干部人事档案管理系统深化应用分析.pdf

522023年 第26期 兰台内外科学管理实践创新干部人事档案管理系统的深化应用与创新，不仅可以提高档案管理水平和质量，还能够有效提升干部队伍建设效率。但在实践过程中，由于缺乏相关工作经验及技术支撑，导致系统运行效果并不理想。并且，随着信息技术日新月异的发展，传统档案管理模式已经无法满足新形势下档案信息化管理的需求，必须采取科学、合理的策略，加强对其优化改进，才能实现信息资源合理利用。因此，要积极加强对干部人事档案管理问题的重视程度，并采取有效措施推动其实现优化升级发展。一、干部人事档案管理系统简介干部人事档案管理系统是一种专门用于管理干部人事档案的信息化系统。它的具体内容包括干部个人信息、工作经历、学历教育和奖惩情况等。通过该系统，可以全面、准确地记录和管理干部的基本情况，为干部选拔、培养和使用提供依据。首先，干部人事档案管理系统的核心内容是干部个人信息。包括干部的姓名、性别、出生日期、籍贯等基本信息以及身份证号码、联系方式等联系信息。通过这些基本信息，可以准确地识别和辨别每一位干部的身份，为后续的档案管理工作提供基础。其次，干部人事档案管理系统还包括干部的工作经历。包括干部曾经从事的工作岗位、工作单位和任职时间等信息。通过记录和管理这些工作经历，可以清楚地了解每位干部的工作背景和工作经验，为干部选拔和任用提供参考。最后，干部人事档案管理系统还包括干部的学历教育和奖惩情况。例如，干部的学历、学位、培训经历等教育信息以及干部在工作中所获得的奖励和受到的惩罚情况。通过记录和管理这些信息，可以全面了解每位干部的学历背景和教育经历以及工作表现和能力水平，为干部选拔和培养提供依据。二、干部人事档案管理系统应用现状1.缺乏统一的规范标准在干部人事档案管理系统的应用现状中，问题之一便是缺乏统一的规范标准。由于各地区政府制定的相关政策不尽相同，各地的管理体系也有所不同，导致档案管理系统的差异性。许多政府机构对于干部人事档案管理系统的规定也不够明确。由于没有一致的规范标准，导致管理不规范，许多档案存在着整理不及时、查找困难等问题。此外，很多政府机构的档案管理系统也缺乏完善的记录、保管机制，导致档案的收集、整理和存储存在严重的问题，甚至存在档案遗失的情况。2.信息不对称干部人事档案管理系统中存在信息不对称的问题，意味着用户可能只能访问部分信息，而无法访问完整的信息。这种不对称的现象可能会影响管理者对干部的客观评价，从而影响干部的晋升机会。信息不对称也可能会影响干部的招聘和考核，导致招聘不公平和考核不公正。管理者未能准确识别干部的能力和绩效，从而影响组织管理的效率。为了解决信息不对称问题，管理者需要制定有效的档案管理制度，以便能够准确收集、分析、使用干部的信息，并制定相应的有效机制，确保数据的准确性和完整性。3.数据更新较慢目前，大多数干部人事档案管理系统都存在着数据更新较慢的问题。虽然这些系统可以满足人事档案的建立和管理，但其管理的信息更新却跟不上现代生活节奏的快速变化。为此，许多企业在使用这些系统时，也面临着数据更新较慢的困扰。一方面，技术上的拖延是造成数据更新较慢的重要原因。当前，大多数干部人事档案管理系统使用的是传统的数据库，没有采用先进的云技术，导致这些系统没有能力快速更新数据。另一方干部人事档案管理系统深化应用分析文/张春子摘要：干部人事档案管理工作直接关系到党的事业发展和干部队伍建设。近年来，随着我国政治、经济、文化等各项事业的快速发展，干部人事档案管理也出现了许多新情况和新问题。因此，如何创新档案管理模式成为当前干部人事工作中的一项重要任务。干部人事档案管理系统在这个背景下应运而生，它是改进传统手工档案管理方式而形成的一种新型档案信息管理模式，具有信息共享程度高、方便快捷、高效实用等特点。本文主要对干部人事档案管理系统的深化应用展开分析，以供参考。关键词：干部人事；档案管理；系统应用作者简介：张春子（1982）女，汉族，山东济南人，本科，馆员，研究方向：人事档案管理。532023年 第26期 兰台内外科学管理实践创新面，缺乏监管机制也是造成数据更新较慢的重要原因。由于缺乏有效的监管，人事档案管理系统往往没有及时发现更新数据的需要，也导致了数据更新较慢的问题。4.管理观念陈旧在当今的干部人事管理领域，管理观念仍然非常陈旧，大多数公司的管理模式都比较传统，很多企业缺乏创新的管理理念，没有采用科学的管理方式，这使得企业的管理水平停滞不前。陈旧的管理观念也影响了干部人事档案管理系统的应用。由于管理模式老旧，一些企业缺乏科学的管理技术，对于干部人事档案管理系统也缺乏必要的重视，不规范的档案管理也使得企业无法及时了解和掌握员工的个人信息，从而影响企业管理的有效性。因此，要想提高企业的管理水平，就要改变管理观念，引入科学的管理模式，使用先进的技术，科学管理干部人事档案，才能让企业的管理变得更加有效，才能让企业发展得更好。5.档案管理人员综合素质较低档案管理人员的综合素质是影响干部人事档案管理系统应用现状的一个重要因素。在实际工作中，一些档案管理人员的综合素质较低，在一定程度上影响了系统的正常运行和效果。此外，还有一些档案管理人员的沟通和协调能力较差。档案管理工作需要与各部门和个人密切的合作，需要具备良好的沟通能力和协调能力。然而，一些档案管理人员在与他人沟通时表现得不够灵活，态度不够积极，缺乏沟通技巧和团队合作精神，导致档案管理人员与其他部门之间的沟通和协作不畅，影响了档案管理系统的整体运作效率。三、干部人事档案管理系统深化应用的优化措施1.建立完善的系统数据库系统数据库是干部人事档案管理系统的重要组成部分，是实现系统功能的基础，是系统深化应用的重要保障。因此，建立完善的系统数据库十分必要。首先，建立完善的系统数据库，要确保数据的安全性，避免非法访问，防止数据被泄露。其次，要确保数据的准确性，及时反映干部人事变化，确保数据真实可靠。再次，要保证数据资料完整准确，做到“三查”即查缺补漏、全面掌握情况，查无遗漏、杜绝差错，提高工作效率。最后，还必须加强信息管理，在此基础上做好档案管理工作。为更好地提供服务，增加业务分析功能，还要制定有效的数据更新机制，确保数据及时更新，以满足系统的需要。此外，系统数据库的建立还要重视可操作性，确保系统的易用性和可靠性。应建立可以自主查询的模块，使用户更加轻松、便捷地获取所需的信息。同时，也要考虑到各部门之间存在大量重复录入、输入等情况，这就要求信息系统能够快速、高效地处理这些问题，从而保证档案信息资源的充分利用。信息化建设应该贯穿于整个档案管理工作之中。2.实现档案信息共享档案信息共享是指干部人事档案管理系统中的档案信息可以通过信息技术和互联网环境共享的一种能力。实现档案信息共享，可以提高档案信息的精准度，改善档案管理工作的效率，加快档案信息的传播速度。首先，要实现档案信息共享，必须建立一套完善的信息安全机制，保障档案信息的安全性。其次，要加强档案信息的归档管理，建立健全档案信息共享流程，确保档案信息的安全性和有效性。再次，要采取合理的方式将所收集的各类档案资料统一建档，避免造成资源浪费。最后，还要做好保密措施，保证档案信息在传递过程中不受到黑客等不法分子的攻击。同时，还需要全面审查档案信息的存储设备、网络传输设备设施和数据库等，确保档案信息的安全性。此外，要实现档案信息共享，还需要采用新的技术来改善现有的档案信息管理体系，如档案管理信息系统、电子档案管理系统和档案信息查询系统等。采用这些新技术，可以更有效地控制和管理档案信息，并加强档案信息的交流与利用，促进档案管理工作向科学化方向发展。3.加强信息化建设加强信息化建设是实现干部人事档案管理系统深化应用的重要前提。首先，要统一管理系统标准，建立一致的系统架构，实现系统数据的共享和互联互通，从而提高系统的使用效率。其次，要实施统一的信息安全管理，建立健全信息安全机制，加强对系统安全的管理，确保系统数据的安全。最后，还要健全完善的管理制度，严格落实有关规章制度，保障信息资源的安全性，防止信息被泄露，避免发生泄密等问题。同时，要保证信息系统的可靠性，使其具有良好的可维护性。还要开展有效的培训，加强信息化建设要求优化系统的功能，需要增强系统的智能性，通过智能化的算法，实现系统的数据分析和智能决策，提高系统的运行效率。此外，要提升系统的易用性，通过美观友好、设计操作简便的界面，方便用户更好地使用系统。还要加强系统的升级改造和维护，不断改进系统的功能，增强系统的使用性能，以满足干部人事档案管理系统深化应用的需求。并且做到及时系统维护，定期检查系统的运行状况，及时发现问题并改进，确保档案数据能得到充分利用和保护，为干部档案管理工作提供保障。例如，某单位应对干部人事的各项文档资料，创建了线上管理平台。在此平台的基础业务管理单元含有多个分支单元。其一，基础资料单元。此单元用于录入、542023年 第26期 兰台内外科学管理实践创新修改干部人事信息，编辑的档案信息有：档案编码、干部姓名、干部性别和出生年月等。其二，档案目录单元。此单元用于展示档案信息的类目，添加干部职务变动的相关资料。其三，信息检索单元。此单元拥有精确查询、模糊查找和自定义搜索等各类功能，能够保证信息检索的准确性，有效增强档案流通性。其四，缺件管理单元。针对档案必要的文件类型，如果缺件情况，会生成催件报告，以此提醒档案员及时补充相关文件，保证干部档案资料的齐全性。其五，档案离库单元。档案出库时，是指全面记录档案出库的时间、经办人员的姓名，写明离库原因，便于后续管理。其六，统计单元。汇总干部人事档案的相关数据，比如纸质档案份数、线上档案数量等。4.转变陈旧的管理观念现代化的管理理念对于干部人事档案管理系统的深化应用至关重要。首先，需要加强宣传教育，提高干部对于先进管理观念的认识和理解。通过开展培训班、座谈会等形式，向干部传达新时代的管理理念，引导他们树立先进的管理观念，提升管理水平。其次，需要完善管理制度，建立科学、规范的管理流程。传统的管理观念往往强调行政化、官僚化，缺乏灵活性和创新性。因此，需要评估和改进现有的管理制度，确保其能够适应新时代的要求。同时，还需要加强信息化建设，推动干部人事档案管理系统智能化、网络化发展，提高管理的效率和准确性。最后，还需要加强监督和评估机制，确保转变陈旧管理观念的措施能够得到有效执行。建立健全监督机制，加强对干部管理工作的监督，及时发现和解决问题。同时，要建立科学的评估体系，评估转变陈旧管理观念的具体措施，总结经验，不断完善和提升管理水平。通过以上具体措施，可以逐步转变陈旧的管理观念，推动干部人事档案管理系统的深化应用。不仅可以提升管理的科学性和规范性，还能够更好地满足新时代的管理需求，为干部选拔和使用提供更加有效的支持。5.加强档案管理队伍建设加强档案管理队伍建设对档案工作者来说至关重要，只有不断提高档案管理人员自身素质，才能实现档案事业健康发展，增强社会竞争力。所以，在新形势下做好档案管理队伍建设是十分重要的。第一，加强档案管理队伍建设，是提高档案管理水平的重要途径。因此，要积极推动档案管理队伍建设，实施多种有效措施。应当建立一套完善的档案管理人员招聘、考核和培训制度，严格按照有关规定程序招聘档案管理人员，严格把关考核档案管理人员，并定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的素质和能力；第二，要营造一种良好的职业环境，建立激励档案管理人员更好发挥的管理机制，给档案管理工作人员提供较高的收入和福利待遇，提升他们的工作热情，使档案管理队伍结构更加完善；第三，要加强档案管理队伍建设的组织领导，确保档案管理队伍建设顺利实施。要把档案管理工作纳入绩效考核，引导档案管理部门按照规定的时间、质量完成档案管理工作，以实现档案管理的有效运行。四、干部人事档案管理系统应用前景分析随着社会的进步，人事档案管理系统的应用越来越普及，不仅可以提高工作效率，还可以有效帮助组织管理干部人事档案。现在，许多组织都采用了该系统开展干部人事档案管理，并取得了良好的效果。通过干部人事档案管理系统的应用，可以实现组织中干部人事档案的集中管理，可以实现统一的管理标准，从而使管理更加有序、高效。此外，它还可以提供实时的信息，有助于管理者更好地了解和掌握人事状况，为组织的发展提供有力支持。未来，干部人事档案管理系统将进一步深化应用，实现更高效的管理，以满足组织管理的需求。例如，可以把管理系统和数据库结合起来，实现信息收集、存储和分析，实现对组织人事状况的远程管理，提高管理效率。五、总结总而言之，对干部人事档案管理系统深化应用的研究，可以有效提高企业管理人员档案管理工作水平，促进其工作效率和质量的提升。在信息化时代背景下，企业档案工作人员要想做好管理服务工作，就必须将信息技术运用到其中，不断增强自身能力，积极引进先进技术，使之更好地为企业发展提供支持和帮助。因此，相关人员应该加大对干部人事档案管理信息系统深化应用的重视程度，充分发挥其在推动企业健康稳定、可持续发展中所具有的重要作用，为国家经济建设做出更大贡献。参考文献：1解云菲，万波.干部人事档案信息化管理系统功能需求与设计研究J.办公室业务，2023（04）：107-109.2王紫娟.智慧医院建设背景下的干部人事档案数字化实现路径J.天津科技，2023，50（01）：27-29+33.3石瑞柱.企业干部人事档案管理系统深化应用实践J.中国档案，2022（12）：56-57.4曲凯.干部人事档案数字化工作探讨J.山东档案，2022（01）：35-36.5历佳.普通高校干部人事档案管理系统智能化模式建设J.兰台世界，2022（01）：67-68.（作者单位：山东歌舞剧院）