KDCA《制度流程执行监控管理程序》初稿.doc

南京康道建筑工程有限公司管理体系文件
编号：
MS/KDC-010/A
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文件级别
管理程序
15页
公司
执行
公司级
制度流程执行监控管理程序

第A版
2015-08-14
首次发布
张加华
武士磊
孙总
版 本
日 期
修改说明
编 制
审 核
批 准
版权声明：本文件属于公司内部管理文件，未经许可，不得引用、复制、借阅或发表。
南京康道建筑工程有限公司

南京康道建筑工程有限公司 第 15 页 共 15 页
制度流程执行监控管理程序

编 号：MS/KDC-010/A
发布日：

管理体系文件

目 录
1、目的 3
2、适用范围 3
3、 术语 3
4、职责 3
5、 工作程序 4
6、制度流程执行检查小组要求 7
7、附件 8

1、 目的
为规范和统一制度管理体系，监督和指导公司及各部门的制度落实流程管理工作，加强推动制度按流程的有效执行到位，提升制度流程的执行和监控水平，特制定本程序。

2、适用范围
本程序适用于公司及各部门已发布各制度流程管理、执行、监控工作。
3、 术语
3.1制度流程监控：是指通过对公司及各部门发布制度流程的执行过程和效果进行跟踪监督；以检验制度流程落实和执行情况，对制度流程管理体系进行优化和完善，以不断提升员工工作规范和执行力的过程。
3.2自查：各部门负责人每月初（指每月初1-5日）、季末（指季度最后一个星期内）定期对本部门制度执行情况进行自查。
3.3检查、巡查、抽查：由公司管理办公室组织不定期对公司及各部门（包括本部门）制度的培训及执行情况进行突击检查、巡查、抽查。
4、职责
4.1管理办公室职责
l 负责制度流程监控体系的建立和完善，对公司制度流程管理体系优化的指导和监督；
l 负责指导各部门的制度流程建设与运行监控，检验各部门制度流程执行力，并提供相关咨询服务；
l 协助各部门制度流程起草又要写很多制度流程吗？
以及各部门制度流程执行情况日常监控管理工作；
l 监管和督促管理办公室全员严格按照公司制度执行；
l 积极接受公司高层（总经理、副总经理）对管理办公室内部制度执行情况的检查；
l 积极指出各部门制度执行过程中出现的问题、需要完善的部分以及整改时间、措施，跟踪各部门对制度执行情况的反馈并针对反馈意见提出具体改进措施。

4.2其它各部门职责
l 负责对本部门制度流程执行情况的日常监控管理；
l 及时发现并在管理办公室的配合下解决部门制度流程执行过程中所出现的问题；
l 协助管理办公室组织和监督本部门每月、每季度进行的制度流程自查等工作，协助管理办公室不定期检查其它各部门制度的执行、配合情况；
l 负责本部门制度流程的公示、培训、测试与反馈工作；
l 协助管理办公室组织和监管本部门制度流程的起草工作量
和修改完善工作；
l 各部门职责主要由部门经理负责安排完成，也可根据实际需要授权拟定部门内部兼职的制度管理员；
l 监管和督促本部门员工严格执行公司各项规章制度；
l 积极反馈本部门制度执行过程中出现的问题以及需要完善的部分，并针对所出现的问题给出处理意见以供管理办公室参考；
l 对其它部门以及公司级制度执行检查中所出现的问题有义务监督和指正。

5、 工作程序
5.1制度流程体系的完善
l 每年年初，由管理办公室在各个部门内开展调研工作，搜集各部门年度的制度流程编写需求或对前期既定的制度流程的修改完善需求；各部门负责人负责调研本部门制度流程的编写需求。（附件1：制度流程需求调研表）
l 管理办公室根据每月工作计划以及各部门调研，确定制度流程的编写时间，合理安排公司年度制度流程的编写计划，按计划不断完善制度流程体系（附件2：制度流程计划表），各部门必须将确定编写时间的《制度流程计划表》按时反馈至管理办公室。
l 在制度流程的编写过程中，各部门负责人根据制度流程的要求组织本部门相关人员代表（至少选2位代表）对制度流程的编写提出合理意见。
l 管理办公室协助各部门负责人结合各部门的实际情况以及员工的合理建议对制度流程进行修订并定稿，各部门负责人负责宣讲本部门发布制度，组织本部门员工学习。
5.2制度流程的培训与考试
l 属公司级发布的制度，各部门负责人必须配合管理办公室于下发制度后七日内确定本部门制度的宣导时间、方式、地点、培训老师等，并于十五日内将制度回复函反馈给管理办公室，由管理办公室结合各部门的实际情况明确时间组织公司范围内制度统考，统考成绩低于75分者需再进行补考，直到通过为止。（附件3：制度回复函）
l 属部门级发布的制度，各部门在管理办公室下发制度后五三日日内自觉组织本部门的制度培训工作，并将培训所用PPT、签到表以及以PPT为背景的培训图片及时反馈给管理办公室。特殊情况不能聚集到一起组织现场培训的可采用其他方式组织培训，但培训所用课时每份制度不得低于4个小时。
l 各部门在培训制度（公司级或部门级)时，必须做好培训记录工作，以备查、存档所用。
l 对原已签发的制度流程，管理办公室定期确定需重点培训的制度流程计划，各部门负责人必须配合管理办公室按照计划开展制度流程的复训工作。
l 在各部门组织本部门制度学习考试时，部门负责人应结合已培训的制度流程以及日常业务进行出题，出题重点主要围绕制度流程环节和责任界限等，出题题型可多样化，题量不限，但不宜过少，出题结束并排版整理好再报管理办公室审阅，审阅通过方可组织部门内员工进行测试，部门制度测试需高于90分者才可通过，否则需再进行补考，直到通过为止。
l 考试完毕后，各部门及时将测试结果填写完整并反馈至管理办公室进行存档。
l 凡制度考试连续2次不通过者取消在本年度年中/年终加薪资格或降减低加薪资的标准。
5.3制度流程执行监控
l 执行情况检查、巡查、抽查
1) 管理办公室、公司领导或部门负责人等，组成织制度流程检查小组，对已签发制度的执行情况进行突击检查、巡查、抽查。检查前一周由管理办公室对所要检查的制度流程及监控要点进行汇总（附件4：制度/流程运行检查表）。
2) 制度流程检查小组根据各部门每月初、季末制度执行自查情况以及多方信息进行抽查，可采取询问抽查、资料调阅、向各部门负责人询问、各部门领导反馈、实地观察、员工访谈等方式进行抽查。
l 检查反馈
1) 对于群体普遍违反公司制度的现象，管理办公室下达整改计划至该各部门（附件5：制度流程整改项目表）；
2) 实地检查完成一周内，管理办公室经理或主管就各部门需改进之处进行再询查，并定期与各部门负责人进行沟通，确保落实到位；
l 制度流程自查
1) 组织自查，为完善公司的制度流程体系，管理办公室根据公司的实际情况组织安排各部门制度流程执行的自查工作，并协助各部门确定制度自查的计划及相关工作安排，管理办公室对各部门相关制度流程自查的工作进行询查跟踪；各部门负责完成所在部门的制度流程执行自查工作，并及时将自查结果及相关证明记录按规定的模板（附件6：自查记录表）反馈给管理办公室。
2) 内部整改：各部门责任人及时发现制度流程在执行过程中的违规事件，并及时制定整改计划反馈给管理办公室，由管理办公室协助各部门监督完善制度流程整改项目的落实。
3) 管理办公室在每月初、季末制度自查结束一个星期内向公司提交各部门自查结果总结报告。
5.4制度执行违规处罚措施
l 批评和处罚
1) 各部门负责人及项目经理发现所属部门或项目部的员工有违反公司制度流程的现象，应及时进行批评指正并给出处罚意见，同时应上报报管理办公室进行登记，由管理办公室核查调事实，视情查实际情况确定是否上并结合处罚意见再报公司执行，最终由公司决定具体处罚。
2) 员工存在严重违反公司制度的现象，所在部门负责人须在发现当日向副总经理和总经理汇报并抄报管理办公室，同时部门负责人应于一周24小时内将员工严重违反公司制度流程的事实及处理意见向总经理和副总经理提交书面报告并抄报管理办公室。
3) 每次制度流程检查小组已确定的成员不得无故不参加或中途退场。否则，每发现一次缺席，每人处以200元罚款；每人迟到早退一次，处以100元罚款。
4) 每次制度检查、巡查以及抽查结果将会在公司月度例会上进行通报，对于检查结果中反映出工作严重失误的将会根据公司制度及具体情况给予一定的处罚。
l 制度执行责任
1) 各部门负责人负责所在部门制度流程执行的宣导、公示、培训组织、执行、检查、记录及反馈等工作；
2) 未按本监控管理程序及时提交相应资料或不积极配合管理办公室组织制度检查的，管理办公室将会在公司月度例会上通报排名后的各部门制度流程监管情况。
3) 对于部门负责人应发现而未发现、应处理而未处理的现象，制度执行部门对员工违反规定的行为应负执行责任，管理办公室登记存档并报公司处理。表述不准确

l 制度监控反馈
1) 管理办公室通过分析每月各部门的制度执行情况，结合实地抽查以及员工执行中反映的其他相关信息，形成部门年度制度流程执行情况排名，主要依据针对各部门制度流程培训、测试以及执行情况分析、主要违规事件通报、自查及改进效果等。
2) 管理办公室将各部门提交反馈的资料进行考核评比并排名，评比的标准如下：
①　 提交资料的完整性(所发制度是否按时下发、培训、执行等）
②　 提交资料及时性（对制度执行的跟踪是否严格按照日程进行并反馈）
③　 制度流程执行效果；
④　 各部门自查工作结束后，各部门提交自查制度流程自查报告的及时性、完整性(自查工作开展是否及时，提交资料是否真实、完整。表述不清晰

5.5制度流程考核表（附件7）
6、制度流程执行检查小组要求
6.1参加人员
l 公司级制度流程检查、巡查、抽查需有公司领导牵头管理办公室组织经理、主管、副总经理以及业务对口其他部门负责人代表参加。
l 除管理办公室外其他各部门级制度检查、抽查除需有管理办公室经理或主管参加外，本部门负责人必须参加。
l 管理办公室制度执行力检查由公司总经理或副总经理进行直接检查。
6.2检查时间
制度执行检查为不定期时间重复
，每次检查前由管理办公室提前一天通知所要检查对象，每年检查不得少于4次，每季度检查不得少于一次。

7、附件
附件1： 制度流程需求调研表
附件2： X年制度计划表
附件3： 制度回复函
附件4： 制度/流程运行检查表
附件5： 制度流程整改项目表
附件6： 员工违反制度流程登记表
附件7： 制度流程考核表

附件1
制度流程需求调研表
XXX经理:
你好！
在贵部的配合下，截止到XX年X月X日，X部共完成了X个新制度制度与流程二个文件？
、X个新流程的编写（详见下表1、表2），为了全面、清晰的了解贵部X年的制度/流程规划和需求，请您填写表3，表4，以便我们在新的一年中更好地配合您完善贵部的制度建设，请于X年X月X日前反馈至管理办公室，感谢您的支持！
管理办公室
X年X月X日
表1：截至X年X月X日前已签发的和贵部相关的制度目录
序号
制度名称
编码
签发日期
等级
备注
1

2

表2：截至X年X月X日前已签发的与贵部门有关的流程目录
序号
流程名称
编码
签发日期
等级
备注
1

2

表3 ：为贵部内部称呼不宜用”贵”
X年计划修改或新增加的制度需求
序号
制度名称
编码
签发日期
等级
备注
1

2

表4 ：为贵部
X年计划修改或新增加的流程需求
序号
流程名称
编码
签发日期
等级
备注
1

2

附件2

X年制度计划表

序号
制度名称
等级
计划编写时间
责任人
部门
类别
进度
计划下发时间
备注

X年流程计划表
序号
流程名称
等级
计划编写时间
责任人
部门
类别
进度
计划下发时间
备注

附件3

制度回复函

管理办公室：
我部于X年X月X日收到公司签发XXX制度文件，现根据相关要求及我部实际情况制定计划培训宣导内容如下：
1、 宣导时间：
2、 宣导方式：
3、 培训讲师：
4、 参加人员：
如因特殊原因推迟培训宣导，我部将再提前与管理办公室相关人员沟通。
此制度主要执行部门为 ： 相关执行部门为：
并确定 XXX负责本制度日常执行跟进、意见反馈等工作。

（培训完成后反应多余
反馈的资料包括：1、参训人员签到表电子版一份；2 、培训讲义一份或以参训人员为背景的照片一张）

XXX部

制度执行部门负责人签字： 日期：

制度执行跟进人员签字： 日期：

副总经理签字： 日期：

附件4

制度/流程运行检查表
制度/流程名称：
序号
检查内容及方法
检查记录
检查对象
所属部门
检查日期
条款
判定
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

附件5

制度流程整改项目表

制度流程名称

责任部门

整改期限

问题描述

整改措施

部门负责人签字

时间

整改效果评估

跟进责任人

跟进时间

附件6

员工违反制度流程登记表

日期
部门
姓名
违反条款
处理措施
执行人

附件7
制度流程考核表
主要评估内容

评分标准
权重

1、参与编写、建立制度流程体系

A、参与制度流程的编写工作积极，各负责人及时跟进制度流程的编写完成情况，并积极配合管理办公室对本部门制度的流程的修改，制度格式及签发非常规范（80-100分）

15%
B、参与制度流程的编写工作比较积极，各负责人跟进制度流程的编写完成情况比较及时，并积极配合管理办公室对本部门制度的流程的修改，制度格式及签发比较规范（60-79分）

C、参与制度流程的编写工作不积极，各负责人跟进制度流程的编写完成情况不及时，并积极配合管理办公室对本部门制度的流程的修改，制度格式及签发比较规范（60分以下）

2、宣导、培训及效果评价

A、制度培训组织情况好，制度宣导方式好、效果好，提交资料很完整（80-100分）

30%

B、制度培训组织情况比较好，制度宣导方式比较丰富、效果良好，提交资料比较完整(75--79分)

C、制度培训组织情况一般，制度宣导方式单一、效果一般，提交资料不完整(60-74分）

D、制度培训组织情况差，制度宣导方式单一、效果较差，提交资料很不完整60分以下

3、制度流程执行情况

A、制度流程执行部门对制度执行情况自查好，管理办公室自查组织表述不明白
、参与及对制度执行情况较好，整改及时，积极落实整改方案（90-100分）

40%

A、制度流程执行部门对制度执行情况自查好，管理办公室自查组织、参与及对制度执行情况较好，整改及时，积极落实整改方案（75-89分）

A、制度流程执行部门对制度执行情况自查好，管理办公室自查组织、参与及对制度执行情况较好，整改及时，积极落实整改方案（60-74分）

A、制度流程执行部门对制度执行情况自查好，管理办公室自查组织、参与及对制度执行情况较好，整改及时，积极落实整改方案（60分以下）

4、主动意识

A、主动发现部门内部制度流程的问题并及时反馈，问题分析深入、整改措施详细可行，改进措施落实情况评价高（80-100分）

15%

B、积极配合管理办公室晚上本部门的制度流程，能落实改进方案、改进方案落实情况较好（60-79分）

C、对部门存在的问题不能进行发现和解决，对管理办公室提出的落实整改措施执行落实情况一般（60分以下）