用系统更是为利用者提供了巨大的便利。档案信息资源开发利用的主体已不再只是单单的工作人员，更多的用户群体也参与到了档案信息资源的开发利用中。（二）由传统模式向智能型模式转变由于档案馆内存在的档案信息资源多是以纸质的形式呈现，以往的档案信息资源开发利用也主要2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S267馆室建设Muniment Room Construction针对于纸质资源。而这种模式显然无法再适应于如今的时代发展。这是因为随着科技的飞速发展，人工智能技术、计算机网络技术等已逐渐渗透至各行各业中，人们的生活日益科学化、智能化。对于档案信息资源开发利用也是如此，其传统的模式势必将向着智能型转变，纸质资源开发利用也势必会转向电子化资源开发利用，从单一走向多元，结合现代信息科技加快网络系统建设，以进一步满足人们信息获取的新习惯。（三）信息资源挖掘深度的转变对于档案管理而言，实现档案信息资源开发利用是最重要的管理内容。在如今的现代化信息技术支持下，实现资源的开发利用已没有太大的难度，但需注意的是，利用者通过互联网技术检索档案信息资源时，一定会产生有关新的、持续的流通数据。因此，档案人员不应只是停留在档案本身的开发利用上，还应关注新产生的利用数据，对这些数据进行深入的研究分析，不断提高档案信息资源的挖掘深度，发挥档案信息资源深度价值。四、档案信息资源开发利用的现状（一）信息技术利用明显增多随着我国的信息技术不断发展，档案馆在对信息资源进行开发利用时，可以看出其使用的信息技术手段明显增多。通过采用先进的技术手段实现对信息资源的二次整合、存储以及传播，在信息资源发扬传播的同时，结合技术手段的使用，二者相得益彰。（二）档案利用意识明显增强以往档案馆给人们的印象是不可触及的。但随着社会上的组织以及人民群众对档案事业的重视度日益增高，民众的档案利用意识得到了进一步的提升，档案馆内的档案不再是“死档案”，由以往的封闭或是半封闭的状态逐步向人们开放，人们对档案信息资源的需求也在不断的增长，档案利用服务正在朝着服务多元化的趋势发展。（三）特殊载体档案利用率明显增高档案信息资源一般都以文件的形式展现，随着信息技术飞速发展，信息资源的载体出现多样化的特点，人们也热衷于特殊载体档案的利用，如声像档案、实物档案等。这是因为相比于文件的形式，特殊载体档案形象更加的逼真，同时对其进行利用时也更易转移，从而深受人们的喜爱。五、目前档案信息资源开发利用存在的问题（一）信息化技术应用不足随着信息技术的快速发展，档案人员已经开始意识到信息化技术应用的重要性，但不可否认的是，对于信息技术的应用，大部分档案人员仍不够熟练，所使用的技术科技含量较低，部门档案人员仍采用传统的模式，以纸质的方式进行档案信息资源开发，而这样显然无法适应于当前的信息化社会背景。（二）档案工作的社会认知度不高目前，档案馆在人们的心目中仍有一层神秘的面纱，社会群体对档案馆内信息资源一无所知，对于档案工作的重要性更是缺乏清楚的了解，有的人甚至认为档案馆是一个可有可无的单位。这些错误的认知都源于档案馆自身宣传工作的不足，让档案馆成为了一个冷清之地，导致了社会群体对档案工作的认知度不高，影响了档案社会功能的实现。（三）馆藏档案结构单一档案馆在进行档案信息资源的收集时，往往会出现这样的问题：就是重视宏观领域档案的收集，对微观领域较为忽视；更重视政治领域方面的文件资料收集，对于经济领域的没有过多的关注；过于关注文书档案，忽视专门档案的收集。这些问题直接导致了档案馆内的馆藏档案资源结构过于单一，给档案馆内信息资源开发利用造成阻碍。目前多数档案馆的馆藏内容结构大多以文书档案为主，而一些其他门类的档案如经济建设类、科技类的档案占比较小，记录有关当地举行的一些重大事件的档案更是少之又少，导致了档案馆的馆藏结构单一，缺乏良好的档案信息资源开发利用的物质基础。（四）档案人员服务能力不强从目前多数档案馆内的档案工作人员组成情况来看，都存在一个问题就是年龄结构老化，而这也导致了工作人员的思想观念较为固化，对于档案工作的认识不够清晰。对于他们而言，只要整理好文件，做一些简单的事情就是档案工作，在这种心态下档案人员自然就无法得到业务水平的提升，自身服务意识更是淡薄。同时档案人员对于信息技术的应用意识不强，在档案信息化建设的背景下，部门档案人员仍采用传统方式进行档案信息资源的开发利用，只能进行简单收发文件，而这也导致了其无法向档案利用者提供高效的服务，其本身的服务能力有待加强。六、档案信息资源开发利用的有效策略（一）大力开展档案信息化建设就目前的发展形势来看，档案的信息化建设是大势之所趋。档案馆的信息化建设，不仅实现了档案管理形式的更新，更是为信息资源的开发利用提供技术支持。首先，在进行档案数字化转变时，应2022 年 第 6 期黑龙江档案268馆室建设Muniment Room Construction选择合适的档案进行数字化转变，一些重要的、常用的进行数字化处理，如日常事务管理文件等，之后再根据具体的划分进行数字化转换，从而确保工作的效率。同时，相关工作人员也可以考虑选择分辨率较高的扫描机器，优化设置扫描参数系统，使纸质文件能够快速进行数字化转化，提升转换信息的准确性。其次，为提高档案信息资源的利用，需应用现代信息技术优化信息检索，提高档案资源服务质量。当用户在搜集所需档案信息时会在平台上留下大量的搜索痕迹，档案馆就可以运用信息技术分析预测出用户可能会需要的档案信息资源，通过平台或是微信等新媒体对用户进行实时的资源推送，向用户主动提供感兴趣的内容，从而提高档案馆的利用服务能力，加强档案信息资源利用。（二）构建良好的档案信息资源开发利用社会氛围新档案法坚持以人民为中心，着力提升档案服务便利性。在此要求下，档案馆需切实的提升档案公共服务水平和能力。然而受大环境的影响，档案馆在部分群众心中仍然有着神秘之感，对档案馆内的信息资源了解不够充分。因此档案馆需向社会全方位、多层次地进行自我宣传，通过加大宣传力度，让社会真实了解档案馆的工作性质，使馆内的信息资源能够真正走向社会，服务于大众。与此同时，档案馆内的工作人员还应切实提升个人服务意识与信息意识，以此来服务于大众。在资源开发利用的过程中，档案工作人员只有全面分析把握社会各级对档案信息的需求变化，通过研究讨论才能预测出未来的社会发展趋势以及发展局面，从而将馆藏信息资源进行科学的开发利用，以围绕中心、服务大局的理念服务于大众，从而让档案馆能够与社会发展保持密切联系，实现良好沟通，形成资源开发利用的良好社会氛围。（三）夯实档案信息资源开发利用的物质基础首先，档案信息资源想要实现利用价值必须先实现合理的开发。对档案馆信息资源进行深度加工开发的同时，还要做到不断增加馆藏信息的存贮量，打牢信息资源利用的物质基础。当馆藏信息越丰富时，其数据就越广泛，信息资源就越有价值，向社会提供服务的面就越宽，同时档案馆的服务“资本”也越雄厚。具体来说，丰富馆藏信息需要从以下几点入手：首先，要加快推进档案信息的收集整理工作，拓宽信息资源收集的渠道。档案工作人员要积极主动的与各部门联系，运用发文件，登门寻求等多种方式，及时收集能够反映各个历史时期的、有长远利用价值的重要资料。其次，对于不同的信息资源进行综合开发利用，可积极收集具有地方性质的或是史料性质的信息资源，以满足社会各层次的发展需求。积极走向社会，在社会之中收集有价值、有特色的文件、资料等，丰富馆藏结构，提高信息资源的时效性。同时，档案工作人员不仅要重视实体档案管理收集，还要重视对虚拟档案信息的捕获以及管理，将二者进行有机的结合，并在网络技术的运用之下，优化馆藏结构，拓宽档案馆服务方式。最后，对本地区重大活动等档案资料，档案馆应积极将其征集入馆，加强与相关部门的配合，通过定向跟踪、事后监督等一系列的手段，让其能够安全入馆，保证资料的齐全。档案馆还要对档案利用者做好信息反馈的工作。通过档案利用者的评价，全面掌握社会各级对档案信息资源的实际需求，从而能够在后期的工作中及时调整工作思路，对档案信息资源进行针对性的开发利用，从而更好地服务于社会，满足社会需求。（四）提升档案信息资源开发利用的服务能力实现良好的档案信息资源开发利用，需要不断强化档案工作人员的服务能力，更新服务理念，要求其不仅要具备深厚的业务功底，还要积极顺应时代发展变化，学习掌握相关的信息技术。在兼通网络文化等相关知识时，还要有前瞻性眼光，预估未来人们对于档案信息资源的需求变化，从而能够主动为社会提供服务，创造价值。要加强档案工作人员的计算机技能培训、信息编研技能培训等，定时对档案工作人员进行测试，以促进其技能水平不断提高。相关单位可通过组织举办培训班，由档案业务指导等相关部门牵头对档案工作人员进行专题培训，或是聘请行业内有档案信息开发实践经验的相关人员进行档案工作人员的业务指导，向其传授科学的信息开发理论以及相关实践方法，切实提升档案工作人员的业务水平。参考文献 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