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零售行业财务管理制度

总则

公司财务实行“年初计划 ,年终审计”为特征的总经理 (店长)负责制： 年初计划经董事会审批的计划内的支付，由总经理签字，财务负责人 监核即可办理；属计划外的(年初计划未列明或列明金额已超支，) 必须先上报总部财务总监，总部财务总监书面签批同意，方可列支。 公司严格执行《会计法》和相关的财务会计制度，接受财政、税务、 审计等部门的检查、监督，保证会计资料合法、真实、及时、准确、 完整。
一、公司的年初计划须一式二份，公司自留一份，董事会留一份，公 司的计划须详细，数据准确，有可操作性(有上年同期统计口径一致 数据作参考)。
二、公司财务负责人，按月报财务报表至指定邮箱(每月 12 日前，年 末 15 日前)。财务报表须有计划执行情况，费用预算使用情况，盈亏 情况等的分析。财务负责人须保证报表数据的真实，准确，完整，数 据的可比性。
三、年末或总经理离职，可临时抽调或固定财务人员成立审计小组， 对财务帐务进行审计。总经理和公司财务负责人对审计结果承担责 任。
四、公司的财务负责人，会计由总部人力资源部任免。财务负责人、 会计、出纳的薪资标准传总部核定后执行，公司财务负责人的月绩效 考核工资由总部财务部拟定后执行，不参与公司各门店的销售指标考

核。

五、薪资方案。
公司管理人员的绩效考核方案经董事会审批后执行。公司主管级以上 人员的薪资方案报经总部人力资源部备案，待薪酬体系完善后再报 批。
细则
一、财务工作岗位职责

公司财务实行分级管理、分工负责的管理制度，公司财务人员接受本 公司财务负责人的领导，财务负责人对董事长负责。财务人员设会计、 出纳岗位，实行岗位责任制，做到钱帐分开，各负其责。
(一)财务经理职责 1 ．组建本公司财务机构，对本公司财务机构和岗位设置、人员配备、 核算组织程序等提出方案。同时负责选拔、培训和考核财会人员。 2．贯彻国家财税政策、法规，并结合公司具体情况建立规范的财务 模式，指导建立健全相关财务核算制度， 同时负责对公司内部财务 管理制度的执行情况进行监督和考核。 3．对年初计划内的开支有审批权，超过计划开支或不在计划内的开 支有否决权，直至见到财务总监的签批件。若费用已超支或不在计划 内财务负责人没有提出异议，则追究财务负责人的责任。公司的所有 现金、银行存款的支付凭证，必须有财务部负责人的签字方可付款， 对所支付款项内容财务部负责人有知情权。如财务负责人不在，则由 出纳电话请示财务负责人。未经财务负责人签字就付款则追究出纳的

责任。 4．进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，监督各门 店降低消耗、节约费用、提高经济效益。 5．组织指导编制财务收支计划、财务预决算，并监督贯彻执行；协 助公司负责人对成本费用进行控制、分析及考核。 6 ．负责公司资产管理，监督其增减变化，负责盘盈盘亏、报废清理、 货款结算、催收和处理工作。做到手续完备、数据准确、账目清楚、 处理及时。 7．及时报送会计报表及相关信息资料，向董事会及公司总经理报告 财务状况及经营成果，并接受监督指导和审计。 8．负责监管财务历史资料、文件、凭证、报表的整理、收集和立卷 归档工作，并按规定手续报请销毁。
二、现金管理制度
(一)公司所有现金收支由公司出纳负责，其余任何人不得代收现金 (各收银点所收营业款除外。)
(二)建立和健全《现金日记帐》簿，出纳应根据审批无误的收支凭 单逐笔顺序登记现金流水收支帐目，并每天结出余额核对库存。作到 日清月结，帐实相符。
(三)库存现金超过人民币 2000 元时必须当日存入银行。若超过时 间未存款或超过核定金额未存，则追究出纳责任。
(四)出纳收取现金时，须立即开具一式三联的《收款收据，》收款 收据由缴款人在右下角签名后，缴款人、出纳、会计各留存一联。

(五)任何现金支出必须按相关程序报批(详见支出审批制度)。因 出差或其他原因必须预支现金的，须填写借款单，经部门负责人(部 门负责人缺位时由运营经理执行 )、 财务负责人及总经理签字批准， 方可支出现金。借款人要在出差回来或借款后七天内向出纳还款或报 销(详见差旅费报销规定。)
(六)收支单据办理完毕后出纳须在审核无误的收支凭单上签章，并 在原始单据上加盖现金收、付讫章，防止重复报销。
三、印鉴的保管
(一)银行印鉴必须分人保管。

(二)财务专用章由财务经理负责保管和总经理印鉴、发票专用章由 出纳负责保管。
(三)网银支付时，网银密码分开。 四、现金、银行存款的盘查 (一)出纳人员在每周完成出纳工作后，应将库存现金、银行存款的 上期结存、收入、支出、期末结存情况，编制“出纳报告表”，并对 出纳保管的库存现金，由会计人员于每月终了进行定期对帐盘查。其 他时间可进行抽查，并形成书面的抽查报告。
(二)出纳应根据银行存款日记帐的帐面余额与开户银行转来的对帐 单的余额进行核对，对未达帐项应由会计编制“银行存款余额调节表” 进行检查核对。
(三)其它依据相关会计制度及法规执行。

五、支出审批制度
(一)目的

1 ．为规范报销手续，清晰报销流程。
2 ．有效进行成本费用控制。

(二)适用人员

公司所有员工及离职人员。

(三)审批程序

1 ．计划内报销：

经手人(持原始凭证 )、 部门负责人(或营运部经理、) 财务部、 总 经理(原始凭证原则上应是有效正式发票。)
2 ．超计划报销：

经手人(持原始凭证和超支报告)、 部门负责人(或营运部经理)、 财 务部、总经理。
(四)计划审批内容 1．购买日常办公用品、计算机的外设配件和耗材之计划，由行政人 员汇总，报财务部、运营经理审批后到宏远领取。原则上由行政人员 登记领用，并进入各部门的费用。每月底由行政人员向财务部提供有 关方面的明细表(经各部门签字确认。) 2．固定资产与办公家具：其购买由各部门报申请计划，经部门负责 人签字，公司行政办公室统一协调核准后，对协调或购买情况写出需 求报告，报财务部、运营部经理、公司总经理批准后交宏远总部采购 统一购买，计划外的固定资产购买必须报财务总监审批同意后执行。 今年初未拟定固定资产采购计划的，则从 3 季度起提前报采购计划， 3 季度见报批单采购固定资产。

3．参展/会费/订货：由经办人随借款单附上邀请函与总经理签字同 意的参展申请表复印件及订货通知书，由部门经理 /运营经理审批， 财务部审核付款。本地展会原则上不得支付会务费；外地展会如在参 展费中包含会务费用的，必须注明人数与明细并履行上述审批手续。 4 ．差旅费：各部门根据工作需要，制定出差计划，应注明出差地点、 事由、时间、人数、由部门经理审核出差的必要性和借款的合理性、 经理签字后交财务审核签字付款。各部门经理凭出差报告先由公司总 经理审批后方可借款。出租车费原则上不准报销，如有报销，须事前 请示总经理书面同意。到财务报销出租车费时，须附上总经理同意的 书面报告。 5 ．工资、奖金的支出：由公司行政部核准每月考勤，编制发放表， 财务部确认签字，并报运营经理、公司总经理批准后财务发放。
公司除正常转正，任职调资，原则上，半年调资一次。由行政和财 务共同控制和对员工作好解释工作。 6．业务费用：业务费用包括礼品费、业务招待费、物流费用。经财 务总监批准的计划内业务费用由总经理审批；计划外业务费用见财务 总监签批同意的书面报告传公司总经理执行；采购商品接收由我公司 支付运费的，凭运输单、入库单及运输公司发票报销；同一区域商品 调拨首选公司配备运输工具，如需外请先报批销售经理 /运营经理， 由行政人员联系运输及劳务费用支付，否则财务有权拒绝支付。 7．公司各门店的工程装修支出需由工程部负责人(徐保安)负责审 批签字。公司的维保费须报总经理签字同意后交财务核价，核价后方

可实施。

六、报销审核制度 (一)原则 1．严格财务收支审批制度，公司发生的各项开支都必须由经手人填 写费用报销单，注明支出事由、项目、发票张数、报销金额、和经办 人签名、部门经理签字、财务经理审核、分计划内和计划外相关程序 审批后，出纳方可付款。
2 ．加强报销管理，当月帐，当月了， 25 日以后帐最迟不得超过下月 3 个工作日。 3．为了分清责任，进行部门核算，不同人员支出的业务费用不得混 淆在一张报销单上，正式发票和收据分开报销。原则上每个部门、每 个人的费用由每个部门或自己填写报销单，公共支出除外。
(二)支出相关部门审核 1．对所有费用报销内容，部门经理必须就其合理性及必要性进行审 核。 2．财务部门对所有报销票据，依据相关财经法规及内部财务制度对 其合法性进行审核。凡不符合要求的财务可拒绝付款。
(三)报销手续

严格执行财务报销制度，款项支出时填写支出凭单并将发票(所有票 据须开明细发票，经手人须在票据背面签字)交给财务。 1 ．版面费、广告宣传费：由部门凭发票填写费用(成本)报销单， 财务部对票据进行核实(附上媒体刊登的详细清单)，核对无误后付 款。

2 ．印刷费：采购凭正式发票，附印刷品结算单和公司验收入库单， 进行核实无误后，填写费用(成本)报销单，财务审核无误后付款。 3．办公用品、低值易耗品：由行政人员根据送货清单同实物核对无 误后，填写费用报销单。 4．办公设备与电脑设备：行政人员根据发票同实物核对无误后填写 验收单和出库单，凭发票(附上验收单)填写费用报销单。 5．资料费：各部门购书及其它资料，首先将书、资料和发票拿到库 管处进行登记验收，并在书、资料上盖章、编号。经手人凭发票(附 上验收单)填写费用报销单。
6．差旅费：于返回后 7 天内必须报销(节假日顺延)， 由部门经理审 核票据的合理性并在报销单上随同差旅者签字认证，后至财务核销借 款或报销。部门经理报差旅费凭报销单经总经理审批后到财务核销借 款。如无特殊理由超过规定时限，财务部有权利从其当月工资和奖金 中扣除。试用人员出差借款须由部门经理或上级领导担保，视同经理 或上级领导借款。 7．业务费用：所有业务费用票据须开明细发票，经手人须在票据背 面签字。各单位应本着勤俭节约的原则使用业务费用，任何人不得用 于除业务需要以外的个人消费。
业务招待费须注明招待时间及招待客户名称及陪餐人员；加班用餐费 须有全体用餐人签字, 中午盒饭费用需注明用餐人的单位及姓名；交 通费须注明起始、地点及原因；礼品费须注明所送人名及礼品名称、 数量；快递费单据上请注明客户名称。所有费用均计入部门成本。未

按规定填写说明或签字的，财务人员应将报销凭证退回并说明原因。

8 ．超计划报销手续必须有审批报告，其它同计划内报销手续一样。 上述规定从 2014 年 1 月 1 日起执行，试行至 2014 年 12 月 31 日。