知识产权管理体系认证-006-知识产权信息资源控制程序.docx

XXX股份有限公司 知识产权信息资源控制程序

知识产权信息资源控制程序
文 件 编 号
**-006
版 本
A0
受 控 状 态
受控
密 级
**
生 效 日 期
-08-01
页 数
4

修 订 履 历
序号
版本
修订内容
修订人
生效日期
1
A0
新版发行
XXX
-08-01

审 核
XXX -07-05
批 准
XXX -07-10
1 目的
1.1 对公司涉及的知识产权信息资源进行控制，确保公司对知识产权信息的获取和利用及对外信息发布的有效管理。
2 适用范围
2.1适用于本公司知识产权信息资源的管理与控制。
3 参考文件
3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》
4 术语及定义
4.1信息资源：是指以文字、图形、图像、声音、动画和视像等形式储存在一定的载体上并可供利用的信息。包括但不限于以下两类信息。
4.1.1内部信息：专利、商标、版权、商业**、专有技术、许可证贸易等各类知识产权信息。
4.1.2外部信息：国家和各级政府有关知识产权的法律、法规和政策措施，国内外相关专利文献、商标注册等信息，相关专业期刊、图书、杂志等出版物记载的相关技术信息，竞争对手及其产品技术信息等。
5 职责
5.1知识产权部
5.1.1负责本控制程序的修订与完善，对本程序文件的解释。
5.1.2建立信息收集渠道、定期获取所属领域、竞争对手的知识产权信息。
5.1.3对知识产权信息进行分类筛选和分析加工，以便于利用。
5.1.4负责对知识产权信息发布的审核与控制。
5.1.5对知识产权信息发布进行审核批准。
5.3其他部门
5.3.1申请知识产权信息的发布。
6 程序内容
6.1建立及维护信息收集渠道
登记知识产权信息收集渠道到《知识产权信息收集渠道列表》，并及时进行更新。
6.2信息检索
6.2.1所属领域知识产权信息检索
知识产权部每月定期根据《知识产权信息收集渠道列表》开展检索。并根据《知识产权信息汇总表》中的“所属领域”对有关所属领域进行知识产权信息的检索，检索范围包括专利、版权及商标等；并将检索到的信息文件收集或下载保存，同时登记到《知识产权信息汇总表》里。
6.2.2竞争对手知识产权信息检索
知识产权部每月定期根据《知识产权信息汇总表》中的“竞争对手一览”，逐一对竞争对手在所属技术领域进行知识产权检索，并将检索到的信息文件收集或下载保存，同时登记到《知识产权信息汇总表》里。
6.2.3信息分类筛选及分析加工
将上诉信息检索产生的所有信息文件逐一进行筛选，挑选出重点的知识产权或竞争对手的知识产权进行分析加工，编写《知识产权信息分析报告》。《知识产权信息分析报告》的编制频次根据收集到的知识产权信息数量确定。
6.3信息有效利用
6.3.1信息共享：知识产权部定期以邮件方式向需求部门发布《知识产权信息汇总表》和《知识产权信息分析报告》。
6.3.2信息利用：各部门根据《知识产权信息汇总表》和《知识产权信息分析报告》选取适宜利用信息，并加以利用。
6.3.3利用的方式包括：
（1）科研项目立项、产品研究开发计划、规避设计等；
（2）技术分析、市场分析、行业及竞争对手分析；
（3）知识产权评估、侵权风险识别及预警机制；
（4）文件、制度的变更，以及管理体系的调整、改进；
（5）资源需求、规划等方面评估与决策；
（6）管理评审输入，以及改进措施；
（7）其他工作的持续改进。
6.3.4当收集积累的知识产权信息数量多到不便于日常管理、调阅、加工分析时，可以建立知识产权信息数据库，并有效维护和及时更新。
6.4对外发布信息管理
6.4.1对外发布信息工作部署
开展对外信息发布管理工作前，由知识产权部起草下发《知识产权管理文件》，通知企业知识产权管理体系覆盖的所有部门从即日起按照《知识产权信息资源控制程序》的6.4要求开展对外信息发布工作。
6.4.2发布信息申请
1） 任何个人和部门在对外信息发布之前，必须经过审核通过方可发布。
2） 业务申请人需将对外发布的信息方案连同《对外信息发布审查报告》提交到知识产权部门进行审查。
6.4.3对外发布信息审查
1）知识产权部对发布方案中涉及到的公司有关知识产权方面的技术、工艺、新产品等是否泄漏公司的商业**或准备申请专利的技术、外观设计或尚未进行注册申请的商标设计等进行审查，并提出修改建议，对于需要对外保密的信息，知识产权部有权提出修改方案。
2）知识产权部审查内容还应该包括发布以上的信息是否侵权、是否涉及虚假宣传等，并填写审查意见。
6.4.4对外发布信息批准或驳回
1）知识产权部根据审查意见对外信息发布内容，包括广告宣传、研发产品，财务审计等信息无异议的、确认不存在虚假宣传、图片有合法知识产权来源等，提出批准，必要时报管理者代表和总经理批准。
2）知识产权部根据审查意见对外信息发布内容，包括广告宣传、研发产品，财务审计等信息有虚假宣传、图片无合法知识产权来源等，存在异议的，提出驳回，并给出修改意见。
3）业务申请部门根据修改意见进行修改，并再次提交审核，直至通过审核。
6.4.5对外发布信息记录归档
窗口专员根据批准信息，将最终方案归档保存，文档可以以电子档形式保存。
7 相关记录
序号
表格名称
表格编号
使用部门
相关部门
归档部门
1
知识产权信息收集渠道列表
**640-47
知识产权部
各执行部门
知识产权部
2
知识产权信息汇总表
**640-48
知识产权部
各执行部门
知识产权部
3
知识产权信息分析报告
**640-49
知识产权部
各执行部门
知识产权部
4
对外信息发布审查报告
**640-50
知识产权部
各执行部门
知识产权部
8 附录
不适用。

9 流程图

申请人/部门

业务人员

知识产权部
窗口专员

知识产权部

业务部门

窗口专员

窗口专员
设计对外信息发布方案

提出对外信息发布申请

NG

审 核
提出修改意见
OK

OK
批 准
对外发布信息
知识产权部备案
登记、归档、保存

4
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