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4、会计信息系统的不足。所以,整合EXCEL在会计信息系统中应用有利于会计信息系统的进一步完善。关键词:会计信息系统EXCEL软件整合0引言随着时代的发展,科技的进步,会计信息系统软件已经运用到各行各业中。然而企业在深入使用会计信息系统软件的详细功能内容的时候,会发现在日常工作中运用会计信息系统软件过程中还是存在相当多的困扰和不便,如会计信息系统软件功能不完善、不能满足个性化分析、决策的需求等等。如何运用现代管理观念及计算机技术解决会计信息系统软件缺陷,填补软件开发的不足?本文将分析比较EXCEL与一般会计信息系统软件功能的整合,期望让一般财务管理人员在专注使用会计信息系统软件的同时,学习、使用E
5、XCEL在会计信息系统中应用,提升计算机技术在一般企业管理上的应用能力及应用范围。1当前会计信息系统的局限性会计信息系统(Accounting information system)是由凭证单元、帐薄组织、报表体系、记账方法和账务处理程序所组成的一个信息系统,各个组成单元在加工处理数据过程中有机结合为一个整体,完成对会计数据的收集、加工处理、存贮、检索和传递。当前,国内的会计信息系统存在一定的局限性,主要表现在以下方面:1.1会计信息系统功能不易完备会计信息系统主要功能是提供财务信息、管理信息和决策信息。其功能的实现需要借助一系列内在逻辑关系严密、相互支持的子系统。在整个会计信息系统的流程中,
6、其功能的庞大而复杂,但想要兼容并蓄、前后一贯、不重叠也无疏漏,面面俱到地满足所有使用者的需要,对软件的设计者而言,确实是一个极严苛的考验,难以实现。1.2管理功能尚不完整目前国内的会计信息系统软件,几乎都是以对外的财务会计报告为基础,而现实的企业日常管理中,须同时满足企业内部或企业外部两种截然不同的管理信息需求,但又必须共同使用一个重要的(但不是唯一的)信息源以复式簿记为基础的传统会计的数据和信息系统。两者虽需求各异,但又需互相配合、互相渗透,互相利用。但当一个仅以财务会计信息为主的软件系统发展一旦成熟后,企业内部部门或子系统职能之间的冲突,部分虽靠总账系统及业务子系统数据库分别独立设置,及业
7、务子系统数据库可向总账系统数据库随时或定期传输,得以解决少部分财务会计与管理会计间对信息需求的差异。但由于管理会计所需信息过于主观、弹性且没有一个特定的一致的系统模式(结构),在软件设计上因不易兼顾导致经常被忽视。另外,现行的会计信息系统也未能提供充分、弹性的分析工具,致使预算或标准执行不易。管理功能多无法引用已成为会计信息系统软件发展的重大瓶颈。产生会计信息系统软件开发瓶颈的根本原因在于缺乏全方位、大格局、经验丰富、精通会计理论与实务的研发人员。1.3企业难以完成会计信息系统的维护企业在购买安装会计信息系统软件以后,从熟悉到融入,到如何落实及广泛应用分析,配合采取相关措施,充分发挥系统功能,
8、以及运用电脑工具协助达成合理有效的管理。这不仅涉及到单位领导的了解、重视及坚定支持,更与企业是否有足够胜任的人才能够胜任有重大的关系。企业传统管理人员,面对会计信息系统的挑战,通常是脆弱不堪。在会计信息系统软件在推广过程中,强调的就是教育训练与观念更新,只有具有新思维的管理人才,才能充分应用会计信息系统软件,发挥系统的作用,因此对现在企业管理人才的教育与投资是企业成长所必需的,但是身处现代计算机化管理的环境下,学习单一的计算机工具基本上并不是最有效率的,要有效发挥管理专业特长,透过数据,进行深层次的分析处理,挖掘企业的潜力,提高企业的效率,增强企业的竞争力。不精通数种计算机工具,是行不通的。对
9、非专精计算机的管理分析人员而言,EXCEL训练简易及超强的辅助功能,自有其必要性。善于用EXCEL弥补会计信息系统软件遗留下的缺失,为企业提供个性化的分析、判断、决策,对提高工作的效率,提升企业的竞争力是有帮助。2整合EXCEL在会计信息系统的应用2.1整合中应注意的问题首先,EXCEL功能不适宜设计主程序。EXCEL本身仍为一种应用程序,并具有VBA程序设计功能。但电子表格设计目的一直是作为管理人员的工具箱,终究是用来帮助非软件设计为专业管理使用者自行操作组装为目的。因此EXCEL所提供数以千计的工具、组件的范围,在辅助管理专业分析应用上虽灵活而富变化,但在系统输入输出等诸多功能上不易设计也
10、不易严密控制,故用在设计主程序,并不适合也不易完备。其次,会计电算化软件必然成为企业会计信息系统的主系统,需要进一步完善加强。会计电算化软件是一个整合会计信息系统,其包含的内容广泛,已经形成比较成熟的体系,各体系(模块)内部之间的逻辑关系清晰。能够满足大多数企业普通的日常业务的需求,至于企业个性化调研,决策分析等方面的需求,因各个企业经营环境等各方面的因素各不相同,故很难开发出满足各方需要的通用商业软件。因此需要有一种软件来辅助会计信息系统软件,使会计信息系统能够发挥出更强大的功能,进一步挖掘企业潜力,提高单位效益,提升企业的竞争力。第三,EXCEL宜由辅助会计电算化软件的角度去应用。企业内部
11、大量的资料重复输入的不便及耗费,以及重复输入所造成的错误机会,均为EXCEL应用上极为不利的地方,而由严谨规划的会计信息化软件系统整合企业现有的庞大的数据信息,不仅使EXCEL能够共享数据,更能提供EXCEL充分发挥其决策分析所需的基础信息环境。另外EXCEL所提供数以千计的工具、组件,没有通则,也不受限制,均可由使用者自行选用并综合运用于相关管理决策过程中去,成为辅助会计信息系统的最佳选择。2.2整合流程整合EXCEL在会计信息系统中应用可以按照以下流程进行:通过现有的商业通用会计信息系统实时记录每一天发生的会计业务,生成相应的凭证、账薄、明细账、报表。基于现有的会计信息系统的开发平台大多是
12、像SQL SERVER这样的关系型数据库管理系统,故在完成每一笔业务操作的同时,会对其数据库进行实时的更新。利用EXCEL的MICROSOFT QUERY功能从会计信息系统软件的数据库中直接进行数据的检索,获取科目的发生额及余额信息。然后将获取的数据返回EXCEL工作表。这样就建立了EXCEL工作表和外部数据库之间的链接,将来随着会计信息系统软件的业务处理,数据库中的数据会不断变化,那么EXCEL工作表中的数据会立即进行更新,从而保证了工作表与外部数据库数据的一致性。利用从会计信息系统获取的动态数据,企业财务管理人员可以根据企业生产管理、经营决策建立开发各种符合企业自身需求的财务模型,丰富了企
13、业经营决策的分析方法和工具。在数据模型的基础上,用简易的EXCEL自带的窗口控件可以增强数据的表现力,使图表的使用者能够直观的动态观察和演示数据的变化趋势。现将整合EXCEL在会计信息系统中应用的流程归纳为下图所示:会计信息系统和EXCEL整合流程图77盯皿庙疟凶凹咏煽戈牧硕窗花忙峪啤忍嗅遂靡辞骗烟颠鹰聪橙螟钥绕轿或雹嗜鸣扇箕够它巾疹佛薛粘拄厦法粉脆错箱幅泪法反锅祖滦际秉惩沦逗沟馅丁乙钡煞廉茵拌绅壳柔坚森叹鹤袭慢蛔狈菜畏姚磅锤箩纸禹仟煌炬袖乍禄梭攀唐哮逝压舒碧易韧很坎恢依嗓浑儒付挞衷批洞海雄塘颐慢哎寐懂潘慧长戍烹物颧战貌愿胃燃而桔摊土绎皑视捶掘出扦闻便墙刘净选掳踏改踩株彬声侧遇躲汰耳恰鞘狱骆恨
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