采购合同管理流程.doc

编制部门：采购资源部
文件编号：Q/XJ-CGB-WK-HT-1405-002
有效期限：长期
XX管理文件

XXXXXX有限公司

采购合同管理流程

文件编号：Q/XJ-CGB-WK-HT-1405-002

描述
日期
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初版
2014.06.21

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副本发放：■ 总经理 ■ 副总经理 ■ 总监 ■ 行政人力部
■ 财务部 ■ 综合贸易事业部 ■ 外协研发部 ■ 采购资源部
正本保存: 采购资源部
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初版发行

XXX

2014-05-26

归档确认/日期： 归档人/日期：

企业是大家的，报酬是顾客给的，工作是为自己而做！

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1目的
规范公司合同管理程序、明确管理职责、界定管理层面、防范合同采购风险、提高管理效能、维护公司利益，依据国家相关法律法规，特制定本制度。
2适用范围
本制度适用于XX公司内部各部门。
3.定义
3.1合同：是指除劳动合同外，公司与平等主体的自然人、法人和其它组织之间,以及集团内各平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议；
3.2合同管理：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审批会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。
4职责
4.1采购资源部和综合贸易事业部负责对供应商资料搜集、调查、询价、议价、分析并负责采购合同的签订、履行；
4..2采购资源部负责存档和管理工作；
4.3采购价格和合同由经办人提交相关部门经理审核，报采购总监或总经理审批。
5管理规定
5.1合同资料
5.1.1合同签订条件
a长期合同：单笔采购金额大于￥1000.00元（条件1），月采购频次两次以上且年度内连续两月发生供货业务或年度采购频次达10次以上（条件2），两个条件都满足的必须签订书面采购合同；
b批次合同：生产类设备类产品和食品内定制品要求每笔进货必须签订批次合同，因特殊原因无法签订的，必须提供《临时采购说明》，有相关业务部门负责人签字和采购资源部负责人签字确认后生效；
c个人/个体工商户等无法签署正式合同，或有正式合同但无法正常执行，又必须紧急采购的情况，必须提供《临时采购说明》，有相关业务部门负责人签字和采购资源部负责人签字确认
后生效。
5.1.2现金现场采购、个别一次性采购、维修维护等以发票为证的非生产性项目（如商场采购日
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用品、电器用品、生活用品、零星办公用品；办公室、厂区小型维修等）可不签订书面合同；
5.1.3具体操作过程中界定不清时，由采购资源部、财务部和合同承办部门共同确定。
5.2采购资源部为合同档案归口管理部门，对合同订立、履行、变更、解除进行审计、监察；
5.2.1转交采购资源部的合同，品类人员必须提供相关的资质证件；
5.2.2临时供应商必须经过新增供应商资格审批工作流才能转为常用供应商，考核合格后列入《合格供应商名录》。
5.3 需要以公司名义签订各种具有履约性质的协议、文件的部门为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，借调、借用人员不得被指定为承办人；
5.4合同签订之前应当经财务、采购资源部、法务部门、承办部门以及合同项目所涉及的使用部门及相关业务管理部门审查会签；
5.5 合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度
5.5.1合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责，合同承办人为直接责任人；
5.5.2 审查会签部门根据本部门职责及本办法的规定，对合同项目中应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。
5.6 公司内部的职能部门一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何书面文件；
5.7合同承办部门和合同归口管理部门应当建立合同台帐，实行履约跟踪责任制；
5.8 在合同的订立、履行中，对有下列行为之一，且产生较大影响或严重后果的，由采购资源部门按照有关规定进行查处，并会同人事部门追究责任部门负责人和直接责任人的责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：
5.8.1 不按本办法规定签订、履行合同的；
5.8.2 订有重大缺陷或无效合同的；
5.8.3 审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的；
5.8.4 不按法律或本办法规定履行变更或解除合同职责的；
5.8.5 应当追究对方违约责任而擅自放弃的；
5.8.6 提供虚假资料的；
5.8.7 不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；
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5.8.8 未按规定进行授权或擅自转委托的；
5.8.9 与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的；
5.8.10 泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；
5.8.11 延误纠纷处理法定时效期间的；
5.8.12 在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。
6程序
6.1合同价格审核
6.1.1询价及议价
a品类人员应选择三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象；
b询价后，选择两家以上供应商进行交互议价；
c采购议价应注意品质、交期、服务兼顾；
d供应商提供报价的产品与请购规格不同或属代用品时，业务人员应送需求部门确认；
e必须经常分析或收集资料，了解和判断市场价格趋势，作为议价的依据。
6.1.2价格调查
a．本公司各相关部门，均有义务协助提价格讯息，以利于品类人员比价参考；
b．采购资源部下属品类开发部和综合贸易事业部有责任向供应商索取详细的价格资料，同时通过其它途经收集相关产品的价调查价格信息，建立价格信息台账，便于对产品价格的分析和查找，确保采购产品价格的合理性和适当性；
c业务人员要随时关注相关产品的主要原材料的价格趋势，分析价格的变化趋势，利于采购价格的谈判。
6.1.3价格审核程序
a询价、议价完成后，业务人员上应于《样品检验报告》、《三家比价表》上填上供应商资料和产品规格等资料，填写询价或议价结果，如不能提供，则需书面说明；
b采购资源部和综合贸易事业部经理对议价结果进行审查，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价或由经理亲自与供应商议价；
c采购资源部和综合贸易事业部经理审查后的价格，呈送相关领导审核，最后呈采购总监和总经理确认批准；
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d采购总监和总经理均可视需要再行议价或要求采购相关部门进一步议价；
e经核准后的《三家比价表》都需采购资源部门建档；
f已核定的价格涨跌变化的审核，应同样参照新价格的审核流程执行。
6.2 供应商调查
签订合同前，业务人员就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解，根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。
6.3 采购合同审批程序
6.3.业务人员提交合同初稿会审;
6.3.2采购合同初稿会审稿的审查
采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下：
a承办部门负责人主要负责对合同价款、到货验收或支付条件等条款进行审查并提出意见；
b采购资源部主要对合同内容条款的合法性及资料的完善性进行审查并提出审查意见；
c采购总监负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；
d总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；
e业务人员根据总经理的审核意见修改合同文本，并将总经理审核意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。
6.4 采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书等，均属于合同的范围。
7履行程序
7.1采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
7.2在合同履行过程中出现下列情况之一时，相关部门应及时报告上级领导，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同：
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7.2.1 由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的；
7.2.2由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的；
7.2.3由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的；
7.2.4其他合同约定或法律规定的情形出现。
7.3条合同发生纠纷时，采购跟单部相关人员应会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜；
7.4合同经签字、盖章，且约定的生效条件成就时方可全面实际履行。合同生效之前，不得实际履行。
8变更或解除程序
8.1 合同需要变更或解除时，合同承办部门应在与合同归口管理等部门沟通情况后，以书面形式通知供方，说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合同的协议草案一经达成，需按本办法6.3的相关规定办理；
8.2 合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文，应及时与归口管理等部门沟通情况、请示合同签署人后，应当在法定或约定的期限内书面答复对方。如果必须变更或解除，应与他方达成变更或解除合同的书面协议草案，确定索赔条件。
9相关附件
9.1 《样品检验报告》
9.2 《三家比价表》
9.3 《供应商能力调查表》
9.4《临时采购说明》
10颁布执行
10.1 本制度由香界公司采购资源部修订;
10.2 本制度自颁布之日起执行。
XXXXXX有限公司
二O一四年六月二十一日