知识产权管理体系认证-001-文件控制程序.docx

XXX股份有限公司 文件控制程序文件控制程序文 件 编 号*-001版 本A0受 控 状 态受控密 级*生 效 日 期-08-01页 数5修 订 履 历序号版本修订内容修订人生效日期1A0新版发行XXX-08-01审 核XXX -07-05批 准XXX -07-101 目的规范本公司知识产权管理体系的文件管理，使文件的制定、编号、使用、发行、保存、变更、废止及销毁作业系统化、标准化，确保有关部门能迅速、正确地使用文件。2 适用范围本程序适用于与知识产权管理体系有关的文件。3 职责3.1 体系部：3.1.1 负责文件编码、保存、变更、移转、销毁、遗失、调阅作业的控制与稽核。3.1.2 负责文件副本发行、变更、销毁作业的控制与稽核。3.1.3 负责公司知识产权管理体系文件原件和电子资料的保管3.2 制定部门：负责文件原稿制定、变更、废止通知，负责指定文件的分发部门及数量。3.3 使用部门：负责文件签收、保管、执行、回收，发现不妥之处向制定部门提出修改意见。3.4 文件管理人员：由使用部门指派，负责依据本程序执行本部门内各项作业及文件管制。4 术语及定义 4.1 体系文件：按GB/T 29490-2013企业知识产权管理规范要求编制的、对公司的各种生产经营活动的流程和职责进行规范以确保知识产权管理体系有效运行的文件。4.2 技术文件：与产品研发、生产、检验相关的各类工程技术文件，包括但不限于：图纸、物料清单等。4.3 文件：信息及其载体，载体的形式不限；4.4 附录：有参考价值但不宜放在文件中、可单独受控、变更的信息，如合同、已填写的表单范本等4.5 原稿文件：文件制订人打印并经审核签名的原始纸质文件（非复印件）由体系部存档4.6 受控文件：文件的信息和版本受体系部控制的文件4.7 不受控文件：文件的信息不受体系部控制的文件4.8 作废文件：文件内容已经失效的文件4.9 外来文件：与公司运营及产品相关的来自于公司外部的文件，包括但不限于：相关方规格书/图纸/BOM清单、业界/行业标准、法令/法规等。5 程序5.1 文件分类及编号规则5.1.1 一级文件（管理手册）：简要说明本管理系统如何满足标准要求。5.1.2 二级文件（程序文件）：规定何人于何时在什么地方做什么事。5.1.3 三级文件（作业规范类文件）：相关规章制度，说明如何做。5.1.4 四级文件（各种原始记录表格类）：用以收集传递资讯、控制作业流程或证明作业已符合要求。5.1.5 各类文件编号、版次规则如下NO文件大类文件类别文件的编号备注1一级文件知识产权管理手册IPM - #文件代码 流水号/#版本/改次2二级文件知识产权管理程序文件* - #文件代码 流水号/#版本/改次3三级文件管理类、作业规范类（规章制度、操作指导等）IPGL - #文件代码 流水号/#版本/改次4四级文件表单记录* XXX - #文件代码 标准代码 流水号/#版本/改次版本/改次编号： 版本编号：A、B、C、D依此类推； 改次编号：0、1、2、3、4、5依此类推 修订时依次递增为A1、A2，至A5后版本升为第二版，以B表示；第三版以C表示，依此类推；5.2 文件的编写5.2.1 文件的章节要求公司所有的二级文件正文应包括以下章节/内容，三级文件依据实际情况进行调整： 1 目的一般包含：规范过程、对过程进行有效控制等，力求简练、通俗易懂；2 适用范围也就是文件的适用对象，如某个部门、某个过程、某个工序，或某个产品等；3 术语与定义对专用特殊名词用通俗易懂的文字描述4 职责明确各相关部门或人员的职责；5程序即文件的作业过程，包括作业、控制、管理、记录、提出控制指标以支持过程有效性（即统计分析）和资料存档。引用文件或表单用“”表示。如需要以流程图形式阐述，流程从“开始”开始，以“结束”结束，每个“过程”文本框力求美观得体。流程图的符号要求如下： 图形定义说明起/止开始或结束过程常规流程判定判定或审核的过程承接当换页或一个过程引用另一过程时使用流向过程与过程间流转的方向，表示“至”的意思6 相关文件此处出现的文件名称，在正文里面应明确在文件何处参考该文件，在编写文件时不能以制订人的主观意愿来参考，而应以文件里事实上有没有参考该文件为准；7 相关记录该文件引出的记录表单，具体格式如下表：序号表格名称表格编号使用部门相关部门归档部门18附录采用附录的目的是为了减小文件的篇幅，避免文件过长，所有的附录都必须在运作程序中注明附录序号；注：当某一章节不适用时，可以将本章节删除。5.3 文件的管理：5.3.1 管理系统手册、程序文件、工作指示文件的管理编制文件目录或受控文件清单对程序文件和工作指示文件分别管理，文件发布、新增发布前要经过审核和批准，填写文件会审单，审核通过后发行；修订后再发布前重新审核和批准，填写文件更改单，审核通过后再发行；文件的发行通过填写文件发放回收登记表发行，并同时起草下发知识产权管理文件，通知企业知识产权管理体系覆盖的所有部门从即日起执行；一、二、三级文件的任何修改都做改版处理。文件作废需通过文件处理审批单审批后执行，纸质作废文件需加盖”作废文件”章由文控中心保管，电子件作废需在文件名上加注“作废”字样。内部文件制订、修改、审批、批准权限如下：NO文件级别制订审核批准1一级文件（管理手册）体系部管理者代表管理者代表2二级文件（程序文件）各部门部门主管或以上管理者代表3三级文件（制度文件）各部门部门主管或以上管理者代表7四级文件（记录文件）各部门工程师或以上部门主管或以上5.3.2 记录类文件的管理记录文件的管理参考*-002外来文件和记录控制程序，表单由记录文件清单和记录清单台账进行管理。5.3.3 外来文件的管理1) 外来文件以原文件名称和编号为索引，不再另行编号，编制外来文件记录清单，记录文件名名称、编号、修订或实施日期、收集日期、文件来源、主要执行部门等进行管理。2) 外来文件均以电子文件的形式进行发放，如有纸档原稿文件交由文控中心保管。3) 主要执行部门应及时关注外来文件更新状态，并收集最新版本，纸档文件加盖“作废文件”印章，按作废文件处理。5.3.4 电子文件的管理由电脑操作员用其他分区的硬盘备份存档（网管设置权限），备份盘作好防尘、防磁、防毒、防静电等工作，根据情况按日期或类型进行识别检索，并定期对电脑进行杀毒、升级和维护，确保文件不丢失，电子文件保管人员应将文件设置密码保护，或设成只读，定期复查，未经授权人许可，任何人不得进行拷贝和外传，如需更新电子文件，则将旧文件直接删除，保留最新版本文件（如有需要可自行设置旧版本文件夹，隔离保存）。5.3.5 文件的储存与保管1) 所有文件可以用纸档或电子档保存，电子档保存要备份；2) 失效文件的保存期限a. 一、二级、三级文件保存五年以上；b. 四级文件保存三年以上； 5.3.6文件的保密管理1）密级及范围： 公司保密事项分为绝密、机密和*三种密级：a. 专利技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；b. 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；c. 公司知识产权管理体系一、二、三级文件，人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），员工工资性收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为*级；d.公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。 2）保密期限：一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，*级事项保密期限为3年。具体管理参见*-014保密管理程序6 相关文件6.1 *-002外来文件和记录控制程序6.2 *-014保密管理程序7 相关记录7.1 记录表单序号表格名称表格编号使用部门相关部门归档部门1文件目录*422-01体系部各部门体系部2文件会审单*422-76体系部各部门体系部3文件发放回收登记表*422-02体系部各部门体系部4文件借阅表*422-03体系部各部门体系部5文件更改单*422-04体系部各部门体系部6文件处理审批单*422-05体系部各部门体系部8 流程图文控初审OKNG审批/会签电子文件发放OKNG文件制定开始文件编号登记A件更改文件更改文件回收A件更改结束文件作废纸质文件发放文件使用/执行遗失/损毁/增加文件补/增发申请5第 页 共 5 页