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行政事业单位财务管理系统用户手册久其软件
321
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北京久其政务软件股份有限公司
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第 1 章 系统介绍 1
第 2 章 软件基础 3
2.1 运行环境 3
2.2 软件安装 3
2.3 系统启动 9
第 3 章 管理平台 10
3.1 系统 10
3.2 管理实例 14
3.3 工具 24
第 4 章 基础服务 29
4.1 日志管理 29
4.2 实例备份 30
4.3 年末结转 31
第 5 章 基础数据 33
5.1 基础资料设置 33
5.2 基础数据维护 39
第 6 章 总账 67
6.1 总账初始 67
6.2 凭证 73
6.3 出纳 124
6.4 往来管理 137
6.5 预算管理 155
6.6 账簿查询 162
6.7 辅助账查询 169
第 7 章 报表 216
7.1 会计报表概述 216
7.2 报表功能按钮介绍 216
7.3 会计报表制作步骤 223
7.4 编制报表 224
7.5 报表增强功能 233
7.6 设置报表打印格式 236
第 1 章 系统介绍
系统概述:
久其行政事业单位账务管理系统是久其公司根据多年来在财务领域的服务经验和行政事业项目实施经验, 并详细分析了行政事业单位财务管理需求及特点, 潜心研究推出的财务管理软件。
久其行政事业单位账务管理系统是以大型数据库( SQL Server 、 Oracle) 为基础, 具有安全稳定及超强数据处理能力。可适用于行政事业单位的财务管理和财务核算。
本系统结合实际并与时俱进, 及时针对行政事业单位财务核算特点以及 政府收支分类改革做了业务需求以及功能调整。
功能特点:
弹性核算体系
1、 久其行政事业单位财务管理系统在实现常规核算的同时, 还能够让科目关联动态重构的辅助核算, 而且从凭证录入、 账簿查询到报表公式定义都能够支持重构的辅助核算, 满足了弹性核算的需求。
2、 科目系统中能够设定公司组合关系, 进行跨级次信息组合, 经过提供灵活、 标准的接口转换工具, 便捷地连接单位已有的业务信息资源, 而且在凭证分录中提供了编制合并报表中内部往来抵销关系。
面向流程的多角色体系
1、 充分考虑财务工作中多重角色的业务关联关系, 灵活定义这些角色之间的工作流程, 灵活转换单据的操作角色, 以适合不同单位会计信息的审批要求。实现了出纳、 会计、 财务主管业务处理流程自动化。并随之自动生成相应的会计凭证, 账簿、 会计报告, 严密进行资金支付的审批与监督;
2、 领导WEB查询功能, 实时获取所需信息。
3、 提供即时、 全面的示警系统, 对各种违规、 超预算、 误操作行为提出警示, 帮助决策者和财务领导进行监督
严密、 安全的权限控制体系
系统提供多层次、 多角度的四层二级安全机制控制, 四层指: 操作系统层、 数据库系统层、 集团应用层、 最终用户层。二级指: 功能级、 数据级, 这样使VA管理系统在严密的权限控制体系下运行。
高自动化的业务处理
对具有规律性并定期发生的业务( 如摊、 提、 并、 转业务) , 由不同级别操作者自定义处理内容, 在之后的会计期间内, 系统能按自定义要求进行自动运算和处理, 最大程度上提高操作工作效率, 减少操作随意性。
支持多种形式的集团管理需要
久其行政事业单位财务管理系统既能够满足单位对多组织单位的分层管理, 也满足单位对多业务类型、 多层次独立核算单位进行管理; 支持异地录入凭证, 满足各单位的账务处理要求;
国际化人机界面设计
久其行政事业单位财务管理系统采用平面化的人机交互界面风格, 将客户数据与功能最大化的表现出来。单独开发、 统一设计的界面元素保证了功能、 风格与美观的统一。
强大的智能记忆性功能
1、 久其行政事业单位财务管理系统在数据输入、 数据查询、 打印输出等方面具有充分的记忆性, 不需要每次都设置相应的参数, 做到一次设置, 多次使用。
2、 同时系统有更多的智能性, 比如能够自动帮助客户调整打印输出的最佳大小、 位置, 自动提示用户进行催款、 还款、 催报等, 智能实现客户回款情况的分析等;
本书经过精心编排, 结合财务实际业务由浅入深图文并茂地介绍了久其行政事业单位财务管理系统的总账模块、 报表系统, 从软件操作到使用技巧, 力求易懂实用和可操作性。
第 2 章 软件基础
2.1 运行环境
单机环境
项 目
最低要求
建议
CPU
PII 350
P4
内 存
128M
256M
硬 盘
4.3G
软 件 环 境
中文windows98/windows 专业版/windows xp
数据库 Ms sql 专业版/msde( sql桌面版)
网络环境
服务器端
项 目
最低要求
建议
机 型
专用服务器
CPU
PII 350
P4
内 存
256M
512M
硬 盘
20G
软 件 环 境
中文windows server
数据库 Ms sql 专业版/ms sql 企业版
客户端
项 目
最低要求
建议
CPU
PII 350
P4
内 存
128M
256M
硬 盘
4.3G
软 件 环 境
中文windows98/windows 专业版/windows xp
2.2 软件安装
操作向导:
1、 久其行政事业单位财务管理系统是是标准的Windows应用程序, 用户只需把久其VA系统光盘放入光驱, 在”我的电脑”中双击光驱图标, 会自动显示安装界面。
行 政 事 业 单 位
图 2.2 1安装程序
2、 首先需要为机器安装一下数据库, 点击安装数据库按钮, 如果机器已经安装了数据库, 则系统会提示”系统已经安装了SQL Server数据库”的信息。如果没有数据库安装, 则先按照提示向导进行数据库的安装。
3、 双击”VASetup_Chinese (PRC).exe”文件, 启动安装程序, 系统显示画面如图:
图 2.2 2安装程序界面
4、 单击下一步按钮, 系统会出现如图显示:
图 2.2 3许可证协议
5、 单击”我接受该许可证协议”选项, 进行下一步安装, 系统显示如下画面。如果不再安装, 则单击”我不接受该许可证协议”, 点取消按钮退出安装界面。
图 2.2 4填写安装信息
6、 单击下一步按钮, 系统会出现如图所示:
图 2.2 5设置安装路径
7、 这时要求用户确定久其VA管理系统软件安装路径, 默认情况, 安装路径为: ”C:\Program Files\JoinCheer\VA”。如果用户不想使用默认路径能够选择浏览按钮, 在弹出的对话框选择新的安装路径。
8、 单击下一步按钮, 系统会出现如下画面:
图 2.2 6选择服务器界面
@ 特别提示:
由于久其行政事业单位财务管理系统为典型的三层应用软件, 包括: 客户端程序、 中间层应用程序、 服务器端程序, 因此, 在安装久其行政事业单位财务管理系统分为客户端安装和服务器端安装。
@ 如果用户为单机版用户, 则客户端和服务器均要安装。
@ 如果用户为网络版, 则客户端( 工作站) 则可进行客户端程序安装, 服务器端安装服务器安装程序。
@ 系统默认服务器端程序”功能在需要时安装”选项, 因此在安装服务器端程序时应单击服务器安装, 选择”将安装在本地硬盘驱动器上”选项, 进行安装。
9、 单击下一步根据向导继续进行程序安装, 大约需要几分钟的时间, 如果取消安装, 可单击取消按钮, 结束安装。如图:
图 2.2 7安装过程界面
10、 安装拷贝结束后, 系统出现最后提示画面, 如下图:
图 2.2 8安装完成界面
11、 最后点完成按钮, 完成安装, 久其行政事业单位财务管理系统配置修改生效。
2.3 系统启动
程序安装后, 系统会在”开始”的程序菜单中创立久其行政事业单位财务管理系统快捷方式, 如图所示:
图 2.3 1程序位置
单击如上图标可启动久其行政事业单位财务管理系统。
第 3 章 管理平台
3.1 系统
3.1.1 用户登录
功能概述:
在安装完成久其行政事业单位财务管理系统后, 用户可进行久其行政事业单位财务管理系统的登陆, 在正式登陆之前, 应对系统进行简单的配置。
操作向导:
1、 双击久其VA管理系统管理平台或行政事业单位财务管理系统, 系统会出现登录界面:
图 3.1 1登录界面
2、 单击上图中的服务器按钮, 会出现下图:
图 3.1 2登陆界面
3、 输入服务器名称, 系统登录名默认为:admin, 在密码处输入system, 单击确定按钮, 即可进入久其行政事业单位财务管理系统。
3.1.2 应用服务器配置
功能概述:
中间层应用服务是保障客户端与服务器端程序正常运行关键服务, 因此用户在正式运行久其行政事业单位财务管理系统必须现对应用服务器配置。
操作向导:
1、 单击”管理平台”->”系统”->”应用服务器配置”, 如图:
图 3.1 3管理平台
2、 单击”应用服务器配置”, 出现如下画面:
图 3.1 4设置数据库服务器
3、 单击”添加数据库服务器”, 进行数据服务器配置, 如图:
图 3.1 5添加数据库服务器
4、 用户可在”数据库服务器主机”填写数据库服务器名称, 在”默认用户名”处输入”sa”, 在”默认密码”处输入”sa”的密码。
5、 单击测试连接按钮, 进行与数据服务器的连接, 连接成功, 系统会提示”连接成功”。
6、 单击保存按钮, 最后确认配置。
7、 保存后, 系统会自动显示数据服务器名称, 如图:
图 3.1 6数据库服务器
@ 添加数据服务器时, 测试连接失败, 请检查数据服务器名称是否正确。
@ 添加数据服务器时, 测试连接失败, 请检查数据服务器ms sql server是否正常启动。
3.2 管理实例
3.2.1 新建管理实例
功能概述:
建账是财务核算及财务管理工作的第一步, 而且建账过程相关设置对合理使用久其行政事业单位财务管理系统起着至关重要的作用。
操作向导:
1、 单击”管理平台”->”管理账套”->”新建管理账套”, 系统会出现如下画面:
图 3.2 1新建账套
2、 输入管理实例基本信息: 账套名称、 账套标识、 单位名称、 组织机构代码、 单位主管、 账套类型。
@ 特别提示:
@ 实例标识只能是字母或字母与数字组合, 不能为纯数字, 长度最多8个字符, 不同实例的标识不能重复, 标识一旦设置好, 建账后不能再修改。
@ 组织机构代码为集团应用账套所必须, 如单一单位可不填。
@ 如果建立集团应用实例, 用户应选中实例类型为集团应用选项。
3、 在填写实例基本信息后, 单击下一步按钮, 设定科目级次、 选择相应行业模版, 如下图:
图 3.2 2 选定模板
@ 特别提示:
@ 系统支持最大10级科目级次, 科目长度最长为50位。
@ 用户可根据自己所属行业选择相应的账套模版, 则系统会自动预置相应的会计科目模版。
4、 单击下一步, 进入会计要素设置窗口, 在此确定本位币代码和名称( 系统默认RMB, 人民币) 、 会计期间, 如下图:
图 3.2 3 设定会计期
@ 特别提示:
@ 启用会计期间: 指用户开始使用久其VA管理系统处理业务的那一期间。
@ 会计期间: 能够自由设置每个会计期间的具体起止日期, 但最后一期的结束日为12月31日。系统默认的为自然月份。
5、 单击下一步, 确认管理实例信息, 如下图:
图 3.2 4
6、 如果确认无误, 可单击完成按钮, 系统提示: ”你确定要按所填内容生成管理实例? 单击确定, 系统将会自动进行相关处理。
3.2.2 管理实例维护
3.2.2.1 管理实例备份
功能概述:
基于对系统数据安全考虑, 为防止意外情况发生, 造成数据破坏, 系统提供了管理实例备份功能, 它是对实例数据的完整备份。
操作向导:
1、 单击”管理平台”->”管理实例”->”管理实例维护”, 系统出现如下界面:
图 3.2 5 管理实例维护界面
2、 选中要备份的实例, 单击上图中的备份按钮, 系统出现如下界面:
图 3.2 6 恢复账套
3、 系统自动默认一备份文件名( 账套名＋当前备份时间) 及存放位置, 操作者能够自行修改存放文件的文件名及存放位置, 而且能够在描述栏对备份加以说明。
4、 操作者对备份文件存放的位置及文件名确认无误时, 可单击上图备份按钮, 这时系统自动进行备份。
@ 特别提示:
@ 对于网络版用户来说, 备份文件存放路径请输相对数据库服务器可见的位置。如果备份文件已经存在时, 再次备份将覆盖原有的同名备份文件。
3.2.2.2 管理账套恢复
功能概述:
如有病毒感染、 硬盘损坏等意外情况发生, 造成系统数据破坏或丢失, 系统提供了账套恢复功能, 它是对账套数据的完整性恢复。
操作向导:
1、 单击”管理平台”->”管理账套”->”管理账套维护”, 系统出现如下界面:
图 3.2 7 管理账套维护界面
2、 选中要恢复的实例, 单击上图中的恢复按钮, 系统出现如下界面:
图 3.2 8选择账套路径
3、 这时, 输入指定备份文件名( 账套名＋当前备份时间) 及存放位置, 系统会自动在上图备份集列表显示要恢复的备份文件的备份时间、 大小、 类型、 原数据库名、 备份描述等信息, 操作者还可指定恢复的备份数据还原路径( 对于在系统中没有恢复的账套标识及账套信息的, 一定要指定还原路径,否则不能顺利恢复) 。
4、 操作者对恢复的数据文件的位置及文件名确认无误时, 可单击上图还原按钮, 这时系统自动进行恢复。
@ 特别提示:
@ 对于网络版用户来说, 恢复的备份文件指定存放路径时请输相对数据库服务器可见的位置。
@ 恢复数据工作对于系统来说是非常慎重的, 一旦恢复, 将覆盖原有数据。
3.2.2.3 管理实例删除
功能概述:
系统提供了账套删除功能, 它是指对不需要的账套进行删除。
操作向导:
1、 单击”管理平台”->”管理账套”->”管理账套维护”, 系统出现如下界面:
图 3.2 9管理账套维护界面
2、 选中要删除的账套, 单击上图中的删除按钮, 系统出现如下界面:
图 3.2 10删除账套
3、 操作者对要删除的账套确认无误, 可单击上图确定按钮, 否则点取消。单击确定按钮后, 系统将对该账套进行删除。
@ 特别提示:
账套删除要慎重, 它是对数据彻底删除, 删除后不可恢复( 除非有备份文件) 。
3.2.3 账套自动备份
功能概述:
基于对系统数据安全考虑, 为防止意外情况发生, 造成数据破坏, 系统提供了管理实例自动备份功能。
操作向导:
1、 单击”管理平台”->”管理账套”->”账套自动备份”, 系统出现如下界面:
图 3.2 11 自动备份界面
2、 单击新建 按钮, 系统出现如下界面:
图 3.2 12 备份参数设置界面
3、 输入任务名称、 任务描述、 备份路径、 抄送路径, 并选择执行周期和执行时间等信息。
4、 点确定, 即可完成自动备份任务设置。
5、 单击编辑 按钮, 能够对自动备份任务进行修改。
6、 单击删除 按钮, 能够对自动备份任务进行删除。
3.2.4 管理账套高级配置
功能概述:
连接其它的数据库服务器, 追加账套实例。
3.2.4.1 添加数据服务器
操作向导:
1、 单击”管理平台”->”管理账套”->”管理账套高级配置”, 系统出现如下画面:
图 3.2 13管理账套高级配置
2、 单击上图中的”添加数据库服务器”, 进行添加数据库服务器, 如下图:
图 3.2 14 添加数据库服务器
3、 在上图的右侧中数据库服务器主机处正确输入数据服务器主机名称, 在默认用户名处输入数据库用户名( 一般输入SA) , 在默认用户密码, 单击测试连接, 如果连接成功, 系统会提示: ”连接成功”, 这时单击保存按钮即可。
@ 特别提示:
@ 添加数据服务器时, 测试连接失败, 请检查数据服务器名称是否正确。
@ 添加数据服务器时, 测试连接失败, 请检查数据服务器ms sql server是否正常启动。
3.2.4.2 追加实例
操作向导:
1、 单击”管理平台”->”管理账套”->”管理账套高级配置”, 系统出现如下画面:
图 3.2 15管理账套高级配置
2、 先单击已存在的数据库名, 然后在单击”追加账套( 数据库) ”按钮, 系统出现如下画面:
图 3.2 16 追加账套
3、 在上图中数据库处输入要追加账套的数据库名, 然后单击测试连接按钮, 连接成功后, 单击保存按钮即可。
3.3 工具
3.3.1 组织机构
功能概述:
能够经过此功能, 增加组织结构, 形成树形结构, 为后续数据的汇总上报提供基础。
3.3.2 用户管理
功能概述:
在财务核算及财务管理中, 权限管理是非常严谨的, 系统引用了小组管理的形式来加强人员权限的管理。在增加操作员的时候, 要首先确认其组归属, 在组中增加相应的操作员, 在授权的时候能够直接给每一个组授权, 那么这个组下面的所有成员都有这些权限。
3.3.2.1 新建组
功能概述:
能够根据财务核算及财务管理的岗位不同设置角色及角色的权限。
操作向导:
1、 单击”管理平台”->”工具”->”用户管理”, 系统出现如下界面:
图 3.3 1用户管理界面
2、 单击上图的新建组, 出现如下界面:
图 3.3 2新建用户
3、 输入小组”名称”、 ”描述”信息。
4、 单击上图的添加按钮, 对新增小组的成员用户进行添加, 也能够双击待选用户, 则系统会自动添加到小组中。
5、 单击上图的删除按钮, 可对新增小组的成员用户进行删除。
6、 单击上图的创立按钮, 则能够新建一个小组。
@ 特别提示:
@ 小组能够理解为工作岗位, 小组不同, 其工作权限范围也不同。
3.3.2.2 新建用户
操作向导:
1、 单击”管理平台”->”工具”->”用户管理”, 出现如下画面:
图 3.3 3用户管理
2、 单击上图的新建用户, 出现如下界面:
图 3.3 4新建用户信息
3、 输入新用户的”标识”、 ”名称”, 同时可在”描述”处对新增用户进行说明。
4、 单击上图的创立”按钮, 这样新增用户自动添加到用户列表中。
3.3.2.3 用户权限设置
功能概述:
能够对用户进行权限设置, 用户权限分为账套权限和功能权限。如果新增用户已加入到某一组中, 则该用户也享有相应组的权限。
操作向导:
1、 选择用户后, 单击工具栏的”账套设置”按钮, 系统显示如下界面:
图 3.3 5 赋账套权限
2、 鼠标单击在上图的对应账套进行选择。这样该用户则可对相应账套进行操作, 没有授权的账套, 则在久其VA系统不显示。
@ 特别提示:
@ 在设置时应先选中相应用户, 再单击工具栏的”账套设置”或单击鼠标右键选择权限设置。
3、 根据用户的权限要求, 可在上图中选中账套进行相应的功能权限设置, 系统默认所有功能权限为”拒绝”, 如图:
图 3.3 6 功能赋权
@ 特别提示:
在对用户授权, 可先对某一节点授权, 这样对应的节点下级功能点也继承”允许”权限。另外, 操作者可在授权界面点鼠标右键进行授权。
第 4 章 基础服务
4.1 日志管理
功能概述:
此功能主要对用户一些重要的操作进行记录, 以方便用户以后查看。日志管理中主要记录每次操作的用户名称; 被操作的计算机名称; 操作内容( 比如: 保存单据还是增加单据等) ; 操作的开始时间; 结束时间, 备注。
操作向导:
1、 单击”基础服务”->”基础服务”->”日志管理”, 进入日志管理操作界面:
图 4.1 1日志管理
2、 能够用鼠标左键拉动界面滚动条来查看日志管理的信息。
3、 单击工具栏的属性出现如图的界面, 在此单击下一条或上一条查看日志管理的信息。
图 4.1 2日志详细信息
4、 选定的具体一条记录, 单击删除按钮, 系统提示: 要删除所选记录吗? 单击是选中的记录就会被删除掉。
5、 单击清空按钮, 系统提示: 在日志清空之前, 是否要进行保存, 单击是, 就会把日志管理中的内容保存为一个.txt文件, 否则直接删除。
6、 单击导出按钮, 对日志管理中的内容导出存放, 以.txt的形式存放。
7、 单击列选按钮, 日志管理中显示哪些列, 不显示哪些列, 在此进行选择。
@ 特别提示:
@ 日志管理备注中主要记录用户的详细的操作内容, 比如: 用户的操作内容是增加单据, 但具体的内容是增加单据的职员信息录入。
@ 清空是对日志管理中的内容全部删除, 因此要谨慎操作, 在进行清空操作前, 最好备份。
4.2 实例备份
功能概述:
对当前操作的实例进行备份。
操作向导:
1、 单击”基础服务”->”基础服务”->”账套备份”, 进入实例备份界面:
图 4.2 1账套备份
2、 在实例备份界面输入要备份账套的存放位置, 若需要的话, 还可对备份账套进行有关描述, 输入完之后, 单击保存。
3、 系统提示备份完成。
@ 特别提示:
@ 这里的实例备份是对整个系统账套的备份。
4.3 年末结转
功能概述:
对此年度所有模块的数据进行年终结转。
操作向导:
1、 单击”基础服务”->”基础服务”->”年末结转”, 进入年末结转界面:
图 4.3 1年末结转
2、 单击下一步, 出现如下界面:
图 4.3 2年末结转
3、 在以上界面中会显示服务ID、 模块名称、 能否年结和业务状态, 且界面的最后一行还会显示最终的检测结果, 即该年度整个财务系统是否能结转。若不能结转, 单击取消退出; 若能年结, 继续单击下一步即可。
@ 特别提示:
@ 此处年结是此年度所有模块以及模块间的数据进行结转, 因此在年结前所有的业务都必须完成。如果没有完成, 则不能进行年结。
第 5 章 基础数据
5.1 基础资料设置
功能概述:
基础资料设置是使用软件时的最关键的一步, 主要工作是设置一些基础信息, 如公共资源设置( 如凭证类别、 系统选项) 、 辅助核算设置( 如项目、 人员、 部门、 客户、 供应商等) 、 会计科目定义等。
@ 特别提示:
@ 基础资料设置是使用软件的初始步骤, 必须认真谨慎。
@ 基础资料设置前需要作好前期准备工作。
@ 科目级次采用什么样的结构?
@ 凭证分哪些类别、 辅助核算有哪些?
@ 往来单位怎么分类? 例如按供应商……食品供应商来分 。
@ 是否有外币核算? 有则需要准备外币信息。
@ 有无其它特殊业务需要, 有则需要描述清楚。
5.1.1 凭证类别
功能概述:
定义凭证类别, 便于公司分类管理, 如现、 银、 转等。
操作向导:
1、 单击”基础资料设置”->”凭证类别”, 出现如下图所示界面:
图 5.1 1凭证类别
2、 单击增加, 光标在”凭证字”中闪动, 直接输入凭证字, 在下面”凭证字显示标题”中输入显示的标题。约束条件是可选择项, 双击第一行约束条件, 会弹出”借方必有”、 ”贷方必有”等选择, 能够根据凭证类别来选择。然后双击后面的科目列, 弹出选择科目的列表, 选择一个科目, 表示该类凭证设置了约束。
@ 特别提示:
@ 约束条件是对一个凭证类别约束借方必有什么科目, 常见到”现收””现付””银收””银付”这种凭证类别中, 每个科目能够设置约束, 如现收类的凭证, 要求借方必有现金科目。
3、 将光标移到要修改的凭证类别上, 用鼠标双击该记录, 或单击修改按钮, 可进入修改状态。
4、 将光标移到要删除的凭证类别上, 用鼠标单击删除按钮, 即可删除当前凭证类别。
@ 特别提示:
@ 已经使用的凭证类别不能删除。
5.1.2 系统信息
功能概述:
能够查看、 修改管理实例的相关信息。
操作向导:
1、 单击”基础资料设置”->”系统信息”, 进入如下图所示界面:
图 5.1 2 会计期间
2、 用鼠标能够在”实例信息”和”模块会计期间”界面进行切换。
图 5.1 3账套信息
5.1.3 系统选项
功能概述:
各个系统使用时的控制选项。
操作向导:
1、 单击”基础资料设置”->”系统选项”。进入如下图所示界面:
图 5.1 4系统设置
2、 用鼠标选中”总账”, 能够定义总账系统相关控制信息, 如图:
图 5.1 5系统选项
3、 单击界面下方的凭证按钮, 能够定义凭证的控制项目, 如图:
图 5.1 6系统选项
4、 单击界面下方的”预算控制”按钮, 能够定义预算的控制项目, 如图:
图 5.1 7系统选项
5、 定义完毕后, 点保存 按钮, 再次进入系统后, 设置生效。
6、 点退出按钮, 退出该界面。
5.1.4 级次管理
功能概述:
用于定义本系统相关代码的结构, 一旦定义后, 需要按此设置进行编码, 否则不能保存, 并给出提示信息。
操作向导:
1、 单击”基础资料设置”->”级次管理”, 进入 如下图所示界面:
双击鼠标
修改级次结构
图 5.1 8级次管理
2、 双击”编码结构”这一列, 光标在右边的”编码结构”中闪动, 这时就能够修改供应商类别、 客户类别、 物品类别、 项目、 部门、 科目的级次结构, 修改后单击保存。
@ 特别提示:
@ 级次结构定义好, 引用过的名称, 该名称的级次不能修改, 只能向后增设。
@ 设置级次结构时需要考虑最多的明细项。
5.2 基础数据维护
5.2.1 科目
功能概述:
会计科目是填制会计凭证、 登记会计账簿、 编制会计报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施, 会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、 准确程度。除此之外, 对于电算化系统会计科目的设置是用户应用系统的基础, 它是实施各个会计手段的前提。因此, 科目设置的完整性、 详细程度对于整个财务电算化系统特别重要。
操作向导:
1、 单击”基础数据维护”->”科目”, 进入增加、 修改科目的界面 。
2、 单击增加后, 在右边的编辑区, 下方是增加会计科目的窗口( 如下图) , 根据栏目说明输入完成后单击保存即可。
@ 特别提示:
@ 增加科目时的编码规则必须按建账时选择的科目结构来设置。
@ 增加科目时必须先增加上级科目再增加下级科目, 系统不允许直接增加最明级科目。
@ 科目能够选择多种辅助核算, 如一个科目能够同时启用部门核算、 项目核算。
@ 科目设置时要对每个科目定义现金流量属性, 便于自动生成现金流量主表和附表。
@ 某个科目如果在账簿查询时需要生成特殊的格式, 需要在科目定义时选择”账薄类型”。
@ 为科目添加往来辅助核算时, 能够设置辅助核算项的大类。以后在录入凭证时, 系统会检测当前录入的辅助核算项是否属于相应设置的大类中, 如果不符合则弹出提示信息。
科目显示区
科目分类区域
科目定义区
辅助核算选择区
往来核算选择区
图 5.2 1科目设置
3、 选择要修改的科目, 单击修改按钮或双击该科目, 即可进入会计科目修改界面, 用户能够在此对需要修改的会计科目进行调整。
4、 选择要删除的科目, 单击删除按钮, 即可删除选中的科目。
@ 特别提示:
@ 已使用的科目不能删除。
6、 在网络操作中, 可能同时有多个操作员在操作相同的目录。您能够单击刷新按钮, 查看到当前最新目录情况, 即您能够查看其它有权限的操作员新增或修改的目录信息。
7、 在档案列表界面, 单击过滤按钮能够使用过滤条件查询用户需要的信息记录。过滤条件分"过滤条件"和"高级过滤条件"。
8、 单击排序按钮, 按照不同的字段进行升序或降序的排列。
9、 单击列选按钮, 能够选择列表中需要显示的字段。
5.2.2 项目
功能概述:
项目具有十分独特和灵活的作用, 它能够类似于明细科目进行管理, 同时它能够在多个科目中存在,
与多科目对应; 每个核算项目类别下能够设若干个和若干级次( 本系统提供6级) 的核算项目, 用户能够增加、 删除核算项目; 可对某一科目进行延伸核算, 以处理从属于该科目某一方面独立的财务资料, 每一独立的核算能够归纳成一个核算类别, 每一核算类别之下能够设置许多核算项目。如: 在建工程科目下有多个项目, 每个项目又需要按不同的施工队来核算等, 就能够使用项目核算。为了加强管理, 提高对项目的利用程度, 系统提供了核算项目账务输出处理。
操作向导:
1、 单击”基础数据维护”->”项目”, 进入项目设置界面, 如下图:
图 5.2 2项目维护界面
2、 单击增加按钮, 在最下面的编辑框中输入项目代码、 项目名称, 助记码根据项目名称自动生成, 生成的规则是项目名称的汉语拼音缩写, 如果需要修改成其它的也能够直接修改, 输入完成后单击保存即可。
3、 在列表中选择需要修改的项目, 单击修改按钮, 对已有项目的信息进行修改, 更改完毕后单击保存即可。
4、 在列表中选择需要删除的项目, 点删除按钮, 能够删除已有的项目信息, 系统会弹出提示窗口, 点是即可。
@ 特别提示:
@ 已使用的项目不能删除。
5、 点排序按钮, 能够按照不同的字段进行升序或降序的排列, 如图:
图 5.2 3 排序设置
在上表中选择需要排序的字段后, 在右侧选择排序的方式, 单击确定按钮即可。
6、 点列选按钮, 能够选择需要显示的字段, 如图:
图 5.2 4 列选设置
如上图所示, 左侧为隐藏列, 右侧为显示列, 将需要显示的字段转移到右侧即可, 转移的方法能够双击需要转移的字段, 也能够单击字段后, 经过中间的转移按钮实现。
7、 在网络操作中, 可能同时有多个操作员在操作相同的目录。您能够单击刷新按钮, 查看到当前最新目录情况, 即您能够查看其它有权限的操作员新增或修改的目录信息。
8、 在档案列表界面, 单击过滤按钮能够使用过滤条件查询用户需要的信息记录。过滤条件分"过滤条件"和"高级过滤条件"。
5.2.3 部门
功能概述:
维护辅助核算用到的部门信息。
操作向导:
1、 单击”基础数据”->”基础数据维护”->”部门”, 进入如图所示界面:
2、 单击增加按钮, 录入部门代码、 部门名称等信息, 输入完成后单击保存即可增加一个新的部门。
3、 在部门档案界面左边, 将光标定位到要修改的部门编号上, 用鼠标单击修改按钮, 对已有部门的信息进行修改, 更改完毕后单击保存即可。
4、 在列表中选择需要删除的部门, 点删除按钮, 能够删除已有的部门信息, 系统会弹出提示窗口, 点是即可。
图 5.2 5部门维护界面
@ 特别提示:
@ 已使用的部门不能删除。
5、 单击排序按钮, 按照不同的字段进行升序或降序的排列, 如下图:
图 5.2 6 排序设置
在上表中选择需要排序的字段后, 在右侧选择排序的方式, 单击确定按钮按钮即可。
6、 单击列选按钮, 选择需要显示的字段, 如图:
图 5.2 7列选设置
如上图所示, 左侧为隐藏列, 右侧为显示列, 将需要显示的字段转移到右侧即可, 转移的方法能够双击需要转移的字段, 也能够单击字段后, 经过中间的转移按钮实现。
7、 在网络操作中, 可能同时有多个操作员在操作相同的目录。您能够单击刷新按钮, 查看到当前最新目录情况, 即您能够查看其它有权限的操作员新增或修改的目录信息。
8、 在档案列表界面, 单击过滤按钮能够使用过滤条件查询用户需要的信息记录。过滤条件分"过滤条件"和"高级过滤条件"。
5.2.4 职员
功能概述:
维护进行辅助核算用到的职员信息。
操作向导:
1、 单击”基础数据”->”基础数据维护”->”职员”, 进入如图界面:
2、 选择增加职员所属部门的类别后, 单击增加按钮, 录入职员编码、 职员名称、 所属部门等信息, 输入完成后单击保存即可。
3、 在职员档案界面左边, 将光标定位到要修改的职员编号上, 用鼠标单击修改按钮, 对已有职员的信息进行修改, 更改完毕后单击保存即可。
4、 在列表中选择需要删除的职员, 点删除按钮, 能够删除已有的职员信息, 系统会弹出提示窗口, 点是即可。
图 5.2 8职员维护界面
@ 特别提示:
@ 已使用的职员不能删除。
5、 单击排序按钮, 按照不同的字段进行升序或降序的排列, 如下图:
图 5.2 9排序设置
在上表中选择需要排序的字段后, 在右侧选择排序的方式, 单击确定按钮按钮即可。
6、 单击列选按钮, 选择需要显示的字段, 如图:
图 5.2 10列选设置
如上图所示, 左侧为隐藏列, 右侧为显示列, 将需要显示的字段转移到右侧即可, 转移的方法能够双击需要转移的字段, 也能够单击字段后, 经过中间的转移按钮实现。
7、 在网络操作中, 可能同时有多个操作员在操作相同的目录。您能够单击刷新按钮, 查看到当前最新目录情况, 即您能够查看其它有权限的操作员新增或修改的目录信息。
8、 在档案列表界面, 单击过滤按钮能够使用过滤条件查询用户需要的信息记录。过滤条件分"过滤条件"和"高级过滤条件"。
5.2.5 货币
功能概述:
汇率管理是专为外币核算服务的。在此能够对本账套所使用的外币进行定义:
l 在【凭证录入】中所用的汇率应先在此进行定义, 以便制单时调用, 减少录入汇率的次数和差错。
l 当汇率变化时, 应预先在此进行定义, 否则, 制单时不能正确录入汇率。
l 对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户, 在填制每月的凭证前, 应预先在此录入该月的记账汇率, 否则在填制该月外币凭证时, 将会出现汇率为零的错误
l 对于使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户, 在填制该天的凭证前, 应预先在此录入该天的记账汇率。
操作向导:
1、 单击”基础数据”->”基础数据维护”->”货币” 进入货币设置界面:
图 5.2 11 货币维护界面
2、 单击工具栏的增加按钮, 输入货币代码、 货币名称等, 输入完之后单击保存。
3、 在货币档案界面左边, 将光标定位到要修改的货币编
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