航天企业磁性载体档案保护研究.pdf

762023年 第25期 兰台内外档苑论坛职业拓展引言数字档案资源既包括直接在业务过程中产生的电子文件资源，也包括将纸质载体档案和磁性载体档案等数字化后产生的信息资源。随着人们对数据依赖性增强，对档案保护的重要性也随之提高。馆藏的磁性载体档案大多产生于20 世纪80年代中期至90年末，其在保管和利用中容易受到外界因素的影响而丢失信号。另外，每次利用和复制的时候可能会丢失一定的磁性载体信号，造成的结果会带来企业记忆的缺失，损失是无法挽回的。因此，需要对这类载体的档案保护展开研究，以期更好地维护档案的完整性和安全性，为后期的档案利用提供更好的支撑。一、航天企业磁性载体档案的保存现状磁性载体档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。磁性载体档案在航天企业归为特殊载体档案，包括录音磁带、录像磁带和计算机磁盘等，涉及内容有飞行试验、工艺定型、大型会议和宣传介绍等，持续的时长约6分钟至30分钟，大部分都是一套单独保存，由于年代久远，归档时没有一式二份进行保存和利用。在磁性载体档案刚刚形成时，因库房保管条件有限，磁性载体档案并未专门放置在防磁柜中。后来，随着经济的发展和保管要求的提高，磁性载体档案基本放置在防磁柜中。目前，大部分磁性载体档案的异质转换率未达到100%。二、磁性载体档案保护的原因分析磁性载体档案是较早出现的磁存储介质。记录形成的信号属于模拟信号，理论上使用寿命大约15年。在使用和保存中，容易受到外部因素和内部因素的影响。1.外部因素（1）外界的磁场。磁性载体档案对磁场的反应敏感。距离磁场太近，就能破坏信息信号，并会降低磁层耐久性。当磁场强度超过50奥斯特时，信息信号就会被抹掉。库房周围如果有一些电动机和变压器等，也容易影响磁性载体档案的保存；（2）灰尘。灰尘是一种颗粒，容易使磁头磨损，使信息丢失，从而影响音像质量。灰尘上带有的酸性化学物质也会使磁粉发生化学反应。灰尘中的霉菌孢子沉积在磁带表面会划伤磁带，甚至使磁粉脱落；（3）不适宜的温度。易发生磁粉脱落，磁带粘连，磁头缝隙堵塞现象，并形成电杂波，使磁记录信号发生改变；（4）不适宜的湿度。高湿条件下含有霉菌生长所需要的蛋白质，容易引起霉变；低湿条件下磁带变脆，使用容易断裂；（5）光照和有害气体。强光照射会使磁带中的纤维分子断裂降解，降低磁带的抗断力，且会加速磁带中磁分子的运动，从而破坏磁带的稳定性，使信号衰减，影响录放效果。酸性气体会使磁带中的纤维素分子水解加快，造成磁带老化加速；（6）外力。磁性载体档案在使用过程中如果受到一些外加压力和机械磨损，也容易产生一些噪声，影响使用效果。2.内部因素内部因素主要是构成材料的变化，导致其耐久性下降。底基材料主要是老化、脆化及形变，磁层材料主要是磁信号稳定性和磁层耐磨性变差。因此，对航天企业有保存价值的磁性载体档案必须纳入保护范围，及时实施数据保护，以便航天职工长久利用。三、磁性载体档案保护的措施由于磁性载体档案很容易受到各种因素影响，磁信号很容易消失，所以，当务之急是最大限度地把磁性档案信息保存下来。档案是航天企业记忆构建的载体，只有保护好这些档案，才能留住那一特殊时期的航天记忆。1.明确保护内容 明确磁性载体档案保护的范围和内容，是顺利推进此项工作的关键。档案部门需要从用户需求的角度科学划分保护范围和内容。对磁性载体档案数据采集保护一航天企业磁性载体档案保护研究文/林艳艳摘要：随着人们对数据信息的依赖性增强，数据安全的重要性也越来越凸显。数据以数据库形式存储或以纸质载体、磁性载体、光盘载体等形式存储。这些信息载体已经成为档案部门保存的重要资源。本文重点探讨航天企业磁性载体档案保存的现状，分析磁性载体档案保护的原因，探究磁性载体档案保护的措施，如明确保护内容、确定责任主体和责任受体、确定保护时机和保护地点、确定防护结合的保护方式，以及远离灰尘和避免强光照射，使航天企业磁性载体档案得到更好的保护。关键词：磁性载体；档案保护；航天企业作者简介：林艳艳（1983），女，汉族，江苏人，硕士研究生，副研究馆员，研究方向：档案编研。772023年 第25期 兰台内外档苑论坛职业拓展般有完整性保护和选择性保护两种方法。完整性保护是为了避免挂一漏万而带来无法挽回的损失，全部进行异质转换，数据迁移，并保存到适合长期保存的档案级光盘上；选择性保护一般选择珍贵的和有独特性的，且影响力大的档案进行同质转换或异质转换，尽可能选择全面覆盖企业科研生产、经营管理等过程中见证企业发展的有价值的档案。2.确定责任主体和责任受体明确磁性载体保护的责任主体，划定各方责任是保护工作必须解决的紧迫问题。对于航天所属企业来说，一般采用合作的方式，档案主管部门、归档部门以及档案室（馆）三方通力合作完成档案保护归档的任务。责任受体一般是使用磁性载体档案的航天职工。保护磁性载体档案就是为了利用并能够再现航天历史和传承航天文化。因此，需要从航天职工的角度确定保护范围和保护内容，明确保护要求，集结各方资源，按照“五位一体”的功能定位和大局工作需要，为航天企业积极承担磁性载体档案保护的重任。3.确定保护时机和保护地点确定磁性载体档案保护时机需要充分了解企业发展的前景和规模，从而确定最佳的同质转换和异质转换时机。综合档案馆有“五位一体”功能，其中两个是政府信息公开中心和档案利用服务中心。磁性载体档案转换的数据最终要让航天职工共享和利用，而数字档案馆是档案工作的重要内容之一，是档案信息化的重点。在推进资源共享的同时，继续推进信息资源平台的建设，将磁性载体转化的数据集中收集到该平台，实现资源共享和利用。4.确定防护结合的保护方式对航天所属企业的磁性载体档案保护，应按照国家行业标准磁性载体档案管理与保护规范（DA/T 15-1995），结合地域特点和行业特点，将档案保护纳入企业的相关规章制度，制定相应的标准。不管是从外界因素来看，还是从内在因素保存来看，主要围绕防和治。“防”是采取措施防止或减缓各种外界环境对档案材料的破坏；“治”是采取补救措施，尽最大可能恢复磁性载体档案的历史原貌。（1）采取措施，防止磁带在外磁场中消磁磁性载体不同于纸质载体，一旦遇到周围环境中的强磁场时，会使档案信息在记录层内磁化，产生新的磁迹，干扰或减弱原信息磁迹的重现，使原有的剩磁感应减弱、紊乱甚至消失，致使信息无法识别，影响磁记录档案信息的利用。磁场强度一般超过50奥斯特时，就有可能使磁性材料消磁。根据电生磁的原理，有电流通过的物体同时就产生磁场，电流强度大，磁场强度也大，所以，在库房外要远离永久磁铁、马达、发电机、变压器及其他能够形成较强磁场的机电设备。在库房内，使用防磁柜存放档案。防磁柜采用优质冷轧钢板，内部专业防磁构造设计，能够有效屏蔽磁场，阻隔热源和光源，使得磁性载体的存放更安全和可靠。（2）保持适宜的温度和湿度不适宜的温度会加速磁层胶黏剂的老化，增加磁带的复印效应；不适宜的湿度会让有害生物生长繁殖，造成霉变，从而使磁带信号丢失或失真。因此，保存磁性载体档案的环境最好是拥有恒定的温度和湿度。但在实际保管过程中，受经济条件和其他条件的限制，恒温、恒湿很难实现，应尽可能将温度和湿度控制在一定范围内，即温度在1527，相对湿度在40%60%范围内，且在24小时内温度变化不得超过3，湿度变化不得超过5%。具体的温度和湿度规定见录音录像档案管理规范（DA/T 782019）。另外，地域不同，库房存放的设备设施也不同。例如，沿海地区夏季气温高、雨量较多且持续时间相对较长，超过25的天气超过4个月，占全年的33%。最高相对湿度达85%以上，多出现在夏初的梅雨季节。一年中日降水量大于50mm的天数近一周，多出现在69月；日降水量大于25mm的天数近20天，多出现在411月。所以，高湿时期应配备除湿设备或吸潮剂。目前，档案部门经常采用空气调节设备改善温湿度状态，方法有升温、降温、加湿和除湿。各单位基本采用恒温恒湿设备，和档案库房联动，可以随时监测库房的温度和湿度。如果遇到特殊的季节出现温度和湿度的波动，就会配上一些温湿度调节措施，保证载体档案保存的适宜温度和湿度。（3）选择技术方案，实现同质或异质转换对于已经超过载体保管期限的档案，要采取补救措施，修复可能被破坏的信息元素，尽量恢复其历史面貌，增强抵制外界不利因素的能力，延长保管期限。目前，主要是同质转换和异质转换。不管是哪一种转换，在转换之前，都需要开展初步鉴定，以确定优先级转换顺序。同时，还要选择合理的技术实现方案，满足保存和利用的各项要求。同质转换主要是实行定期翻录制度。磁性载体上记录的信息保存时间在10年至20年之间。为了使磁性载体上的档案信息长久保存，需要定期转录载体，转录间隔一般是10年。转录时要选用优质带，以保证转录质量。异质转换主要是将磁性载体档案转换为其他载体的档案，也就是利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号，即形成数字副本。当前的数字化规范推荐的标准是录音录像档案数字化规范（DA/T 622017）。由于各单位的磁性载体档案各有特点，投入的经费各有不782023年 第25期 兰台内外档苑论坛职业拓展同，异质转换的方式也各有特色。目前，较为可行的是转刻到档案级光盘上保存，主要涉及刻录设备、光盘选用和保存格式。第一，刻录设备。一是尽可能选用配置较高的机器刻录；二是开始刻录时最好选用1倍速来寻刻，等刻录没有异常或故障后再设置高倍速刻录；三是要保证被刻录数据的连续性；四是刻录前应做好杀毒等相关工作。第二，关于光盘选用。可以参考电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范（DA/T 742019）。有条件的单位尽量选用档案级光盘进行存储，其耐久性远远超出普通光盘。另外，不同材质的光盘保管期限不同，目前有两种。一种是金属记录材料，具有导热率低、光吸收率高、高密度记录，但稳定性差、易氧化；另一种是分子聚合物记录材料，其刻录后形成的影像和声音，其稳定性、耐酸耐氧化性能都比较好。因此，可以根据光盘的性能和磁性载体内容去选择合适的光盘。第三，关于保存格式。记录声音的磁带可刻录成音频文件格式，记录影像的磁带可刻录成视频文件格式。一般来说，应使用通用或者开放的格式进行存储。音频文件格式一般采用WAV、MP3、AAC等，音频采样率不低于44.1kHz；视频文件一般采用MPG、MP4、FLV、AVI等，视频比特率不低于8Mbps。此外，当进行异质转换形成数字副本时，需要按照录音录像档案管理规范（DA/T 782019）的要求进行著录，建立目录档案数据库。5.远离灰尘和避免强光照射不管是灰尘还是强光都会破坏磁性载体档案的稳定性，所以，要建立一定的制度去保护磁性载体档案库房。首先，要定期打扫磁性载体档案库房。库房地面、窗户、窗台、照明灯具及防磁柜表面都容易有灰尘附着，必须定期打扫，避免在取放磁性载体的时候受到灰尘的污染。其中，灯具的擦拭一年不少于2次。另外，档案库房内的每一扇窗户都配备了窗帘，可以有效阻隔外部的强光照射。对于库房内部灯光照明的设计参照档案馆照明系统设计规范（DA/T 912022）执行。对于磁性载体档案的保管、修复和数字化加工的场所，采用不产生电磁干扰的光源。磁性载体库房照明标准值一般是30lx，统一眩光值为19UGR，照度均匀度为0.6U0。有些单位磁性载体档案库房采用LED光源，那么需要依照对光敏感档案的年曝光量限值，考虑对应的LED光源年光子通量密度限值。四、档案部门在磁性载体保护工作中的重任磁性载体保护工作是一项复杂的系统工程，需要多个部门共同推动，单凭档案部门很难完成这项工作。首先，需要从战略高度做好顶层设计，修订完善相关规章制度，建立一套切实可行的组织领导机制，会同有关部门制定配套的相关技术标准和保护流程。同时，可以积极学习和借鉴国外载体保护的先进做法和有益经验，对推动企业磁性载体档案保护工作有着重要的意义。其次，制定磁性载体保护应急预案，对接收的磁性载体档案实施事前、事中和事后全过程控制，对异质转化的光盘关键指标开展定期监控，适时实施光盘的数据迁移。五、结束语航天企业磁性载体档案是真实的历史记录，是航天企业的文化财富，是企业记忆的汇集，在建构企业记忆中有重要的作用。磁性载体档案的保护和开发利用，是企业记忆的保持、再现和传播的过程。档案工作的最基本要求和最终目的就是维护档案的完整和安全，最终便于人们利用档案。因此，保护磁性载体档案对深化航天企业记忆有着不可磨灭的作用。参考文献：1徐相泽，李建国.影响磁性载体档案耐久性的因素及对策J.机电兵船档案，2002（1）：40-41.2唐明瑶.磁性录音、录像档案保管的新方法J.四川档案，2002（06）：21-22.3李晓新.磁性载体档案光盘刻录注意事项J.山西档案，2004（6）：53.4李泽锋.档案保护技术学教学内容体系的重构与优化从磁性载体档案、光盘档案保护谈起J.档案学通讯，2013（1）：75-78.5陈彦彦.浅论磁性载体档案的保护J.档案管理，2015（3）：96.6李宗富，黄新平.基于5W2H视角的政府网站信息存档研究J.档案学通讯，2016（02）：68-72.（作者单位：上海航天信息研究所）