汽车经销商运营手册备件管理模板.doc

13. 备件管理

概述：
备件管理内容包含：
1. 备件电子目录使用
2. 备件培训管理
3. 备件质押管理
4. 备件计划管理
5. 备件仓储管理
6. 备件进出货管理
7. 备件索赔管理要求
8. 精品/附件管理要求

本节目标：
1. 熟练使用备件订购系统和备件目录；
2. 确定订货步骤顺畅，立即正确从一汽-大众订购到日常维修保养服务所需要备件；
3. 确保备件仓库整齐规范；
4. 备件管理科学正确，进出有序，保障立即满足用户需求；
5. 严格实施备件索赔管理要求，维护用户和一汽-大众利益。

13.1 备件电子目录使用程序
13.1.1. 备件电子目录是经销商备件运行和管理基础，经销商必需取得一汽-大众授权并立即更新以保持备件电子目录有效性。
13.1.2. 备件部经过网络每两周公布一次新版备件电子目录。
13.1.3. 备件电子目录使用遵照一汽-大众《备件电子目录使用程序》（编号：VAJXSGL—34）。

13.2 备件培训管理要求
13.2.1. 专业化人员培训是有效开展作业必需过程，所以经销商备件管理人员在上岗前必需经过一汽-大众备件管理专业培训。
13.2.1.1. 经销商备件经理和备件订货计划员须经一汽-大众培训合格方可上岗。
13.2.1.2. 库管员培训由备件经理进行内部培训。
13.2.2. 备件培训模式及步骤遵照一汽-大众《备件培训管理要求》（编号：VAJXSGL—35）。

13.3 备件质押管理措施
13.3.1. 为缓解经销商资金压力，激励经销商建立合理备件贮备，严格实施备件销售“款到帐发货”标准，一汽-大众为经销商提供备件质押。
13.3.2. 备件质押使用和操作步骤遵照一汽-大众《备件质押管理措施》（编号：VAJXSGL—36）。

13.4 备件计划管理要求
13.4.1. 备件订货标准及步骤遵照一汽-大众《备件订货管理要求》（编号：VAJXSGL—37）。
13.4.2. 经销商备件计划
13.4.2.1 经销商备件建储计划要求：经销商要依据所在区域网络计划和服务能力，结合经销商经营目标含有前瞻性地计划备件贮备。
标准13-1：经销商备件库存金额必需满足一汽-大众要求建储标准。
标准13-2：依据经销商维修台次和市场拓展能力合理估计用户备件需求，努力提升订货金额实现备件部分类等级提升。
13.4.2.2 经销商新建备件库应遵照一汽-大众A类备件、B类备件清单，综合考虑车型结构确定其合理建储规模。
13.4.2.3 已正常运作经销商应参考一汽-大众A类备件、B类备件清单，结合本企业历史销售数据和出库频率合理调整确定本企业备件销售等级。
标准13-3：经销商备件贮备品种必需达成一汽-大众要求建储品种数量。
13.4.2.4 经销商每十二个月在编制年度财务计划时要预留呆滞件处理准备金，依据备件盘点结果制订呆滞备件处理方法和处理方案。
13.4.3. 经销商计划管理要求
13.4.3.1 依据经销商规模及发展趋势，合理确定备件部门人员配置并充足考虑人员贮备。
13.4.3.2 备件经理负责制订年度备件销售计划，并按月进行分解。
13.4.3.3 每个月依据R3报表分析计划完成情况，并制订改善行动方案以提升备件销售指标。
13.4.3.4 经销商将库房全部备件根据上十二个月销售量排行榜，再依据订货所需时间和到货时间内销量划分销售等级(A,B,C,D,Z)，制订最高或最低安全库存量。
13.4.3.5 备件销售等级用三个月滚动销售数量排行榜进行调整。
A类备件：销售排行榜前20%备件品种为A类备件，A类备件最低安全库存不低于二个订货周期和一个到货周期备件使用量；
B类备件：销量排行榜20%-50%备件品种为B类备件，B类备件最低安全库存不低于一个订货周期和一个到货周期备件使用量；
C类备件：销量排行榜50%-95%备件为C类备件，C类备件必需确保有库存；
D类备件：销量排行榜第95%-100%备件及新车型贮备件为D类备件，D类备件为作为特殊贮备建立库存备件；
Z类备件：连续超出三个月无销售统计备件为Z类备件。
13.4.3.6 依据备件销售特征如周期性、季节性等，合理估计备件需求改变情况，立即调整采购计划。
13.4.3.7 经销商将库存供给月数控制在2-2.5个月之间。
13.4.3.7.1 备件周转周转率=期内销售成本/(（期初库存成本+期末库存成本）/2)，年库存周转率应控制在5-6次。
13.4.3.7.2 备件供给月数=平均库存成本/当月出库成本。
13.4.3.8 备件进销督促：备件经理每日必需掌握前日备件进货和出货相关报表，作为备件销售分析、建立《提议采购单》依据。
13.4.3.9 备件部门必需正确统计备件缺货情况，并按月进行缺货统计和分析，为计算备件满足率及编制订货计划提供依据。
13.4.3.10 备件一次满足率计算：有根据金额、件次、工单统计统计。
备件金额一次满足率=可立即供货备件金额/用户需求备件金额=1-缺货金额/需求金额，用于掌握备件满足总体水平；
备件件次一次满足率=可立即供货备件件次/用户需求备件件次=1-缺货件次/需求件次，用于掌握备件品种满足率；
备件工单一次满足率=可立即供货工单数/当期工单总数=1-缺货工单数/当期工单总数，用于掌握用户需求满足率。
13.4.3.11 依据销售排行榜之等级，对于A类备件必需确保立即供给，提升对车间支持度。

13.5 备件仓储管理要求
13.5.1 备件仓储管理目标是以最低库存月数或金额来达成最高配件供给，以取得最高用户满意度。
13.5.2 备件仓库在防火、防盗、防尘、防潮等方面必需符合国家相关要求及一汽－大众相关要求。
标准13-22：不管新经销商建立备件库还是老经销商改、扩建仓库，一律按该标准及要求计划、实施。
标准13-23：一汽-大众备件部提供备件库仓储货架标准。
13.5.3 经销商在计划备件仓库及仓储货架时遵照一汽-大众《备件库仓储货架要求》（编号：VAJXSGL—38）。
13.5.4 经销商仓储管理要求
13.5.4.1 备件部储位计划应考虑企业发展性、厂家车型、车间产值、进出货便利性、存贮空间安全性、备件特征等原因。
13.5.4.2 备件仓储要遵照货架分类、货物分区、货位编号、优异先出标准。
13.5.4.3 定时检视库房及备件安全情况，按消防安全要求设置灭火器，确保人员及财产安全。
13.5.4.4 使用频率高备件放在仓管人员轻易操作地方，通常设在中间层，并靠在通道和发货区域
13.5.4.5 重量大部件放在货架底层。
13.5.4.6 轮胎不得堆放，必需根据贮存要求避免阳光、高温、潮湿、油类、化学药剂等，使用专用轮胎架摆放。
13.5.4.7 不能水平放置备件，如：车门、机器盖、减震器等应按安全指示标签要求保持竖直放置。
条件许可时尽可能使用原包装。
13.5.4.8 刹车盘必需使用油纸密封，盘面向下水平放置。
13.5.4.9 电器备件不得直接暴露在外，如无原包装也必需使用塑料袋进行包装。
13.5.4.10 安全气囊存放时必需正面向上放置，气囊接头严禁取下。
13.5.4.11 风档玻璃存放时尽可能使用原包装箱，确因空间无法存放时，必需使用格架竖直放置，玻璃边缘及和格架接触位置必需使用减震泡沫加以防护，预防玻璃表面和边缘磨伤。
13.5.4.12 线束必需单独包装存放，预防相互缠绕，不得折叠。
13.5.4.13 为提升空间使用率，在确保低层备件包装不变形和码放安全性下，相同备件应尽可能堆垛叠放，备件在货架上堆垛不得超出三层。
13.5.4.14 堆垛码放时备件标签一律朝外，不得倒置。
13.5.4.15 库存量大常见件应设置有第二货位，如机油、机滤通常设有堆放区。依据备件性能特点，实施五五堆码标准，即五五成行、五五成堆、五五成层、五五成串、五五成捆。并和前、后、左、右垛堆保持合适距离。
13.5.4.16 注意安全五距，确保交通通畅无阻：堆垛和内墙距离不得少于0.3M，货堆和柱子之间不得少于0.1-0.2M，货堆相互之间通常为0.5M，货架相互之间通常为0.7M，库外存放时堆垛和外墙距离不得少于0.5M。
13.5.4.17 备件储位必需实施位置码管理，位置码具体规则（见附件14-23）。

13.6 备件进出货管理
13.6.1 进货管理
13.6.1.1 到货验收确定：依据到货单上备件号查对到货备件包装条码上货号是否正确，质量是否有瑕疵，数量是否和验收单上相符。
13.6.1.2 不良品退货作业：到货验收确定过程中发觉所到备件质量有瑕疵，依备件索赔步骤系统，备齐相关资料申请备件索赔。
13.6.1.3 到货上架：到货备件验收确定后，依据电脑库存仓储所计划备件架位逐项核实上架。货物上架时应先将原货位备件移出，新到备件放置在原货物后面或下面，以确保优异先出标准。
13.6.1.4 维护系统：备件上架同时要立即将到货备件信息维护到库存系统中。
13.6.2 出货管理
13.6.2.1 出货之正确性：备件人员依任务委托书项目查对车型和出厂日期发放备件，先经电脑系统打印出库单后至库房捡料。
13.6.2.2 署名确定：备件库管员依据出库单到备件库房逐项查对备料，备齐后在出库单上署名确定，请领料维修技师/工查对确定无误后署名发件。
13.6.3 日常管理
13.6.3.1 避免进出货错误发生：备件部对相关备件管理必需依据进出货操作步骤，结合采购订单，进货验证，备件上架，系统出单，备件出库，署名确定。
13.6.3.2 立即清理现场，通道上绝对不能堆放备件及杂物。
13.6.3.3 日常管理严格实施现场6S管理方法。
13.6.4 库存盘点
13.6.4.1 依据出货频率和数量制订对应盘点周期，通则是频率越高和销售数量越多者循环盘点周期和次数越多。
13.6.4.2 备件盘点可采取当日盘点、循环盘点、集中盘点、抽查盘点等多个形式。
13.6.4.3 集中盘点每十二个月最少进行一次。
13.6.4.4 库存盘点由备件经理负责组织，财务部门配合实施和监督。
13.6.4.5 库存盘点不得影响正常业务进行，不要给用户带来不便。盘存注意事项：
1）库存盘点不仅要检验帐物是否相符，还要检验备件是否摆放在正确位置，检验备件摆放位置是否混淆，检验备件货位是否便于查找。
2）库存盘点后形成盘点汇报，分析盘差原因，立即采取纠正方法，并对预防类似情况再次出现采取预防方法。
13.6.4.6 立即更正库存系统数据。
13.6.4.7 降低呆滞件形成：依据备件销售循环特征，掌握形成呆滞件周期，提前预防并请车间针对相关车型加强检验，增加商机。
13.6.4.8 对于已经产生呆滞备件，分析产生原因，采取主动方法进行处理。
ü 人员原因：可能原因有零件人员号码看错/写错/听错、零件人员/技师/站长，不一样人员反复订货、零件订货人员专业性/熟悉度不足、技术人员判定错误等；
ü 支持信息或程序错误：车型/配置/年份/颜色/备件部位信息错误、用户姓名电话资料错误、客人退订、事故车估价信息不正确、保险企业未批价或未和车主确定，即事先订货、其它单位要求而增加订货，而未能准期销售等；
ü 库存管理问题：未依库存标准做好管理和计划、库位管理不良，虽有库存因急需又重新订货、库存不需要零件；
13.6.4.9. 呆滞备件处理
ü 筛选：选出连续12个月以上无销售（异动）之备件，排除去年以后上市新车型之备件，排除促销及召回之备件。
ü 处理对策
§ 以较低价格办促销，或清仓拍卖；
§ 继续测试，或继续抱库存；
§ 认真考虑报废，以提升周转率，并让料架上放些更有赢利性备件；
§ 和企业内其它单位讨论愈加好处理方法；
§ 加强备件人员对电子目录查询培训，使之熟练掌握。
13.6.5 信息管理
13.6.5.1 备件经理负责备件信息搜集和处理，定时向厂家传送相关信息。
13.6.5.2 立即更新备件价格表，以确保用户能够立即正确地了解备件价格。
13.6.5.3 不停搜集并立即向厂家提供汽车配件市场信息、价格变动及竞争对手信息资料。
13.6.5.4 搜集、提供仿制配件、假冒配件证据，搜集提供配套厂商推销信息及证据。

13.7 备件索赔管理要求
13.7.1 备件索赔严格依据一汽-大众《备件索赔管理要求》（编号：VAJXSGL—39）。
13.7.2《备件索赔申请单》由经销商备件计划员如实填写，内容要完整、清楚、真实，不然一汽-大众备件部概不受理，后果经销商自负。
标准13-24：服务站返回备件需经索赔员同意后方可返回。
标准13-25：返回索赔备件必需有原包装及合格证。
标准13-26：索赔件邮寄方法：要求用中铁快运方法，其它方法必需送货到门，如有意外服务站后果自负。

13.8 精品/附件管理
精品/附件管理内容包含：组织机构、品种选择、进出货管理、销售管理、订货和索赔管理要求。
建立对应组织机构确保精品/附件管理，选择适合当地域市场精品/附件，进出货管理正确有序，确保精品/附件仓库整齐规范，进行合理陈列促进销售，实施一汽-大众精品/附件管理相关要求。

13.8.1组织机构
经销商依据所在区域用户需求和服务能力，合理配置精品/附件销售员和安装技师。经销商必需配置专职精品/附件销售员；从成本考虑，精品/附件安装可由售后服务部现有技师进行。
一汽-大众精品/附件表现是一汽-大众对用户真挚关爱，精品/附件销售员必需参与并经过一汽-大众岗位培训，以表现出一汽-大众精品/附件价值，同时也能提升经销商销售业绩。依据业务开展情况，一汽-大众将对安装技师进行针对性培训。
经销商依据本身精品/附件业务开展情况和本身人力资源情况，能够采取以下四种组织机构中一个，计划设置精品/附件业务人员。
组织机构1

总经理
销售总监
服务总监
销售顾问
备件经理
精品/附件销售员

组织机构2：

总经理
销售总监
服务总监
精品/附件销售员
服务经理

组织机构3

总经理
销售总监
服务总监
销售顾问
精品/附件销售员

组织机构4
总经理
精品/附件经理
安装技师
精品/附件销售员

13.8.2需求计划标准
经销商参考一汽-大众推荐精品/附件目录，依据以往销售精品/附件种类和数量和现场用户需求，确定自己需求。
经销商应调查当地精品/附件市场关键品种，关注中国外出现新精品/附件（如媒体/广告上宣传），分辨季节性需求品种，依据现有用户结构（车型、车龄、性别等）和年度新车销售计划来计划精品/附件需求。
13.8.3精品/附件进出货管理
13.8.3.1 进货管理
13.8.3.1.1 到货验收确定：依据到货单上精品/附件号查对到货精品/附件包装条码上货号是否正确，质量是否有瑕疵，数量是否和验收单上相符。
13.8.3.1.2 不良品退货作业：到货验收确定过程中发觉所到精品/附件质量有瑕疵，依精品/附件索赔步骤系统，备齐相关资料申请精品/附件索赔。
13.8.3.1.3 到货上架：验收确定后，依据电脑库存仓储所计划精品/附件架位逐项核实上架。货物上架时应先将原货位精品/附件移出，新到精品/附件放置在原货物后面或下面，以确保优异先出标准。
13.8.3.1.4 维护系统：上架同时要立即将到货精品/附件信息维护到库存系统中。
13.8.3.2 出货管理
13.8.3.2.1 出货之正确性：库管员销售单发放精品/附件，先经电脑系统打印出库单后至库房捡料。
13.8.3.2.2 署名确定：库管员依据出库单到精品/附件库房逐项查对备料，备齐后在出库单上署名确定，请领料人员查对确定无误后署名发件。
13.8.3.3 日常管理
13.8.3.3.1备件部负责精品/附件日常管理。
13.8.3.3.2避免进出货错误发生：对相关精品/附件管理必需依据进出货操作步骤，结合采购订单，进货验证，精品/附件上架，系统出单，精品/附件出库，署名确定。
13.8.3.3.3 立即清理现场，通道上绝对不能堆放精品/附件及杂物。
13.8.3.3.4 日常管理严格实施现场6S管理方法。
13.8.3.4 库存盘点
13.8.3.4.1 依据出货频率和数量制订对应盘点周期，通则是频率越高和销售数量越多者循环盘点周期和次数越多。
13.8.3.4.2 精品/附件盘点可采取当日盘点、循环盘点、集中盘点、抽查盘点等多个形式。
13.8.3.4.3 集中盘点每个月进行一次。
13.8.3.4.4 库存盘点由精品/附件管理责任人组织，财务部门配合实施和监督。
13.8.3.4.5 库存盘点不得影响正常业务进行，不要给用户带来不便。盘存注意事项：
1）库存盘点不仅要检验帐物是否相符，还要检验精品/附件是否摆放在正确位置，检验精品/附件摆放位置是否混淆，检验精品/附件货位是否便于查找。
2）库存盘点后形成盘点汇报，分析盘差原因，立即采取纠正方法，并对预防类似情况再次出现采取预防方法。
13.8.3.4.6 立即更正库存系统数据。
13.8.3.4.7 降低呆滞件形成：依据精品/附件销售循环特征，掌握形成呆滞件周期，针对相关车型进行促销，增加商机。
13.8.3.4.8 对于已经产生呆滞精品/附件，分析产生原因，采取主动方法进行处理。
ü 人员原因：可能原因有不一样人员反复订货、订货人员专业性/熟悉度不足、精品/附件销售管理人员市场判定不正确等；
ü 支持信息或程序错误：车型/配置/年份/颜色/精品/附件部位信息错误、客人退订，而未能准期销售等；
ü 库存管理问题：未依库存标准做好管理和计划、库位管理不良，虽有库存因急需又重新订货；
13.8.3.4.9. 呆滞精品/附件处理
ü 筛选：选出连续6个月以上无销售（异动）之精品/附件。
ü 处理对策
§ 以较低价格办促销，或清仓拍卖；
§ 继续测试，或继续抱库存；
§ 认真考虑报废，以提升周转率，并让展架上放些更有赢利性精品/附件；
§ 和企业内其它单位讨论愈加好处理方法；
§ 加强精品/附件人员销售培训。
13.8.3.5 信息管理
13.8.3.5.1 精品/附件信息搜集和处理，定时向厂家传送相关信息。
13.8.3.5.2 立即更新精品/附件价格表，以确保用户能够立即正确地了解精品/附件价格。

13.8.4 展架陈列管理
13.8.4.1 方便用户找到陈列标准：同种功效、不一样规格、不一样价位精品/附件集中陈列在一起；
13.8.4.2方便用户看清精品/附件陈列标准：精品/附件正面、品牌要朝外方便用户看清精品/附件名称和功效；
13.8.4.3方便用户拿取陈列标准：精品/附件陈列不能过高，用户因不轻易拿到或放回去而放弃；对易碎精品/附件要有防护方法，打消用户拿放顾虑能够增加销售机会；货架隔板之间缝隙理想状态是精品/附件和上层隔板之间确保手掌能自由伸出，过小，精品/附件不好拿取，隔板间隙过大，用户又很轻易看到背板，不美观，同时浪费货架空间。
13.8.4.4丰满陈列标准：货架、地堆、端头上精品/附件必需丰满陈列。
13.8.4.5优异先出陈列标准：为了保持精品/附件整体相对好保质期，在补充精品/附件时应依据优异先出标准来进行。
13.8.4.6关联性陈列标准：一个专题如“旅行用具”“汽车模型”等组合精品/附件陈列，关联性陈列要求在尽可能情况下，端头陈列精品/附件和相邻货架精品/附件相关联，让端头发挥一定导购作用，就是相邻地堆之间陈列也要注意关联陈列。好关联陈列很轻易在激发用户购置A精品/附件同时，又购置了计划外B精品/附件，甚至C精品/附件。
13.8.4.7同类精品/附件垂直陈列标准：同类产品按不一样小分类价格由低到高从左向右横向陈列，同一小分类价格由低到高从上往下纵向陈列。靠近主通道，由外往里，同类产品按畅销程度从高到低横向陈列。同一侧货架，从端架起，由外往里，同类产品按畅销程度从高到低横向陈列。有两类以上精品/附件，从货架两端，由外往里，同类产品按畅销程度从高到低横向陈列。
13.8.4.8唯一陈列标准：货架上精品/附件陈列位置应是唯一，除了地堆、端架和专门促销区域等特殊陈列外，货架正常销售精品/附件应避免两个或两个以上陈列区域。
13.8.4.9安全标准：精品/附件摆放要考虑货架承重能力，注意安全，轻小精品/附件放在货架上方，较重、较大精品/附件放货架下方等等。货架高处精品/附件，易碎精品/附件，要注意检验，并采取防护方法，地堆精品/附件要注意不要超高超大，以不超出1.4米高为宜，地堆、货架周围不要堆放库存。

13.8.5 精品/附件索赔管理要求
13.8.5.1 精品/附件索赔严格依据一汽-大众《精品/附件管理要求》（由一汽-大众要求）。
13.8.5.2《精品/附件索赔申请单》（由一汽-大众要求）由经销商精品/附件销售员如实填写，内容要完整、清楚、真实，不然一汽-大众不受理，后果经销商自负。

13.9 一汽-大众备件管理相关要求（见附件1）

附件1：一汽-大众相关备件管理要求
Ø 备件电子目录使用程序 编号：VAJXSGL—34
Ø 备件培训管理要求 编号：VAJXSGL—35
Ø 备件质押管理措施 编号：VAJXSGL—36
Ø 备件订货管理要求 编号：VAJXSGL—37
Ø 备件库仓储货架要求 编号：VAJXSGL—38
备件索赔管理要求 编号：VAJXSGL—39

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