关务审计与责任追究及改进作业指导书.docx

文件名称关务审计、责任追究与改进机制初版日期2016-9-20页次4/4新版日期2016-9-20文件编号SMS-WI-0077-GL制作部门审计部版次A版本修订内容修订者修订日期=该文件分发给以下部门,如有异动更新,旧版文件将予以回收=部门管理代表质量部生产部工程科机电科财务部资材部人力资源行政部纸档PDF檔 批 准审 核编 制2016年 月 日2016年 月 日2016年9月20日* 切实执行 妥善保管 *文件号： SMS-WI-0077-GL生效日期：2016-9-20版 本 号： A页 数：第 1 页 共4页文件名称：报关事务内部审计、责任追究与改进机制1.0目的 为了进一步完善关务内部控制，加大内部审计监督力度，于潜在报关风险和存在的差错， 及海关要求的改进事项，规范对相关责任人员的责任追究，及原因分析检讨和改进流程， 防止上述情况发生或再发生，确保报关符合法律法规。根据中华人民共和国海关法 、 黄埔海关对加工贸易企业账簿、单证管理规定 、海关行政处罚实施条例 、中华 人民共和国海关对加工贸易货物监管办法 、中华人民共和国海关稽查条例及中华 人民共和国会计法等有关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。2.0适用范围 本制度适用于本公司报关事务的审计，及关务管理和进出口经营活动的各环节，包括内 部控制、财务管理、守法规范、贸易安全等内容。3.0定义3.1关 务：是一个涉及通关、物流、外汇、成本、税收，以及内部作业单证，作业程序、 核算方式等一系列专业问题和政策法规的系统工程。 3.2内部控制：是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的 过程。 内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财 务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。3.3内部审计：是一种独立、客观的确认与咨询活动，旨在增加价值和改善组织的运营。 它通过应用系统的、规范的方法，评价并改善风险管理、控制和治理过程 的效果，帮助组织实现其目标。3.4报关风险和差错：没有满足海关规定的要求，可能存在违法违规风险。3.5工作责任追究制：指公司员工由于故意或者过失，不履行或者不认真履行职责，不执 行或者拖延办理公司决定决议的事项，不办理或者拖延交办的工作，以致 影响工作进程或工作效率，给公司的利益造成损害，或给公司造成不良影 响的行为，进行内部监督和责任追究的制度。3.6改进措施：为防止已出现的报关风险或差错或其它不希望的情况再次发生，消除其原 因所采用的措施。4.0职责分工4.1财务部：负责进出口活动的海关事务办理，报关单证管理；商业伙伴安全措施；会 计及财务管理，税款缴纳；文件号： SMS-WI-0077-GL生效日期：2016-9-20版 本 号： A页 数：第 2页 共4 页文件名称：报关事务内部审计、责任追究与改进机制4.2国际贸易部：及时准确提供上料及出货安排资料；4.3生产部：货物安全控制措施；4.4资材部：货物安全、集装箱安全、运输工具安全、危机管理等控制措施；4.5资讯科技部：信息系统及监控维护，确保系统数据准确及信息安全；4.6人力资源及行政部：场所安全、进入安全、人员安全等控制措施；行政处罚措施；4.7审计部：报关事务的全面审计，提出改进事项及建议，跟进改进结果，并向管理层报告；5.0作业程序5.1 审计程序 5.1.1审计部每年对公司关务进行一次全面审计，包括国际贸易、财务(含关务)、仓储、生产、 人事行政等部门； 5.1.2主要审计进出口报关事务的准确性和合规性，保税货物的收发、仓储、使用等管理的规 范性，深加工结转、合同执行、保税货物盈余与灭失情况；需关注报关事务相关流程的 遵循、管理制度的执行、资产安全、假借公司名义私揽货物报关、假借海关名义牟利、 偷漏税款等； 5.1.3编制年度审计工作计划时将关务审计纳入常规审计项目； 5.1.4编制关务审计计划，确定审计对象，以及具体审计的目的、时间、范围、内容、方式、 要求等事项； 5.1.5发出审计通知书。审计经理应于审计项目开始3日前，向被审部门发出审计通知书，将 审计目的、时间、项目等事项通知被审计部门； 5.1.6对被审部门进行审计。由两名或两名以上的审计人员开展审计。在审计过程中，审计人 员要根据审计工作具体要求，认真编写审计工作底稿，获取有价值的审计证据； 5.1.7 提交审计报告，做出审计结论。审计工作结束后应及时出具审计报告，审计报告必须附 有证明材料和有关资料，其内容包括审计范围、内容和发现的问题、评价和结论、处理 意见和建议； 5.1.8 建档与保存。审计人员对办理的审计事项，可建立审计档案，由审计部门保管并作为被 审计部门工作改善的参考；5.2责任追究 5.2.1责任追究 为强化关务工作责任，防止和减少相关人员在经营管理中的工作失误，明确工作中应承 担的责任；在日常报关事务管理中，报关组或负责关务的高级管理人员也可就违反操作文件号： SMS-WI-0077-GL生效日期：2016-9-20版 本 号： A页 数：第 3页 共4页文件名称：报关事务内部审计、责任追究与改进机制 流程及控制要求的部门和人员，提出整改意见，追究相关人员责任；5.2.2责任追究程序 5.2.2.1员工在出现失职、违纪、违规等行为后，由员工所在部门对失职、违纪、违规等行 为形成情况说明，报人力资源部； 5.2.2.2由人力资源部牵头组织相关部门进行调查核实，依据相关制度提出处罚意见，报总经 理批准； 5.2.2.3 处罚意见经批准后由人力资源部负责实施，以行政通告公示；5.2.3 工作责任划分 关务的高级管理人员负主要领导责任；各部门经理负管理责任；基层管理人员及各岗位 员工对本岗位工作负直接责任；由牵头部门和协同部门共同完成的项目和工作，牵头部 门负主要责任，协同部门负次要责任；5.2.4 责任追究的种类 书面警告、记小过、记大过、降职、辞退等；若员工违规行为造成公司财产损失的，公 司还将要求其赔偿损失；5.2.5 责任追究的内容及处罚 5.2.5.1 指令失误行为 如因上级下达错误的工作指令，致工作失误，没有造成公司直接或者间接经济损失 的，予以指令人警告一次；因下达错误的工作指令，致工作失误，造成公司直接或 者间接经济损失的按公司奖惩制度给予处罚；如属故意行为，还将追究指令人的法 律责任； 5.2.5.2 执行不力行为 如下属不服从上级指挥、调度或者工作执行不到为，情节轻微者，予以警告一次； 如造成公司直接或间接经济损失或屡劝不改的按公司奖惩制度给予处罚，并且在年 终考核时给予记录。如属故意行为，还将追究其法律责任； 5.2.5.3关务违法行为及处理 包括假借公司名义私揽货物报关、假借海关名义牟利、偷漏税款、向海关人员行贿 等；对涉嫌违法违规行为的人员提交公司高层处理，并向海关报告，移交司法机关 处理；5.3改进机制 5.3.1改进机制：对潜在的风险、失职、违规行为出现的问题由责任部门改进； 5.3.2改进部门：关务活动所有部门包括总经办、业务、关务、财务、仓储、人力资源、审计； 文件号： SMS-WI-0077-GL生效日期：2016-9-20版 本 号： A页 数：第 4页 共4页文件名称：报关事务内部审计、责任追究与改进机制 5.3.3 改进程序 5.3.3.1对审计发现的问题、关务活动中出现的违规行为，交由责任部门跟进； 5.3.3.2责任部门应对问题进行原因分析及已造成的不良后果； 5.3.3.3责任部门针对形成的原因拟定纠正预防措施及完成时间，并执行改善行动 5.3.3.4纠正措施回复审计部及关务高级管理人员； 5.3.3.5改进效果跟踪； 5.4审计部依据责任部门改进事项的完成时限，组织后续审计，跟进被审单位改进措施的执行 情况及效果，并编制后续审计报告；6.0相关文件 SG-SMS-COP-0031内部审计管理制度7.0相关表单 无