03物资采购管理制度.doc

现场材料采购与存放管理制度

编制　浙江昆仑建设集团股份有限公司
物资供应部

现场材料采购与存放管理制度

1　主题内容与适用范围
本制度规定公司物资采购管理工作内容及要求。
本制度适用于公司材料采购、验收、保管、发放使用等管理工作。
2 工作职责
2．1 物资供应部是公司工程材料、设备采购管理的主管部门。
2．2 工程公司（项目经理部）具体实施工程材料、设备采购、验收、保管、发放使用等管理工作。
3 物资管理的要求
3．1 按照批准的物资采购计划和文件，按质按量准确采购施工所需的工程材料、工程设备，遵守国家有关法律法规，执行公司《物资采购控制程序》。
3．2 按照采购合同和有关验收的标准及规定，准确、及时地验收工程材料和工程设备，确保不合格物资不用于工程之中。
3．3 材料采购实行分级管理。材料分主要材料和其他材料二类：
主要材料：钢材、水泥、砼、砖、黄砂、石子。
其他材料：除主要材料外的材料（含周转材料）。
3．4 材料采购计划编制：
3．4．1 材料采购计划编制依据：
a、 工程项目需用材料清单（材料计划表）；
b、 工程项目进度计划表（如遇计划更改，补充计划表），在需用材料清单（材料计划表）中应注明品种、规格、数量以及质量要求，供货时间等内容，各使用单位（工地）应提前将需用材料清单（材料计划表）按物资种类报相应部门审批后组织采购。
3．4．2 物资供应部及工程公司（项目经理部）综合科接到需用材料清单（材料计划表），应结合库存情况，统一平衡后审批，工程公司（项目经理部）综合科、项目部分别编制材料采购计划，实施采购。
3．5 应准确、及时、迅速地验收物资，做到合理保管，妥善养护，减少保管损耗，使物资安全存放。
3．6 每年工程公司（或供货周期）应对物资供方进行评价。
3．7 按仓库平面布置，搞好货区规划，提高仓库面积的利用率。
3．8 执行储备定额，精打细算。在确保及时提供的情况下，努力降低仓储费用，减少资金占用。
3．9 记好物资台帐，搞好物资盘点，准确及时地反映物资动态及存储量，做到帐、卡、物相符。
4 材料采购合同
4．1 材料采购的供方一般应在公司颁发的“合格物资供方名录”中确定，物资供应部检查监督。
4．2 各类材料采购合同由工程公司（项目经理部）负责签订，物资供应部检查监督。
4．3 材料采购合同必须符合《经济合同法》有关规定，尽量采用国家标准合同文本。
4．4 对违反合同，不能按质按量按时供货的供方，工程公司（项目经理部）必须及时报物资供应部，由物资供应部提出处理意见，并报分管领导审批。如该供方从合格物资供方名录中被除名，三年内不得使用。
5 材料的验证
5．1 根据采购合同和生产要求，必要时工程公司（项目经理部）应组织生产、技术、材料部门的有关人员不定期到供方货源处进行验证，发现问题及时提出改进要求，确保供方按质、按量、按时供货。这种验证也可在采购文件中约定，但不能作为进货验收时的依据。
5．2 如工程承包合同中规定顾客需对供方物资进行验证时，工程公司（项目经理部）、项目部有义务提供条件和有关资料，协助顾客代表进行验证工作。但不能代替材料进货验证，也不能减轻本公司合同责任。
5．3 材料进货验证的分级管理
a、 主要材料的进货验证，应由工程公司（项目经理部）材料科负责；
b、 其他材料的进货验证，应由项目部材料员负责。
5．4 材料进货验证必须按合同条款进行，根据供方提供的有关规格、数量、质量等证明文件，清点查验进库（现场）材料，材料验证人员作好验证记录并按规定标识。
5．5 需作复试检验的材料，由工程公司（项目经理部）材料员及时送中心试验室。根据复试检验报告作好有关标识等工作。
5．6 在进货验证中发现不合格材料，应及时按规定作好不合格品的处理工作。
6 仓库物资的验收、保管、发放
6．1 验收
6．1．1 物资入库应由采购人员根据原始凭证，填写材料验收单，经仓库管理员验收签证，并经主管负责人签署后作为财务入帐或报销凭证。
6．1．2 物资已入库或部分物资已入库，而原始凭证未到达的，应由采购人员填写估价验收单入账，待原始凭证到达或全部物资到达后再冲销估价验收单，填正式验收单入帐。
6．1．3 验收工作要严肃。凡入库物资，仓库保管员必须按验收单、入库单以及送货单等凭证上的名称、规格、型号、数量、厂家、生产日期、质量等内容，严格、认真地按质量标准和计量要求逐项核对，做好标识，发现差错，及时与经办人联系，做到四不接收，即凭证不齐不接收；规格不符不接收；数量有差错不接收；质量不合格不接收。
6．1．4 验收必须及时，对量小、体轻、贵重物资，必须当场验收，对量大、体重和物资须在2～3天内办完验收工作。入库物资均应提供产品合格证书。
6．2 保管
6．2．1　物资入库后，必须科学保管，要分类别，按规格顺序排列，做到库、架、层、格“四定位”，要有货物标签，按上轻下重，五、十成行，五、五成方或五、五成堆进行堆放，做到能过目知数，便于发放和盘点。对危险、贵重及有环境影响的物资要按规定保管，对剧毒物品必须双人收发，保管加比锁。
7 物资发放与退库
7．1 物资发放必须严格按照领料制度，根据公司物资供应部门料具领用单或材料调拨销售单，按照规格、名称、数量、质量发料。
7．2 物资发放必须坚持先进先出、专料专用、急用先发的原则。对工地多余退回物资，需经有关经办人员验证数量、质量后方可退库核销，并办理重新入库登帐。
7．3 委托外加工和对外调拨或销售的物资出库，应凭物资供应部门负责人签字或授权的施工员、材料员签发，经物资供应部核定的限额领料单调拨。仓库保管员要做好一查库存，二查料单，三取料具，四点交出库，五登帐册，不出差错。
8 物资帐、卡和报表
8．1 仓库要按物资种类分别建立台帐和明细帐，凭材料验收单、估价入库或加工入库单登记收入帐，凭材料调拨、销售单、领焖小票等有效凭证登记出帐，凡属退库余料，凭内部材料入库单在调出栏用红字冲回，内容完整，凭证齐全有效。
8．2 仓库应每月出动态报表，每月出收、发、存报表，季末进行清仓盘点，对盘盈、盘亏，应查明原因，填具盈亏报表，报物资供应部门和财务部门负责人核准后，经财务部门批准，调整帐面数据。物资帐册每年更换一次，帐、表、单据均应装订成册、保管，未经领导批准，不得任意处理。
8．3 仓库物资超储和不适宜继续储存的物资人，应及时向物资供应部门负责人提出，并填写多余物资报表，经批准后调出、转让、出售，减少库存资金占用。
8．4 对需报废的物资，要列出清单，填写报废物资报表，物资供应部经汇总并经有关部门签定，批准后方可处理。
8．5 仓库物资保管必须认真贯彻企业安全保卫责任制及消防安全责任制。

附加说明：
本制度由公司物资供应部起草
本制度由公司物资供应部负责解释