实验室档案管理讲座.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,实验室档案管理,2014,年,12,月,一、档案管理的概念,档案管理也叫档案工作，是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。,档案管理包括,档案收集,、,档案整理,、,档案价值鉴定,、,档案保管,、,档案编目,和,档案检索,、,档案统计,、档案编辑和研究、,档案提供利用,。,二、档案管理的内容,在我们实际工作中，根据公司情况，档案管理应该做到最基本的档案资料的,收集、整理、编辑及保管。,三、公司档案管理的对象及现状,档案管理的对象是档案本身，服务对象是档案利用者，我们所要解决的是公司档案的分散、杂乱、繁琐、量大的问题，通过对档案管理，做到使档案集中、系统、优质、规范，以此来适应公司发展需求。,四、档案的分类及管理,根据公司实际情况，实验室档案分类，应根据档案的性质、内容和相互联系划分成一定类别，使档案材料形成一个具有一定隶属关系的不同等级的系统。,以此为依据，为方便档案管理，根据实际工作需要，将档案划分为,4,类，,即：人员档案、设备档案、技术标准（资料）档案、实验室相关材料档案。,人员培训是人员档案管理的重中之重，是切实保证人员知识与技能不断得到更新的手段，培训的有关记录如人员培训计划表、汇总表、办班通知公文、教材讲义或提纲、成绩及证书等内容都应整理归类到此类档案中。档案管理员应及时、准确地做好人员技术档案的整理、分类、登记、归档工作，并实行动态管理。,人员档案内容：,人员一览表,WD,1,05-,-1,人员履历表,人员培训申请表,WD,1,05-,-2,人员培训记录,WD,1,05-,-3,人员考核记录,WD,1,05-,-4,人员培训有效性评价表,WD,1,05-,-5,4.2、设备档案管理,实验室配备的仪器设备，其使用情况将直接影响检测结果的准确性。仪器设备从购买、使用到报废都要有相关记录，建立仪器设备档案。每台仪器设备都应建立档案，保存仪器设备及其软件的记录。档案中应收入申购文件、合同书、验收报告、仪器使用说明书（进口仪器其主要操作步骤应有中文译文）、维修记录、使用记录等。如是计量器具，档案中还应保存其计量检定合格证。,仪器设备申购审批表,WD,1,05-,-1,仪器设备验收记录,WD,1,05-2,主要仪器设备使用记录表,WD,1,05-3,仪器设备维修申请表,WD,1,05-4,仪器设备停用报废审批记录表,WD,1,05-5,仪器设备维修记录,WD,1,05-6,测量设备履历表,WD,1,05-7,仪器设备维护记录,WD,1,05-8,检定,/,校验通知书,WD,1,05-1,仪器设备受检记录台账,周期检定计划,自校证书,期间核查,仪器设备校验记录,WD,1,05-3,仪器期间核查记录,WD,1-,05-,-1,设备档案内容：,4.3技术档案管理,由于技术档案内容丰富，根据性质不同，可划分为质量体系类、检测标准类、检测业务类。,(1),、质量体系类,质量体系文件是实验室内部的法规性文件,包括质量手册、程序文件、外来文件、作业指导书、质量记录和相关技术记录文件等内容。,质量手册是阐明检测机构质量方针并描述其质量管理体系的文件。程序文件是保证实验室各项工作按一定程序运作的指导性文件。,质量体系档案内容,管理体系文件发布审批记录,WD,1,04-,-1,管理体系文件发放、回收记录,WD,1,04-2,文件修改审批记录,WD,1,04-3,文件借阅（发放）登记表,WD,1,04-4,顾客申诉投诉登记表,WD,1,04-1,顾客申诉投诉处理审批表,WD,1,04-2,顾客投诉事故处理记录,WD,1,04-3,纠正和预防措施（改进）要求记录,WD,1,04-,-1,质量监督记录表,WD,1,04-,-2,改进措施记录,WD,1,04-,-3*,质量体系内部审核计划书,WD,1,04-,-1,内部审核委派书,WD,1,04-,-2,内部审核工作日程表,WD,1,04-,-3,内部审核检查表,WD,1,04-,-4,质量体系内部审核报告,WD,1,04-,-5,内部审核不符合项观察记录及纠正报告,WD,1,04-,-6,管理评审计划,(,通知,)WD,1,04-,-1,评审会议记录,WD,1,04-,-2,管理体系评审报告,WD,1,04-,-3,B,、各类规范细则,与公路、建筑有关的各级法规、条例和规范,或由本机构人员编写的材料,如仪器自检规程、资料整理、汇编、规定等。,检测标准档案内容,依据标准（规范）,目录,WD,1,05-,-2,依据标准（规范）有效性确认记录,WD,1,05-,-2,（,3,）、检测业务类,检测数据的准确性和可靠性直接关系着客户利益和实验室信誉。实验室应建立完善的记录制度,所有的原始检测记录、计算和导出数据、报告副本等都应归档。这些记录能保证监测信息的可溯源性。,检测业务内容：,顾客资料接收登记表,WD,1,04-,-1,技术档案台账,WD,1,04-8,试验、检测项目分包审批表,WD,1,04-1,分包合同书,WD,1,04-2,检测委托书,WD,1,04-,-1,大项目合同评审表,WD,1,04-,-2,废弃物处理记录,WD,1,05-,-2,意外事故处理记录,WD,1,05-,-1,危及安全作业因素控制情况检查记录表,WD,1,05-,-2,检测方法偏离审批表,WD,1,05-,-1,检测业务内容：,新项目评审记录,WD,1,05-,-1,抽样委托（任务）书,WD,1-,05-,-1,检测项目抽样记录,WD,1-,05-,-2,样品接收台帐,WD,1,05-,-3,样品制备记录,WD,1-,05-,-4,样品留样台帐,WD,1,05-,-5,样品处理审批表,WD,1,05-,-6,比对和检测能力验证试验评价记录,WD,1,05-11-1,检测结果异常情况记录表,WD,1,05-11-2,检测报告发送台帐,WD,1,05-12-1,非书面方式传送检测结果审批记录,WD,1,05-12-2,4.4,、实验室相关文件管理,不能归入上述,3,类档案的实验室其他资料,如实验室各类证书、上下行文件、会议资料等。,五、结束语,档案管理工作是一项分散、杂乱、繁琐、量大的工作，我们在进行档案管理的过程中，应该根据公司的实际情况，本着方便管理、方便利用的原则，做到使档案集中、系统、优质、规范，以此来适应公司发展需求。,以上为个人对实验室档案管理工作的认识，有不当之处，欢迎指正。,