办公自动化课题研究工作方案(纲要).doc

首钢长钢公司办公自动化（OA系统）
课题研究工作方案（纲要）

一、课题背景
公司传统的公文管理过程繁琐、信息滞后，日常工作中不规范、效率低的现象时有发生。随着企业的不断快速发展，要求日常办公的信息化水平不断提升。
二、课题内容
运用现代化办公系统，提高信息化水平，加快信息流通，促进规范管理，提高办事效率。
三、实施时间
自2011年4月起至2011年11月止。
四、预期成果
1、通过实行办公自动化，对各办公要素闭环整合，实现对公文传递、信息传递和其它日常工作的规范有序管理，整体提高工作效率和对信息的可控性，提高执行力，管理效益显著；
2、可节约大量办公耗材用量，实现无纸化办公（届时，上线公文仅打印2份供存档，其余实现无纸化办公，纸张消耗降低80%以上），降低办公成本，为公司降本增效做贡献（预期经济效益暂不具备测算条件）。
五、工作方案
（一）调研阶段
1、对公司目前公文管理现状情况进行调研，（一级公文发文数量，含2010年请示、报告汇总情况）。
2、调研公司目前一级公文、二级公文办理流程。
3、调研公司各单位硬件配置情况，网络铺设及开通情况。
4、在调研的基础上进行测算分析，起草调研报告。重点描述对显现管理效益（提高工作效率和质量，推动、促进日常工作的规范化、程序化）和经济效益（节约耗材、电费等）方面的内容。
（二）实施方案的准备及制订阶段
1、根据调研结果，结合公司实际及发展要求确定工作目标。
2、全面考虑日常工作需要，提出明确的功能需求，分别制定约20个主要公文的“流转图”，达到直接进行软件开发的要求。
3、对公文进行分类、分层、分权管理，确定每个公文的权限管理范围。
4、为公司领导制定便于操作的“常用电子词库”。
5、考虑本系统覆盖单位范围，明确各单位需开通端口数量，测算需增加的办公设备和设施数量。
6、按节点制订详细工作方案。（重点包括软件开发和完善硬件设施）。
（三）软件立项及开发阶段。
1、就软件开发事宜报请公司批准立项。
2、软件公司开发具备完整功能的OA系统。（包括公文管理、会议管理、管理制度查询、即时提醒系统、电子签名及电子印章、安全防护措施等）
3、编写OA系统操作手册。
（四）硬件配置完善阶段。
1、根据软件功能发挥、服务终端硬件水平和各单位工作需要，提出硬件配置明细并报请公司批准立项。
2、实施系统架设及铺设网络，调试设备。
3、与软件开发同步完成。
（五）培训阶段。
公司办公室负责组织所有单位骨干操作人员（每单位1人），共同参与软件公司的操作“教员培训”。然后由各单位参加培训人员负责培训本单位所有操作人员。
（六）系统上线试运行阶段
1、办公室负责起草、下发试运期间的OA系统相关管理办法，明确试运行期限（暂定3个星期）和相关要求。（含涉密公文管理）
2、各单位熟悉日常操作和各项功能。
3、对试运行期间发现的不足和问题提交办公室汇总，办公室反馈开发单位修改完善。
（七）正式运行阶段。
经过试运行及系统完善，正式开始上线运行。

公司办公室
二O一一年三月二十二日
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